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Apesar do conceito e benefícios do gerenciamento de projetos já estarem amplamente difundidos nas empresas, algumas pessoas ainda misturam e confundem os conceitos de gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfóilo de projetos.

Para esclarecer eventuais dúvidas, neste artigo traremos as definições e características de cada um dos tipos de gerenciamentos citados acima.

O que significa a sigla PPM ?

O PPM é a sigla para Project and Portfólio Management, ou seja, gerenciamento de Projetos e Portfólio.

O PPM é um conjunto de projetos, programas e operações gerenciadas em grupo para alcançar objetivos estratégicos para gerar uma visão consolidada dos projetos.

Quando falamos de um único projeto, podemos considerar que não há grande dificuldade para analisar as informações dos indicadores do projeto, mas e quando temos muitos projetos sendo executados simultaneamente?

Neste caso, o nível de complexidade para realizar a gestão dos indicadores aumenta pois estamos falando de um conjunto de projetos com diversos indicadores. Para facilitar a gestão das informações dos projetos , surgiu o conceito de PPM.

Podemos ter diversos projetos sendo executados em paralelo, sendo que todos eles estão relacionados com o mesmo objetivo estratégico da empresa.

Quando falamos de PPM, podemos considerar que estamos com a atenção principal voltada para atender a necessidade da organização a longo prazo, e com isso, conseguimos selecionar e implementar os projetos que estejam mais alinhados com o objetivo estratégico da empresa.

Existem definições diferentes para o PPM sendo que podemos citar:

• sistema centralizado para gerenciamento de projetos;
• processo de agendamento, priorização e orçamento de múltiplos projetos;
• ponte entre estratégia e implementação;
• forma de analisar e identificar o retorno financeiro dos projetos;
• sistema para melhorar a gestão das informações dos projetos;
• ferramenta para melhorar a competitividade da empresa, permitindo transformar objetivos estratégicos em projetos;

Podemos considerar como atividades da gestão de portfólio de projetos:

• Administrar os recursos;
• Selecionar e priorizar projetos;
• Supervisionar projetos;
• Antecipar tendências;
• Comunicar os resultados às partes interessadas;
• Fazer intervenções/correções em projetos;

Por quê implementar o PPM?

A utilização de um sistema centralizado e visualização de todos os projetos da empresa, permitirá que os responsáveis organizem, implementem e priorizem os projetos de acordo com os objetivos estratégicos da empresa.

Além disso, talvez a sua empresa esteja passando ou passou por uma das situações listadas abaixo:

• Houve um aumento na quantidade de projetos e eles precisam ser analisados e priorizados.
• Evolução na gestão dos projetos para evitar que os erros cometidos no passado voltem a acontecer.
• Melhorar e facilitar a visão geral dos projetos para que os diretores possam tomar melhores decisões.
• Superalocação dos gerentes de projetos;
• Necessidade de melhorar a gestão financeira dos projetos;

Com a implementação do PPM,você terá uma visão geral de todos os projetos, facilitando e otimizando a gestão dos projetos estratégicos de sua empresa.

Para atender a esta necessidade, a MLPro desenvolve relatórios de Dashboard de Portfólio para que a sua empresa tenha acesso as informações de maneira prática e ágil facilitando a análise dos dados para as tomadas de decisões.

Entendendo o Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos pode ser definido como o planejamento, organização, direção e controle dos recursos organizacionais num dado empreendimento, levando-se em conta o tempo, custo e desempenho estimados.

Através da gestão dos projetos, busca-se garantir que as tarefas sejam executadas de acordo com o planejamento inicial. No caso de eventuais desvios, o gerenciamento de projetos permite que as ações corretivas sejam tomadas para que estes desvios não comprometam o projeto.

A gestão dos projetos basicamente está relacionada ao cotidiano dos projetos, ou seja, com a execução das tarefas, alocação de recursos e trabalho realizado.

