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Conhecendo o SharePoint Spaces

Eduardo Colares e Leandro Lima
15/02/2021
SharePoint Spaces

Quem observa de perto os lançamentos da Microsoft ou acompanha as publicações deste blog, já percebeu que a Microsoft está a cada dia mais ampliando o leque de opções em seu ecossistema de aplicações e soluções empresariais, para atender aos mais variados tipos demandas e complexidade de projetos.

O SharePoint Spaces é uma plataforma imersiva baseada na web, que permite criar e compartilhar experiências de realidade mista, seguras e extensíveis. Você pode adicionar uma nova dimensão à sua intranet utilizando elementos em 2D, 3D, vídeos interativos e mais.

O que dá para fazer com o Spaces?

Com SharePoint Spaces, é possível criar uma forma de fazer apresentações mais imersivas e interativas aos seus parceiros, vendedores e stakeholders em geral.

Imagine, por exemplo, apresentar o protótipo de seu produto, seja uma roupa, um brinquedo, ou mesmo a planta de um edifício ou de uma base marítima, de forma que possam ser manipulados e ofereçam uma visão em 360 graus.

Com o Spaces, você pode proporcionar um tour por sua empresa a funcionários que estejam em outra cidade, estado ou país, por exemplo. Além de ir ao encontro dos cuidados que todos devem ter com a pandemia, seria uma forma de incluir aqueles que trabalham à distância.

Imagine ainda fazer todas essas coisas utilizando um óculos de realidade virtual. É algo que enriquecerá ainda mais a experiência e imersão deste espectador.

Estes são só alguns exemplos de aplicação para esta ferramenta bastante adaptável a diversos modelos de negócios.

Como experimento o Spaces?

Para começar a utilizar o SharePoint Spaces, é preciso ativá-lo. Para isso, vá até o seu site SharePoint e siga os passos:

Configurações > Informações do site > View all site setting > Ações de Site > Gerenciar recursos do site

Configurações do Sharepoint Spaces Visualizador de configurações Gerenciar recursos do site

Procure o item “Espaços” e clique em Ativar. Seu Spaces já está pronto para uso.

Selecionar SharePoint Spaces

Para criar seu primeiro Espaço, volte à página inicial, clique em + Novo > Espaço

Você terá de nomear este espaço e poderá escolher uma das estruturas disponíveis.

Estas estruturas são o “palco” em que sua apresentação será realizada. Há ainda a opção de inserir uma descrição. Feito isso, clique em Criar. Seu Espaço está pronto.

Painel de edição

Inserindo conteúdo interativo

Ao utilizar a ferramenta, perceberá que o SharePoint Spaces não exige que você seja um designer gráfico ou especialista em realidade virtual. Pelo contrário. Ele traz uma interface amigável, tornando sua experiência simples e intuitiva.

Os conteúdos que você pode inserir são chamados de webparts. Eles podem ser visualizados no próprio espaço ou direcionar para outro link.

Para criar a webpart Objeto 3D, siga estes passos:

Comece clicando no botão de + no canto superior esquerdo para visualizar todas as suas opções:

Inserindo webparts

Selecione Objeto 3D.

Selecionando Objeto 3D

Escolha um lugar para posicioná-lo. Você deverá escolher um diretório para fazer o upgrade do objeto. Selecione Catálogo 3D para acessar o catálogo Microsoft.

Catálogo 3D - Microsoft

Selecione um objeto e clique em inserir.

Com o objeto inserido, você poderá fazer diversas alterações.

Na barra inferior, estão as opções de escala, eixo, altura e distância. É bem divertido vasculhar e interagir com esses comandos.

Na barra lateral é possível criar ações, inserir texto, adicionar áudio, entre outras alterações que farão diferença na interação com o espectador.

Visualizando o SharePoint Spaces

Terminada a edição, clique em Publicar para compartilhar a visualização com outras pessoas.

São várias as opções de webparts que o Spaces oferece:

  • Biblioteca de documentos: funciona como uma pasta para inserir diversos tipos de documentos e ter uma pré-visualização;

  • Imagem: insere uma imagem estática de um diretório à sua escolha. A Microsoft oferece uma galeria de imagens profissionais para utilização;

  • Imagem 360°: insere uma imagem que permite visualização em 360°;

  • Objeto 3D: insere um objeto com visualização manipulável. A Microsoft oferece uma galeria de objetos para você testar;

  • Visualizador de arquivos: permite a pré-visualização de arquivos como Word, Excel ou Power Point;

  • Texto: cria um painel de texto com fundo personalizável;

  • Pessoas: insere um organograma com os usuários da organização ou projeto;

  • Tour 360°: permite que os espectadores se movam por uma sequência de imagens de 360°, ligando umas às outras. Em um tour dentro de um apartamento, por exemplo, ao clicar em uma porta, o espectador poderia ser enviado para outro cômodo e ter a experiência completa de ver todo o ambiente. Algo parecido com um videogame;

  • Vídeo: insere um vídeo 2D com pré-visualização;

Obs: É possível inserir imagens e vídeos a partir de links. Entretanto, por razões de segurança, estes links devem fazer parte da intranet, seja do próprio SharePoint ou do OneDrive for Business. Assim, não é possível inserir links de vídeos do Youtube, por exemplo.

