MS Project ou Planner: qual ferramenta ideal para sua empresa?

Organize tarefas, melhore a colaboração e garanta resultados eficientes com a melhor ferramenta de gestão de projetos para o seu negócio

Você já sentiu que os prazos apertam, as tarefas se acumulam e a falta de organização atrapalha seus projetos? 69,05% das obras públicas descumpriram o prazo e 61,89% não terminaram com o custo previsto. Isso acontece quando as ferramentas de gestão de projetos não atendem às necessidades.

Mas como escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos para o seu time? É preciso avaliar as necessidades específicas da sua empresa, a facilidade de uso e outros aspectos.

Quer ficar por dentro do assunto? Confira os principais critérios para escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos e outras informações importantes!

01Por que usar uma ferramenta de gestão de projetos?

Usar uma ferramenta de gestão de projetos pode trazer mais organização e colaboração para o seu negócio. Quer saber como? Quando você coloca uma ferramenta de gestão de projetos no dia a dia, os benefícios são enormes. Veja só:

• Mais organização - com o Microsoft Project, por exemplo, é possível centralizar tarefas, prazos e responsabilidades em um só lugar;
• Colaboração sem estresse - a equipe tem tudo ao alcance e pode colaborar de forma eficiente, sem confusão;
• Visibilidade do progresso - acompanhe o andamento e ajuste prioridades, garantindo que nada seja esquecido.

02Como a tecnologia pode melhorar o gerenciamento de tarefas

Além de deixar tudo mais organizado, as ferramentas de gestão de projetos ajudam a executar as tarefas de forma mais rápida e eficiente:

• Automatização de tarefas - a tecnologia automatiza as tarefas repetitivas, economizando tempo e liberando sua equipe para o que importa;
• Acompanhamento em tempo real - veja o progresso em tempo real e faça ajustes rápidos quando necessário;
• Integração com outras ferramentas - as plataformas se integram com outros sistemas, criando um fluxo de trabalho conectado.

034 Critérios para escolher a ferramenta ideal

Vamos dar uma olhada no que você precisa considerar para escolher a ferramenta de gestão de projetos ideal:

1. Integração com outras ferramentas da empresa

Veja se a ferramenta se integra bem com os sistemas que você já usa na empresa. Se a ferramenta se integrar bem aos seus CRMs e sistemas, o trabalho fluirá de forma mais eficiente, sem problemas de "importação de dados".

2. Facilidade de uso e interface intuitiva

Quem tem tempo para perder tentando descobrir como usar uma ferramenta complicada? Por isso, é importante que a plataforma tenha uma interface simples e fácil de navegar. Desse modo, sua equipe se adapta rapidamente e aproveita todos os recursos da ferramenta.

3. Recursos como gráficos, painéis e automação

Acompanhar o progresso do projeto fica bem mais fácil com gráficos e painéis interativos. Enquanto isso, a automação ajuda a economizar tempo e aumentar a eficiência do time.

4. Escalabilidade: crescer junto com o negócio

Sua empresa está crescendo? Então, a ferramenta precisa crescer junto. Certifique-se de que ela seja escalável para lidar com mais usuários e projetos sem perder desempenho, evitando o trabalho de trocar de plataforma futuramente.

04Comparação entre algumas das principais ferramentas do mercado

Entender as opções mais populares do mercado pode facilitar a escolha da melhor ferramenta.

Microsoft Project

• Quem se beneficia - empresas maiores ou aquelas com projetos mais detalhados e complexos;
• O que oferece - gestão de cronogramas, gráficos de Gantt, relatórios avançados e integração com o Microsoft 365;
• Pontos fortes - perfeito para quem já usa Microsoft Office e precisa de uma solução mais completa para projetos grandes;
• Pontos fracos - pode ser mais difícil de usar no começo, além de exigir um investimento maior.

Trello

• O que oferece - quadros Kanban, integração com Slack e Google Drive, e uma visão clara das tarefas;
• Pontos fortes - fácil de usar e visualmente atrativo. Ideal para tarefas mais simples e pequenas equipes;
• Pontos fracos - faltam recursos para projetos mais complexos.

Asana

• Quem se beneficia - equipes de qualquer porte, especialmente aquelas que precisam de mais controle no planejamento e execução;
• O que oferece - tarefas com subtarefas, gráficos de progresso, fluxos de trabalho personalizados e integração com outras ferramentas para gestão de projetos;
• Pontos fortes - uma boa combinação de recursos e facilidade de uso. Ótima para acompanhar o progresso de cada tarefa;
• Pontos fracos - algumas funcionalidades só estão disponíveis nas versões pagas.

Monday.com

• Quem se beneficia - empresas de todos os tamanhos que buscam flexibilidade e personalização;
• O que oferece - visuais personalizados, automação de tarefas, e integração com diversas plataformas;
• Pontos fortes - interface fácil de usar, ótima personalização e suporte ao cliente;
• Pontos fortes - interface fácil de usar, ótima personalização e suporte ao cliente;

Qual ferramenta escolher para sua empresa?

Para pequenas ou grandes empresas, bem como projetos complexos - o Microsoft Project é perfeito, com todos os recursos necessários para facilitar a gestão.

05Escolha o Microsoft Project para gestão de projetos

Como visto, escolher a ferramentas de gestão de projetos correta faz toda a diferença no dia a dia da sua equipe. O Microsoft Project, por exemplo, é ótimo para projetos grandes e complexos. O segredo é entender as necessidades da sua empresa.

Quer ver como o Microsoft Project pode facilitar a gestão dos seus projetos? Vem conversar com a gente na nossa consultoria Microsoft Online. Mostraremos como essa ferramenta pode ajudar sua equipe a ir ainda mais longe!

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