Blog MLPro

Como Integrar o Project Online com o Planner

Leandro Lima e Nathalia Souza.
16/01/2023
Restrições de acesso nos relatórios do Power BI no Project Online

Atualmente, os usuários do Microsoft 365 podem usar o Microsoft Planner como uma ferramenta de gerenciamento de projetos leve que permite uma melhor produtividade da equipe. No entanto, à medida que os projetos se tornam mais exigentes, o próximo passo lógico do Planner é usar o Project, que pode lidar com esse trabalho.

O Project oferece os recursos mais solicitados pelos usuários do Planner, como Linha do tempo (gráfico de Gantt), subtarefas, agendamento avançado e pendências. Resumidamente, ele permite o gerenciamento das tarefas e projetos em um nível muito mais avançado e flexível, enquanto o Planner te ajuda de forma limitada a gerenciar e monitorar as tarefas da equipe em um plano compartilhado.

Portanto, a fim de manter o seu fluxo de trabalho dentro do seu ambiente do Microsoft 365, a Microsoft tomou uma iniciativa para oferecer recursos e capacidade de uma integração ampla entre o Project e o Planner.

Como Integrar o Project Online com o Planner

O Microsoft Project permite que apenas um usuário por vez edite projetos. Essa pessoa geralmente é o gerente de projeto ou algum recurso específico. E, muitas vezes, os projetos são extensos, muito detalhados e com muitos recursos. A integração acaba tornando a colaboração entre gerentes de projeto e equipes de projeto muito mais eficiente.

Usar as duas ferramentas juntas permite que você crie a estrutura básica do seu projeto no Project e exporte os detalhes para o MS Planner. Para fazer isso, crie uma atividade no Project Online para cada pacote de tarefas e adicione um link para essa atividade ao plano correspondente no MS Planner. Sua equipe pode então definir as tarefas individuais para fornecer detalhes necessários.

Como Integrar o Project Online com o Planner

  • Você não pode vincular diretamente as entradas detalhadas em um plano do MS Planner.
  • As atualizações feitas no Planner não refletem no cronograma do Project, ou seja, mesmo atualizando a atividade no Planner, será preciso marcar como concluída no Project depois. Não é automático.
  • Você só pode vincular um plano do MS Planner a uma única atividade em um único projeto do Project Online.
  • Isso significa que você não pode vincular o mesmo plano a atividades diferentes no mesmo projeto.

  • Para resumir: Por padrão, não há como vincular uma atividade de projeto a uma parte de um plano, como um bucket, no MS Planner. Portanto, você deve criar um plano separado no MS Planner para cada pacote de trabalho que exija um plano detalhado.

    Como Integrar o Project Online com o Planner

    1. Dentro do projeto, clique em "Planner" no canto superior direito;
    2. Planner e Project Online

    3. Feito isso, pesquise e selecione em qual Plano do Planner você deseja atribuir a tarefa;
    4. Planner e Project Online

    5. Selecione “Criar Link”;
    6. Planner e Project Online

    7. Pronto! Sua tarefa estará atribuída ao seu Planner.
    8. Planner e Project Online

    Agora, você consegue entrar no seu Painel de Planos do Planner e acompanhar sua atividade por lá!

    Se você não conhece essas ferramentas, acesse nosso artigo com mais informações de comparação. E caso tenha interesse nas licenças do Microsoft PPM, nas soluções da MLPro ou queira saber mais, favor Agendar uma conferência e teremos o maior prazer em responder as suas dúvidas.

    Como e por que restringir acesso nos relatórios do Power BI no Project Online

    Leandro Lima e Nathalia Souza.
    30/12/2022
    Restrições de acesso nos relatórios do Power BI no Project Online

    O Project Online permite ao administrador configurar diversas restrições ao ambiente, seja de acesso seja de visualização.

    É possível por exemplo, restringir que usuários vinculados a determinada área na organização só enxerguem projetos relacionados a esta mesma área.

    Esse tipo de restrição tem ao menos dois benefícios:

    1. Torna a usabilidade da ferramenta mais precisa, pois o usuário tem menos informação desnecessária para lidar.
    2. Mantém a restrição a informações de acesso a projetos de outras áreas por usuários que não deveriam tê-lo.

    Contudo, nos relatórios criados no Power BI a partir do Project Online, estas restrições se perdem, deixando todas as informações expostas a quem tiver acesso ao dashboard.

    A boa notícia é que com o recurso segurança em nível de linha (RLS), é possível inserir as restrições aplicadas ao Project Online para o Power BI.

    São várias opções de restrições, por exemplo:

  • Você pode restringir o acesso de alguns usuários a projetos de determinadas áreas da organização.
  • No caso de uma empresa de âmbito nacional, por exemplo, que um gerente de uma filial em São Paulo, só enxergue projetos da área sudeste.
  • Isso implica em uma convergência nas informações exibidas no Project Online e o Power BI.

