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O Microsoft PPM (Project Portfolio Management ou em português, Gestão de Portfólio de Projetos) é um software para gestão de Portfólio de Projetos que garante melhor planejamento, controle e organização em diferentes etapas da gestão de projetos, colaboração entre equipes, gerenciamento de recursos, visualização da linha do tempo e acompanhamento do projeto.

Além da praticidade e versatilidade oferecida, o PPM permite integração nativa com outras plataformas de serviços amplamente utilizadas mundialmente, como Microsoft Office e Microsoft Power Platform.

O que é gestão de portfólio de projetos?

Em suma, é a gestão do conjunto de projetos e operações gerenciadas em grupo para alcançar um objetivo determinado pela empresa. Esse conceito surgiu para facilitar a gestão das informações, já que podemos ter diversos projetos executados em paralelo, sendo todos relacionados ao mesmo objetivo estratégico da organização.

Para saber mais sobre esse conceito e a diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos, leia nosso artigo sobre "O que é PPM".

Licenças do Microsoft PPM

Para utilizar o PPM é necessário contratar uma licença, dividida em diversas categorias, como Project Online Essentials, Project Plan 1, Project Plan 3 e Project Plan 5, cada uma com diferentes níveis de permissões. Se você deseja saber mais sobre cada tipo de licença e os recursos oferecidos por cada uma, acesse nosso artigo onde falamos sobre os Tipos de Licença do Microsoft Project.

Para que serve o Microsoft PPM?

Além de permitir organização e visualização do portfólio de projetos no geral, a ferramenta gerencia todo o ciclo de vida de um projeto, do planejamento ao monitoramento, contando com inúmeras funções e recursos, permitindo o acompanhamento e a colaboração de todo o time.

Dentre os seus principais recursos, estão:

• Criar cronogramas
• Avaliar orçamentos e definir custos
• Obter Relatórios e gráficos
• Controle de riscos
• Gerencias Problemas
• Gerencias Lições aprendidas
• Compartilhar arquivos
• Acompanhar o andamento das tarefas
• Sequenciar atividades
• Administrar prazos
• Priorizar projetos

O PPM proporciona uma boa gestão e visão dos recursos, facilitando o monitoramento do gerente de projeto em tempo real e permitindo evitar ou mitigar problemas com mais agilidade.

Quais as vantagens do Microsoft PPM?

• Visualização e monitoramento do projeto: Oferece fácil visualização de gráficos, dados e andamento das atividades e outros recursos.
• Contribui para melhor planejamento e organização: O planejamento do projeto é uma etapa extremamente importante, em que todos os colaboradores devem estar por dentro. O PPM contém recursos para além de facilitar a distribuição das tarefas, como a visualização de atividades e prazos, contribuindo para a organização de todos os envolvidos.
• Possibilidade de integração: Permite a possibilidade de integração com o ecossistema Microsoft (como Azure, Microsoft Teams e Power BI), contribuindo para a organização e agilidade na gestão do portfólio e dos projetos.
• Facilita a colaboração e atuação da equipe: Os recursos possibilitam a visualização de detalhes do projeto, facilita e estimula a colaboração dos envolvidos, além da facilidade em compartilhar informações com o Microsoft Teams, facilitando a comunicação da equipe.
• Permite o trabalho em projetos diferentes: Permite a atuação do gerente de projetos em diferentes projetos na mesma ferramenta.

Em suma, o Microsoft PPM traz diversos benefícios para organização e grande flexibilidade de gerenciamento, tornando a gestão do portfólio e dos projetos muito ágil e eficiente. Se você quer saber mais sobre o Microsoft PPM e sobre gestão de portfólio e projetos, nosso blog contém diversos artigos que podem te ajudar!

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Um cronograma de projetos é um documento criado pelo gestor do projeto com ajuda dos colaboradores responsáveis pelas tarefas.

Geralmente realizado dentro de um software ou por meio de planilhas, ele serve para obter um planejamento das atividades contando com prazos, recursos, tarefas, datas de entrega, custos, marcos, entre outras características e detalhes importantes a se destacar dentro de um projeto da empresa.

Desenvolver um cronograma é fundamental para garantir o planejamento e a organização de todos os envolvidos do projeto, mantendo todos alinhados em relação as atividades.

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Ao trabalhar com quaisquer softwares, esperamos sempre seguir o caminho feliz em que tudo funciona perfeitamente bem. Numa solução PPM, como em qualquer segmento da tecnologia, problemas técnicos podem acontecer. Segue um exemplo disto.

