O que é PPM?

Apesar do conceito e benefícios do gerenciamento de projetos já estarem amplamente difundidos nas empresas, algumas pessoas ainda misturam e confundem os conceitos de gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos.

Para esclarecer eventuais dúvidas, neste artigo traremos as definições e características de cada um dos tipos de gerenciamentos citados acima.

01O que significa PPM?

PPM significa Project Portfolio Management, ou gestão de portfólio de projetos. É a prática de selecionar, priorizar e acompanhar iniciativas de acordo com os objetivos da organização e sua capacidade de investimento e execução.

O portfólio é o conjunto de projetos, programas e outras iniciativas avaliados em conjunto. PPM é a gestão desse conjunto. Um sistema pode apoiar essa atividade, mas a ferramenta não substitui critérios de decisão, responsáveis e revisões periódicas.

Enquanto a gestão de um projeto acompanha suas entregas, prazos e recursos, a gestão de portfólio considera quais iniciativas devem começar, continuar, ser adiadas ou encerradas. Essa relação entre seleção de projetos e estratégia é abordada pelo PMI em sua apresentação de gestão de portfólio.

Exemplo prático de gestão de portfólio

Em um exemplo hipotético, uma empresa avalia três iniciativas: automatizar o atendimento, ampliar a operação e adequar um sistema a uma obrigação com prazo definido. As três disputam a mesma equipe técnica.

A análise de portfólio compara benefícios esperados, urgência, custos, riscos e capacidade disponível. A empresa pode priorizar a adequação com prazo obrigatório, preparar a automação e adiar a expansão até liberar equipe. A decisão deve ser registrada e revista se as condições mudarem.

O PMO pode apoiar esse processo com padrões, informações e acompanhamento, conforme a autoridade definida pela organização.

02Por que implementar PPM?

A utilização de um sistema centralizado e visualização de todos os projetos da empresa, permitirá que os responsáveis organizem, implementem e priorizem os projetos de acordo com os objetivos estratégicos da empresa.

Além disso, talvez a sua empresa esteja passando ou passou por uma das situações listadas abaixo:

• Houve um aumento na quantidade de projetos e eles precisam ser analisados e priorizados.
• Evolução na gestão dos projetos para evitar que os erros cometidos no passado voltem a acontecer.
• Melhorar e facilitar a visão geral dos projetos para que os diretores possam tomar melhores decisões.
• Superalocação dos gerentes de projetos;
• Necessidade de melhorar a gestão financeira dos projetos;

Com a implementação do PPM, você terá uma visão geral de todos os projetos, facilitando e otimizando a gestão dos projetos estratégicos de sua empresa.

Para atender a esta necessidade, a MLPro desenvolve relatórios de Dashboard de Portfólio para que a sua empresa tenha acesso às informações de maneira prática e ágil facilitando a análise dos dados para as tomadas de decisões.

03Entendendo o Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos pode ser definido como o planejamento, organização, direção e controle dos recursos organizacionais num dado empreendimento, levando-se em conta o tempo, custo e desempenho estimados.

Através da gestão dos projetos, busca-se garantir que as tarefas sejam executadas de acordo com o planejamento inicial. No caso de eventuais desvios, o gerenciamento de projetos permite que as ações corretivas sejam tomadas para que estes desvios não comprometam o projeto.

A gestão dos projetos basicamente está relacionada ao cotidiano dos projetos, ou seja, com a execução das tarefas, alocação de recursos e trabalho realizado.

04Definindo o que são projetos

De acordo com o PMBOK, projeto “é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Na abordagem por grupos de processos, o gerenciamento considera iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Esses grupos não devem ser confundidos com as fases do ciclo de vida do projeto:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e Controle;
• Encerramento;

O ciclo de vida e os processos devem ser adaptados ao contexto. Acompanhamento e ações corretivas apoiam a gestão, mas não garantem, isoladamente, o sucesso do projeto.

Dentro dos projetos, teremos basicamente as datas de início e conclusão das tarefas, o trabalho a ser realizado e os recursos responsáveis pela execução das atividades.

Para conectar as decisões do portfólio ao acompanhamento de cada iniciativa, veja o ciclo de vida de projetos no PSA Easy.

05Como começar a estruturar a gestão de portfólio?

Comece pelo inventário das iniciativas, pelos critérios de priorização e pela definição de quem decide. Depois, estabeleça indicadores e uma rotina de revisão.

A consultoria em Microsoft PPM da MLPro apoia a estruturação desses processos. Conheça também o PSA Easy e avalie sua aplicação à gestão de projetos e portfólios da sua empresa.

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