Quando falamos em gerenciamento de projetos e em toda complexidade na execução desta atividade, precisamos ressaltar a importância da escolha de uma ferramenta de apoio ao gerente de projetos para que este possa ter acesso a informação de forma rápida e clara, para que assim possa tomar as melhores decisões ou mesmo reportar o andamento dos projetos para os stakeholders em todos os níveis hierárquicos da empresa.

Neste artigo, abordaremos a importância da escolha e utilização de uma ferramenta de apoio para o gerente de projetos e como ela pode agilizar o trabalho do gerente de projetos e melhorar a comunicação durante o projeto.

Atualmente, um dos principais problemas das empresas está relacionado a falhas na comunicação, por outro lado, um dos papéis principais do gerente de projeto é transmitir a informação de forma eficiente, seja para atuar como um facilitador do time ao remover empecilhos, orientador das atividades ou mesmo como responsável por reportar as informações para os executivos.

Independente de qual está sendo o foco de atuação do gerente de projetos, é fundamental que a informação consiga fluir tanto pelo time de projetos, executivos ou mesmo através da empresa para que todos saibam sobre a existência ou andamento de determinado projeto.

É fundamental para o gerente de projetos que ele tenha informações atualizadas e que elas possam ser analisadas sem que haja a necessidade de convocar reuniões ou mesmo atualização de documentos para que ele possa participar de alguma reunião.

Diversas opções de ferramentas para atender a sua necessidade

Para facilitar a gestão e controle dos projetos, existem diversas ferramentas de mercado como Artia, Jira, Primavera, Trello, Microsoft Project entre outras.

Durante o processo para escolha da ferramenta adequada para a sua empresa, é normal surgirem algumas dúvidas e listamos abaixo alguns itens simples, porém importantes que devem ser levados em consideração ao escolher uma ferramenta de apoio ao gerente de projetos.

Para a escolha da ferramenta mais adequada para a sua empresa, será necessário avaliar alguns itens como:

• Tamanho da empresa: Pode parecer óbvio, mas a escolha da ferramenta deve considerar o tamanho de sua empresa e consequentemente o orçamento disponível para a aquisição da ferramenta. Não faria sentido por exemplo, uma pequena empresa optar pela escolha do software Primavera, devido ao seu custo mais elevado e ser mais utilizado por grandes corporações.
• Área de atuação: Alguns softwares possuem características que podem ser mais importantes para determinado segmento de atuação. Por exemplo, se a sua empresa trabalha com desenvolvimento de software, pode ser mais adequado a utilização de software que tenha funções específicas que atendam a esta necessidade.
• Navegação: A ferramenta deve ser de fácil navegação permitindo que a equipe o projeto tenha agilidade na utilização da ferramenta. Além disso, deve-se avaliar se a ferramenta é online e também se permite acesso através de dispositivos móveis.
• Suporte Técnico: Um dos pontos fundamentais para qualquer sistema é estrutura oferecida pelo suporte técnico, bem como tempo de resposta dos atendimentos. Se possível, verifique junto a empresa maiores informações sobre o funcionamento do suporte técnico.
• Facilidade de Integração com outros Sistemas: Por mais que a ferramenta atenda ao negócio, na grande maioria das vezes, as empresas tem a necessidade de personalização de algum item ou relatório que o sistema não possui de forma nativa. Recomenda-se que a ferramenta permita a integração ou customização com outros sistemas para atender às necessidades da empresa.

Existem outros itens que poderiam ser avaliados antes da escolha da ferramenta, e antes da aquisição do software recomendamos que a equipe de TI faça uma análise aprofundada da necessidade de sua empresa e da aderência das principais ferramentas de mercado para atender a estas necessidades.

E como fica a integração com outros sistemas ?

Uma vez que a ferramenta foi escolhida, cabe a área de TI avaliar quais as necessidades de integração ou customização da ferramenta para atender as particularidades do negócio.

Apesar das ferramentas, em sua grande maioria, atenderem as necessidade do negócio, existem casos onde o gerente de projetos deseja ter uma visão diferenciada através de relatórios ou gráficos como por exemplo: Dashboard de Projetos, Projetos por fase, data de última atualização dos projetos, projetos por departamento, projetos por prioridade, controle de marcos ou informações sobre custos.

Outra situação bastante comum nas empresas é a necessidade da visualização das informações em relatórios de auditoria, onde é possível verificar por exemplo: projetos sem linha de base, projetos desatualizados à mais de 10 dias, projetos atrasados ou com desvio no orçamento.

As ferramentas de mercado não atendem a esta demanda e, por conta disso, as empresas precisam fazer customizações de seus relatórios e gráficos.

Por incrível que pareça, ainda hoje encontramos situações onde as empresas escolhem ferramentas de gestão de projetos e ao utilizá-las acabam exportando os dados para Excel para cruzar informações e gerar manualmente relatórios e gráficos que podem estar desatualizados e além disso demandam uma atividade extra para o gerente de projetos gerar e consolidar as informações.

E como resolver esse problema?

A MLPro atua na implementação, configuração parametrização e customização do Microsoft Project Online e Project Server e possui uma solução que contempla desde relatórios de Dashboard de Projetos, DashBoard de Portfólio, Quality Assurance (QA) de Portfólio e Projetos além de informações dos projetos no formato “One Page Report”.

Estes relatórios otimizam o trabalho do gerente de projetos, fornecendo informações gerenciais sobre o andamento dos projetos e do portfólio de projetos da empresa. Com isto, o gerente de projetos tem condições de visualizar as informações dos projetos de forma mais rápida e eficiente, melhorando a comunicação e otimizando o trabalho na gestão dos projetos.

A integração com o Microsoft Project ocorre de maneira simples e rápida pois a MLPro conta com mais de 15 anos de experiência na implantação de soluções PPM. Além disso, a MLPro é certificada pela Microsoft com a competência Gold, que é o maior nível de associação de competências que uma empresa pode obter dentro do programa de parcerias da Microsoft.

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