Blog MLPro

Utilizando o Relatório de Quality Assurance (QA)

Ricardo Sabino e Leandro Lima
30/01/2020

Na gestão dos projetos, cada vez mais é necessário agilidade para identificar os GAP's dos projetos e assim tomar medidas corretivas para que o projeto siga de acordo com o planejamento inicial.

Além da utilização do Microsoft Project, o gerente de projetos utiliza os relatórios customizados para ter maior visibilidade do ponto de situação dos projetos e com isso ter condições de atuar sempre que seja necessário.

Sabemos que muitas vezes, em decorrência do volume de atividades, nem sempre a equipe do projeto ou até mesmo o gerente de projetos conseguem atualizar as informações ou preencher corretamente, e isso, pode gerar problemas no controle e acompanhamento dos projetos.

Para ajudar na gestão dos projetos e resolver esta questão, existem relatórios de Quality Assurance (QA) que podem indicar onde existem falhas no apontamento das informações nos projetos, permitindo aos responsáveis que identifiquem o que precisa ser corrigido para garantir a qualidade da informação.

relatorio-qa-de-projetos(1)

Neste artigo falaremos sobre a importância do Relatório de QA na gestão dos projetos e dos principais benefícios de sua utilização.

O que é Quality Assurance (QA)?

Podemos dizer que originalmente Quality Assurance (QA) é um conjunto de atividades voltadas para garantir a qualidade nos processos de desenvolvimento de sistemas.

relatorio-qa-de-projetos(2)

As atividades de QA tem foco na prevenção de defeitos relacionados aos processos de desenvolvimento de software.

Como não estamos tratando de desenvolvimento de sistemas, consideraremos que as atividades de QA estarão voltadas para garantir a qualidade da informação apontada nos projetos, para que os dados estejam corretos e assim mantenham a confiabilidade das mesmas.

Quando falamos em projetos, temos uma infinidade de informações que podem ser lançadas de forma incorreta ou mesmo que podem não ser atualizadas corretamente.

Além de seguir as normas e procedimentos internos, a equipe do projeto deve manter o cronograma de atividades atualizado para que o Gerente de Projetos tenha sempre a visão correta das informações.

Podemos ter, por exemplo, projetos que foram lançados sem linha de base, impossibilitando que seja realizada uma análise dos desvios do projeto. Além disso, podemos ter tarefas atrasadas que não foram realizadas ou tarefas com recursos inativos, gerando assim inconsistência das informações.

Existem atividades críticas que, se atrasadas, podem comprometer o andamento do projeto gerando atrasos no cronograma ou até mesmo impacto financeiro negativo no projeto. Por conta da importância dessas atividades, é fundamental que se tenha a visibilidade de suas datas de início e fim previstos. Além disso, podemos cadastrar riscos e/ou problemas que precisam ser previstos para que sejam tratados durante a execução do projeto.

Para identificar eventuais inconformidades nos lançamentos e apontamentos das informações, existem relatórios de auditoria que tem como objetivo facilitar a identificação dessas inconformidades, para que assim o gerente de projetos possa orientar a equipe do projeto ou corrigir os apontamentos incorretos.

Tipos de Auditoria de Projetos

As auditorias em projetos podem ser internas ou externas. As auditorias internas são realizadas por funcionários da empresa que tem a responsabilidade de avaliar e analisar os sistemas internos da companhia e reportar os resultados da análise diretamente para a diretoria da empresa.

As auditorias externas são realizadas por uma equipe independente, que geralmente é contratada para analisar e avaliar os sistemas ou projetos da companhia.

relatorio-qa-de-projetos(3)

Abaixo estão as principais diferenças entre as auditorias:

Interna Externa
Mão de Obra Interna Mão de Obra Externa
Menor Grau de Independência Maior Grau de Independência
Foco nas Normas Internas Foco nas Normas do Mercado

Principais benefícios dos relatórios de QA

Entre os inúmeros benefícios obtidos com a utilização do relatório, podemos destacar:

  • Maior facilidade para identificação dos problemas dos projetos;
  • Maior confiabilidade da informação para a tomada de decisões;
  • Padronização do input de informações;
  • Melhorar a performance dos projetos;
  • Possibilidade de identificação do Projeto e responsável, permitindo avaliação de necessidade de capacitação interna;
  • Aumentar a aderência na utilização da metodologia de projetos dentro da empresa.

Além dos benefícios acima listados, o relatório de QA permite a realização de melhoria contínua nos processos de gerenciamento de projetos aumentando a maturidade na gestão dos projetos da empresa.

relatorio-qa-de-projetos(10)

Ao contrário do que muitos profissionais talvez imaginem, o objetivo do relatório de QA de Projetos é atuar na prevenção dos problemas referentes ao apontamento das informações e, caso seja identificada alguma não conformidade, permitir ao gerente de projetos orientar o responsável pelo preenchimento, já que o relatório permite a visualização do nome e do responsável pelo projeto.

Com a utilização do Relatório de QA de Projetos desenvolvidos pela MLPro, o gerente de projetos tem acesso a informações relevantes do projeto, podendo acompanhar se existem inconsistências nos lançamentos e assim tomar as devidas ações para solucionar cada caso.

Para saber mais sobre Relatórios de QA de Projetos, implementação de soluções PPM, migrações do Microsoft Project Online ou Project Server, entre em contato conosco.

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.