Blog MLPro

Atuar como representante

Leandro Lima
02/05/2015

No PWA é possível atuar como representante de um outro usuário e trabalhar em nome dele. Dessa maneira você também enxerga​ o PWA da forma que o recurso está enxergando. Essa função é bastante usada para testes de acesso e realização de configurações em nome de usuários que não estão usando a ferramenta de forma aprofundada, ou seja, torna-se possível entrar no PWA atuando em nome dele e fazer uma configuração por ele ao invés de solicitar a ele fazer (por exemplo, criar regra de aprovação automática).

1 - Criando Delegações de Representantes

Nas configurações do PWA, clique em Gerenciar Representantes.

Atuar-como-representante 1 ​​

Em seguida, clique em Novo:

Atuar-como-representante 2

Em Definir Período de Delegação, preencha o período com início e término que aquela representação será permitida. Normalmente, quem atua como representante são os administradores do sistema. Quando são os administradores, sugerimos colocar a representação permitida por um longo período (10 anos). Quando há necessidade de um recurso específico trabalhar só por um breve período em nome de outro (por exemplo, férias, licença médica) definimos o período específico e a possibilidade de atuar como representa cessa na data de término.

Atuar-como-representante 3

Em Definir Representante, clique em Procurar para selecionar quem irá atuar em nome de um recurso. Em Trabalhando em Nome de, indique o recurso que será substituído pelo seu representante.

Atuar-como-representante 4

Clique em Salvar e você terá a permissão para representação criada.

2 - Atuando como representante

Em Configurações do PWA, clique em Atuar como Representante.

Atuar-como-representante 5

Na lista de atuações permitidas para você, selecione a linha da representação que deseja ativar e clique no botão Iniciar Representação:

Atuar-como-representante 6

A seguinte mensagem aparecerá no PWA:

Atuar-como-representante 7

Indicando que a sua visualização daquela página é como a visualização da pessoa, que você está representando. E suas ações naquela página serão registradas como sendo da pessoa representada. Navegue como se fosse a pessoa e, para parar a representação, vá novamente em Configurações do PWA e em Atuar como Representante. Clique no botão Parar Representação:

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Project Server

Novidades e dicas relacionadas ao Microsoft Project Online e Project Server.

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.