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Microsoft Flow – Integrando com SharePoint e Project Online

Ricardo Sabino
15/09/2019

Microsoft Flow é um serviço baseado na nuvem que permite que o usuário automatize e personalize fluxos e tarefas, integrando-o de maneira simples com diversas plataformas como Office 365, Project Online, SharePoint, Outlook, Microsoft Teams, Onedrive e ferramentas de terceiros como Salesforce, Facebook, Twitter entre outros.

Microsoft Flow (1)

O Microsoft Flow funciona basicamente através de um gatilho que dispara uma ação. Um gatilho é o evento que iniciará o fluxo. O gatilho pode ser um e-mail recebido, um fluxo de aprovação que foi criado ou mesmo quando algo for criado no SharePoint. Abaixo estão alguns exemplos de gatilhos que podem ser utilizados:

Microsoft Flow (2)

Para criar um fluxo, o usuário deve especificar qual ação deve ocorrer quando um evento específico ocorre. A ação será aquilo que se deseja que seja realizado em seguida. Por exemplo: Quando o gatilho "recebi um e-mail" for disparado você pode criar a ação "disparar notificação via o Microsoft Teams".

Microsoft Flow (3)

Para que seja possível utilizar o Microsoft Flow, é necessário usar conectores que servem para fazer a integração entre diversas plataformas. Abaixo listamos os principais conectores do Microsoft Flow:

Microsoft Flow (4)

Para conhecer a lista completa de conectores disponíveis, acesse o link Microsoft Flow.

Caso seu usuário esteja vinculado ao Office 365, você já terá o pacote básico do Microsoft Flow.

Para utilizar alguns conectores específicos, será necessário que você possua licença premium. Abaixo, listamos a diferença de cada um dos planos e seus respectivos valores.

Microsoft Flow (5)

Para saber mais sobre o seu plano, licenças e seus recursos, contate o administrador de sua rede.

Acessando o Microsoft Flow

Acessando o site do Portal Office 365 você pode clicar no ícone Flow, conforme tela abaixo:

Microsoft Flow (6)

Após clicar no ícone, será exibida a tela abaixo:

Você pode criar um fluxo personalizado ou, se preferir, poderá utilizar algum dos modelos já disponíveis no site, conforme abaixo:

Microsoft Flow (7)

Além disso, existem outras aplicações que você pode realizar para utilizar o Microsoft Flow e otimizar as suas atividades. No site da Microsoft você pode encontrar outros modelos disponíveis para a sua utilização, entre os quais podemos destacar:

Microsoft Flow (8)

Existem diversas possibilidades para utilização do Microsoft Flow. Por exemplo, podemos criar um fluxo onde será disparado uma mensagem via Microsoft Teams, caso algum Projeto do Project Online não tenha sido publicado há mais de 20 dias, alertando-o de que esta atividade não foi realizada.

Para a criação de cada fluxo, é preciso configurar cada uma das etapas que o fluxo irá realizar.

Neste caso, precisamos configurar cada uma das etapas seguintes para que o Microsoft Flow seja integrado com os dados que estão em uma lista do SharePoint:

Microsoft Flow (9)

Quando o fluxo estiver pronto, caso o funcionário não tenha feito a atualização e publicação do projeto, irá receber uma mensagem de alerta no Microsoft Teams conforme a mensagem abaixo:

Microsoft Flow (10)

Podemos citar também um exemplo de integração com o Project Online. Neste caso o Roadmap será atualizado sempre que um projeto for publicado no Project. Para isto, precisamos configurar o fluxo descrito abaixo:

Microsoft Flow (11)

Neste exemplo, todas as vezes que um projeto fosse publicado o Microsoft Flow iria automaticamente atualizar o Roadmap, permitindo que o mesmo esteja sempre com a última versão.

Caso não saiba o que é o Roadmap, temos um artigo sobre o assunto publicado anteriormente.

Estes são apenas dois exemplos de utilização do Microsoft Flow, porém podemos integrá-lo de diversas maneiras de acordo com a necessidade de sua empresa.

Para saber como podemos otimizar seus processos, economizar tempo e melhorar a comunicação entre as suas equipes, entre em contato conosco.

Referência: Project Online and adaptive cards in Microsoft Teams using Microsoft Flow to chase users for overdue timesheets

Project Online ou Project Server?

Ricardo Sabino
01/09/2019

Talvez em determinado momento de sua trajetória profissional, na empresa em que você trabalha, surgiu o seguinte questionamento: Devemos implantar o Project Online ou Project Server?

