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Gerencie os esforços do seu recurso no Project for the Web em Atribuições

Leandro Lima e Nathalia Souza
20/04/2023
Gerencie os esforços do seu recurso com o novo modo de exibição Atribuições

No mês anterior tivemos mais uma novidade para o Project for the Web. Além da funcionalidade de dependências avançadas de tarefas, agora é possível gerenciar os esforços do seu recurso com o novo modo de exibição Atribuições!

Com esta nova funcionalidade, o gerente de projetos conseguirá atribuir as tarefas para membros de sua equipe e verificar o total de horas necessárias no projeto para a conclusão das tarefas. Desta forma, o gerente de projetos conseguirá analisar a alocação diária ou semanal de seus recursos.

Como acessar?

Depois de criar um novo projeto e atribuir as tarefas aos membros da equipe, clique nos três pontos, "..." -> Atribuições.

Atribuiçoes-project-for-the-web
  • Ao contrário do modo de exibição Grade, as colunas não são configuráveis. As únicas colunas visíveis são: Atribuído a, Nome da tarefa, Data de início e término da atribuição.
  • Oferece suporte a dois métodos para agrupamento: Agrupar por Recurso e Agrupar por Tarefa.
  • Duas visualizações para atualizar os esforços necessários: Semanal e Diário.
Atribuiçoes-project-for-the-web

Além disso, o gerente de projetos visualizará a data início e término das tarefas, tempo necessário para a realização das tarefas ou verificar a quantidade de horas em uma data específica. Para isto será necessário clicar na opção ir para a data.

Atribuiçoes-project-for-the-web

Podemos agrupar a visualização das informações de duas formas: por tarefa ou por recursos.

No exemplo abaixo, as informações estão sendo exibidas agrupadas por tarefas.

Atribuiçoes-project-for-the-web

Já no outro caso, exibimos as informações agrupadas por recursos.

Atribuiçoes-project-for-the-web

Apesar de ser uma funcionalidade aparentemente simples, esta visualização permite que o gerente de projetos tenha uma melhor visualização das informações de alocação dos recursos em suas respectivas atividades.

Como atualizar o esforço de tarefa atribuído aos recursos

Por padrão, quando os recursos são atribuídos a uma tarefa no cronograma, seu esforço é distribuído linearmente para cada recurso, com base nas horas de trabalho desse recurso e no modo de agendamento do projeto.

  • Um gerente de projeto pode usar a grade de atribuição de recursos para refinar as estimativas de esforço de cada recurso atribuído a uma ou várias tarefas nas diferentes escalas de tempo. Esse recurso ajuda os gerentes de projeto a produzir estimativas de mais precisas planejando melhor o esforço para cada tarefa.
  • Exibir a distribuição de esforço de um recurso entre tarefas e linha do tempo (agrupada por recurso)
  • Atribuiçoes-project-for-the-web

  • Atualizando os esforços necessários para uma tarefa (agrupados por tarefa)
  • Atribuiçoes-project-for-the-web

Calendários de recursos

A capacidade de editar para um dia específico é regida pelos dias úteis do recurso, conforme refletido em seu calendário. Se uma célula estiver desabilitada para um determinado recurso, esse recurso não terá dias úteis durante esse período.

O esforço de um recurso pode se estender além das datas atuais de início e término da tarefa atribuída. Se o esforço for atualizado para que seja após a data de término mais recente de uma tarefa ou a data de início mais antiga de uma tarefa, a data de término ou a data de início da tarefa será alterada conforme apropriado. No entanto, se for atualizado para que seja anterior à data de início de uma tarefa vinculada a um predecessor, a atualização falhará porque a atribuição acionará a tarefa para iniciar antes que sua antecessora seja concluída e esse comportamento não é suportado no momento.

Lembre-se

As alterações na grade de atribuição de recursos são refletidas automaticamente em todos os modos de exibição associados, incluindo os modos de exibição Gráfico, Linha do Tempo, Quadro e Grade. Se vários usuários estiverem revisando o projeto ao mesmo tempo, todas as alterações feitas por um usuário serão refletidas na grade. Por outro lado, todas as alsterações feitas na grade de atribuição de recursos serão mostradas a todos os outros usuários que estiverem exibindo o projeto na mesma sessão.

E aí, gostou da novidade? Acompanhe nosso blog para ficar por dentro de todas as atualizações e aproveitar o Project Online ao máximo!

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.