Em tempos de atividades realizadas remotamente, cada vez mais as empresas precisam encontrar maneiras para gerenciar as atividades que são realizadas por suas equipes de trabalho. Por outro lado, a execução do trabalho remoto, para os funcionários, pode gerar melhor qualidade de vida permitindo maior facilidade para apontar as atividades realizadas.

Uma forma de realizar este controle em grande escala, e que já está sendo utilizada por muitas empresas, é a utilização do quadro de horas.

Neste artigo, apresentaremos as funcionalidades do quadro de horas, seus principais benefícios e em como ele pode te ajudar a trabalhar melhor.

Como funciona o Quadro de Horas ?

O quadro de horas é uma ferramenta nativa do Project Online, que tem como objetivo permitir o apontamento das horas trabalhadas pelos profissionais e respectivas aprovações por parte de seus gestores.

Inicialmente, é preciso nomear um gerente de quadro de horas que será o responsável pela aprovação do quadro de horas que será enviado por cada colaborador da empresa.

O Profissional irá apontar as horas trabalhadas normalmente no Project, informando o trabalho que já foi realizado.

Após o apontamento, o colaborador deve fazer a publicação do projeto para que as alterações também sejam publicadas no PWA. Em seguida, ele deverá submeter o quadro de horas para aprovação.

Para verificar se o quadro foi criado corretamente, basta acessar o PWA e clicar no link Gerenciar quadro de horas. Será exibida a tela com todos os quadros de horas que foram apontados nas semanas anteriores, onde o colaborador pode verificar o período, total de horas e o status do quadro:

Neste exemplo, selecionamos o quadro da semana do dia 15.03 à 21.03 e podemos verificar o apontamento das horas e suas respectivas atividades:

O profissional deve consultar para verificar se as horas apontadas estão corretas. Caso estejam corretas, o colaborador deverá selecionar a opção para “Entregar o Quadro de Horários Final”:

E quais os benefícios ao utilizar o Quadro de Horas ?

Existem inúmeros benefícios que podemos listar, tanto para o gestor responsável pelo acompanhamento das atividades quanto para os profissionais responsáveis pela execução das atividades.

Primeiramente, vamos abordar os principais benefícios para o colaborador:

• Maior facilidade para controle das atividades a serem executadas;
• Apoio para gestão de tempo e controle de atividades;
• Melhor organização e planejamento de atividades;

Podemos considerar que com os benefícios citados acima, o colaborar terá condições de planejar melhor a execução das atividades previstas nos projetos que irá atuar.

Por outro lado, podemos citar também alguns benefícios para os gestores e responsáveis das áreas:

• Controle e acompanhamento das atividades executadas pelos funcionários;
• Melhor visualização da disponibilidade de recursos;
• Maior eficiência para gestão das horas utilizadas nos projetos;
• Análise do desvio de horas previstas no projeto;
• Melhoria no planejamento do projeto;

A utilização do quadro de horas, permite melhor visualização das horas consumidas nos projetos e facilita o trabalho de acompanhamento das atividades para os gestores das áreas.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre a utilização do quadro de horas e como ele pode colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

De acordo com o PMBOK, recomenda-se que o gerente de projetos realize a gestão das 10 áreas de conhecimento para aumentar a possibilidade de sucesso ao gerenciar os projetos da empresa.

A gestão de recursos humanos é considerada por muitos profissionais como uma das mais complexas, pois além de tratar das características individuais das pessoas, aborda também a alocação dos recursos no projeto.

Em algumas situações, o gerente de projetos precisa verificar a disponibilidade de um recurso para alocação em alguma atividade dentro do projeto. Porém, muitas vezes ele não tem certeza se o profissional está ou não disponível para atender esta demanda.

Muitas vezes o gerente de projetos se depara com uma situação onde precisa verificar a disponibilidade de um recurso para alocação em alguma atividade dentro do projeto. Porém, muitas vezes ele não tem certeza se o profissional está ou não disponível para executar determinada atividade.

Neste artigo, apresentaremos um relatório que permite a análise de capacidade de recursos para solucionar o problema descrito acima.

No meio do projeto surge um imprevisto

Imaginem uma situação onde o gerente de projetos precisa realocar os integrantes de sua equipe, porém não tem certeza sobre a disponibilidade ou não de alguns profissionais. Para que o projeto possa ser entregue no prazo, a equipe precisa realizar as atividades no prazo previsto.

Tudo estava caminhando conforme planejado, mas houve um imprevisto com um dos recursos e algumas atividades precisarão ser realizadas por outros profissionais.

E agora, como realocar as atividades do projeto garantindo que os profissionais irão executá-las não fiquem super alocados?

Antes de responder a este questionamento, vamos apresentar as funcionalidades do relatório de análise de capacidade de recursos que foi desenvolvido pela MLPro.

O que é o relatório de análise de capacidade de recursos?

