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O Microsoft Project oferece uma extensa gama de campos padronizados, porém as vezes é necessário acrescentar campos destinados a informações específicas do projeto que não estão contemplados de forma nativa na plataforma, os campos personalizados.

Para criar um campo no Project Online, vá até a engrenagem que representa as Configurações, localizada no canto superior direito. Selecione a opção Configurações do PWA.

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Ao criar uma atividade no MS Project, é atribuída a ela a duração padrão para o recurso, comumente sendo 40 horas divididas em uma semana que vai de segunda à sexta-feira. Ou seja, os dias úteis.

No entanto, se necessário, é possível alterar a duração para dias corridos de forma simples. Para isso, ao inserir os dias de duração da tarefa, basta acrescentar um dd, sigla para dias decorridos. Por exemplo, para dias corridos, digite 20dd (Talvez a tradução não seja das melhores, mas vamos em frente).

Obs: Se o seu Project estiver em inglês, a sigla é ed (elapsed days).

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O Microsoft Project possui uma função bastante útil e que pode poupar muito tempo para o gerente de projetos: o Organizador de Projetos, que permite copiar objetos de um projeto do MS Project (Standard ou Professional) para outro.

Isso inclui os modos de exibição, relatórios, módulos, tabelas, filtros, calendários, mapas, campos e grupos.

Caso sua organização use apenas os modelos padrão do Microsoft Project, talvez essa informação não seja relevante, mas o mais comum é que os gerentes de projeto customizem os modelos de acordo com suas necessidades.

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A Microsoft anunciou um novo aplicativo para a sua suíte Microsoft 365, o Lists, voltado para uso corporativo. Como diz o nome, o aplicativo permite a criação de listas, inteligentes e ordenadas para o que você desejar, seja para fazer inventários, criar tarefas, calendários, cronogramas, contatos e anotações, só para citar alguns exemplos.

Uma vez criada e compartilhada sua lista, é possível rastrear o andamento das atividades e tarefas. No mercado existem diversos aplicativos para gerenciamento de listas e atividades, alguns pagos, outros gratuitos, alguns famosos e outros nem tanto. O diferencial do Lists, no entanto, é sua conectividade nativa com outras aplicações da Microsoft, como SharePoint, Teams e Excel.

A promessa é de resolver o problema de ter que gerenciar diversas aplicações para consultar uma informação. É possível gerenciar tudo pelo Teams ou na central Microsoft 365. A produtividade agradece.

Como acessar

Para utilizar o Lists, é necessário ter uma conta do Microsoft 365, seja educacional ou corporativa, com acesso ao SharePoint.

Para acessar, basta selecionar o inicializador . localizado na parte superior de qualquer página do ambiente 365, e selecione Lists.

Ao clicar em + Nova lista, o aplicativo exibe todas as opções:

Você pode criar uma lista em branco ou utilizar um template da Microsoft e customizá-lo. Há ainda a opção de importar uma lista a partir de uma planilha do Excel.

Ao selecionar a opção “De uma lista...”, você consegue selecionar uma lista de um site ou equipe do SharePoint.

Observe como a lista segue o padrão do SharePoint. É uma tendência que a Microsoft está aplicando a todo seu ecossistema.

Compartilhamento

Listas são feitas para serem compartilhadas. O Lists permite compartilhar sua lista com outros usuários e manter o controle de edição e leitura de cada usuário.

Para enviar sua lista, selecione sua lista na página inicial e em seguida a opção “Compartilhar”.

Insira o endereço de e-mail do usuário.

Escolha o tipo de acesso concedido. São três as opções:

• Controle total – É possível configurar, editar e compartilhar completamente.
• Pode editar - Pode editar ou adicionar itens. Não é possível compartilhar.
• Pode exibir - Não é possível editar ou compartilhar esta lista.

Depois disso, basta ir em conceder acesso.

Para usuários mais avançados, é possível usar o Lists para criar um aplicativo pelo Power Apps ou automatizar funções com o Power Automate.

Além da versão web, o aplicativo está disponível para iOS. Até o momento não há uma versão para Android.

