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Gerenciando Projetos com Microsoft Power BI

Ricardo Sabino e Leandro Lima
30/05/2020
gerenciando projetos com power bi(0)

Quando falamos em gestão de projetos, temos uma infinidade de informações que precisam ser analisadas para que os gestores tenham condições de tomar as melhores decisões durante o projeto.

Porém, com o volume de informações que temos acesso atualmente, cada vez mais precisamos ter uma forma ágil para analisar estas informações e avaliar os impactos delas na gestão de nossos projetos.

Neste artigo, vamos apresentar algumas características do relatório de Dashboard de Portfólio desenvolvido em Power BI pela MLPro e os principais benefícios de sua utilização na gestão dos projetos de sua empresa.

Antes de falarmos sobre a gestão de Projetos com Power BI e do relatório de dashboard de portfólio, vamos iniciar comentando sobre o Microsoft Project Online.

Microsoft Project Online

O Microsoft Project permite a gestão completa dos projetos de sua empresa através do planejamento do cronograma, controle de tarefas, alocação, análise de capacidade de recursos, controle de linhas de base do projeto e geração de relatórios “nativos” do Project.

gerenciando projetos com power bi(3)

Por mais que os relatórios nativos do Project permitam algumas parametrizações, dependendo das características de seus projetos, talvez a sua empresa tenha a necessidade de informações personalizadas e customizadas.

Para suprir esta necessidade, a Microsoft recomenda a utilização do Microsoft Power BI que permite uma avaliação mais refinada das informações de seus projetos.

O que é o Microsoft Power BI?

O Power BI é uma ferramenta de Business Inteligence desenvolvida pela Microsoft que possibilita a criação de dashboards e relatórios dinâmicos permitindo a análise de forma simples e intuitiva para melhorar o processo de análise e tomada de decisões.

Com a utilização do Power BI, é possível realizar uma análise dos dados do projeto, permitindo a visualização completa de seus indicadores e com isso ter uma análise de 360 graus de seus projetos.

Controlando o Portfólio de Projetos com Power BI

Para facilitar a visualização das informações do portfólio de projetos da empresa, a MLPro desenvolveu um relatório em Power BI que permite uma gestão mais efetiva dos projetos de sua empresa.

gerenciando projetos com power bi(5)

Neste relatório, é possível filtrar os projetos por departamento, gerente de projetos, tipo de projeto e data de término do projeto.

Além destes filtros, o relatório da MLPro permite a visualização dos seguintes gráficos:

Ao analisarmos o gráfico de Portfólio por Status temos a possibilidade de acompanharmos o status de cada projeto de acordo com a sua respectiva fase de execução. gerenciando projetos com power bi(4)

Com a visualização destas informações, o gerente de projetos tem condições de acompanhar de forma prática e ágil a situação dos projetos da empresa e assim tomar ações corretivas caso seja necessário.

Este relatório exibe a situação do Portfólio por Status utilização dos seguintes filtros de pesquisa:

  • Nome do Projeto;
  • Departamento do Projetos;
  • Fase do Projeto;
  • Departamento do projeto;
  • Priorização;

Além destes filtros, você pode acompanhar o Status de cada projeto, qual o percentual previsto, percentual concluído de cada projeto, data de início, data de término e o proprietário do projeto.

Os gráficos trazem as informações de todos os projetos mas, caso o gerente de projetos queira verificar qual é o projeto de uma fase específica basta clicar na no gráfico de acordo com o status desejado e apenas estes projetos serão exibidos.

Com o acesso fácil e rápido a essas informações, é possível analisar a situação de cada projeto de sua empresa e acionar o responsável para tomar ações corretivas, caso seja necessário.

Para saber mais sobre o Microsoft Power BI, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

Comparando Microsoft Planner e Microsoft Project Online

Ricardo Sabino e Leandro Lima
15/05/2020

Neste artigo, daremos continuidade no comparativo entre o Microsoft Planner e o Microsoft Projet Online abordando outras características que não foram mencionadas anteriormente.

Gerenciamento das Informações do Projeto

Primeiramente, vamos comparar as duas ferramentas em relação ao gerenciamento das informações em nível de projeto.

comparando planner e project online(1)

Como verificamos no quadro acima, o Microsoft Planner apresenta uma limitação maior em relação aos permissionamentos, criação de visões personalizadas, grupos e visão de Portfólio.

No caso do Microsoft Project Online, existe um controle mais efetivo do projeto pois além de ser mais completo ainda permite a criação de visões customizadas, grupos, filtros e criação de campos personalizados.

Se você deseja realizar uma gestão eficiente dos projetos de sua empresa, ter essas possibilidades de customizações podem ser fundamentais para o sucesso de seus projetos.

