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7 Ferramentas da Microsoft usadas para gestão de projetos

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
30/09/2022
7 Ferramentas usadas para gestão de projetos da Microsoft

Atualmente a competitividade entre as empresas está cada vez mais acirrada, e para que elas possam ter um diferencial competitivo é fundamental gerenciar os projetos de maneira cada vez mais eficiente. Para isso, existem diversas ferramentas que podem ajudar no planejamento controle, e principalmente na comunicação dos projetos. Neste artigo falaremos sobre algumas ferramentas e suas principais características, sendo elas:

1. Microsoft PowerPoint

O tempo todo o gerente de projetos está se comunicando nos projetos, seja com a equipe, outros gerentes, diretoria ou mesmo com o seu cliente. Para isso, muitas vezes surge a necessidade de montar uma apresentação para reportar o andamento ou status do projeto. A principal ferramenta utilizada é o Powerpoint. Apesar de atender muito bem a esta necessidade, o Powerpoint exigirá do gerente de projetos um trabalho manual de atualização das informações, com exceção de quanto se trata de uma informação vinda do Power BI. A possibilidade de integração do Power Point com o Power BI, inclusive, é extremamente útil e importante para os gerentes de projetos e colaboradores terem acesso rápido das informações atualizadas e de forma automática.

2. Microsoft Excel

Em alguns projetos existe a necessidade de controlar as informações através de planilhas, trabalhando esses dados e montando gráficos para que os dados sejam analisados mais facilmente. Neste caso, a ferramenta mais utilizada é o Microsoft Excel, que permite a organização das informações em planilhas e a geração de gráficos para análise dos dados. De modo geral, para um gestor de projetos, a ferramenta pode ser muito útil por conta das suas funções de cálculos, financeiras, data e hora, análise de dados e cruzamento de diferentes planilhas.

3. Power BI

Sabemos que um projeto em si carrega diversos tipos de dados. Muitas vezes esses dados precisam ser “trabalhados” tornando esses dados em informações coerentes, visualmente envolventes e interativas. O Power BI é um serviço de análise de negócios e dados que permite que a conexão das informações em uma plataforma unificada e escalonável para BI (Business Inteligence).

Essa ferramenta possui como benefícios para o gerente de projetos:

  • Prático gerenciamento das informações
  • Aumenta a produtividade
  • Ampla e fácil visualização das informações
  • Controlar dados do projeto

4. Microsoft Planner

Em algumas situações pode ser que o gerente de projetos ou a equipe tenham que criar planos, atribuir tarefas ou ver gráficos do progresso da equipe. Para este caso o Microsoft Planner poderia ser usado, porém ele não se integra com o Project e, além disso, tem restrições como: não exibição de linha do tempo (Gantt) , dependências entre as atividades, gerenciamento de recursos ou financeiro.

5. Microsoft Project

O Microsoft Project é uma ferramenta para gerenciamento de projetos que atua em diferentes etapas da gestão. Ele é muito conhecido e utilizado quando se trata de projetos, pois é possível implementar os projetos com rapidez, criar cronogramas, orçamentos, relatórios de desempenho de projeto e adicionar recursos. Apesar de ser uma ferramenta ampla e possuir diversas funcionalidades, o maior contra do MS Project é não ser possível acessar de forma online. Ou seja, ela fica instalado na sua máquina e não oferece o site do projeto, listas, estrutura de pastas, controle de documentos, relatórios integrados, visão do portfólio e registros de controle de riscos e problemas.

6. Project for the Web

Para a gestão dos projetos mais simples (via Web), mas ainda poderosos, você pode utilizar o Project for the Web, ferramenta que permite o gerenciamento de projetos e trabalho baseado na nuvem. Apesar de ser uma solução mais completa que o Planner, o Project for the Web não possui linhas de base, caminho crítico, controle de custos ou gerenciamento de programas ou portfólio. Entretanto, ainda é uma ótima opção para aqueles que querem começar a realizar uma melhor gestão de projetos. Ele permite o controle maior da sequência das atividades, identificar recursos e melhor visão das informações e status das tarefas.

7. Microsoft Project Online

Sem dúvidas, o Microsoft Project Online é a solução mais completa. Se você deseja uma solução que permite gerenciamento das tarefas, gerenciamento de recursos, gerenciamento financeiro, controle de linhas de base e gerenciamento de programas e portfólio, é a ferramenta certa! Essa ferramenta poderosa permite enxergar todos os projetos da sua empresa, com melhor visualização e muitos outros benefícios, sendo alguns deles:

  • Visualização de todos os projetos
  • Central de relatórios
  • Cronogramas centralizados
  • Relatórios Personalizados
  • Possibilidade de colaboração
  • Acompanhamento do andamento das tarefas
  • Priorização de projetos

E muitos recursos essenciais para uma gestão completa e eficiente.

Comparando as versões

Para facilitar a visualização das diferenças entre o Planner, Project for the Web, Project (Desktop) e Project Online compare as informações na tabela abaixo:

Características Planner Project for the Web Project (Desktop) Project Online
Gerenciamento de Tarefas Sim Sim Sim Sim
Atribuição de Recursos Sim Sim Sim Sim
Visão de Quadro (Grid) Sim Sim Sim Sim
Visualização em Grade Não Sim Sim Sim
Visualização de Timeline (Gantt) Não Sim Sim Sim
Agendamento / Dependências Não Sim Sim Sim
Roadmaps Não Sim Não Sim
Gerenciamento Avançado (baseline, caminho crítico, superalocação) Não Não Sim Sim
Gerenciamento de Recursos Não Não Sim Sim
Gerenciamento de Custos Não Não Sim Sim
Gerenciamento de programas Não Não Não Sim
Gerenciamento de portfólio Não Não Não Sim

Integrando as Ferramentas

A MLPro oferece soluções que utilizam relatórios básicos desenvolvidos em POWER BI ou relatórios avançados que utiliza um conector desenvolvido pela própria MLPro. Esses relatórios permitem a exportação dos dados para Excel, Powerpoint ou mesmo em formato “pdf” que colaboram para que o gerente de projetos tenha maior agilidade na construção de apresentações ou mesmo relatórios de status report.

MLPro Soluções

Para saber mais sobre qual ferramenta utilizar na gestão de projetos de sua empresa ou para esclarecer eventuais dúvidas entre em contato com nossos consultores.

Project Server

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.