Gostou do SharePoint Spaces? Teve insights de como utilizar em sua organização?

Para saber mais como o SharePoint junto o Project Online, Microsoft Project, Project for the Web e PPM podem otimizar a gestão de projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

Backup e retenção do Project Online

Eduardo Colares e Leandro Lima
15/02/2021
Backup Project Online

Uma dúvida comum ao usar um serviço em nuvem como o Project Online é: preciso me preocupar com backup e retenção dos meus dados?

A resposta é não e sim.

A Microsoft oferece uma estrutura de serviços em nuvem que garante a disponibilidade dos seus dados, mesmo em casos mais críticos, como a queda de um data center, por exemplo. Ou seja, você terá acesso à sua informação de praticamente qualquer lugar.

Entretanto, quando excluídos por ação do usuário, a Microsoft possui uma política de manipulação de dados que especifica por quanto tempo os dados do cliente serão mantidos após a exclusão.

Existem dois cenários em que os dados são excluídos:

  • Exclusão ativa: Através da conexão do Power Automate com outros aplicativos, os dados poderão ser facilmente enviados para outras plataformas e ferramentas.
  • Exclusão passiva: A assinatura é expirada e não renovada.

E como funciona a retenção de dados?

Para cada um dos cenários acima, a tabela a seguir mostra o período de retenção:

Categoria de dados Classificação de dados Descrição Exemplos Período de retenção
Dados do cliente Conteúdo do cliente Conteúdo fornecido diretamente/criado por administradores e usuários

Inclui todos os textos, sons, vídeos, arquivos de imagem e softwares criados e armazenados nos data centers da Microsoft ao usar os serviços no Microsoft 365
Exemplos de aplicativos do Microsoft 365 usados com mais frequência que permitem aos usuários criar dados incluem Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote

O conteúdo do cliente também inclui segredos de Propriedade do cliente/fornecidos (senhas, certificados, chaves de criptografia)
Exclusão ativa: no máximo 30 dias

Exclusão passiva: no máximo 180 dias
Dados do cliente Informações de identificação do usuário final (EUII) Dados que identificam ou podem ser usados para identificar o usuário de um serviço Microsoft EUII não contém conteúdo do cliente Nome de usuário ou exibição (domínio \ nome_usuário) Nome principal do usuário (name@domain)
Endereços IP específicos do usuário
Exclusão ativa: no máximo 180 dias (apenas uma ação de administrador de locatário)

Exclusão passiva: no máximo 180 dias
Dados pessoais (dados não incluídos nos dados do cliente) Identificadores de pseudônimos do usuário final (EUPI) Um identificador criado pela Microsoft ligado ao usuário de um serviço Microsoft. Quando combinado com outras informações, como uma tabela de mapeamento, EUPI identifica o usuário final

EUPI não contém informações carregadas ou criadas pelo cliente
GUIDs, PUIDs ou SIDs

IDs de sessão
Exclusão ativa: no máximo 30 dias

Exclusão passiva: no máximo 180 dias

Retenção da assinatura

Quando uma assinatura ativa é finalizada, a Microsoft mantém os dados do usuário disponíveis por 90 dias, tempo hábil para extrair os dados de interesse. Após estes 90 dias, a conta é desabilitada e os dados de cliente excluídos. E em até 180 dias, são excluídos todos os dados do cliente da conta. Portanto, ainda que seja um período relativamente longo, a recuperação destes dados não deve ser deixada para última hora.

Exclusão acelerada

Se por qualquer razão houver necessidade de acelerar o processo, é possível entrar em contato com o suporte da Microsoft e solicitar o provisionamento acelerado da assinatura. Dessa forma, todos os dados de usuário serão excluídos em até três dias após o administrador da conta inserir o código de bloqueio fornecido pela Microsoft.

Para entender melhor sobre Project Online, Microsoft Project, Project for the Web, PPM e como otimizar a gestão de projetos de sua empresa com as ferramentas Microsoft, entre em contato conosco.

Central de Relatórios

Ricardo Sabino e Leandro Lima
15/01/2021
Central

O Ano de 2021 já começou e muitas empresas continuam com o mesmo dilema de anos anteriores: como melhorar a gestão e facilitar o acompanhamento das informações dos projetos ?

Talvez elas ainda estejam nesse impasse pois não conhecem as soluções da MLPRO para gerenciamento de projetos e portfólio. As soluções da MLPro são de fácil implementação e garantem praticidade, agilidade e maior controle do portfólio de projetos da empresa.

Para otimizar a gestão dos projetos, a MLPro desenvolveu uma solução baseada em uma central de relatórios para centralizar todas as informações dos projetos.

