Blog MLPro

Lists - o aplicativo de listas e tarefas da Microsoft

Eduardo Colares e Leandro Lima
15/04/2021
Microsoft Lists

A Microsoft anunciou um novo aplicativo para a sua suíte Microsoft 365, o Lists, voltado para uso corporativo. Como diz o nome, o aplicativo permite a criação de listas, inteligentes e ordenadas para o que você desejar, seja para fazer inventários, criar tarefas, calendários, cronogramas, contatos e anotações, só para citar alguns exemplos.

Uma vez criada e compartilhada sua lista, é possível rastrear o andamento das atividades e tarefas. No mercado existem diversos aplicativos para gerenciamento de listas e atividades, alguns pagos, outros gratuitos, alguns famosos e outros nem tanto. O diferencial do Lists, no entanto, é sua conectividade nativa com outras aplicações da Microsoft, como SharePoint, Teams e Excel.

A promessa é de resolver o problema de ter que gerenciar diversas aplicações para consultar uma informação. É possível gerenciar tudo pelo Teams ou na central Microsoft 365. A produtividade agradece.

Como acessar

Para utilizar o Lists, é necessário ter uma conta do Microsoft 365, seja educacional ou corporativa, com acesso ao SharePoint.

Para acessar, basta selecionar o inicializador . localizado na parte superior de qualquer página do ambiente 365, e selecione Lists.

Ao clicar em + Nova lista, o aplicativo exibe todas as opções:

Microsoft Lists

Você pode criar uma lista em branco ou utilizar um template da Microsoft e customizá-lo. Há ainda a opção de importar uma lista a partir de uma planilha do Excel.

Ao selecionar a opção “De uma lista...”, você consegue selecionar uma lista de um site ou equipe do SharePoint.

Observe como a lista segue o padrão do SharePoint. É uma tendência que a Microsoft está aplicando a todo seu ecossistema.

Microsoft Lists

Compartilhamento

Listas são feitas para serem compartilhadas. O Lists permite compartilhar sua lista com outros usuários e manter o controle de edição e leitura de cada usuário.

Para enviar sua lista, selecione sua lista na página inicial e em seguida a opção “Compartilhar”.

Microsoft Lists - Compartilhar

Insira o endereço de e-mail do usuário.

Escolha o tipo de acesso concedido. São três as opções:

  • Controle total – É possível configurar, editar e compartilhar completamente.
  • Pode editar - Pode editar ou adicionar itens. Não é possível compartilhar.
  • Pode exibir - Não é possível editar ou compartilhar esta lista.
  • Depois disso, basta ir em conceder acesso.

Para usuários mais avançados, é possível usar o Lists para criar um aplicativo pelo Power Apps ou automatizar funções com o Power Automate.

Além da versão web, o aplicativo está disponível para iOS. Até o momento não há uma versão para Android.

Para saber mais sobre os recursos da suíte Microsoft 365, Project Web, soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Nova Ferramenta MLPro – Migração PPM

Eduardo Colares e Leandro Lima
31/03/2021
Migração do Project Online

Já falamos por diversas vezes aqui no blog sobre as vantagens de fazer a migração do Project Server para o Project Online, tais como redução de custo, maior segurança, garantia de ambiente atualizado, entre outras.

Hoje, no entanto, falaremos da migração em si e da nova ferramenta automatizada da MLPro que otimiza este processo e oferece maior segurança e rapidez.

Como funciona o processo de migração?

Embora todas as versões do Project Server e o Project Online estejam sob o guarda-chuva da Microsoft, a empresa não conta com uma solução nativa e confiável para realizar a migração entre os sistemas.

A própria empresa recomenda que este processo seja realizado por parceiros Microsoft Gold Partner como a MLPro. Afinal, é uma atividade que requer muita preparação e planejamento.

O processo de migração é feito em sua maior parte de forma manual, projeto a projeto, analisando todos os campos para garantir a confiabilidade das informações para que nada se perca no caminho. Isso pode levar muito mais tempo dependendo da quantidade e complexidade dos projetos. E como dizia Benjamin Franklin, “Tempo é dinheiro”.

Pensando nisso, a MLPro desenvolveu uma ferramenta que fará boa parte desse trabalho de forma automatizada, ponto a ponto, garantindo maior celeridade e precisão.

Ferramenta de Migração

Nossa ferramenta faz a extração dos principais dados a partir do Project Server e transfere para o Project Online de forma automática e mais eficiente:

  • Tabelas de pesquisa
  • Campos personalizados
  • Calendários
  • Recursos
  • Projetos

Principais benefícios da ferramenta

Prazo: Uma combinação frequente na área de tecnologia é a de “Projetos Grandes x Prazos Curtos".

