Blog MLPro

Como Gerenciar Riscos no PWA

Leandro Lima e Nathalia Souza
15/08/2022
Como verificar a disponibilidade de recursos no PWA

Para uma gestão efetiva dos projetos, o gerente de projetos deve registrar os riscos de forma que eles fiquem visíveis para os membros de equipe e principalmente para as partes interessadas do projeto, a fim de que todos saibam da possibilidade de acontecimentos inesperados e saibam como lidar com eles. Atualmente, de maneira nativa, o PWA disponibiliza uma lista de riscos no site do projeto (Sharepoint) para que os riscos dos projetos possam ser registrados.

Para que o gerente de projetos possa utilizar de maneira mais eficiente esta lista, a MLPro customizou a lista de riscos do PWA, permitindo que as informações dos riscos sejam mais aderentes à realidade das empresas. Além disso, nos relatórios desenvolvidos pela MLPro, as informações dos status dos riscos são exibidas, permitindo que a gestão da informação seja realizada de maneira mais eficiente e dinâmica.

A origem dos riscos

Os riscos do projeto basicamente podem surgir em 2 momentos nos projetos:

  • Mapeados no momento do planejamento: Quando eles são identificados antes do início do projeto ainda na fase de planejamento do projeto.
  • Durante a execução do projeto: Quando um risco não mapeado anteriormente pode acontecer ou é mapeado durante o projeto.

Como registrar os riscos no PWA

Para registrar os riscos:

  • Acesse a Central de Projetos e em seguida clique no Site do Projeto.
  • Detalhes do Projeto
  • Clique na lista de riscos;
  • Recursos menu

  • Para cadastrar um risco, bastar clicar em “Novo Item”.
  • Recursos menu

  • Em seguida, será exibida a tela abaixo, basta preencher conforme o risco que deseja cadastrar.
  • Recursos menu

Plano de Ação

Nesse espaço, você consegue colocar o plano de ação que já foi cadastrado no PWA. Pode acontecer dele não ter sido pensado e cadastrado ainda, neste caso, basta deixar em branco e depois voltar para alterar este campo.

Relatórios da MLPro para gestão de riscos

Como dito anteriormente, a MLPro oferece relatórios personalizados que permitem uma visualização mais completa e eficiente para uma boa gestão dos riscos de seus projetos.

Ambas as formas são extremamente práticas e eficientes para a monitoração dos riscos e outras informações do seu projeto. Com eles, fica fácil acompanhar a situação atual de forma clara, visual e ampla.

  1. Dashboard Easy
  2. Dashboard de Portfolio

  3. Dashboard de Projetos
  4. Dashboard de Projetos

  5. E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
  6. Relatório Status do Projeto

Benefícios de Gerenciar Riscos

Gerenciar os riscos é extremamente importante para manter um bom planejamento e organização. Alguns de seus benefícios são:

  • Evitar atrasos.
  • Evitar problemas com orçamentos.
  • Facilitar a tomada de decisão.
  • Qualificar e profissionalizar a empresa.
  • Minimizar perdas.
  • Passar confiança aos clientes.

Entre outros essenciais para uma organização e um bom gerente de projetos.

Project Server

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.