    Restringindo acesso ao Menu com uma solução da MLPro

    Dependendo da necessidade da organização, a MLPro desenvolveu uma solução em que é possível inserir uma restrição direta no menu do Project Online, de forma que os usuários sequer terão acesso a determinado link.

    Ex.: Na página inicial do Project Online, é necessário que apenas os diretores tenham acesso ao Power BI. Todos os outros usuários não veriam esta informação, independente do cargo.

    Para este caso, criaríamos dois grupos com permissões distintas, e as visualizações ficariam da seguinte forma:

    1. Visão geral dos diretores:
    2. Visão geral dos diretores Project

    3. Visão geral dos colaboradores:
    4. Visão geral dos colaboradores Project

    Note que na Visão 2, os colaboradores sequer sabem da existência do Power BI. Ao contrário da primeira alternativa em que o usuário tem acesso ao relatório com restrições do que pode visualizar, nesta solução os usuários sequer sabem da existência destes relatórios.

    Essa permissão pode ser utilizada para quaisquer outros itens dentro do Menu.

    Caso tenha interesse nas licenças do Microsoft PPM, nas soluções da MLPro ou queira saber mais, favor Agendar uma conferência e teremos o maior prazer em responder as suas dúvidas.

    Como importar arquivos do Project Desktop para o Project for the web

    Leandro Lima e Nathalia Souza.
    15/11/2022
    Como importar arquivos do Project Desktop para o Project for the web

    Neste artigo iremos ensinar o passo a passo para importar seu projeto do Project Desktop para o Project for the web. Você pode importar quaisquer arquivos. A importação permite usar recursos disponíveis apenas no Project for the Web.




    1. Vá para página inicial do Project (project.microsoft.com)
    2. Clique em Novo Projeto > Importar Projeto;
    3. Novo Projeto

      Importar Projeto

    4. Clique em Escolher o arquivo .mpp e selecione o arquivo salvo em seu computador;
    5. Importar Projeto

    6. Siga os passos traçados pelo assistente de importação;
    7. Compartilhe e comece a trabalhar em seu projeto!

    Por que fazer a importação?

  • Compartilhamento: O Project Desktop não permite que os usuários compartilhem seus projetos simultaneamente com membros da equipe. Entretanto, ao importar seu arquivo .mpp, você pode compartilhá-lo com qualquer recurso. Pessoas com licenças do Project Plan 1, Project Plan 3 e Project Plan 5 podem ter acesso total à edição desses projetos, enquanto as pessoas com licenças do Office 365 poderão ver seu projeto em uma exibição somente leitura.
  • Relatórios: Use o Power BI para criar relatórios a partir de seus projetos. Compartilhe esses relatórios com as partes interessadas do projeto para que eles possam ter uma visão em tempo real do trabalho da equipe.
  • Arquivamento: Importe seus arquivos de projeto antigos para que você possa ter todas as suas informações do Projeto em um só lugar e encontrar facilmente todos os seus projetos antigos.
  • O que é importado?

    O Project for the Web não conta com todos os mesmos recursos do Project Desktop. No entanto, todas as informações relevantes do seu projeto são importadas para que você possa fazer uma gestão eficiente. Alguns itens importados são:

  • Projeto: O nome do seu projeto e a data de início serão importados.
  • Tarefas: Suas tarefas serão importadas respeitando a hierarquia da estrutura analítica de projetos (EAP), datas de início e término, duração, esforço, esforço concluído e % completo.
  • Dependências: Todas as dependências de término para início serão importadas.
  • Restrições: Serão importadas as restrições de agendamento de tarefas.
  • Campos personalizados: Você pode importar até 10 campos personalizados locais do seu arquivo .mpp.
  • Quais as limitações de importação?

    Quaisquer arquivos .mpp do Project Desktop 2016 ou posteriormente podem ser importados para o Project for the Web. Entretanto, mesmo o Project for the Web sendo uma ótima opção para gerenciar projetos, é um produto mais voltado para gerenciamento de projetos ágeis e com menos recursos que o Project Online.

    Caso tenha interesse nas licenças do Microsoft PPM ou queira saber mais, favor Agendar uma conferência e teremos o maior prazer em responder as suas dúvidas.

    Project Server

    Novidades e dicas relacionadas ao Microsoft Project Online e Project Server.

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    31 de agosto de 2022


    Como Gerenciar Problemas no Project Online

    Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
    15/09/2022

    Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

    É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

    O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

    A origem dos problemas

    Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

    Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

    Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

    Para registrar os riscos:

    Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


    A implantação do PPM Easy - azul


    Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


    Problemas


    Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



    Problemas - novo item

    Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

    Relatórios da MLPro para gestão de problemas
    Dashboard Easy

    Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


    Dashboard portfólio easy


    Dashboard de Projetos
    Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



    Dashboard projetos


    E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
    A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


    Relatório de status de projetos

    Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.