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O que é PPM ?

Ricardo Sabino e Leandro Lima
15/07/2020

Apesar do conceito e benefícios do gerenciamento de projetos já estarem amplamente difundidos nas empresas, algumas pessoas ainda misturam e confundem os conceitos de gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfóilo de projetos.

Para esclarecer eventuais dúvidas, neste artigo traremos as definições e características de cada um dos tipos de gerenciamentos citados acima.

O que significa a sigla PPM ?

O PPM é a sigla para Project and Portfólio Management, ou seja, gerenciamento de Projetos e Portfólio.

O PPM é um conjunto de projetos, programas e operações gerenciadas em grupo para alcançar objetivos estratégicos para gerar uma visão consolidada dos projetos.

Quando falamos de um único projeto, podemos considerar que não há grande dificuldade para analisar as informações dos indicadores do projeto, mas e quando temos muitos projetos sendo executados simultaneamente?

Neste caso, o nível de complexidade para realizar a gestão dos indicadores aumenta pois estamos falando de um conjunto de projetos com diversos indicadores. Para facilitar a gestão das informações dos projetos , surgiu o conceito de PPM.

Podemos ter diversos projetos sendo executados em paralelo, sendo que todos eles estão relacionados com o mesmo objetivo estratégico da empresa.

Quando falamos de PPM, podemos considerar que estamos com a atenção principal voltada para atender a necessidade da organização a longo prazo, e com isso, conseguimos selecionar e implementar os projetos que estejam mais alinhados com o objetivo estratégico da empresa.

Existem definições diferentes para o PPM sendo que podemos citar:

  • sistema centralizado para gerenciamento de projetos;
  • processo de agendamento, priorização e orçamento de múltiplos projetos;
  • ponte entre estratégia e implementação;
  • forma de analisar e identificar o retorno financeiro dos projetos;
  • sistema para melhorar a gestão das informações dos projetos;
  • ferramenta para melhorar a competitividade da empresa, permitindo transformar objetivos estratégicos em projetos;

Podemos considerar como atividades da gestão de portfólio de projetos:

  • Administrar os recursos;
  • Selecionar e priorizar projetos;
  • Supervisionar projetos;
  • Antecipar tendências;
  • Comunicar os resultados às partes interessadas;
  • Fazer intervenções/correções em projetos;

Por quê implementar o PPM?

A utilização de um sistema centralizado e visualização de todos os projetos da empresa, permitirá que os responsáveis organizem, implementem e priorizem os projetos de acordo com os objetivos estratégicos da empresa.

Além disso, talvez a sua empresa esteja passando ou passou por uma das situações listadas abaixo:

  • Houve um aumento na quantidade de projetos e eles precisam ser analisados e priorizados.
  • Evolução na gestão dos projetos para evitar que os erros cometidos no passado voltem a acontecer.
  • Melhorar e facilitar a visão geral dos projetos para que os diretores possam tomar melhores decisões.
  • Superalocação dos gerentes de projetos;
  • Necessidade de melhorar a gestão financeira dos projetos;

Com a implementação do PPM,você terá uma visão geral de todos os projetos, facilitando e otimizando a gestão dos projetos estratégicos de sua empresa.

Para atender a esta necessidade, a MLPro desenvolve relatórios de Dashboard de Portfólio para que a sua empresa tenha acesso as informações de maneira prática e ágil facilitando a análise dos dados para as tomadas de decisões.

o-que-e-ppm(2)

Entendendo o Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos pode ser definido como o planejamento, organização, direção e controle dos recursos organizacionais num dado empreendimento, levando-se em conta o tempo, custo e desempenho estimados.

o-que-e-ppm(1)

Através da gestão dos projetos, busca-se garantir que as tarefas sejam executadas de acordo com o planejamento inicial. No caso de eventuais desvios, o gerenciamento de projetos permite que as ações corretivas sejam tomadas para que estes desvios não comprometam o projeto.

A gestão dos projetos basicamente está relacionada ao cotidiano dos projetos, ou seja, com a execução das tarefas, alocação de recursos e trabalho realizado.

Definindo o que são projetos

De acordo com o PMBOK, projeto “é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Os projetos são divididos em fases, sendo que cada fase contém os grupos de processos abaixo:

  • Iniciação;
  • Planejamento;
  • Execução;
  • Monitoramento e Controle;
  • Encerramento;

Vale ressaltar que em cada uma das fases do projeto, existem processos de gerenciamento de projetos que possuem uma função específica e a execução desses processos podem garantir o sucesso na implementação dos projetos

Dentro dos projetos, teremos basicamente as datas de início e conclusão das tarefas, o trabalho a ser realizado e os recursos responsáveis pela execução das atividades.

Para saber mais sobre a implementação do PPM, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.