Para saber mais sobre os recursos da suíte Microsoft 365, Project Web, soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Já falamos por diversas vezes aqui no blog sobre as vantagens de fazer a migração do Project Server para o Project Online, tais como redução de custo, maior segurança, garantia de ambiente atualizado, entre outras.

Hoje, no entanto, falaremos da migração em si e da nova ferramenta automatizada da MLPro que otimiza este processo e oferece maior segurança e rapidez.

Como funciona o processo de migração?

Embora todas as versões do Project Server e o Project Online estejam sob o guarda-chuva da Microsoft, a empresa não conta com uma solução nativa e confiável para realizar a migração entre os sistemas.

A própria empresa recomenda que este processo seja realizado por parceiros Microsoft Gold Partner como a MLPro. Afinal, é uma atividade que requer muita preparação e planejamento.

O processo de migração é feito em sua maior parte de forma manual, projeto a projeto, analisando todos os campos para garantir a confiabilidade das informações para que nada se perca no caminho. Isso pode levar muito mais tempo dependendo da quantidade e complexidade dos projetos. E como dizia Benjamin Franklin, “Tempo é dinheiro”.

Pensando nisso, a MLPro desenvolveu uma ferramenta que fará boa parte desse trabalho de forma automatizada, ponto a ponto, garantindo maior celeridade e precisão.

Nossa ferramenta faz a extração dos principais dados a partir do Project Server e transfere para o Project Online de forma automática e mais eficiente:

• Tabelas de pesquisa
• Campos personalizados
• Calendários
• Recursos
• Projetos

Principais benefícios da ferramenta

Prazo: Uma combinação frequente na área de tecnologia é a de “Projetos Grandes x Prazos Curtos".

Grandes empresas normalmente possuem grandes quantidades de informações para serem migradas e nem sempre com um deadline confortável. Projetos e recursos podem chegar à casa das centenas ou milhares, e a migração nestes casos costuma demandar muito mais tempo.

Automatizando este processo, o prazo da migração será menor e sua empresa poderá fazer uso do Project Online em um período mais breve.

Confiabilidade: Embora todos os produtos que citamos sejam propriedade da Microsoft, é muito comum existirem incompatibilidades ao migrar do Project Server para o Project Online.

Nossa ferramenta prevê esta situação, realizando um De > Para e avaliando previamente futuros problemas. Dessa forma temos um mapeamento que nos permite saber exatamente onde ocorreu uma falha e onde devemos agir.

Integridade das informações: Em uma migração que contenha centenas de recursos, por exemplo, a validação é sempre mais complexa, tendo de ser feita a posteriori e utilizando ferramentas externas como o Excel ou outros meios.

Agora temos a possibilidade de realizar esta validação durante o processo de migração, realizando o mesmo processo em menos etapas.

Na imagem abaixo temos um exemplo do funcionamento:

Há um "farol" fazendo um comparativo entre os campos de origem e destino.

• Verde - Itens migrados com sucesso
• Amarelo - Itens que precisam de revisão
• Vermelho - Itens constantes somente na origem ou no destino

Com isso, continuamos trabalhando para melhorar nossos processos e oferecer os melhores produtos para nossos clientes.

Quer saber mais sobre como migrar seu sistema de gestão para o Project Online e obter toda uma gama de serviços para melhorar a produtividade na sua empresa? Fale conosco.

A MLPro se compromete com a privacidade e proteção dos dados pessoais dos nossos clientes e usuários. Garantimos que estamos alinhados às regras existentes na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Este artigo contém informações de como lidamos com as regras de proteção e coleta de dados. Ao se inscrever em alguma proposta de nosso site, utilizar algum tipo de nossos serviços ou algo relacionado, automaticamente você concorda com nossa política e fornecimento de dados exigidos por lei. Recomendamos que o usuário leia os termos a baixo.

Como funciona a coleta de dados

Os dados coletados do visitante geralmente são nome, RG, endereço, e-mail, cookies ou outras informações pessoais fornecidas pelo próprio usuário ao interagir com a empresa como por exemplo:

• Realizando o preenchimento de formulários.
• Inscrevendo-se para receber nosso conteúdo.
• Contato direto com a MLPro disponibilizando empresa onde trabalha, cargo ou outras informações adicionais.