Project Online ou Server (1)

Escrevemos este texto para te orientar sobre as diferenças e particularidades de cada uma das versões do Project Online e Server, para que você possa ter uma visão geral do Microsoft Project.

Neste artigo, não consideraremos aspectos técnicos como versão, capacidade de servidor ou qualquer outra característica técnica, pois nosso objetivo é trazer uma visão geral sob a perspectiva da área de negócios da empresa.

Neste comparativo entre Project Server e Online consideramos os seguintes tópicos:

  • Hospedagem;
  • Licenciamento;
  • Acessos;
  • Instalação / Implantação;
  • Integração;
  • Migração.

Inicialmente, a diferença entre o Project Online e o Project Server começa no seu local de hospedagem, o Project Online é hospedado nos servidores da Microsoft. Já o Project Server é hospedado nos servidores locais da empresa ou em algum servidor privado, porém o Project Server por ter menos acessos e ser menos exposto, é considerado por muitos como sendo mais seguro do que o Project Online.

Outra diferença que podemos mencionar estão relacionadas ao tipo de licenças necessárias para o funcionamento dos dois. No Project Online você poderá escolher 3 planos, "Project Online Essentials", "Project Online Professional" e "Project Online Premium".

Project Online ou Server (2)

O Project Online Essentials é usado pelos membros de equipes na qual a interface é baseada para membros com as funcionalidades de atualizar tarefas, relatar problemas e riscos, enviar quadro de horários, compartilhar documentos e utilizar as plataformas "Microsoft Teams" ou "Skype for Business".

O Project Online Professional é usado pelos gerentes de projeto com todas as funcionalidades do Project Online Essentials, controle de custos, agendamento de projetos, gerenciamento de recurso, publicação dos projetos na nuvem, aplicativo do Project para área de trabalho na versão mais recente. Cada licença de assinatura permite até cinco instalações simultâneas do aplicativo Project para área de trabalho.

O Project Online Premium é usado pelos gerentes de recursos e portfólios, a licença possui todas as funcionalidades do Project Online Professional e adiciona a função de seleção e otimização de portfólios, gerenciamento de demanda, gerenciamento de recursos da empresa e opções de relatórios prontos de portfólio.

No caso do Project Server, o custo com licenciamento é maior pois dependerá da quantidade de usuários sendo que as licenças serão de propriedade da empresa.

Para o Project Online, não há a necessidade de se preocupar com o investimento para aquisição ou atualização de servidores, pois estes são de responsabilidade de Microsoft. O atendimento e suporte técnico será realizado via central online.

Project Online ou Server (3)

Já para o Project Server, a empresa é responsável pela aquisição e atualização dos servidores devendo, para isto, ter uma estrutura interna com departamento de TI para a realização desta atividade. Além disso, os pacotes de atualização também são de responsabilidade da empresa. O suporte técnico da Microsoft será realizado via telefone.

Partindo do princípio que os servidores já foram contratados ou instalados, o passo seguinte é avaliarmos como seriam realizados os acessos a estes servidores.

Para o Project Online, a Microsoft não disponibiliza acesso ao banco de dados e tanto o backup quanto a segurança contra vírus, spams e bots também ficam sob a responsabilidade da Microsoft. No Project Online, a Microsoft prevê Uptime de 24x7 garantidos por eles.

O Project Server permite acesso ao banco de dados e log de erros. Além disso, o backup de projetos é nativo e o backup da base de dados é feita via SQL. O Project Server também permite o acesso a central administrativa completa para a realização da configuração do servidor.

O próximo item que abordaremos é a integração do Project com outras ferramentas de mercado. No Project Online temos maior facilidade para extrair relatórios do sistema, porém é necessário utilizarmos ODATA. Outra característica que podemos listar é a fácil integração com aplicativos Microsoft (PowerApp, Flow, PowerBI, Exchange Online).

Por outro lado, Project Server tem maior facilidade para integrações com produtos de terceiros como por exemplo SAP ou Oracle.

Por último, analisaremos a diferença entre eles quando pensamos em migração de versões.

No caso do Project Online, a migração para as próximas versões do PPM é automática, sem a necessidade de nenhum processo manual a ser realizado pela empresa, pois toda migração é realizada pela Microsoft.

Para a migração do Project Server, o trabalho a ser realizado pode ser considerado maior pois:

  • O Produto fica desatualizado com o tempo;
  • A cada 3 anos a Microsoft lança um Novo Project Server;
  • É esperado que de 5 em 5 anos seja necessário fazer a migração;
  • O Suporte da Microsoft expira após alguns anos.

