Blog MLPro

Visualizando seu projeto com o Roadmap (Roteiro)

Ricardo Sabino
15/08/2019

Imaginem uma situação onde você é o gerente de projetos responsável por relatar o andamento dos projetos em uma reunião executiva que foi agendada de última hora. Por mais que você mantenha os cronogramas atualizados, nesta reunião, você precisa mostrar as informações de rápida, prática e visual para os diretores porém, abrir cada um dos cronogramas pode não ser a melhor solução para você.

E agora como você pode resolver este caso ?

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 1

Se você se identificou com esta situação este post pode te interessar.

Para resolver isso existe um recurso do Project Online chamado Roadmap.

Este recurso está disponível para todos os assinantes do Project Online Professional ou Project Online Premium e permite a visualização dos status de cada um de seus projetos.

Ele foi desenvolvido na plataforma Microsoft Power, uma solução robusta que combina uma série de produtos Microsoft - Office 365, Dynamics 365, DevOps do Azure, Power BI, PowerApps e Flow em uma única solução de conexão de dados. O Roadmap em si é baseado no Microsoft Flow. [1]

Caso o Roadmap não esteja disponível para visualização em sua página inicial contate o administrador do Office 365 para habilitá-lo.

Talvez você esteja pensando "legal" , "pode resolver meus problemas" mas como eu faço isso?

Para utilizar o Roadmap basta seguir os passos descritos a seguir:

Para acessar o Roadmap clicar em Criar Novo e em seguida em Roteiro conforme figura abaixo.

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 2

Para adicionar um projeto e depois adicionar as tarefas relacionadas a ele você deve primeiro adicionar uma linha, basta clicar no botão "Adicionar linha".

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 3

Após clicar você verá algumas linhas para preencher como título, proprietário e conexão. Em "Conexão" você deve selecionar a opção Project.

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Depois de selecionar a opção do Project você deverá colocar a url do site onde estão os projetos, digite o nome do Projeto e clique em Conectar.

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 5

Agora basta digitar o nome das tarefas que deseja selecionar e após isso clicar em salvar.

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 6

Após a realização dos passos acima você terá uma visualização na linha do tempo de suas tarefas ou marcos conforme exemplo abaixo:

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 7

Pronto, agora você já tem uma uma maneira simples e visual de visualizar o status em tarefas, projetos, portfólios ou programas. Você pode ver todos os tipos de projetos atuais, como o Project Online e o Azure Boards, em um só lugar e editar e filtrar facilmente apenas as tarefas, os marcos e as fases que deseja visualizar.

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O Roadmap facilitará tanto a visão executiva quanto a visão do PMO que poderá monitorar o progresso das atividades mais relevantes do projeto acompanhando eventuais desvios do cronograma de forma visível em uma linha do tempo. Você pode criar vários roadmaps criando assim uma visão executiva para o portfólio de projetos, agilizando a análise das informações e tomada de decisões.

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Entendendo agora como o Roadmap funciona, talvez em sua próxima reunião, para apresentar os status dos projetos, você pode utilizá-lo e implantar em sua empresa a utilização desta funcionalidade melhorando a gestão dos projetos de sua empresa.

Nas soluções oferecidas pela MLPro além da implementação do Project Online, parametrização, treinamentos e relatórios personalizados contemplamos a utilização do Roadmap para que a sua empresa possa ter acesso as informações de seu portfólio de projetos de forma rápida, prática e ágil.

Para saber mais sobre as soluções da MLPro para a sua empresa entre em contato conosco e solicite uma proposta.

Você pode aprender mais sobre como começar a usar o Roadmap acessando os links da Microsoft abaixo:

[1] Texto adaptado do site Visualize the status of your projects with Roadmap today.

Project Server

Novidades e dicas relacionadas ao Microsoft Project Online e Project Server.

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.