Dessa forma, o contato via e-mail contendo conteúdo específico, newsletter ou informações podem ocorrer eventualmente.

Quais as finalidades da coleta de dados?

Priorizamos sempre que o usuário tenha acesso a todos nos nossos conteúdos para obter a melhor experiência possível com a nossa empresa. A coleta de dados pessoais é essencial para facilitar a comunicação e disponibilização de demonstrações e informações dos nossos serviços.

Esses dados são compartilhados?

Os dados dos usuários podem ser compartilhados apenas com nossos parceiros, a fim de buscar entendimento do perfil do nosso público e clientes, gerar melhorias no site da empresa ou coisas da natureza. Lembrando que a MLPro contém o selo de Microsoft Gold Partner. Além disso, também podemos divulgar seus dados pessoais, se necessários, para evitar ou lidar com atividades ilegais e suspeita de danos.

Informações e dados de navegação

É possível coletarmos informações como por exemplo de endereços IP, localização, horários de acesso, páginas visitadas e coisas do tipo exclusivamente para entender e obter conhecimento do nosso público. Isso ocorre os devido a utilização dos “cookies”.

Cancelamento de Newsletter

Você pode solicitar o cancelamento de newsletter quando preferir e será feito. Entretanto, seus dados permanecerão armazenados na nossa lista de clientes.
Lembre-se de não voltar a preencher nossos formulários caso não deseje mais receber nosso conteúdo.

Mais informações

Por fim, reafirma-se que ao interagir com a MLPro, suas informações são utilizadas para diferentes finalidades relacionadas a posts, lançamentos de produtos, materiais ou newsletters. Essas informações de contato já realizadas são armazenadas internamente em nosso banco de dados de clientes, mantendo privacidade.

Ademais, não temos acesso a informações como logins de redes sociais, e-mails e tipos de contas daquele que está acessando.

A MLPro garante a proteção de acesso a estes dados e se compromete a não vender ou repassar informações pessoais com exceção do que foi citado anteriormente. Em qualquer caso fora o que foi citado, sua autorização será solicitada e no caso de autoridades será avisado.

Obs.: A política de privacidade pode passar por atualizações. Portanto, é recomendado que esteja atento a essa página caso for de seu interesse. Para solução de qualquer dúvida, basta entrar em contato.

A MLPro agradece a preferência, estamos à disposição.

A Microsoft mudou o licenciamento do Project Online, que agora pode ser acessado com a licença do Project Plan 1.

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Quem observa de perto os lançamentos da Microsoft ou acompanha as publicações deste blog, já percebeu que a Microsoft está a cada dia mais ampliando o leque de opções em seu ecossistema de aplicações e soluções empresariais, para atender aos mais variados tipos demandas e complexidade de projetos.

O SharePoint Spaces é uma plataforma imersiva baseada na web, que permite criar e compartilhar experiências de realidade mista, seguras e extensíveis. Você pode adicionar uma nova dimensão à sua intranet utilizando elementos em 2D, 3D, vídeos interativos e mais.

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Uma dúvida comum ao usar um serviço em nuvem como o Project Online é: preciso me preocupar com backup e retenção dos meus dados?

A resposta é não e sim.

A Microsoft oferece uma estrutura de serviços em nuvem que garante a disponibilidade dos seus dados, mesmo em casos mais críticos, como a queda de um data center, por exemplo. Ou seja, você terá acesso à sua informação de praticamente qualquer lugar.

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O Ano de 2021 já começou e muitas empresas continuam com o mesmo dilema de anos anteriores: como melhorar a gestão e facilitar o acompanhamento das informações dos projetos ?

Talvez elas ainda estejam nesse impasse pois não conhecem as soluções da MLPRO para gerenciamento de projetos e portfólio. As soluções da MLPro são de fácil implementação e garantem praticidade, agilidade e maior controle do portfólio de projetos da empresa.

Para otimizar a gestão dos projetos, a MLPro desenvolveu uma solução baseada em uma central de relatórios para centralizar todas as informações dos projetos.

