Blog MLPro

Como Implantar o Project Online

Nathalia Souza e Leandro Lima
31/12/2021
O que é o Project Online?

Sabemos que o Microsoft Project Online possui diversos recursos e possibilidade de personalizações, permitindo que a gestão de seus projetos seja muito mais completa e efetiva.

Para introduzir a ferramenta, é preciso seguir toda uma etapa de implantação que garanta a melhor funcionalidade e atenda às necessidades de negócios da organização.

Nesse artigo iremos entender um pouco mais sobre essas etapas de implantação, e quais passos devem ser seguidos para o uso qualificado do Microsoft Project Online:

  1. Primeiramente, deve-se escolher o melhor plano de licença para você e para a sua empresa, baseado nos seus objetivos e interesses. Saiba mais sobre qual plano escolher e os benefícios de cada um no nosso artigo sobre os Tipos de Lincença no Microsoft Project Online. E caso a compra seja através da MLPro iremos orientá-los nos próximos passos.

  2. Após decidir qual Plano do Microsoft Project Online é o mais adequado, você deve verificar se sua companhia já tem um Tenant do Office 365, caso não tenha deve ser criado um novo tentant do Office 365.

  3. Em seguida, será atribuída a licença aos usuários e a validação do ambiente. Para verificar se tudo está correto, você deve atribuir uma licença do Project Online ao seu usuário.

  4. Após isto o PWA normalmente é criado de forma automática, isso deve levar cerca de uma hora. Para verificar se está criado corretamente faça seu login na Microsoft e verifique se a seguinte opção está disponível:

    Ir para o Project Online
  5. Por último, para melhorar ainda mais o Project Online e garantir uma implantação seguindo as melhores práticas, treinamento dos usuários e suporte proativo no ambiente, recomendamos a contratação de uma consultoria Certificada Microsoft Gold em Project Portfolio Management (PPM).

Em suma, o acompanhamento de um profissional capacitado é essencial nesse processo.

A MLPro possui um time de especialistas que atua em todas essas etapas e sustentação da ferramenta, contando com um processo prático e eficaz que visa sempre atender às melhores práticas de gerenciamento de projetos e garantir mais agilidade nas tomadas de decisões, redução de eventuais desvios de prazo ou custo no cronograma.

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Project Server

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.