Porém, antes de apresentarmos a central de relatórios vamos contar uma breve história.

Era uma vez...

Era uma vez uma empresa que desejava otimizar a gestão dos projetos e decidiu fazer a implantação de uma solução PPM. Após algumas pesquisas no mercado, resolveram contratar uma consultoria que prometia muita coisa mas assim que a contrataram começaram os problemas.

Tão logo o projeto começou, a consultoria mostrou-se despreparada, pois não tinha conhecimento técnico e nem experiência suficiente para a implantação do projeto. A cada nova reclamação da empresa contratante vinham novas promessas e nada mudava na realidade.

O tempo foi passando e a implantação que era para ocorrer em 3 meses acabou levando o dobro do tempo. Durante o projeto, percebeu-se que a consultoria não tinha estrutura, não tinha experiência, não tinha conhecimento e não tinha processos bem definidos.

Depois de muito desgaste, finalmente a implantação traumática foi concluída, porém mesmo com todo atraso, a solução apresentava baixa qualidade e não atendia as necessidades da empresa.

Talvez você tenha se identificado com essa história, onde teve a infelicidade de passar por uma situação semelhante onde o fornecedor contratado literalmente “pisou na bola”.

Esta situação ocorreu pois a empresa contratada não possuía a experiência, conhecimento técnico e know-how da MLPro.

Escolhendo a consultoria certa

Primeiramente, a MLPro conta com processos bem definidos já validados ao longo de mais de 15 anos de experiência. Além disso, a MLPro possui a Certificação Gold Partner da Microsoft, que garante é o considerado o maior nível de associação de competências que uma empresa pode obter dentro do programa de parcerias da Microsoft.

São mais de 125 implementações de PPM realizadas, 175 treinamentos realizados e mais de 12.000 usuários atendidos.

A MLPro atua nas etapas de implementação do Project Portfolio Management (PPM), Project Server e SharePoint e Project Online, nos processos de:

  • Instalação e Parametrização;
  • Consultoria
  • Treinamentos
  • Customização e Integração;
  • Suporte Técnico e Melhorias;

Os clientes atendidos pela MLPro, em diversos segmentos, atestam a qualidade dos serviços prestados que garantem a confiança e qualidade na implantação dos projetos.

A Central de Relatórios

A MLPro desenvolveu uma solução baseada em uma central de relatórios, onde os usuários podem acessar um menu simples e estruturado com informações do portfólio de projetos de maneira rápida, simples e confiável.

Na central de relatórios você pode acessar o menu com informações de:

  • Projetos;
  • RAP;
  • One Page Report;
  • Custos;
  • Custos Curva S;
  • Controle do Orçamento;
  • Painel de Evolução;
  • Mapa de Riscos;
  • Trabalho - Dashboard;
  • Trabalho - Visão Geral;
  • Trabalho - Curva S Mensal;
  • Trabalho - Curva S Semanal;
  • DashBoard de Projetos;
  • Dashboard de Portfólio;
  • QA de Projeto;
  • QA de Portfólio;
  • Documentos dos Projetos;
  • Linha do Tempo;
  • Curva S – Portfólio Trabalho;
  • Curva S – Portfólio Custos;
  • Análise de Capacidade;
  • Banco de Horas;
  • Status do Quadro de Horas;
  • Pendências Minhas;
  • Pendências Departamento

Ao clicar em um projeto, será exibido um menu com todos os relatórios disponíveis para o projeto selecionado.

Central

No Menu Projetos serão exibidas informações do nome do projeto, proprietário, término, % previsto, % concluído, status do projeto. Além disso serão exibidas informações das listas de solicitação de mudança, plano de ação, problemas, riscos, indicadores de SPI, custo, CPI e data da última publicação.

Central

No DashBoard de Projetos, você pode acessar o RAP (Relatório de Acompanhamento do Projeto) para visualização detalhada das informações dos projetos.

RAP

Além disso, também temos um relatório do tipo One Page Report, que permite a visualização resumida de informações de custo, linhas de base, % concluída entre outras informações.

One Page

De maneira resumida, podemos citar que temos soluções tanto para a visualização de informações dos projetos quanto para o portfólio. Além disso, para garantir a confiabilidade das informações, temos relatórios de QA (Quality Assurance) de Projetos e de Portfólio que permite que os responsáveis possam verificar se os projetos estão sendo alimentados corretamente.

Obviamente, neste artigo não temos espaço para demonstrar com riqueza de detalhes a central de relatórios, mas estamos à disposição para realizarmos uma apresentação de nossa solução e assim esclarecer eventuais dúvidas.

Se você deseja começar o ano implantando uma solução que realmente irá atender às suas necessidades, otimizar a gestão de projetos de sua empresa, e facilitar a visualização das informações de seu portfólio, agende uma apresentação com um de nossos consultores.

Project Server

Novidades e dicas relacionadas ao Microsoft Project Online e Project Server.

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