E certas ocasiões é possível se deparar com a seguinte mensagem:

"Nenhuma instância do Project Web App encontrada. Crie pelo menos uma instância do PWA antes de acessar esta página."

Isto significa que uma instância do PWA não foi criada ou deixou de existir nos servidores da Microsoft. Isso pode acontecer em duas ocasiões:

1. Na criação do Project Web App (PWA), conforme já ensinado no nosso artigo "Project Web App: O que é e como instalar".
2. Quando já existe um PWA e por alguma razão ele sai do ar (por expiração de licença por exemplo).

A solução apresentada a seguir serve para restabelecer esta instância nas duas situações descritas acima, entretanto, para o segundo caso, ela não assegura a restauração do backup.

Restaurando uma instância

Para restaurar uma instância, acesse o Power Shell como administrador e insira os seguintes comandos:

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Connect-SPOService -Ur https://suaorganizacao-admin.sharepoint.com

Set-SPOSite -Identity https://suaorganizacao.sharepoint.com/sites/pwa -EnablePWA $true

Após o procedimento, a instância deve estar disponível novamente para uso.

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Com a correria do cotidiano se torna difícil que os membros da equipe acompanhem o andamento do projeto de forma detalhada e prática, o que pode gerar consequências ou complicações. Mesmo com o envio de notificações que o Project Online oferece, nem sempre é o suficiente e contém todas as informações precisas para a demanda de seu projeto.

Tendo isso em vista, a MLPro desenvolveu um produto que pode atender à sua necessidade e facilitar o acompanhamento do projeto para toda a equipe!

Desenvolvemos o e-mail automático de relatórios semanais de status e pendências, otimizando o envio prático e rápido de informações. Dessa maneira, fica fácil acompanhar o projeto na semana, suas atividades atrasadas, pendências, riscos, problemas e próximos passos a serem seguidos.

Além disso, você economiza tempo, mantém melhor organização e garante que a diretoria e a equipe do projeto consigam estar atualizados referente ao projeto e alinhados entre si.

Segue exemplos de relatórios que podem ser feitos:

Relatório: Status do Projeto

Relatório: Minhas Pendências

Ficou interessado? Conheça a MLPro e otimize a gestão dos seus projetos!

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Com a correria do cotidiano se torna difícil que os membros da equipe acompanhem o andamento do projeto de forma detalhada e prática, o que pode gerar consequências ou complicações. Mesmo com o envio de notificações que o Project Online oferece, nem sempre é o suficiente e contém todas as informações precisas para a demanda de seu projeto.

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Além disso, você economiza tempo, mantém melhor organização e garante que a diretoria e a equipe do projeto consigam estar atualizados referente ao projeto e alinhados entre si.

Segue exemplos de relatórios que podem ser feitos:

Relatório: Status do Projeto

Relatório: Minhas Pendências

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E caso tenha alguma dúvida, preencha o formulário de 1º contato, e em seguida podemos disponibilizar um especialista para tirar suas dúvidas e explicar como podemos ajudar no processo de Implantação, Treinamento e Suporte do Project Online.

A gestão eficiente é o ponto mais importante e que requer maior atenção dentro de um projeto no ambiente corporativo. Ela é essencial para garantir agilidade, resolução de problemas, organização na tomada de decisões, no andamento das tarefas e para evitar o estouro de prazos e orçamentos.

Quando bem executada, gera uma melhor produtividade, contribuindo para melhores resultados e mantendo a excelência da organização no mercado. Pensando nisso, separamos 5 dicas para te ajudar a realizar uma boa gestão de projetos.

Confira e saiba como se planejar e quais passos fundamentais para garantir resultados mais que satisfatórios.

Ler mais

Project Web App (PWA) é um aplicativo web para gerenciamento de projetos que contém suas funções conectadas a um site de SharePoint, a plataforma de colaboração da Microsoft e maior ferramenta de cooperação de equipes.

Através desse site, é possível armazenar, organizar, compartilhar e acessar informações de qualquer dispositivo, além da gestão de riscos, problemas, recursos e aquisições, permitindo um controle mais visual do andamento do projeto, baseado em grade e visualização em gráfico de Gantt.

Dessa forma, o acompanhamento pode ser feito por quaisquer stakeholders sem a obrigação de conhecimentos no Project Desktop.

Funções do Project Web App

Processo de Instalação PWA

Primeiros Passos

Login no Tenant

Acessar a opção Microsoft SharePoint para a criar do PWA

Criar o novo Site Collection com PWA

Na opção nome do site, digite “pwa”, “ppm” ou outro de preferência (é possível que “pwa” esteja indisponível).