Definindo o que são projetos

De acordo com o PMBOK, projeto “é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Os projetos são divididos em fases, sendo que cada fase contém os grupos de processos abaixo:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e Controle;
• Encerramento;

Vale ressaltar que em cada uma das fases do projeto, existem processos de gerenciamento de projetos que possuem uma função específica e a execução desses processos podem garantir o sucesso na implementação dos projetos

Dentro dos projetos, teremos basicamente as datas de início e conclusão das tarefas, o trabalho a ser realizado e os recursos responsáveis pela execução das atividades.

Para saber mais sobre a implementação do PPM, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

Sabemos que em uma empresa, as informações dos projetos são direcionadas para diversos níveis hierárquicos e, cada um deles, existe uma necessidade específica em relação a informação que deverá ser transmitida.

Neste artigo, traremos um resumo sobre o Dashboard de Projetos, desenvolvido com Microsoft Power BI, suas respectivas características e os benefícios de sua utilização.

Dashboard de Projetos

O Dashboard de Projetos permite a utilização de filtros de pesquisa para facilitar a visualização das informações de algum projeto específico.

Neste relatório é possível filtrar as informações por departamento, tipo de projeto, proprietário e fase do projeto.

Ao clicarmos no gráfico, podemos visualizar as informações específicas do projeto. No exemplo abaixo, clicamos na barra da fase de "execução" e assim de forma automática, o gráfico exibe apenas a informação da fase solicitada.

De forma ágil é possível verificar as informações sobre a quantidade de projetos, custo, variação do custo, custo do trabalho, variação do trabalho, riscos e problemas ativos. O gráfico permite visualizar as informações por fase e projetos por tipo.

Com a utilização do Microsoft Power BI, o relatório de dashboard de projetos contempla informações relevantes do projeto, facilitando a análise dos dados e a tomada de decisões.

Para saber mais sobre o Dashboard de Projetos, Microsoft Power BI, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

Quando pensamos em gestão de múltiplos projetos, ter acesso a informação de forma rápida, prática e dinâmica pode fazer toda diferença para identificar desvios e principalmente tomar ações corretivas para ajustar a “rota” dos projetos, direcionando-os de acordo com o que foi planejado.

Para isto, é fundamental que o gerente de projetos tenha acesso a uma ferramenta ágil que permita a análise dos dados de seus projetos.

Existem inúmeros indicadores relevantes para a gestão dos projetos de sua empresa, e neste artigo, traremos dois gráficos que facilitarão a análise das informações de seus projetos.

Projetos por Prioridade

Podemos considerar que os recursos dentro do projeto podem ser recursos humanos, materiais ou até mesmo recursos financeiros.

Como sabermos, os recursos nem sempre são suficientes e para uma gestão eficiente dos projetos é necessário planejar a alocação dos recursos de acordo com a prioridade que eles devem ser executados.

Existem algumas maneiras de classificar os projetos, sendo que uma delas é classificá-los de acordo com as suas prioridades.

Em uma organização que possua uma quantidade grande de projetos, esta classificação aliadada a análise quantitativa de projetos facilitará a visualização das informações e o processo de tomada de decisões.

Projetos por Departamento

Podemos ter diversos projetos sendo executados simultaneamente, sendo que para garantir a saúde financeira do projeto, é importante que seja feita uma análise para verificar onde os projetos estão distribuídos dentro da empresa e assim controlar se estão dentro do orçamento de cada área.

Para isso, o gráfico ao lado exibe a distribuição dos projetos por departamentos, facilitando assim a visualização das informações para possibilitar um controle mais eficiente do orçamento do centro de custos de cada área.

Com a fácil visualização dessas informações, os responsáveis podem ter uma visão geral do mapa de projetos da empresa facilitando e melhorando a gestão do portfólio de projetos.

Este relatório permite a visualização dos Projetos por departamento utilizando os seguintes filtros de pesquisa:

• Nome do Projeto;
• Status do Projeto;
• Departamento do Projeto;
• Fase do Projeto;
• Categoria do Projeto;
• Priorização;

Para saber mais sobre o Microsoft Power BI, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.