Blog MLPro

Como criar campos personalizados no Project Online

Eduardo Colares e Leandro Lima
31/05/2021
Migração do Project Online

O Microsoft Project oferece uma extensa gama de campos padronizados, porém as vezes é necessário acrescentar campos destinados a informações específicas do projeto que não estão contemplados de forma nativa na plataforma, os campos personalizados.

Para criar um campo no Project Online, vá até a engrenagem que representa as Configurações, localizada no canto superior direito. Selecione a opção Configurações do PWA.

Campos personalizados no Project Online

Irá aparecer o menu de Configurações do PWA. Note que a partir daqui fica tudo muito intuitivo.

Vá até Dados da Empresa > Campos Personalizados da Empresa e Tabelas de Pesquisa

Campos Personalizado project

Clicando em Novo Campo, você será levado ao preenchimento deste, onde poderá definir todas as configurações necessárias:

Nome – Defina o nome que será exibido. Obs.: se já existir um campo nativo do Project com o mesmo nome, não será possível salvar e será necessário escolher outro nome.

Descrição - Escreva uma descrição para o campo personalizado.

Os próximos dois campos merecem atenção especial, são o Entidade e Tipo:

Em Entidade, defina se o campo será atribuído a:

  • Recursos
  • Tarefas
  • Projetos

Em Tipo, defina se o campo será

  • Custo
  • Data
  • Duração
  • Número
  • Sinalizador
  • Texto

Foi mencionado anteriormente que estes campos merecem atenção, e isso acontece em razão de não poderem ser alterados após a criação do campo personalizado.

Atributos Personalizados – Personalize os atributos do campo. São quatro opções:

  • Texto com uma linha
  • Texto com várias linhas
  • Tabela de pesquisa
  • Fórmula

Obs. Nos próximos posts entraremos nos detalhes de Tabela de Pesquisa e Fórmula, que requerem uma maior atenção.

Departamento– Aqui você associa o campo a um departamento existente em sua organização. Se não for preenchido, este campo ficará disponível no servidor para todos os departamentos.

Valores a serem Exibidos - Defina se os valores serão exibidos como Dados puros ou Indicadores Gráficos. Esta última opção oferece uma visão mais amigável. Abaixo, segue um exemplo de um indicador com condicionais:

Indicadores gráficos- Esta última opção oferece uma visão mais amigável. Abaixo, segue um exemplo de um indicador com condicionais:

Campos personalizados project online

Comportamento - Aqui você pode definir se este campo será controlado por um fluxo de trabalho. Ainda neste campo, em Exigir que este campo tenha informações, se selecionar sim, este campo será obrigatório, por isso, só marque sim se for realmente necessário.

Feito isso, o campo está totalmente preenchido e pode ser finalizado clicando em Salvar.

Para visualizar este campo e fazer alterações, basta voltar em Configurações do PWA > Campos Personalizados da Empresa e Tabelas de Pesquisa e localizar o campo desejado.

Estes são todos os campos que necessitam ser preenchidos.

Ainda não utiliza o MS Project na sua empresa? Consulte-nos sobre a migração ou implantação.

Project Server

Novidades e dicas relacionadas ao Microsoft Project Online e Project Server.

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.