Preencher os campos para a criação do PWA

Vale lembrar que a criação de PWA e site de projeto vem em uma versão "crua" e padrão da Microsoft. Para parametrizar com as melhores práticas, bem como inserir listas e relatórios pertinentes à gestão de projetos, é necessária uma consultoria especializada.

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Sabemos que o Microsoft Project Online possui diversos recursos e possibilidade de personalizações, permitindo que a gestão de seus projetos seja muito mais completa e efetiva.

Para introduzir a ferramenta, é preciso seguir toda uma etapa de implantação que garanta a melhor funcionalidade e atenda às necessidades de negócios da organização.

Nesse artigo iremos entender um pouco mais sobre essas etapas de implantação, e quais passos devem ser seguidos para o uso qualificado do Microsoft Project Online:

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O Microsoft Project Online é um programa que oferece diversos recursos para a gestão de seu portfólio, seus programas e projetos.

Ele possibilita o gerenciamento de cronogramas centralizados, permitindo em um único local enxergar todos os projetos de sua empresa. Permite também o controle de indicadores, podendo ter uma central de relatórios. O ambiente pode ser utilizado por diretores, gerentes de portfólio, gerentes de projetos e membros de equipe.

Benefícios do Project Online

• Todos os projetos da empresa em um único lugar: Tenha um portfólio de projetos unificado, evitando versões de cronogramas diferentes.



• Relatórios personalizados: Possibilidade de criar relatórios customizados com tarefas, recursos, custos, entre outros.



• Possibilidade de colaboração: A integração de ferramentas como o Teams ou Sharepoint nativo, permitem melhor comunicação facilitando o trabalho em equipe.



• Acompanhe o andamento de tarefas: Tenha total controle sobre o andamento das tarefas do seu projeto.



• Padronização das informações: Padronize e centralize as informações facilitando a gestão de seus projetos e programas.



• Otimize seu Portfólio: Possibilidade de avaliar e garantir melhores resultados de planejamentos com a gestão de tarefas e recursos, impulsionando o valor do seu portfólio.



• Criação de modelos globais de cronograma: Possibilidade de criar modelos globais de cronograma para agilizar os seus planejamentos.



• Controle de acesso e edição: Permite controlar quem pode enviar ou mesmo acessar cronogramas, calendários, campos e outros recursos personalizados.



• Priorização de Projetos: Selecione e priorize seus projetos de acordo com seus objetivos.

Planos disponíveis

A contratação do Project Online é feita a partir de um dos pacotes oferecidos pela Microsoft, sendo eles, o Project Online Essencial e o Project Plan 1, 3 e 5.

O Project Plan Essencial é destinado ao acesso de membros da equipe. Já o 3 e 5, por mais que possuam muitas funcionalidades equivalentes, possuem seus diferenciais.

Para a decisão de qual licença é recomendado consultar um especialista, visto que este passo pode trazer uma economia significativa e evitar transtornos ao comprar a licença inadequada para o uso.

Recursos da Central de Projetos

• Alertas e lembretes
• Linhas de base
• Exibição de quadro
• Caminho crítico
• Dependências
• Exibição de Gantt
• Exibição de grade
• Gerenciamento de problemas e riscos
• Projetos principais
• Notificações
• Project Desktop
• Tarefa de resumo
• Agendamento de tarefas
• Atualizações de tarefas
• Linhas do tempo
• Quadro de horários
• Aprovações de quadros de horários
• Controle de Apontamento de horas

Site de Projeto

• Controle das documentações
• Controle das demandas
• Criação e controle de formulários

Gerenciamento de demanda

• Criação de nova Demanda
• Controle das demandas
• Fluxo de trabalho de aprovação

Gerenciamento de recursos, programas e portfólios

• Custo e orçamento do Projeto
• Controle da equipe do Projeto
• Exibições de capacidade de recurso
• Custo de recursos
• Compromissos de recursos (reservas)
• Planejamento de capacidade de recursos
• Análise e priorização de portfólio

Relatórios

• Relatórios de Portfólio de Projetos
• Relatórios com o Power BI

Personalização e integração

• Marca personalizada
• Campos customizados
• Power Apps
• Fluxos de trabalho
• Integração com o Microsoft 365

Gerenciamento de segurança, usuário e serviço

• Integração do Active Directory
• Gerenciamento de usuários
• Administração de serviços
• Ambiente hospedado no Brasil pela própria Microsoft

Saiba mais informações clicando aqui.

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Para ter acesso ao Project Online, deve-se ter ao menos uma licença do Project Online Plan 3 ou Project Online Plan 5.

