Blog MLPro

Backup e retenção do Project Online

Eduardo Colares e Leandro Lima
15/02/2021
Backup Project Online

Uma dúvida comum ao usar um serviço em nuvem como o Project Online é: preciso me preocupar com backup e retenção dos meus dados?

A resposta é não e sim.

A Microsoft oferece uma estrutura de serviços em nuvem que garante a disponibilidade dos seus dados, mesmo em casos mais críticos, como a queda de um data center, por exemplo. Ou seja, você terá acesso à sua informação de praticamente qualquer lugar.

Entretanto, quando excluídos por ação do usuário, a Microsoft possui uma política de manipulação de dados que especifica por quanto tempo os dados do cliente serão mantidos após a exclusão.

Existem dois cenários em que os dados são excluídos:

  • Exclusão ativa: Através da conexão do Power Automate com outros aplicativos, os dados poderão ser facilmente enviados para outras plataformas e ferramentas.
  • Exclusão passiva: A assinatura é expirada e não renovada.

E como funciona a retenção de dados?

Para cada um dos cenários acima, a tabela a seguir mostra o período de retenção:

Categoria de dados Classificação de dados Descrição Exemplos Período de retenção
Dados do cliente Conteúdo do cliente Conteúdo fornecido diretamente/criado por administradores e usuários

Inclui todos os textos, sons, vídeos, arquivos de imagem e softwares criados e armazenados nos data centers da Microsoft ao usar os serviços no Microsoft 365
Exemplos de aplicativos do Microsoft 365 usados com mais frequência que permitem aos usuários criar dados incluem Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote

O conteúdo do cliente também inclui segredos de Propriedade do cliente/fornecidos (senhas, certificados, chaves de criptografia)
Exclusão ativa: no máximo 30 dias

Exclusão passiva: no máximo 180 dias
Dados do cliente Informações de identificação do usuário final (EUII) Dados que identificam ou podem ser usados para identificar o usuário de um serviço Microsoft EUII não contém conteúdo do cliente Nome de usuário ou exibição (domínio \ nome_usuário) Nome principal do usuário (name@domain)
Endereços IP específicos do usuário
Exclusão ativa: no máximo 180 dias (apenas uma ação de administrador de locatário)

Exclusão passiva: no máximo 180 dias
Dados pessoais (dados não incluídos nos dados do cliente) Identificadores de pseudônimos do usuário final (EUPI) Um identificador criado pela Microsoft ligado ao usuário de um serviço Microsoft. Quando combinado com outras informações, como uma tabela de mapeamento, EUPI identifica o usuário final

EUPI não contém informações carregadas ou criadas pelo cliente
GUIDs, PUIDs ou SIDs

IDs de sessão
Exclusão ativa: no máximo 30 dias

Exclusão passiva: no máximo 180 dias

Retenção da assinatura

Quando uma assinatura ativa é finalizada, a Microsoft mantém os dados do usuário disponíveis por 90 dias, tempo hábil para extrair os dados de interesse. Após estes 90 dias, a conta é desabilitada e os dados de cliente excluídos. E em até 180 dias, são excluídos todos os dados do cliente da conta. Portanto, ainda que seja um período relativamente longo, a recuperação destes dados não deve ser deixada para última hora.

Exclusão acelerada

Se por qualquer razão houver necessidade de acelerar o processo, é possível entrar em contato com o suporte da Microsoft e solicitar o provisionamento acelerado da assinatura. Dessa forma, todos os dados de usuário serão excluídos em até três dias após o administrador da conta inserir o código de bloqueio fornecido pela Microsoft.

Para entender melhor sobre Project Online, Microsoft Project, Project for the Web, PPM e como otimizar a gestão de projetos de sua empresa com as ferramentas Microsoft, entre em contato conosco.

Project Server

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.