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Este ano foi um ano bastante desafiador, onde as empresas tiveram que se reinventar, replanejar e realizar uma série de ajustes para continuarem com as suas operações.

Para que isto se tornasse viável, foi fundamental a utilização da tecnologia para conectar e até aproximar as pessoas. Foram incontáveis reuniões via Microsoft Teams, apresentações, atualizações de projetos e treinamentos realizados à distância.

E quando falamos de projetos, tivemos a necessidade de atuar, colaborar e compartilhar informações para que os projetos continuem sendo executados de acordo com o que foi planejado. Conseguimos realizar estas atividades utilizando o Microsoft Project Online.

Neste cenário atual, a tecnologia foi fundamental pois ela nos deu o suporte necessário para seguirmos em frente. Sabemos das dificuldades que muitas pessoas enfrentaram ao ter que conciliar o trabalho de home office com as tarefas de casa, escola , marido, esposas e filhos mas superamos estes desafios, persistimos e superamos essas dificuldades.

Neste post, queremos agradecer a todos os amigos, parceiros, clientes e colaboradores por continuarem conosco nesta jornada.

Desejamos que em 2021 todos continuem com a mesma garra, dedicação e motivação para alcançar todos os seus objetivos.

Esperamos que neste novo ano venham novos projetos, novos clientes, novas metas, novos amigos e novos motivos para comemorarmos o nosso sucesso e que possamos crescer ainda mais.

Nós estamos prontos para 2021 e vocês?

O Microsoft Power Automate foi lançado como evolução do antigo Microsoft Flow, sendo um serviço baseado na nuvem com o objetivo de ser uma ferramenta prática e simples para a criação de fluxos de trabalhos automatizados para tarefas, processos, aplicativos e serviços.

Ele pode ser facilmente conectado com outras ferramentas, pois permite a integração com mais de 200 ferramentas.

Além de contar com a facilidade de conexão com outras ferramentas, o Microsoft Power Automate é seguro, pois as informações compartilhadas só poderão ser acessadas por usuários que realmente devem ter acesso aos dados, pois ele possui gerenciamento de acesso e identidade.

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Recentemente a Microsoft anunciou a possibilidade de visualização em Guias do Project for the Web e do Roadmap para Microsoft Teams. Com isso, os usuários do Microsoft Teams poderão contar com algumas funções básicas do Project for the Web e do Roadmap dentro aplicativo. Desta forma, o gerenciamento, rastreamento e colaboração nos projetos poderão ser realizados em um único lugar, simplificando e integrando a navegação para a equipe do projeto.

Neste artigo, demonstraremos como os membros da equipe de projetos podem habilitar, criar projetos e roadmaps utilizando os aplicativos Project e Roadmap através do Microsoft Teams.

Incluindo a guia de Project e Roadmap

O Primeiro passo é selecionar o canal e incluir as guias para acessar os aplicativos. Para isto, basta selecionar o canal da sua equipe e depois clicar para adicionar uma guia conforme tela abaixo:

Em seguida será exibida uma tela com os aplicativos mais recentes que foram utilizados:

Caso o Project não esteja visível, basta procurá-lo na lista de aplicativos ou digitar Project e automaticamente o Teams irá exibir os aplicativos de acordo com o nome digitado.

Selecione Project e em seguida adicionar:

Clicando em criar novo Projeto basta digitar o nome do projeto e em seguida clicar no botão Salvar.

Com isso, o Projeto foi criado e já está pronto para que o usuário inclua as tarefas.

O usuário pode incluir as informações, atribuir as atividades e adicionar colunas de acordo com a sua necessidade:

Você pode selecionar a visualização por Tarefas.

Na guia Project, além da visualização das tarefas, permite que o usuário selecione a visualização por Quadro, que permite uma gestão ágil dos projetos, usando os princípios do Kanban:

Com este método ágil é possível adicionar Buckets para controlar as atividades do projeto, melhorando assim a sua visualização.

Por último temos a visualização da linha do tempo que permite a aplicação de Zoom nas atividades. Neste exemplo incluímos a coluna predecessora para demonstrar algumas das colunas que podem ser incluídas no projeto.