Gerenciamento de Tarefas do Projeto

O próximo item que avaliamos está relacionado ao gerenciamento de tarefas. No quadro abaixo, podemos perceber a diferença entre as duas ferramentas e algumas de suas características:

comparando planner e project online(2)

Recursos Adicionais

Para finalizar, temos o quadro que chamamos de recursos adicionais.

comparando planner e project online(3)

Conclusão:

Para ajudá-lo a decidir qual ferramenta escolher, recomendamos que você responda aos questionamentos abaixo:

  • Ter informações personalizadas (campos) calculados através de fórmulas te ajudarão em seus projetos?
  • Você precisa ter o controle de linhas de base do projeto?
  • Você ou sua organização precisam monitorar o planejamento de recursos e capacidades usando um pool de recursos corporativos ou vendo a alocação geral em vários projetos? ;
  • Você precisa registrar e controlar as horas / dias gastos nas tarefas de seus projetos?
  • Você precisa controlar as atividades predecessoras e sucessoras de seu projeto?
  • Você precisa acompanhar o andamento de seus projetos com visualizações e relatórios?

Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, recomendamos a utilização do Microsoft Project Online pois a características dos projetos de sua empresa exigirão um nível de controle mais completo e neste caso, o Microsoft Planner pode não atender às suas necessidades.

Com base nas informações que trouxemos neste artigo, esperamos que você tenha dados suficientes para analisar qual é a ferramenta mais adequada para a sua empresa.

Para saber mais sobre o Microsoft Planner, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco e saiba mais sobre os benefícios da implantação de soluções PPM.

Microsoft Planner vs Microsoft Project Online

Ricardo Sabino e Leandro Lima
30/04/2020

Com a constante evolução das tecnologias e ferramenta de trabalho, cada vez mais é preciso estarmos atentos com as ferramentas disponíveis para facilitar o nosso dia a dia. Quando falamos em gerenciamento de projetos esta situação também se aplica, pois as empresas precisam constantemente acompanhar as ferramentas existentes e comparar se atendem as suas necessidades.

Neste artigo, faremos um comparativo entre as funcionalidades do Microsoft Planner e o Microsoft Project Online que são ferramentas utilizadas pelas empresas para controlar os seus projetos.

O que é o Microsoft Planner

Primeiramente, vamos falar sobre o Microsoft Planner que é uma ferramenta com interface simples e intuitiva utilizada para organização, planejamento e estruturação de projetos. Ele é utilizado para gerenciamento das tarefas e trabalho da equipe. Por ser mais simples, ele não possui recursos para personalização.

O Planner permite a criação de planos de serviços, delegar tarefas e compartilhamento de arquivos, sendo que estas atividades são controladas via notificação por e-mail.

planner vs project online(1)

Além disso, o Microsoft Planner possui gráficos circulares que representam o status das tarefas, além de gráficos para acompanhamento da quantidade de tarefas e visualização das prioridades.

planner vs project online(2)

O que é o Microsoft Project Online

O Project Online é mais indicado para gerenciamento de projetos ou portfólio de projetos da empresa, pois possui muito mais recursos do que o Planner. Geralmente, o Project Online é utilizado por empresas que possuem um nível mais elevado em gerenciamento de projetos onde a cultura de gestão já está amplamente incorporada na empresa.

Ele possui muito mais recursos e possibilidade de personalizações, permitindo que a gestão dos projetos via Microsoft Project Online seja muito mais completa e efetiva.

Comparando as duas ferramentas

Agora que já apresentamos as duas ferramentas, podemos compará-las para que vocês possam analisar as principais diferenças.

Este comparativo das duas ferramentas foi realizado levando em consideração:

  • Custos;
  • Visualização do Portfólio;
  • Estrutura;
  • Detalhes do Projeto;
  • Detalhes das Tarefas;
  • Site Colaborativo;

Para facilitar a visualização das informações, elaboramos o quadro abaixo:

planner vs project online(3)

Concluindo

Como vocês puderam perceber, cada uma das ferramentas possui características e particularidades e não podemos afirmar qual é a mais indicada para a sua empresa, pois essa escolha depende de outros fatores como momento atual da empresa, maturidade em gestão de projetos, grau de complexidade dos projetos entre outros.

Para algumas pessoas, o Microsoft Planner possui uma interface mais amigável mas não tem recursos fundamentais para um controle efetivo dos projetos.

Já o Project Online, é considerado mais completo com diversas possibilidades de parametrizações, permitindo uma série de customizações que recomendamos que sejam realizadas por uma consultoria especializada.

Para saber mais sobre o Planner, possibilidades de customizaçãoes do Project Online ou soluções PPM entre em contato conosco.

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