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Em tempos de atividades realizadas remotamente, cada vez mais as empresas precisam encontrar maneiras para gerenciar as atividades que são realizadas por suas equipes de trabalho. Por outro lado, a execução do trabalho remoto, para os funcionários, pode gerar melhor qualidade de vida permitindo maior facilidade para apontar as atividades realizadas.

Uma forma de realizar este controle em grande escala, e que já está sendo utilizada por muitas empresas, é a utilização do quadro de horas.

Neste artigo, apresentaremos as funcionalidades do quadro de horas, seus principais benefícios e em como ele pode te ajudar a trabalhar melhor.

Como funciona o Quadro de Horas ?

O quadro de horas é uma ferramenta nativa do Project Online, que tem como objetivo permitir o apontamento das horas trabalhadas pelos profissionais e respectivas aprovações por parte de seus gestores.

Inicialmente, é preciso nomear um gerente de quadro de horas que será o responsável pela aprovação do quadro de horas que será enviado por cada colaborador da empresa.

O Profissional irá apontar as horas trabalhadas normalmente no Project, informando o trabalho que já foi realizado.

Após o apontamento, o colaborador deve fazer a publicação do projeto para que as alterações também sejam publicadas no PWA. Em seguida, ele deverá submeter o quadro de horas para aprovação.

Para verificar se o quadro foi criado corretamente, basta acessar o PWA e clicar no link Gerenciar quadro de horas. Será exibida a tela com todos os quadros de horas que foram apontados nas semanas anteriores, onde o colaborador pode verificar o período, total de horas e o status do quadro:

Neste exemplo, selecionamos o quadro da semana do dia 15.03 à 21.03 e podemos verificar o apontamento das horas e suas respectivas atividades:

O profissional deve consultar para verificar se as horas apontadas estão corretas. Caso estejam corretas, o colaborador deverá selecionar a opção para “Entregar o Quadro de Horários Final”:

E quais os benefícios ao utilizar o Quadro de Horas ?

Existem inúmeros benefícios que podemos listar, tanto para o gestor responsável pelo acompanhamento das atividades quanto para os profissionais responsáveis pela execução das atividades.

Primeiramente, vamos abordar os principais benefícios para o colaborador:

• Maior facilidade para controle das atividades a serem executadas;
• Apoio para gestão de tempo e controle de atividades;
• Melhor organização e planejamento de atividades;

Podemos considerar que com os benefícios citados acima, o colaborar terá condições de planejar melhor a execução das atividades previstas nos projetos que irá atuar.

Por outro lado, podemos citar também alguns benefícios para os gestores e responsáveis das áreas:

• Controle e acompanhamento das atividades executadas pelos funcionários;
• Melhor visualização da disponibilidade de recursos;
• Maior eficiência para gestão das horas utilizadas nos projetos;
• Análise do desvio de horas previstas no projeto;
• Melhoria no planejamento do projeto;

A utilização do quadro de horas, permite melhor visualização das horas consumidas nos projetos e facilita o trabalho de acompanhamento das atividades para os gestores das áreas.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre a utilização do quadro de horas e como ele pode colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

De acordo com o PMBOK, recomenda-se que o gerente de projetos realize a gestão das 10 áreas de conhecimento para aumentar a possibilidade de sucesso ao gerenciar os projetos da empresa.

A gestão de recursos humanos é considerada por muitos profissionais como uma das mais complexas, pois além de tratar das características individuais das pessoas, aborda também a alocação dos recursos no projeto.

Em algumas situações, o gerente de projetos precisa verificar a disponibilidade de um recurso para alocação em alguma atividade dentro do projeto. Porém, muitas vezes ele não tem certeza se o profissional está ou não disponível para atender esta demanda.

Muitas vezes o gerente de projetos se depara com uma situação onde precisa verificar a disponibilidade de um recurso para alocação em alguma atividade dentro do projeto. Porém, muitas vezes ele não tem certeza se o profissional está ou não disponível para executar determinada atividade.

Neste artigo, apresentaremos um relatório que permite a análise de capacidade de recursos para solucionar o problema descrito acima.

No meio do projeto surge um imprevisto

Imaginem uma situação onde o gerente de projetos precisa realocar os integrantes de sua equipe, porém não tem certeza sobre a disponibilidade ou não de alguns profissionais. Para que o projeto possa ser entregue no prazo, a equipe precisa realizar as atividades no prazo previsto.

Tudo estava caminhando conforme planejado, mas houve um imprevisto com um dos recursos e algumas atividades precisarão ser realizadas por outros profissionais.

E agora, como realocar as atividades do projeto garantindo que os profissionais irão executá-las não fiquem super alocados?

