Relatórios de Status do Projeto Automáticos por E-mail

Em nossos últimos artigos sobre como gerenciar problemas e como gerenciar riscos no Project Online , falamos brevemente sobre os relatórios personalizados criados e oferecidos pela MLPro, incluindo os relatórios de status do projeto automáticos por e-mail, os quais iremos falar mais neste artigo.

A MLPro desenvolveu um relatório enviado por e-mail de forma automatizada que além de permitir a fácil visualização de todos os pontos importantes do projeto através dos faróis, ícones e informações organizadas, ele é extremamente útil e prático para manter os recursos envolvidos sempre cientes de como está o projeto no geral, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Site do Projeto. O relatório de Status do Projeto contém as seguintes informações:

01A origem dos problemas

• Acompanhamento do Projeto na Semana;
• Atividades atrasadas;
• Finalizadas da Semana (7 dias);
• Em andamento / Próximos Passos;
• Riscos em aberto;
• Problemas em aberto;
• Solicitação de Mudanças;
• Plano de Ação;
• Diário de Bordo;

Abaixo temos um exemplo do relatório automático de status do projeto:

Estas informações são cadastradas no site do projeto para relatar o andamento dos projetos e foram organizadas em um único relatório de status para que seja enviado para clientes internos ou externos.

O gerente de projetos pode cadastrar os envolvidos como stakeholders internos ou externos. E pode programar o envio automático deste relatório a partir de uma data específica para cada um deles. Além disso, é possível também escolher a periodicidade de envio do relatório.

02Como configurar os relatórios de Status?

A primeira coisa que o gerente de projetos deve fazer é cadastrar os stakeholders dos projetos. Os stakeholders podem ser internos (por exemplo: equipe do projeto, diretoria, gerente de projeto) e externos (clientes, equipe do cliente).

Após o cadastro o gerente de projetos deve acessar a Matriz de comunicação e configurar de acordo com a necessidade do projeto. O gerente de projetos deve informar o título, a frequência, responsável pelo envio, meio de comunicação, tipo de documento, data para início do envio e qual é o público-alvo.

No exemplo abaixo, cadastramos dois sendo relatórios sendo um para envio interno de validação e outro que seria enviado diretamente para o cliente externo.

03Que benefícios do Relatório de Status do Projeto traz para a sua empresa?

O gerente de projetos é o responsável pela comunicação eficiente durante o projeto, e deve fazer com que os principais envolvidos estejam cientes de eventuais desvios de prazos, problemas, riscos ou mesmo das últimas realizações ou próximos passos a serem executados.

Com a utilização do relatório de Status do projeto ele pode facilmente transmitir essas informações para os principais stakeholders do projeto.

Entre os principais benefícios do relatório podemos destacar:

• Aumenta a qualidade e eficiência da empresa.
• Melhoria da comunicação entre os envolvidos no projeto.
• Profissionaliza ainda mais os colaboradores.
• Planejamento efetivo.
• Melhor organização.
• Reduz possíveis complicações ou problemas com orçamento.
• Evita o atraso de projetos.
• Aumenta a satisfação dos clientes.

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