Sendo que as licenças disponíveis do Produto são as seguintes:

Project Online Essentials:

• Permite acesso a todas as funções essenciais do Project Online, como edição de tarefas, quadro de horas e cronograma.
• Nesta licença, está incluída uma licença do SharePoint que permite editar documentos, problemas, riscos e formulários.
• Licença recomendada para:

  • Todos os membros de equipe, diretores e coordenadores.

Project Plan 1

• Permite o mesmo acesso ao Project Online que a licença do Project Online Essentials, e além disso dá acesso ao Project for the web.
• Licença recomendada para:

• Por ter um valor maior que a Project Online Essentials, essa licença é recomendada apenas em poucos casos, recomendamos entrar em contato com nossa equipe para avaliar a necessidade.

Project Plan 3

• Permite o mesmo acesso ao Project Online que a licença do Project Plan 1, e além disso inclui uma licença do Microsoft Project Professional (Desktop).
• Licença recomendada para:

• Gerentes de projeto e a Equipe do Escritório de Project (PMO).

Project Plan 5

• Permite acesso á ferramenta de priorização de projetos, a metodologia utilizada é a AHP. Esta licença é recomendada apenas em poucos casos, recomendamos entrar em contato com nossa equipe para avaliar a necessidade.

Os valores mensais por usuário são:

*Valor em Real pode oscilar conforme dólar Ptax.

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

No dia 13 de janeiro de 2020, a conectividade do Project Online Desktop Client ao Project Server 2013 expirou e deixou de ser suportada. Seguindo a mesma linha, dessa vez a novidade é que a conectividade do Project Online Desktop Client ao Project Server 2016 deixará de existir após o dia 13 de janeiro de 2022.

A conexão entre o Project Online Desktop Client e o Project Server pode ser fundamental, pois dessa forma você conseguirá acessar e gerenciar seus projetos e programas, assim como criar de forma direta pelo Project Desktop.

Além disso, é muito importante citar que não é possível realizar uma série de atividades indispensáveis á gestão dos seus projetos e programas acessando-os somente pelo navegador, como por exemplo, a criação de tarefas, edição de calendários e outros campos personalizados que contribuem muito para a melhoria da organização e do segmento da empresa.

Logo, se os fatores citados anteriormente são importantes para a sua empresa, é recomendado que faça a atualização o quanto antes. Não apenas dessa vez, mas sempre que disponível. Já que, com novos lançamentos, a tendência é que a conectividade com as versões mais antigas se torne impossíveis.

Por que a atualização do PPM (Project Portfolio Management) é tão importante?

Estar com o seu Microsoft Project atualizado é essencial para garantir uma melhor funcionalidade e desempenho do programa. Além disso, por essa mesma razão e para manter essa estabilidade em seus produtos mais recentes, o suporte técnico para as versões mais antigas é descontinuado.

Vale a pena também relembrar e considerar que no Project Online, a migração para as próximas versões do PPM é automática, não sendo necessário nenhum processo manual pois toda a migração é realizada pela Microsoft. Já para a migração do Project Server, o trabalho a ser realizado pode ser considerado maior, além dos seguintes aspectos:

• O produto fica desatualizado com o tempo
• A cada 3 anos a Microsoft lança um novo Project Server
• É esperado que de 5 em 5 anos seja necessário fazer a migração
• O suporte da Microsoft expira após alguns anos

Para finalizar, reforçamos que é recomendado e de extrema importância estar com a ferramenta sempre atualizada e com suporte na nuvem, a fim de evitar problemas futuros e obter o melhor uso que o programa pode oferecer.

Atualização do Project Server

Ao planejar realizar a atualização, deve-se tomar nota de alguns requisitos de acordo com a versão que você possui.

• Atualize apenas através do Project Server 2016 ou 2019 - Se você estiver atualizando as versões anteriores do Project Server, você deve atualizar seus bancos de dados para um mais atual primeiro. Não há um caminho de atualização direta do Project Server 2013.
• Atualização no Project Web App - O banco de dados de conteúdo SharePoint 2016 ou 2019 que contém sua coleção de sites PWA precisa ser atualizado também durante esse processo.
• Sem atualização no local - Primeiro você deve criar um Project Server Subscription Edition farm e, em seguida, anexar e atualizar seus bancos de dados Project Server 2016 ou 2019. A atualização no local não é suportada.
• Upgrade através do Microsoft PowerShell - Semelhante à experiência de atualização do Project Server 2016 ou 2019, a atualização será feita utilizando o cmdlets do PowerShell.