Existe ainda a possibilidade de exportação dos dados para o Excel, sendo que o arquivo será exportado para a pasta de downloads.

O usuário pode clicar em detalhes do projeto, e assim exibir as informações básicas do projeto como: data de início, data de conclusão, duração e percentual concluído.

Ressaltamos que o aplicativo Project se integra ao Project for the Web, permitindo a adição de projetos que foram criados no Project For the Web mas ele não oferece suporte aos projetos criados no Project Online.

Visualizando o aplicativo Roadmap no Microsoft Teams

Além dos projetos, outra funcionalidade que foi implementada no Microsoft Teams é a possibilidade de visualização do Aplicativo Roadmap, para que o time de projetos tenha visibilidade de todo o trabalho dos projetos. Através do Roadmap, é possível integrar as informações do Project Online e do Project for the Web e acompanhar o status de forma simples e unificada.

O processo para incluir a guia de Roadmap é semelhante a guia de Projeto, portanto basta digitá-lo na pesquisa como explicado no tópico anterior.

A diretoria e a equipe podem visualizar o resumo dos projetos, destacando marcos ou atividades principais dos projetos e assim ter uma visibilidade maior das atividades a serem executadas.

A guia Project e a guia roadmaps poderão ser acompanhados, em modo somente leitura, por todos os usuários do Office 365 desde que estejam compartilhados com eles. A permissão para criação e edição de projetos e roadmaps, dentro de suas equipes (canais) dependerá de licenças apropriadas do Project for the Web.

Conclusão

A disponibilização dos aplicativos Project for the Web e Roadmap dentro do Microsoft Teams pode ser considerado como um upgrade interessante do produto, pois podem atender de forma simples e intuitiva as necessidades básicas dos usuários.

As funções do Project for the Web não podem ser comparadas com as funcionalidades de ferramentas mais completas, como o Project Professional ou Project Online, pois possuem recursos básicos para a gestão de projetos. Se você necessita de um controle maior para realizar a gestão dos projetos da sua empresa, vale considerar a utilização o Project Professional ou Project Online.

Para saber mais sobre o aplicativo Project, Roadmap, Soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Com o avanço das tecnologias, os profissionais de TI precisam de atualização constante de seus conhecimentos em novas linguagens de programação ou metodologias de gestão para que possam atuar nos projetos da sua empresa. Quando falamos do papel do gerente de projetos, para gerenciar os projetos que estão sob sua responsabilidade, é necessário que além do conhecimento técnico, ele também possua conhecimento sobre gestão de pessoas para gerenciar de maneira mais eficiente a equipe do projeto.

Neste artigo, falaremos sobre os aspectos humanos, comunicação e o desenvolvimento das habilidades de liderança que permitem ao gerente de projetos, lidar com maior eficiência na resolução de conflitos e gestão dos recursos humanos do projeto.

Gerenciando a Equipe do Projeto

Em uma equipe multifuncional, temos colaboradores com perfis comportamentais completamente diferentes, executando atividades diferentes, com problemas pessoais e até mesmo profissionais diferentes. E neste cenário, cabe ao gerente de projetos manter a harmonia e motivação do time para que o projeto seja realizado de acordo com o que foi planejado.

A gestão do cronograma, atividades ou custo é considerada por muitos como a parte mais fácil do trabalho de gestão, mas lidar com os aspectos comportamentais do time pode ser a parte mais desafiadora para o gerente de projetos.

Para isto, é necessário que o gerente de projetos possua ou desenvolva algumas habilidades conhecidas como “soft skills”.

Podemos entender como soft Skills as habilidades de liderança, comunicação e comportamentos necessários para que os gerentes de projetos possam orientar, motivar e dirigir a equipe para que esta possa alcançar os objetivos do projeto.

Este tema é tão relevante para contribuir com o sucesso do projeto que o PMBOK, em sua sexta edição, aborda este assunto mencionando que os estilos, tendências e práticas em gerenciamento dos recursos dos projetos, estão migrando de uma estrutura de comando e controle em gerenciamento para a adoção de uma abordagem de gestão mais colaborativa e apoiadora, que dá autonomia às equipes com delegação das decisões para os membros da equipe. Além disso, as abordagens modernas para gerenciamento dos recursos do projeto, procuram otimizar a utilização dos recursos e recomenda-se, que o gerente de projetos deve investir em Inteligência Emocional (IE) pessoal, aprimorando as competências internas (por exemplo, autogerenciamento e autoconsciência) e externas (por exemplo, gerenciamento de relacionamentos).

