Blog MLPro

Como usar o organizador de Projetos do MS Project?

Eduardo Colares e Leandro Lima
30/04/2021
Migração do Project Online

O Microsoft Project possui uma função bastante útil e que pode poupar muito tempo para o gerente de projetos: o Organizador de Projetos, que permite copiar objetos de um projeto do MS Project (Standard ou Professional) para outro.

Isso inclui os modos de exibição, relatórios, módulos, tabelas, filtros, calendários, mapas, campos e grupos.

Caso sua organização use apenas os modelos padrão do Microsoft Project, talvez essa informação não seja relevante, mas o mais comum é que os gerentes de projeto customizem os modelos de acordo com suas necessidades.

Em qual situação eu usaria esta função?

Imagine esta situação: sua empresa possui cem projetos. Setenta deles usam o calendário tradicional. Os outros trinta exigem um calendário customizado adicional, como por exemplo um que contenha maior número para dias de trabalho por semana, horários diferenciados (para período noturno, por exemplo) entre outros.

Neste cenário, a pior opção certamente seria fazer manualmente o calendário customizado para cada projeto. E as chances de ocorrer erros nesse processo é alta também.

Com o organizador de projetos, o processo de copiar estes objetos é bastante rápido e simples.

Como funciona o processo de migração?

Para iniciar, abra o projeto que receberá a cópia dos modelos no Microsoft Project com check-out feito.

Vá em Informações > Organizador (No menu “Organize o Modelo Global”) > Organizador

Menu inicial do Project Professional Menu organizador do Project Professional

A seguinte caixa de diálogo será aberta:

Caixa de diálogo Project Professional

Neste exemplo, do lado esquerdo temos os modelos globais da organização e todas as suas tabelas disponíveis. Do lado esquerdo, o projeto Modelo_suporte e sua única tabela disponível, a tabela Entrada.

Em “Tabelas disponíveis em:” você pode selecionar os projetos de origem e destino.

Aqui é possível realizar dois tipos de intercâmbio:

  • Modelo Global > Projeto
  • Projeto > Modelo Global

As setas do botão Copiar >> indicam para o modelo que receberá a cópia. Na imagem acima, estamos copiando uma tabela de modelo global para um projeto específico.

Os outros botões disponíveis são:

  • Renomear: Renomeie o modelo no campo de destino caso seja necessária uma diferenciação do nome do modelo de origem.
  • Excluir: Copiou um modelo por engano? Basta excluir o modelo no campo destino (nunca no campo de origem).
transferência de modelos no MS Project

No exemplo acima, copiamos o modelo Controle para o projeto Modelo_suporte.

Próximo passo: Depois de copiar todos os modelos necessários, vá em Fechar para sair da caixa de diálogo do Organizador. Salve e faça o check-in.

Pronto, agora você pode usar o modelo no seu projeto sem necessidade de retrabalho e sem perda de informações.

Para saber mais como o Project Professional pode facilitar a gestão de seus projetos, fale conosco. Ainda não utiliza Project Professional e o Project Online? Consulte-nos sobre a migração.

Project Server

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.