Blog MLPro

Microsoft Flow – Integrando com SharePoint e Project Online

Ricardo Sabino
15/09/2019

Microsoft Flow é um serviço baseado na nuvem que permite que o usuário automatize e personalize fluxos e tarefas, integrando-o de maneira simples com diversas plataformas como Office 365, Project Online, SharePoint, Outlook, Microsoft Teams, Onedrive e ferramentas de terceiros como Salesforce, Facebook, Twitter entre outros.

Microsoft Flow (1)

O Microsoft Flow funciona basicamente através de um gatilho que dispara uma ação. Um gatilho é o evento que iniciará o fluxo. O gatilho pode ser um e-mail recebido, um fluxo de aprovação que foi criado ou mesmo quando algo for criado no SharePoint. Abaixo estão alguns exemplos de gatilhos que podem ser utilizados:

Microsoft Flow (2)

Para criar um fluxo, o usuário deve especificar qual ação deve ocorrer quando um evento específico ocorre. A ação será aquilo que se deseja que seja realizado em seguida. Por exemplo: Quando o gatilho "recebi um e-mail" for disparado você pode criar a ação "disparar notificação via o Microsoft Teams".

Microsoft Flow (3)

Para que seja possível utilizar o Microsoft Flow, é necessário usar conectores que servem para fazer a integração entre diversas plataformas. Abaixo listamos os principais conectores do Microsoft Flow:

Microsoft Flow (4)

Para conhecer a lista completa de conectores disponíveis, acesse o link Microsoft Flow.

Caso seu usuário esteja vinculado ao Office 365, você já terá o pacote básico do Microsoft Flow.

Para utilizar alguns conectores específicos, será necessário que você possua licença premium. Abaixo, listamos a diferença de cada um dos planos e seus respectivos valores.

Microsoft Flow (5)

Para saber mais sobre o seu plano, licenças e seus recursos, contate o administrador de sua rede.

Acessando o Microsoft Flow

Acessando o site do Portal Office 365 você pode clicar no ícone Flow, conforme tela abaixo:

Microsoft Flow (6)

Após clicar no ícone, será exibida a tela abaixo:

Você pode criar um fluxo personalizado ou, se preferir, poderá utilizar algum dos modelos já disponíveis no site, conforme abaixo:

Microsoft Flow (7)

Além disso, existem outras aplicações que você pode realizar para utilizar o Microsoft Flow e otimizar as suas atividades. No site da Microsoft você pode encontrar outros modelos disponíveis para a sua utilização, entre os quais podemos destacar:

Microsoft Flow (8)

Existem diversas possibilidades para utilização do Microsoft Flow. Por exemplo, podemos criar um fluxo onde será disparado uma mensagem via Microsoft Teams, caso algum Projeto do Project Online não tenha sido publicado há mais de 20 dias, alertando-o de que esta atividade não foi realizada.

Para a criação de cada fluxo, é preciso configurar cada uma das etapas que o fluxo irá realizar.

Neste caso, precisamos configurar cada uma das etapas seguintes para que o Microsoft Flow seja integrado com os dados que estão em uma lista do SharePoint:

Microsoft Flow (9)

Quando o fluxo estiver pronto, caso o funcionário não tenha feito a atualização e publicação do projeto, irá receber uma mensagem de alerta no Microsoft Teams conforme a mensagem abaixo:

Microsoft Flow (10)

Podemos citar também um exemplo de integração com o Project Online. Neste caso o Roadmap será atualizado sempre que um projeto for publicado no Project. Para isto, precisamos configurar o fluxo descrito abaixo:

Microsoft Flow (11)

Neste exemplo, todas as vezes que um projeto fosse publicado o Microsoft Flow iria automaticamente atualizar o Roadmap, permitindo que o mesmo esteja sempre com a última versão.

Caso não saiba o que é o Roadmap, temos um artigo sobre o assunto publicado anteriormente.

Estes são apenas dois exemplos de utilização do Microsoft Flow, porém podemos integrá-lo de diversas maneiras de acordo com a necessidade de sua empresa.

Para saber como podemos otimizar seus processos, economizar tempo e melhorar a comunicação entre as suas equipes, entre em contato conosco.

Referência: Project Online and adaptive cards in Microsoft Teams using Microsoft Flow to chase users for overdue timesheets

Project Server

Novidades e dicas relacionadas ao Microsoft Project Online e Project Server.

Posts:
2024
Janeiro
2023
Dezembro
Novembro
Setembro
Agosto
Junho
Maio
Abril
Março
Fevereiro
Janeiro
2022
Dezembro
Novembro
Outubro
Setembro
Agosto
Julho
Junho
Maio
Abril
Março
Fevereiro
Janeiro
2021
Dezembro
Novembro
Maio
Abril
Março
Fevereiro
Janeiro
2020
Dezembro
Novembro
Outubro
Setembro
Agosto
Julho
Junho
Maio
Abril
Março
Fevereiro
Janeiro
2019
Dezembro
Novembro
Outubro
Setembro
Agosto
Julho
2015
Setembro
Julho
Maio
Janeiro
2014
Outubro
Setembro
Agosto
Junho
Abril
Março
Fevereiro

31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.