Antes de responder a este questionamento, vamos apresentar as funcionalidades do relatório de análise de capacidade de recursos que foi desenvolvido pela MLPro.

O que é o relatório de análise de capacidade de recursos?

O relatório de análise de capacidade de recursos é um relatório desenvolvido pela MLPro para facilitar a visualização das informações sobre a alocação, disponibilidade ou mesmo indisponibilidade dos recursos do projeto.

Este relatório exibe as informações da capacidade mensal de alocação dos recursos versus qual é a alocação dos recursos dentro de determinado mês. Com estas informações, o gerente de projetos consegue visualizar o total de horas e o percentual de alocação de cada recurso da empresa.

Além disso, o relatório exibe um gráfico com percentual da alocação do recurso separado por departamentos sendo que também é possível realizar um filtro por ano, mês, departamento, recurso ou projeto.

Com o acesso fácil a estas informações, o gerente de projetos tem condições de analisar a disponibilidade de seu time e com isso realocar os profissionais de acordo com a necessidade do projeto.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre os relatórios desenvolvidos pela MLPro e como eles podem colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas precisam otimizar a utilização de seus recursos para evitar desperdícios que podem resultar em perda de dinheiro, atrasos ou até mesmo aplicação de multas por não cumprimento contratual.

Independente do tamanho do projeto, o gerente de projetos deve estar atento à alguns fatores para evitar que o projeto “saia do trilho”.

Neste artigo, falaremos sobre 5 pontos que recomendamos para que todo gerente de projetos esteja atento ao gerenciar os projetos de sua empresa.

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Com o apoio deste relatório, o gerente de projetos tem acesso a visualização das informações dos projetos e consegue checar se existem não conformidades no lançamento das informações.

Além do relatório de QA de projetos, a MLPro desenvolveu o relatório de QA de portfólio para que, tanto o gerente de projetos quanto o PMO, possam analisar e avaliar o ponto de situação do portfólio de projetos da empresa.

Neste artigo apresentaremos o relatório de QA de portfólio e suas principais características.

Visualizando informações do Projeto

Para facilitar a análise e gestão dos projetos, o relatório de QA de portfólio permite a visualização de informações e indicadores do projeto, fornecendo ao gerente de projetos e PMO informações relevantes para a tomada de decisões.

Conforme relatamos anteriormente, os relatórios de QA tem como objetivo apontar se existem falhas no lançamento das informações nos projetos, permitindo aos responsáveis que identifiquem o que precisa ser corrigido para garantir a qualidade da informação. Estas informações geralmente são utilizadas em auditorias, sejam elas internas ou externas.

O relatório de QA de portfólio desenvolvido pela MLPro permite a visualização gráfica das seguintes informações:

• % Projetos sem linha de base;
• % Projetos com término no passado sem conclusão;
• % Projetos desatualizados;
• % Projetos fora do orçamento;
• % Projetos atrasados;

Detalhamento das Informações

Além das informações gráficas, também é possível realizar uma análise mais detalhada das informações. Por exemplo, no caso dos projetos sem linha de base, o relatório exibe também o nome do projeto e o proprietário do projeto.

O detalhamento da informação tem como objetivo permitir que o PMO da empresa identifique o responsável pelo projeto, e assim possa orientá-lo quanto as melhores práticas a serem realizadas na gestão de projetos.

No caso de Projetos com término no passado sem conclusão, temos a informações do nome do projeto, quantidade de dias, nome do proprietário e percentual de conclusão do projeto.

Podemos parametrizar para que o relatório informe a quantidade de projetos que não são atualizados há mais de 10 dias, descrevendo o nome do projeto, nome do proprietário e quantidade de dias desde a última publicação.

Neste relatório o gerente de projetos pode verificar se existe algum projeto com proprietário inativo. Esta situação pode ocorrer no caso de desligamento de um colaborador que havia sido informado como responsável por um projeto.

O controle do orçamento do projeto é um item que merece atenção especial do gerente de projetos, já que eventuais desvios no orçamento do projeto podem comprometer a saúde financeira da empresa pois estão relacionados ao calendário de recebimento e desembolso do projeto.

Para atender a esta necessidade, o relatório de QA de portfólio desenvolvido pela MLPro permite a visualização dos projetos com desvio no orçamento, trazendo também o custo orçado e o custo planejado do projeto.

Para saber mais sobre relatório de QA de portfólio, implementação de soluções PPM, migrações do Microsoft Project Online ou Project Server entre em contato conosco.

Na gestão dos projetos, cada vez mais é necessário agilidade para identificar os GAP's dos projetos e assim tomar medidas corretivas para que o projeto siga de acordo com o planejamento inicial.

