Blog MLPro

Utilizando Aplicativos Project e Roadmap com o Microsoft Teams

Ricardo Sabino e Leandro Lima
16/11/2020
Microsoft Teams

Recentemente a Microsoft anunciou a possibilidade de visualização em Guias do Project for the Web e do Roadmap para Microsoft Teams. Com isso, os usuários do Microsoft Teams poderão contar com algumas funções básicas do Project for the Web e do Roadmap dentro aplicativo. Desta forma, o gerenciamento, rastreamento e colaboração nos projetos poderão ser realizados em um único lugar, simplificando e integrando a navegação para a equipe do projeto.

Neste artigo, demonstraremos como os membros da equipe de projetos podem habilitar, criar projetos e roadmaps utilizando os aplicativos Project e Roadmap através do Microsoft Teams.

Incluindo a guia de Project e Roadmap

O Primeiro passo é selecionar o canal e incluir as guias para acessar os aplicativos. Para isto, basta selecionar o canal da sua equipe e depois clicar para adicionar uma guia conforme tela abaixo:

Microsoft Teams

Em seguida será exibida uma tela com os aplicativos mais recentes que foram utilizados:

Microsoft Teams

Caso o Project não esteja visível, basta procurá-lo na lista de aplicativos ou digitar Project e automaticamente o Teams irá exibir os aplicativos de acordo com o nome digitado.

Microsoft Teams

Selecione Project e em seguida adicionar:

Microsoft Teams

Clicando em criar novo Projeto basta digitar o nome do projeto e em seguida clicar no botão Salvar.

Microsoft Teams

Com isso, o Projeto foi criado e já está pronto para que o usuário inclua as tarefas.

Microsoft Teams

O usuário pode incluir as informações, atribuir as atividades e adicionar colunas de acordo com a sua necessidade:

Microsoft Teams

Você pode selecionar a visualização por Tarefas.

Microsoft Teams

Na guia Project, além da visualização das tarefas, permite que o usuário selecione a visualização por Quadro, que permite uma gestão ágil dos projetos, usando os princípios do Kanban:

Microsoft Teams

Com este método ágil é possível adicionar Buckets para controlar as atividades do projeto, melhorando assim a sua visualização.

Microsoft Teams

Por último temos a visualização da linha do tempo que permite a aplicação de Zoom nas atividades. Neste exemplo incluímos a coluna predecessora para demonstrar algumas das colunas que podem ser incluídas no projeto.

Microsoft Teams

Existe ainda a possibilidade de exportação dos dados para o Excel, sendo que o arquivo será exportado para a pasta de downloads.

Microsoft Teams

O usuário pode clicar em detalhes do projeto, e assim exibir as informações básicas do projeto como: data de início, data de conclusão, duração e percentual concluído.

Microsoft Teams

Ressaltamos que o aplicativo Project se integra ao Project for the Web, permitindo a adição de projetos que foram criados no Project For the Web mas ele não oferece suporte aos projetos criados no Project Online.

Visualizando o aplicativo Roadmap no Microsoft Teams

Além dos projetos, outra funcionalidade que foi implementada no Microsoft Teams é a possibilidade de visualização do Aplicativo Roadmap, para que o time de projetos tenha visibilidade de todo o trabalho dos projetos. Através do Roadmap, é possível integrar as informações do Project Online e do Project for the Web e acompanhar o status de forma simples e unificada.

O processo para incluir a guia de Roadmap é semelhante a guia de Projeto, portanto basta digitá-lo na pesquisa como explicado no tópico anterior.

Microsoft Teams

A diretoria e a equipe podem visualizar o resumo dos projetos, destacando marcos ou atividades principais dos projetos e assim ter uma visibilidade maior das atividades a serem executadas.

Microsoft Teams

A guia Project e a guia roadmaps poderão ser acompanhados, em modo somente leitura, por todos os usuários do Office 365 desde que estejam compartilhados com eles. A permissão para criação e edição de projetos e roadmaps, dentro de suas equipes (canais) dependerá de licenças apropriadas do Project for the Web.

Conclusão

A disponibilização dos aplicativos Project for the Web e Roadmap dentro do Microsoft Teams pode ser considerado como um upgrade interessante do produto, pois podem atender de forma simples e intuitiva as necessidades básicas dos usuários.

As funções do Project for the Web não podem ser comparadas com as funcionalidades de ferramentas mais completas, como o Project Professional ou Project Online, pois possuem recursos básicos para a gestão de projetos. Se você necessita de um controle maior para realizar a gestão dos projetos da sua empresa, vale considerar a utilização o Project Professional ou Project Online.

Para saber mais sobre o aplicativo Project, Roadmap, Soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Project Server

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.