Pesquisas sugerem que as equipes de projeto que têm êxito no desenvolvimento de IE se tornam um grupo emocionalmente competente e eficazes. Inclusive, de acordo com essa pesquisa, há redução na rotatividade dos membros da equipe.

Podemos citar que para melhorar a gestão da equipe, o gerente de projetos deve além do que já é recomendado no PMBOK, desenvolver os 4 pilares abaixo:

• Autoconhecimento: O primeiro passo recomendado é que o gerente de projetos desenvolva o autoconhecimento, conhecendo mais sobre as suas preferências comportamentais e psicológicas. Com isso, ele irá aprender sobre os diferentes tipos de perfis, desenvolverá a sua comunicação podendo melhorar a gestão da equipe.
• Relações Interpessoais: Por mais que esteja em ambiente profissional, é importante que o gerente de projetos saiba criar vínculos com o time de projeto, criando sintonia, desenvolvendo empatia ou estando mais aberto para ouvir as pessoas. Desenvolver esta habilidade irá facilitar a comunicação em qualquer nível hierárquico da empresa.
• Entendendo os seus colaboradores: Para realizar a gestão efetiva dos recursos humanos do projeto, é fundamental que o gerente de projetos saiba entender os seus colaboradores. Quando falamos de entender, ampliamos o sentido da palavra, propondo uma compreensão individual das habilidades ou dificuldades de cada membro de equipe. Será que os gerentes de projetos estão aptos para identificar o perfil comportamental e psicológico de cada um dos colaboradores para ajustar a sua própria comunicação e melhorar a absorção da informações, reduzir o prazo das reuniões e fazer com que a comunicação possa fluir durante o projeto?

  Podemos citar algumas ferramentas como o DISC ou MBTI, que poderiam ajudar nesta identificação, mas o ponto mais importante que devemos abordar é como o gerente de projetos vai usar na prática as informações geradas nestes relatórios?

• Compreendendo a sua equipe: Após a identificação individual dos colaboradores, o gerente de projetos precisa aplicar o conhecimento em sua equipe para conhecer o time como um todo para que saiba a melhor forma de se comunicar, motivar, controlar, incentivar e direcionar o trabalho da equipe do projeto.

Apesar das citações sobre desenvolvimento de habilidades de liderança e comunicação no PMBOK, o gerente de projetos não deve limitar-se em utilizar apenas as ferramentas e técnicas recomedadas pelo PMI, pois quando falamos em aspecto humanos temos necessidades, expectativas e características bem distintas e o gerente de projetos deve estar preparado para lidar com as particularidades de sua equipe de projetos.

Ainda hoje, muitas empresas promovem cursos, palestras e seminários para a sua equipe porém concentram-se apenas em abordar temas técnicos, deixando um pouco de lado os aspectos comportamentais ou psicológicos e com isso, continuam com problemas de relacionamento ou comunicação em suas empresas.

Você já parou para pensar quando foi a última vez que a sua empresa promoveu algum treinamento deste tipo para os gestores ou equipe de projetos e o que a empresa pode ganhar ao desenvolver esta habilidade em seu time de projetos?

Mesmo com toda evolução tecnológica, devemos lembrar que os projetos são executados por pessoas e para que o gerente de projetos obtenha sucesso na execução dos projetos é fundamental que ele entenda de pessoas.

Para saber mais sobre os treinamentos para gestão de projetos, desenvolvimento de equipe ou otimização do seu escritório de projetos, entre em contato conosco.

Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas precisam otimizar a utilização de seus recursos, sejam eles equipamentos, recursos humanos ou financeiros.

Para isto, é fundamental controlar a alocação desses recursos em seus projetos, programas e consequentemente em seu portfólio de projetos.

Neste artigo falaremos sobre a importância da gestão dos projetos para sustentação da competitividade das empresas.

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