Grandes empresas normalmente possuem grandes quantidades de informações para serem migradas e nem sempre com um deadline confortável. Projetos e recursos podem chegar à casa das centenas ou milhares, e a migração nestes casos costuma demandar muito mais tempo.

Automatizando este processo, o prazo da migração será menor e sua empresa poderá fazer uso do Project Online em um período mais breve.

Confiabilidade: Embora todos os produtos que citamos sejam propriedade da Microsoft, é muito comum existirem incompatibilidades ao migrar do Project Server para o Project Online.

Um exemplo prático são os calendários, que em certos casos são recalculados de forma automática no Project Online e podem apresentar inconsistência na data de término de um determinado projeto.

Nossa ferramenta prevê esta situação, realizando um De > Para e avaliando previamente futuros problemas. Dessa forma temos um mapeamento que nos permite saber exatamente onde ocorreu uma falha e onde devemos agir.

Integridade das informações: Em uma migração que contenha centenas de recursos, por exemplo, a validação é sempre mais complexa, tendo de ser feita a posteriori e utilizando ferramentas externas como o Excel ou outros meios.

Agora temos a possibilidade de realizar esta validação durante o processo de migração, realizando o mesmo processo em menos etapas.

Na imagem abaixo temos um exemplo do funcionamento:

Há um "farol" fazendo um comparativo entre os campos de origem e destino.

  • Verde - Itens migrados com sucesso
  • Amarelo - Itens que precisam de revisão
  • Vermelho - Itens constantes somente na origem ou no destino

Com isso, continuamos trabalhando para melhorar nossos processos e oferecer os melhores produtos para nossos clientes.

Quer saber mais sobre como migrar seu sistema de gestão para o Project Online e obter toda uma gama de serviços para melhorar a produtividade na sua empresa? Fale conosco.

Alteração nos tipos de licença Microsoft

Eduardo Colares e Leandro Lima
28/02/2021
Backup Project Online

A Microsoft mudou o licenciamento do Project Online, que agora pode ser acessado com a licença do Project Plan 1.

As alterações já estão disponíveis para uso dos proprietários e usuários desta versão da licença.

Abaixo, segue uma comparação para entender melhor o que cada serviço oferece:


Project Plan 1

  • Tecnologia: Project for the Web, Microsoft Power Plataform, Project Online e SharePoint.

  • Público: Para quem for gerenciar ou colaborar em projetos através do Project for the Web.

  • Como funciona a assinatura: Uma assinatura P1 funciona com projetos criados no Project for the Web e no Project Online.

  • Descrição: O P1 oferece recursos básicos baseados na web como: agendamento, criação de equipes de projeto, atribuição de tarefas e exibição de várias visualizações como grade (lista), quadro e linha do tempo (Gantt).

Project Online Essentials

  • Tecnologia: Project Online e SharePoint.

  • Público: Para quem for colaborar nos cronogramas ou em sites de projeto do Project Online.

  • Como funciona a assinatura: O Project Online Essentials se conecta apenas ao serviço Project Online que deve ter também uma assinatura do Project Plan 3 ou do Project Plan 5 dentro do tenant.

  • Descrição: O Project Online Essentials apresenta uma interface baseada na web que permite aos usuários enviar quadros de horários e atualizar tarefas, problemas e riscos apenas em projetos criados no Project Online.

Segue quadro comparativo das licenças:

Recurso Descrição Público Project Online Essencial Project Plan 1 Project Plan 3 Project Plan 5
Acesso ao Project Online Acesso de colaboração do Project Online, permitindo funções como visualizar o cronograma, apontar andamento nos projetos, preenchimento do quadro de horas, incluir e editar documentos, riscos e problemas de um projeto. Todos os usuários do Project Online Sim Não Sim Sim
Licença do Microsoft Project Professional Acesso à colaboração ao Project Online através do Microsoft Project Professional. Gerente de Projeto do Project Online Não Não Sim Sim
Administração do Project Online Acesso completo ao ambiente permitindo que o administrador possa configurar todo o ambiente sem problemas. Administrador do Project Online Não Não Não Sim
Acesso ao Project for the Web Acesso de colaboração ao Project for the Web. Todos os usuários do Project for the Web Não Sim Sim Sim

Veja a lista completa do comparativo clicando aqui.

Para entender qual a melhor licença para gerir seus projetos com Project Online, Microsoft Project, Project for the Web, PPM e como otimizar a gestão de projetos de sua empresa com as ferramentas Microsoft, entre em contato conosco.

Project Server

Novidades e dicas relacionadas ao Microsoft Project Online e Project Server.

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