Considerando os itens que apresentamos neste artigo, a decisão para escolha de qual versão do Project será indicada para a sua empresa talvez leva em consideração outros pontos que além dos citados neste artigo como: tamanho da empresa, quantidade de usuários, estrutura, budget entre outros. Esperamos ter esclarecido suas principais dúvidas com este artigo para que você possa promover uma discussão em sua empresa sobre as vantagens e desvantagens da instalação do Project Online e Project Server.

Project Online ou Server (4)

Para saber mais sobre as soluções da MLPro para a sua empresa, entre em contato conosco e solicite uma proposta.

Visualizando seu projeto com o Roadmap (Roteiro)

Ricardo Sabino
15/08/2019

Imaginem uma situação onde você é o gerente de projetos responsável por relatar o andamento dos projetos em uma reunião executiva que foi agendada de última hora. Por mais que você mantenha os cronogramas atualizados, nesta reunião, você precisa mostrar as informações de rápida, prática e visual para os diretores porém, abrir cada um dos cronogramas pode não ser a melhor solução para você.

E agora como você pode resolver este caso ?

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 1

Se você se identificou com esta situação este post pode te interessar.

Para resolver isso existe um recurso do Project Online chamado Roadmap.

Este recurso está disponível para todos os assinantes do Project Online Professional ou Project Online Premium e permite a visualização dos status de cada um de seus projetos.

Ele foi desenvolvido na plataforma Microsoft Power, uma solução robusta que combina uma série de produtos Microsoft - Office 365, Dynamics 365, DevOps do Azure, Power BI, PowerApps e Flow em uma única solução de conexão de dados. O Roadmap em si é baseado no Microsoft Flow. [1]

Caso o Roadmap não esteja disponível para visualização em sua página inicial contate o administrador do Office 365 para habilitá-lo.

Talvez você esteja pensando "legal" , "pode resolver meus problemas" mas como eu faço isso?

Para utilizar o Roadmap basta seguir os passos descritos a seguir:

Para acessar o Roadmap clicar em Criar Novo e em seguida em Roteiro conforme figura abaixo.

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 2

Para adicionar um projeto e depois adicionar as tarefas relacionadas a ele você deve primeiro adicionar uma linha, basta clicar no botão "Adicionar linha".

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 3

Após clicar você verá algumas linhas para preencher como título, proprietário e conexão. Em "Conexão" você deve selecionar a opção Project.

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 4

Depois de selecionar a opção do Project você deverá colocar a url do site onde estão os projetos, digite o nome do Projeto e clique em Conectar.

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 5

Agora basta digitar o nome das tarefas que deseja selecionar e após isso clicar em salvar.

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 6

Após a realização dos passos acima você terá uma visualização na linha do tempo de suas tarefas ou marcos conforme exemplo abaixo:

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 7

Pronto, agora você já tem uma uma maneira simples e visual de visualizar o status em tarefas, projetos, portfólios ou programas. Você pode ver todos os tipos de projetos atuais, como o Project Online e o Azure Boards, em um só lugar e editar e filtrar facilmente apenas as tarefas, os marcos e as fases que deseja visualizar.

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 8

O Roadmap facilitará tanto a visão executiva quanto a visão do PMO que poderá monitorar o progresso das atividades mais relevantes do projeto acompanhando eventuais desvios do cronograma de forma visível em uma linha do tempo. Você pode criar vários roadmaps criando assim uma visão executiva para o portfólio de projetos, agilizando a análise das informações e tomada de decisões.

Visualizando-seu-projeto-com-o-Roadmap 9

Entendendo agora como o Roadmap funciona, talvez em sua próxima reunião, para apresentar os status dos projetos, você pode utilizá-lo e implantar em sua empresa a utilização desta funcionalidade melhorando a gestão dos projetos de sua empresa.

Nas soluções oferecidas pela MLPro além da implementação do Project Online, parametrização, treinamentos e relatórios personalizados contemplamos a utilização do Roadmap para que a sua empresa possa ter acesso as informações de seu portfólio de projetos de forma rápida, prática e ágil.

Para saber mais sobre as soluções da MLPro para a sua empresa entre em contato conosco e solicite uma proposta.

Você pode aprender mais sobre como começar a usar o Roadmap acessando os links da Microsoft abaixo:

[1] Texto adaptado do site Visualize the status of your projects with Roadmap today.

Project Server

Novidades e dicas relacionadas ao Microsoft Project Online e Project Server.

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