Além da utilização do Microsoft Project, o gerente de projetos utiliza os relatórios customizados para ter maior visibilidade do ponto de situação dos projetos e com isso ter condições de atuar sempre que seja necessário.

Sabemos que muitas vezes, em decorrência do volume de atividades, nem sempre a equipe do projeto ou até mesmo o gerente de projetos conseguem atualizar as informações ou preencher corretamente, e isso, pode gerar problemas no controle e acompanhamento dos projetos.

Para ajudar na gestão dos projetos e resolver esta questão, existem relatórios de Quality Assurance (QA) que podem indicar onde existem falhas no apontamento das informações nos projetos, permitindo aos responsáveis que identifiquem o que precisa ser corrigido para garantir a qualidade da informação.

Neste artigo falaremos sobre a importância do Relatório de QA na gestão dos projetos e dos principais benefícios de sua utilização.

O que é Quality Assurance (QA)?

Podemos dizer que originalmente Quality Assurance (QA) é um conjunto de atividades voltadas para garantir a qualidade nos processos de desenvolvimento de sistemas.

As atividades de QA tem foco na prevenção de defeitos relacionados aos processos de desenvolvimento de software.

Como não estamos tratando de desenvolvimento de sistemas, consideraremos que as atividades de QA estarão voltadas para garantir a qualidade da informação apontada nos projetos, para que os dados estejam corretos e assim mantenham a confiabilidade das mesmas.

Quando falamos em projetos, temos uma infinidade de informações que podem ser lançadas de forma incorreta ou mesmo que podem não ser atualizadas corretamente.

Além de seguir as normas e procedimentos internos, a equipe do projeto deve manter o cronograma de atividades atualizado para que o Gerente de Projetos tenha sempre a visão correta das informações.

Podemos ter, por exemplo, projetos que foram lançados sem linha de base, impossibilitando que seja realizada uma análise dos desvios do projeto. Além disso, podemos ter tarefas atrasadas que não foram realizadas ou tarefas com recursos inativos, gerando assim inconsistência das informações.

Existem atividades críticas que, se atrasadas, podem comprometer o andamento do projeto gerando atrasos no cronograma ou até mesmo impacto financeiro negativo no projeto. Por conta da importância dessas atividades, é fundamental que se tenha a visibilidade de suas datas de início e fim previstos. Além disso, podemos cadastrar riscos e/ou problemas que precisam ser previstos para que sejam tratados durante a execução do projeto.

Para identificar eventuais inconformidades nos lançamentos e apontamentos das informações, existem relatórios de auditoria que tem como objetivo facilitar a identificação dessas inconformidades, para que assim o gerente de projetos possa orientar a equipe do projeto ou corrigir os apontamentos incorretos.

Tipos de Auditoria de Projetos

As auditorias em projetos podem ser internas ou externas. As auditorias internas são realizadas por funcionários da empresa que tem a responsabilidade de avaliar e analisar os sistemas internos da companhia e reportar os resultados da análise diretamente para a diretoria da empresa.

As auditorias externas são realizadas por uma equipe independente, que geralmente é contratada para analisar e avaliar os sistemas ou projetos da companhia.

Abaixo estão as principais diferenças entre as auditorias:

Principais benefícios dos relatórios de QA

Entre os inúmeros benefícios obtidos com a utilização do relatório, podemos destacar:

• Maior facilidade para identificação dos problemas dos projetos;
• Maior confiabilidade da informação para a tomada de decisões;
• Padronização do input de informações;
• Melhorar a performance dos projetos;
• Possibilidade de identificação do Projeto e responsável, permitindo avaliação de necessidade de capacitação interna;
• Aumentar a aderência na utilização da metodologia de projetos dentro da empresa.

Além dos benefícios acima listados, o relatório de QA permite a realização de melhoria contínua nos processos de gerenciamento de projetos aumentando a maturidade na gestão dos projetos da empresa.

Ao contrário do que muitos profissionais talvez imaginem, o objetivo do relatório de QA de Projetos é atuar na prevenção dos problemas referentes ao apontamento das informações e, caso seja identificada alguma não conformidade, permitir ao gerente de projetos orientar o responsável pelo preenchimento, já que o relatório permite a visualização do nome e do responsável pelo projeto.

Com a utilização do Relatório de QA de Projetos desenvolvidos pela MLPro, o gerente de projetos tem acesso a informações relevantes do projeto, podendo acompanhar se existem inconsistências nos lançamentos e assim tomar as devidas ações para solucionar cada caso.

Para saber mais sobre Relatórios de QA de Projetos, implementação de soluções PPM, migrações do Microsoft Project Online ou Project Server, entre em contato conosco.

