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Project Online: Check-in em Projetos via Microsoft Flow

Ricardo Sabino
15/10/2019

Sabemos que o Microsoft Project Online facilita o trabalho colaborativo permitindo que diversos usuários compartilhem ou atualizem o mesmo cronograma, porém, às vezes um usuário esquece de fazer o Check-in de um projeto e isto impede que outros usuários possam realizar o Check-out para atualizar o cronograma.

project-online-check-out(1)

Quando isto acontece, é preciso solicitar para o administrador “forçar o Check-in” dos objetos do projeto, para que outros usuários possam fazer o Check-out, atualizar o cronograma e fazer o Check-in liberando-o para outros usuários.

Este recurso deve ser utilizado em último caso para a solução do problema, mas se isto ocorre com frequência em sua empresa, talvez alguns usuários não saibam utilizar o procedimento correto.

Para ajudar a resolver este problema do “travamento do Check-out”, compartilhamos aqui uma solução que pode ajudar a lembrar aqueles usuários que se esquecem de fazer o Check-in dos projetos.

Para que seja possível fazer a edição de um projeto, podemos configurar o Microsoft Flow para que verifique quais projetos não estão com check-out em aberto, notifique via e-mail ou Microsoft Teams o usuário para que ele faça o Check-in do projeto, liberando-o para a edição de outros usuários.

Através do Microsoft Flow podemos configurar, automatizar e personalizar fluxos e tarefas, integrando-o com outras plataformas. Podemos criar alertas para serem disparados por e-mail ou enviar cards via Microsoft Teams notificando que o checkout está aberto.

No exemplo abaixo, entramos na central de projetos e selecionamos o projeto APP Easy.

project-online-check-out (2)

Em seguida, abrimos o projeto via PWA:

project-online-check-out (3)

Neste momento, deixamos o projeto APP Easy com Check-out em aberto.

No exemplo à seguir, configuramos o Microsoft Flow para seguir os seguintes passos:

  • Rodar fluxo em um horário específico;
  • Verificar a quantidade de Projetos existentes no PWA;
  • Verificar cada projeto se está com Check-out aberto;
  • Verificar usuário que está com Check-out aberto;
  • Enviar e-mail notificando usuário;
project-online-check-out (4)

Ao rodar o fluxo acima, o Microsoft Flow irá verificar que o Projeto APP EASY está com Check-out aberto e encaminhará uma mensagem para o usuário, conforme exemplo abaixo:

project-online-check-out (5)

Com a implantação deste fluxo simples, conseguimos automatizar o processo de verificação de Check-out e ganhar mais agilidade dos profissionais e, consequentemente, obter maior produtividade.

Para saber mais sobre como otimizar seus processos com o Microsoft Flow, entre em contato conosco.

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