Blog MLPro

A Importância da Gestão dos Projetos para as Organizações

Ricardo Sabino e Leandro Lima
15/10/2020
A Gestão de Projetos

Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas precisam otimizar a utilização de seus recursos, sejam eles equipamentos, recursos humanos ou financeiros.

Para isto, é fundamental controlar a alocação desses recursos em seus projetos, programas e consequentemente em seu portfólio de projetos.

Neste artigo falaremos sobre a importância da gestão dos projetos para sustentação da competitividade das empresas.

A Gestão de Projetos segundo o PMI

De acordo com as recomendações de boas práticas do PMI, a gestão de projetos aplica-se à 10 áreas de conhecimento, onde o gerente de projetos deve atuar considerando cada um dos grupos de processos de cada área.

As Áreas de Conhecimento, de acordo com a definição do PMBOK, são as área definidas por seus requisitos de conhecimento e descritas em termos dos processos que a compõem: práticas, entradas, saídas, ferramentas e técnicas.

Abaixo estão as 10 áreas de conhecimento e uma breve definição sobre cada uma delas:

  • Gerenciamento da integração: Processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades de gerenciamento de projetos.
  • Gerenciamento do escopo: Processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para que ele termine com sucesso.
  • Gerenciamento do cronograma: Processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto.
  • Gerenciamento dos custos: Processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.
  • Gerenciamento da qualidade: processos para incorporação da política de qualidade da organização com relação ao planejamento, gerenciamento e controle dos requisitos de qualidade do projeto e do produto para atender as expectativas das partes interessadas.
  • Gerenciamento dos recursos: processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos físicos ou humanos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto.
  • Gerenciamento das comunicações: processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente organizadas de maneira oportuna e apropriada.
  • Gerenciamento dos riscos: processos de condução de planejamento, identificação e análise de gerenciamento de risco, planejamento de resposta, implementação de resposta e monitoramento de risco em um projeto.
  • Gerenciamento das aquisições: processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.
  • Gerenciamento das partes interessadas ou stakeholders: processos exigidos para identificar as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto, analisar as expectativas das partes interessadas e seu impacto no projeto, e desenvolver estratégias de gerenciamento apropriadas para o seu engajamento eficaz nas decisões e execução do projeto.

Apesar das recomendações do PMBOK, o esforço de planejamento e gerenciamento em cada um dessas áreas irá depender da característica, complexidade, tamanho ou até mesmo prazo do projeto. Em um projeto de baixa complexidade, o gerente de projetos deverá verificar quais áreas se aplicam ao projeto que ele está gerenciando e em muitos casos, irá adequar a gestão de acordo com o projeto que está sendo realizado.

O Papel da Tecnologia da Informação (TI) e do Gerenciamento de Projetos

Antigamente, o departamento de TI era visto como uma área responsável principalmente pelo suporte a infraestrutura necessária para a operação das empresas e para muitos, ela era vista como uma área que gerava apenas despesas pois constantemente necessitava de atualização de servidores, licenças, equipamentos, etc.

Com o passar dos anos e evolução das tecnologias, o departamento de TI passou a ser visto e principalmente passou a atuar com um papel mais estratégico dentro das empresas, pois para atender as demandas de projetos e produtos, a TI passou a ser fundamental para atendimento estratégico das demandas da empresa.

Com a mudança na atuação do departamento de TI, a necessidade de controlar de maneira mais efetiva e estratégica os recursos dos projetos tornou-se ainda mais importante para que as empresas pudessem planejar quais projetos seriam executados, quando e qual o retorno esperado para cada um deles. Além disso, controlando melhor os recursos dos projetos, as empresas podem tomar melhores decisões para manterem-se competitivas no mercado.

Equipe de Projetos

Apesar desta mudança de papel do departamento de TI, desempenhando uma função mais estratégica dentro das organizações, ainda hoje, muitos funcionários não tem uma visão clara dos papéis estratégicos, táticos e operacionais em suas organizações e com isso o gerente de projetos acaba tendo que utilizar um esforço extra na gestão dos recursos humanos e na gestão da comunicação.

Neste processo de comunicação e gestão de recursos humanos, identificamos que muitas vezes os profissionais conhecem muito tecnicamente mas em alguns casos ainda não possuem um amplo conhecimento ou habilidades de gestão.

Neste sentido, recomendamos que seja feita uma análise ou avaliação do nível de conhecimento de seus funcionários sobre gestão. Inicialmente esta proposta pode parecer estranha, mas em muitos casos quando esta reflexão é realizada identifica-se que os funcionários conhecem muito sobre suas próprias atividades mas não tem conhecimento ou visão clara sobre os impactos, riscos e contribuição daquele projeto para o ecossistema da empresa.

Para promover esta avaliação, podemos fazer três questionamentos simples mas que podem demonstrar qual a compreensão de seus colaboradores sobre o tema ou mesmo identificar oportunidades de treiná-los, melhorando assim:

Será que seus funcionários sabem o que significa a gestão dos projetos e qual o impacto dela em sua organização ?

Quando foi a última vez que seus colaboradores receberam algum tipo de treinamento sobre gestão, alinhamento estratégico, tático ou operacional?

O quanto a sua empresa pode ganhar ou economizar ao melhorar o processo de comunicação e a gestão dos recursos da sua organização?

As respostas para estes questionamentos podem ajudar a direcionar as ações voltadas para desenvolvimento dos colaboradores da sua empresa.

Para saber mais sobre gestão de projetos, treinamentos e otimização do escritório de projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.