Requisitos de hardware e software para o Project Server Subscription Edition

Como o Project Server é um aplicativo de serviço na SharePoint Server, os requisitos de hardware, software e navegador para o Project são os especificados para o SharePoint. Alguns requisitos notáveis para a última versão:

Requisitos de Compatibilidade com clientes do projeto

Para entender qual a melhor licença para gerir seus projetos com Project Online, Microsoft Project, Project for the Web, PPM e como otimizar a gestão de projetos de sua empresa com as ferramentas Microsoft, entre em contato conosco.

O Microsoft Project oferece uma extensa gama de campos padronizados, porém as vezes é necessário acrescentar campos destinados a informações específicas do projeto que não estão contemplados de forma nativa na plataforma, os campos personalizados.

Para criar um campo no Project Online, vá até a engrenagem que representa as Configurações, localizada no canto superior direito. Selecione a opção Configurações do PWA.

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Ao criar uma atividade no MS Project, é atribuída a ela a duração padrão para o recurso, comumente sendo 40 horas divididas em uma semana que vai de segunda à sexta-feira. Ou seja, os dias úteis.

No entanto, se necessário, é possível alterar a duração para dias corridos de forma simples. Para isso, ao inserir os dias de duração da tarefa, basta acrescentar um dd, sigla para dias decorridos. Por exemplo, para dias corridos, digite 20dd (Talvez a tradução não seja das melhores, mas vamos em frente).

Obs: Se o seu Project estiver em inglês, a sigla é ed (elapsed days).

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O Microsoft Project possui uma função bastante útil e que pode poupar muito tempo para o gerente de projetos: o Organizador de Projetos, que permite copiar objetos de um projeto do MS Project (Standard ou Professional) para outro.

Isso inclui os modos de exibição, relatórios, módulos, tabelas, filtros, calendários, mapas, campos e grupos.

Caso sua organização use apenas os modelos padrão do Microsoft Project, talvez essa informação não seja relevante, mas o mais comum é que os gerentes de projeto customizem os modelos de acordo com suas necessidades.

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A Microsoft anunciou um novo aplicativo para a sua suíte Microsoft 365, o Lists, voltado para uso corporativo. Como diz o nome, o aplicativo permite a criação de listas, inteligentes e ordenadas para o que você desejar, seja para fazer inventários, criar tarefas, calendários, cronogramas, contatos e anotações, só para citar alguns exemplos.

Uma vez criada e compartilhada sua lista, é possível rastrear o andamento das atividades e tarefas. No mercado existem diversos aplicativos para gerenciamento de listas e atividades, alguns pagos, outros gratuitos, alguns famosos e outros nem tanto. O diferencial do Lists, no entanto, é sua conectividade nativa com outras aplicações da Microsoft, como SharePoint, Teams e Excel.

A promessa é de resolver o problema de ter que gerenciar diversas aplicações para consultar uma informação. É possível gerenciar tudo pelo Teams ou na central Microsoft 365. A produtividade agradece.

Como acessar

Para utilizar o Lists, é necessário ter uma conta do Microsoft 365, seja educacional ou corporativa, com acesso ao SharePoint.

Para acessar, basta selecionar o inicializador . localizado na parte superior de qualquer página do ambiente 365, e selecione Lists.

Ao clicar em + Nova lista, o aplicativo exibe todas as opções:

Você pode criar uma lista em branco ou utilizar um template da Microsoft e customizá-lo. Há ainda a opção de importar uma lista a partir de uma planilha do Excel.

Ao selecionar a opção “De uma lista...”, você consegue selecionar uma lista de um site ou equipe do SharePoint.

Observe como a lista segue o padrão do SharePoint. É uma tendência que a Microsoft está aplicando a todo seu ecossistema.

Compartilhamento

Listas são feitas para serem compartilhadas. O Lists permite compartilhar sua lista com outros usuários e manter o controle de edição e leitura de cada usuário.

Para enviar sua lista, selecione sua lista na página inicial e em seguida a opção “Compartilhar”.

Insira o endereço de e-mail do usuário.

Escolha o tipo de acesso concedido. São três as opções:

• Controle total – É possível configurar, editar e compartilhar completamente.
• Pode editar - Pode editar ou adicionar itens. Não é possível compartilhar.
• Pode exibir - Não é possível editar ou compartilhar esta lista.

Depois disso, basta ir em conceder acesso.

Para usuários mais avançados, é possível usar o Lists para criar um aplicativo pelo Power Apps ou automatizar funções com o Power Automate.

Além da versão web, o aplicativo está disponível para iOS. Até o momento não há uma versão para Android.

Para saber mais sobre os recursos da suíte Microsoft 365, Project Web, soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.