Blog MLPro

Lists - o aplicativo de listas e tarefas da Microsoft

Eduardo Colares e Leandro Lima
15/04/2021
Microsoft Lists

A Microsoft anunciou um novo aplicativo para a sua suíte Microsoft 365, o Lists, voltado para uso corporativo. Como diz o nome, o aplicativo permite a criação de listas, inteligentes e ordenadas para o que você desejar, seja para fazer inventários, criar tarefas, calendários, cronogramas, contatos e anotações, só para citar alguns exemplos.

Uma vez criada e compartilhada sua lista, é possível rastrear o andamento das atividades e tarefas. No mercado existem diversos aplicativos para gerenciamento de listas e atividades, alguns pagos, outros gratuitos, alguns famosos e outros nem tanto. O diferencial do Lists, no entanto, é sua conectividade nativa com outras aplicações da Microsoft, como SharePoint, Teams e Excel.

A promessa é de resolver o problema de ter que gerenciar diversas aplicações para consultar uma informação. É possível gerenciar tudo pelo Teams ou na central Microsoft 365. A produtividade agradece.

Como acessar

Para utilizar o Lists, é necessário ter uma conta do Microsoft 365, seja educacional ou corporativa, com acesso ao SharePoint.

Para acessar, basta selecionar o inicializador . localizado na parte superior de qualquer página do ambiente 365, e selecione Lists.

Ao clicar em + Nova lista, o aplicativo exibe todas as opções:

Microsoft Lists

Você pode criar uma lista em branco ou utilizar um template da Microsoft e customizá-lo. Há ainda a opção de importar uma lista a partir de uma planilha do Excel.

Ao selecionar a opção “De uma lista...”, você consegue selecionar uma lista de um site ou equipe do SharePoint.

Observe como a lista segue o padrão do SharePoint. É uma tendência que a Microsoft está aplicando a todo seu ecossistema.

Microsoft Lists

Compartilhamento

Listas são feitas para serem compartilhadas. O Lists permite compartilhar sua lista com outros usuários e manter o controle de edição e leitura de cada usuário.

Para enviar sua lista, selecione sua lista na página inicial e em seguida a opção “Compartilhar”.

Microsoft Lists - Compartilhar

Insira o endereço de e-mail do usuário.

Escolha o tipo de acesso concedido. São três as opções:

  • Controle total – É possível configurar, editar e compartilhar completamente.
  • Pode editar - Pode editar ou adicionar itens. Não é possível compartilhar.
  • Pode exibir - Não é possível editar ou compartilhar esta lista.
  • Depois disso, basta ir em conceder acesso.

Para usuários mais avançados, é possível usar o Lists para criar um aplicativo pelo Power Apps ou automatizar funções com o Power Automate.

Além da versão web, o aplicativo está disponível para iOS. Até o momento não há uma versão para Android.

Para saber mais sobre os recursos da suíte Microsoft 365, Project Web, soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Project Server

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.