No artigo publicado em setembro de 2019, abordamos as diferenças e particularidades de cada uma das versões do Microsoft Project Online e Microsoft Project Server. Nesta publicação falaremos sobre a importância e benefícios da migração do Project Server para o Microsoft Project Online.

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Quando falamos em gerenciamento de projetos e em toda complexidade na execução desta atividade, precisamos ressaltar a importância da escolha de uma ferramenta de apoio ao gerente de projetos para que este possa ter acesso a informação de forma rápida e clara, para que assim possa tomar as melhores decisões ou mesmo reportar o andamento dos projetos para os stakeholders em todos os níveis hierárquicos da empresa.

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Conforme anunciamos no post que publicamos no início do mês passado, a Microsoft anunciou oficialmente o lançamento do Novo Project.

O Novo Project será chamado de Project para Web ou simplesmente Project e foi projetado para ser simples e poderoso, permitindo que os membros das equipes de trabalho possam trabalhar de forma mais interativa e colaborativa.

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Quando isto acontece, é preciso solicitar para o administrador “forçar o Check-in” dos objetos do projeto, para que outros usuários possam fazer o Check-out, atualizar o cronograma e fazer o Check-in liberando-o para outros usuários.

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O Novo Project Online estará voltado para as necessidades do presente e futuro do gerenciamento de projetos e deve oferecer esta experiência com visual mais "amigável" e intuitiva, facilitando a navegação e o trabalho colaborativo dos usuários.

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Para resolver isso existe um recurso do Project Online chamado Roadmap.

Este recurso está disponível para todos os assinantes do Project Online Professional ou Project Online Premium e permite a visualização dos status de cada um de seus projetos.

Ele foi desenvolvido na plataforma Microsoft Power, uma solução robusta que combina uma série de produtos Microsoft - Office 365, Dynamics 365, DevOps do Azure, Power BI, PowerApps e Flow em uma única solução de conexão de dados. O Roadmap em si é baseado no Microsoft Flow. [1]

Caso o Roadmap não esteja disponível para visualização em sua página inicial contate o administrador do Office 365 para habilitá-lo.

Talvez você esteja pensando "legal" , "pode resolver meus problemas" mas como eu faço isso?

Para utilizar o Roadmap basta seguir os passos descritos a seguir:

Para acessar o Roadmap clicar em Criar Novo e em seguida em Roteiro conforme figura abaixo.

Para adicionar um projeto e depois adicionar as tarefas relacionadas a ele você deve primeiro adicionar uma linha, basta clicar no botão "Adicionar linha".

Após clicar você verá algumas linhas para preencher como título, proprietário e conexão. Em "Conexão" você deve selecionar a opção Project.

Depois de selecionar a opção do Project você deverá colocar a url do site onde estão os projetos, digite o nome do Projeto e clique em Conectar.

Agora basta digitar o nome das tarefas que deseja selecionar e após isso clicar em salvar.

Após a realização dos passos acima você terá uma visualização na linha do tempo de suas tarefas ou marcos conforme exemplo abaixo:

Pronto, agora você já tem uma uma maneira simples e visual de visualizar o status em tarefas, projetos, portfólios ou programas. Você pode ver todos os tipos de projetos atuais, como o Project Online e o Azure Boards, em um só lugar e editar e filtrar facilmente apenas as tarefas, os marcos e as fases que deseja visualizar.

O Roadmap facilitará tanto a visão executiva quanto a visão do PMO que poderá monitorar o progresso das atividades mais relevantes do projeto acompanhando eventuais desvios do cronograma de forma visível em uma linha do tempo. Você pode criar vários roadmaps criando assim uma visão executiva para o portfólio de projetos, agilizando a análise das informações e tomada de decisões.

Entendendo agora como o Roadmap funciona, talvez em sua próxima reunião, para apresentar os status dos projetos, você pode utilizá-lo e implantar em sua empresa a utilização desta funcionalidade melhorando a gestão dos projetos de sua empresa.

Nas soluções oferecidas pela MLPro além da implementação do Project Online, parametrização, treinamentos e relatórios personalizados contemplamos a utilização do Roadmap para que a sua empresa possa ter acesso as informações de seu portfólio de projetos de forma rápida, prática e ágil.

Para saber mais sobre as soluções da MLPro para a sua empresa entre em contato conosco e solicite uma proposta.

Você pode aprender mais sobre como começar a usar o Roadmap acessando os links da Microsoft abaixo:

• Welcome to Roadmap
• Announcing Project Roadmaps

[1] Texto adaptado do site Visualize the status of your projects with Roadmap today.