O relatório de análise de capacidade de recursos é um relatório desenvolvido pela MLPro para facilitar a visualização das informações sobre a alocação, disponibilidade ou mesmo indisponibilidade dos recursos do projeto.

Este relatório exibe as informações da capacidade mensal de alocação dos recursos versus qual é a alocação dos recursos dentro de determinado mês. Com estas informações, o gerente de projetos consegue visualizar o total de horas e o percentual de alocação de cada recurso da empresa.

Além disso, o relatório exibe um gráfico com percentual da alocação do recurso separado por departamentos sendo que também é possível realizar um filtro por ano, mês, departamento, recurso ou projeto.

Com o acesso fácil a estas informações, o gerente de projetos tem condições de analisar a disponibilidade de seu time e com isso realocar os profissionais de acordo com a necessidade do projeto.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre os relatórios desenvolvidos pela MLPro e como eles podem colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas precisam otimizar a utilização de seus recursos para evitar desperdícios que podem resultar em perda de dinheiro, atrasos ou até mesmo aplicação de multas por não cumprimento contratual.

Independente do tamanho do projeto, o gerente de projetos deve estar atento à alguns fatores para evitar que o projeto “saia do trilho”.

Neste artigo, falaremos sobre 5 pontos que recomendamos para que todo gerente de projetos esteja atento ao gerenciar os projetos de sua empresa.

Pontos de Atenção em Gerenciamento de Projetos

Primeiramente, precisamos ressaltar que o papel fundamental do gerente de projetos é realizar a gestão da comunicação, pois a informação sobre os projetos devem transitar pela empresa para que todos os níveis hierárquicos saibam sobre o andamento do projeto.

Possuir esta habilidade de comunicação é fundamental para que o gerente de projetos traduza a informação para cada uma das camadas da empresa, pois apesar de falar sobre o mesmo projeto, os níveis operacionais, táticos e estratégicos tem necessidades diferentes e a informação para cada uma dessas camadas também precisa ser transmitida de forma diferente.

O segundo ponto que ressaltamos, que também está relacionado a comunicação, é a importância da gestão da documentação do projeto. Imaginem uma situação onde foi elaborado um manual técnico e na hora da validação do cliente a versão que está sendo validada não é a correta. Além de demonstrar desorganização, esta situação pode gerar retrabalho tanto para a empresa contratante quanto para a equipe do projeto.

Para resolver este problema, é necessário que os documentos estejam em um repositório de arquivos e que a equipe do projeto saiba onde eles estão e quais as versões devem ser utilizadas.

Outro item que sugerimos que se tenha uma atenção especial é a gestão e registo dos problemas. Durante o projeto, é bem provável que muitos problemas possam surgir e ter o registro deles e respectivos planos de ações é fundamental para que a equipe do projeto possa acompanhar e atuar sempre que necessário. Além disso, o registro dessas informações gera base de conhecimento que pode servir como aprendizado para outras equipes ou também pode ser utilizada nas reuniões para tratativas das lições aprendidas do projeto.

Quando falamos em projetos, por mais que tenhamos um bom planejamento estamos expostos a incertezas e riscos. Ter uma gestão eficiente dos riscos é fundamental para reduzir os impactos deles nos projetos, caso eles venham a ocorrer.

Uma gestão eficiente dos riscos deve levar em consideração :

• impacto do risco;
• status do risco (ativo, fechado, cancelado);
• probabilidade que ele venha a acontecer;
• exposição do risco;
• plano de ação a ser executado caso o risco aconteça.

Por último, para otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, recomendamos que ela tenha um sistema de gestão que permita que o gerente de projetos tenha acesso a estas informações de forma prática e ágil.

Muitas empresas ainda realizam “controles paralelos” em planilhas de Excel e, com isso, correm o risco das informações estarem desatualizadas ou mesmo incompletas pois dependem de processamento manual.

Para resolver este problema, A MLPro desenvolve relatórios que tem como objetivo permitir que o gerente de Projetos ou PMO tenham acesso a informação de forma rápida e confiável e assim possam tomar decisões de forma mais segura.

Resumindo as informações

Para resumir, para aumentar a probabilidade de sucesso dos projetos em sua empresa, o gerente de projetos deve estar atento aos 5 pontos abaixo:

1) Gestão da comunicação;

2) Gestão da documentação;

3) Gestão de problemas;

4) Gestão de riscos;

5) Sistema de apoio ao gerente de projetos;

Estes itens podem até parecer simples, mas negligenciá-los pode fazer com que alguns problemas aconteçam em seus projetos, mas com estas simples ações o gerente de projeto consegue evitá-los.

Claro que existem outros itens que o gerente de projetos deve observar, mas nosso objetivo com este artigo, foi promover uma reflexão alertando sobre outros pontos relevantes do projeto que muitas vezes não recebem a devida atenção, seja por falta de tempo ou mesmo por algum outro motivo.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre os relatórios desenvolvidos pela MLPro e como eles podem colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.