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Atualmente a competitividade entre as empresas está cada vez mais acirrada, e para que elas possam ter um diferencial competitivo é fundamental gerenciar os projetos de maneira cada vez mais eficiente. Para isso, existem diversas ferramentas que podem ajudar no planejamento controle, e principalmente na comunicação dos projetos. Neste artigo falaremos sobre algumas ferramentas e suas principais características, sendo elas:

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Em nossos últimos artigos sobre como gerenciar problemas e como gerenciar riscos no Project Online , falamos brevemente sobre os relatórios personalizados criados e oferecidos pela MLPro, incluindo os relatórios de status do projeto automáticos por e-mail, os quais iremos falar mais neste artigo.

A MLPro desenvolveu um relatório enviado por e-mail de forma automatizada que além de permitir a fácil visualização de todos os pontos importantes do projeto através dos faróis, ícones e informações organizadas, ele é extremamente útil e prático para manter os recursos envolvidos sempre cientes de como está o projeto no geral, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Site do Projeto. O relatório de Status do Projeto contém as seguintes informações:

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É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

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Para uma gestão efetiva dos projetos, o gerente de projetos deve registrar os riscos de forma que eles fiquem visíveis para os membros de equipe e principalmente para as partes interessadas do projeto, a fim de que todos saibam da possibilidade de acontecimentos inesperados e saibam como lidar com eles. Atualmente, de maneira nativa, o PWA disponibiliza uma lista de riscos no site do projeto (Sharepoint) para que os riscos dos projetos possam ser registrados.

Para que o gerente de projetos possa utilizar de maneira mais eficiente esta lista, a MLPro customizou a lista de riscos do PWA, permitindo que as informações dos riscos sejam mais aderentes à realidade das empresas. Além disso, nos relatórios desenvolvidos pela MLPro, as informações dos status dos riscos são exibidas, permitindo que a gestão da informação seja realizada de maneira mais eficiente e dinâmica.

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A fim de garantir uma melhor funcionalidade, desempenho e estabilidade para seus produtos mais recentes, a Microsoft possui uma política que consiste em descontinuar o suporte técnico para as versões mais antigas de determinado produto, conforme surgem novas atualizações.

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A Microsoft finalmente disponibilizou a opção de adicionar relatórios diretos do Power BI em apresentações do Power Point!

Antes dessa opção tão esperada pelos usuários, só era possível obter as imagens dos relatórios. Logo, os dados sempre acabavam ficando desatualizados e as imagens precisavam ser substituídas.

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A Microsoft anunciou uma nova ferramenta (do Power Plataform) para quem deseja criar sites mesmo não possuindo conhecimento avançado em programação! Este é o Microsoft Power Pages.

O serviço de criação em si é novo, já sendo utilizado por algumas empresas e contas corporativas. Entretanto, a Microsoft transformou sua interface e fez ajustes para proporcionar a ferramenta ao grande público, tornando a criação de sites mais fácil e ágil.

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Uma das principais preocupações do gerente de projetos é saber se o recurso desejado estará disponível ou não para executar determinada tarefa em uma data específica e pelo período necessário para sua conclusão.

Logo, é extremamente importante entender como consultar a disponibilidade de cada recurso, a fim de equilibrar as cargas de trabalho, realizar a revisão da eficiência e evitar riscos com a fácil a identificação do impacto que determinada indisponibilidade pode causar em cada etapa do projeto.

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O Power BI conta com quatro tipos de licença por usuário, sendo elas a Gratuita, Pro, Premium por usuário e Premium por capacidade.

A licença que o usuário vai escolher depende do local que o conteúdo pode ser armazenado, a forma que ele interage com os aplicativos e a necessidade do uso de determinados recursos. O local em que o conteúdo pode ser armazenado é determinado pelo tipo de licença da sua organização.

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Cada organização se enquadra em uma categoria que a define de acordo com o que ela oferece aos seus clientes e como é fornecido. São as categorias: empresa baseada em produto ou empresa baseada em projeto.

Uma empresa baseada em produto trata-se de uma organização que oferece determinado produto ou serviço, sendo a solução de um problema, como fornecer reparo de determinado produto, por exemplo.

Já uma empresa baseada em projetos, são aquelas que criam uma solução baseada em um conjunto de produtos e a vende como um pacote de soluções. Esse tipo de organização geralmente enfrenta mais desafios e dificuldades por possuírem mais complexidade ou precisarem gerenciar mão de obra e obter mais recursos.

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O Project for Office (Plan E3) está incluso no Microsoft 365 E3, já o Project Plan 3 é comprado separadamente. São produtos que apesar de parecerem iguais, possuem grandes diferenças.

Muitos se confundem ao não saber que uma licença apropriada do Project Plan é necessária para os usuários do Office 365 usarem o Project Online.

O Project for Office (Plan E3) permite acesso a somente algumas funções no Project for the web, como visualizar cronogramas e atualizar as atividades alocadas, sem acesso ao Project Online.

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O Microsoft PPM (Project Portfolio Management ou em português, Gestão de Portfólio de Projetos) é um software para gestão de Portfólio de Projetos que garante melhor planejamento, controle e organização em diferentes etapas da gestão de projetos, colaboração entre equipes, gerenciamento de recursos, visualização da linha do tempo e acompanhamento do projeto.

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Um cronograma de projetos é um documento criado pelo gestor do projeto com ajuda dos colaboradores responsáveis pelas tarefas.

Geralmente realizado dentro de um software ou por meio de planilhas, ele serve para obter um planejamento das atividades contando com prazos, recursos, tarefas, datas de entrega, custos, marcos, entre outras características e detalhes importantes a se destacar dentro de um projeto da empresa.

Desenvolver um cronograma é fundamental para garantir o planejamento e a organização de todos os envolvidos do projeto, mantendo todos alinhados em relação as atividades.

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Ao trabalhar com quaisquer softwares, esperamos sempre seguir o caminho feliz em que tudo funciona perfeitamente bem. Numa solução PPM, como em qualquer segmento da tecnologia, problemas técnicos podem acontecer. Segue um exemplo disto.

E certas ocasiões é possível se deparar com a seguinte mensagem:

"Nenhuma instância do Project Web App encontrada. Crie pelo menos uma instância do PWA antes de acessar esta página."

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Com a correria do cotidiano se torna difícil que os membros da equipe acompanhem o andamento do projeto de forma detalhada e prática, o que pode gerar consequências ou complicações. Mesmo com o envio de notificações que o Project Online oferece, nem sempre é o suficiente e contém todas as informações precisas para a demanda de seu projeto.

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