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Project Online: Check-in em Projetos via Microsoft Flow

Ricardo Sabino
15/10/2019

Sabemos que o Microsoft Project Online facilita o trabalho colaborativo permitindo que diversos usuários compartilhem ou atualizem o mesmo cronograma, porém, às vezes um usuário esquece de fazer o Check-in de um projeto e isto impede que outros usuários possam realizar o Check-out para atualizar o cronograma.

project-online-check-out(1)

Quando isto acontece, é preciso solicitar para o administrador “forçar o Check-in” dos objetos do projeto, para que outros usuários possam fazer o Check-out, atualizar o cronograma e fazer o Check-in liberando-o para outros usuários.

Este recurso deve ser utilizado em último caso para a solução do problema, mas se isto ocorre com frequência em sua empresa, talvez alguns usuários não saibam utilizar o procedimento correto.

Para ajudar a resolver este problema do “travamento do Check-out”, compartilhamos aqui uma solução que pode ajudar a lembrar aqueles usuários que se esquecem de fazer o Check-in dos projetos.

Para que seja possível fazer a edição de um projeto, podemos configurar o Microsoft Flow para que verifique quais projetos não estão com check-out em aberto, notifique via e-mail ou Microsoft Teams o usuário para que ele faça o Check-in do projeto, liberando-o para a edição de outros usuários.

Através do Microsoft Flow podemos configurar, automatizar e personalizar fluxos e tarefas, integrando-o com outras plataformas. Podemos criar alertas para serem disparados por e-mail ou enviar cards via Microsoft Teams notificando que o checkout está aberto.

No exemplo abaixo, entramos na central de projetos e selecionamos o projeto APP Easy.

project-online-check-out (2)

Em seguida, abrimos o projeto via PWA:

project-online-check-out (3)

Neste momento, deixamos o projeto APP Easy com Check-out em aberto.

No exemplo à seguir, configuramos o Microsoft Flow para seguir os seguintes passos:

  • Rodar fluxo em um horário específico;
  • Verificar a quantidade de Projetos existentes no PWA;
  • Verificar cada projeto se está com Check-out aberto;
  • Verificar usuário que está com Check-out aberto;
  • Enviar e-mail notificando usuário;
project-online-check-out (4)

Ao rodar o fluxo acima, o Microsoft Flow irá verificar que o Projeto APP EASY está com Check-out aberto e encaminhará uma mensagem para o usuário, conforme exemplo abaixo:

project-online-check-out (5)

Com a implantação deste fluxo simples, conseguimos automatizar o processo de verificação de Check-out e ganhar mais agilidade dos profissionais e, consequentemente, obter maior produtividade.

Para saber mais sobre como otimizar seus processos com o Microsoft Flow, entre em contato conosco.

Microsoft Project Online Preview 2019

Ricardo Sabino
01/10/2019

A Microsoft anunciou que em outubro fará o lançamento de uma nova versão do Project Online e esta informação está causando uma grande expectativa nos usuários desta plataforma. A proposta da Microsoft é trazer uma nova experiência em gerenciamento de projetos para os usuários do Microsoft Project Online.

Novo Project (1)

O Novo Project Online estará voltado para as necessidades do presente e futuro do gerenciamento de projetos e deve oferecer esta experiência com visual mais "amigável" e intuitiva, facilitando a navegação e o trabalho colaborativo dos usuários.

Este lançamento nos faz olhar para o horizonte, como se quiséssemos enxergar para onde a estrada da tecnologia nos levará, quais as novidades serão apresentadas e principalmente quais ainda estão por vir.

Novo Project (2)

A MLPro é Golden Partner Microsoft e, por este motivo, teve acesso as informações preliminares do Novo Project, podendo analisar em primeira mão as funcionalidades que serão apresentadas em outubro.

Devido a cláusula de NDA (Non-Disclosure Agreement) ou seja, acordo de não divulgação, não podemos divulgar detalhes de como será o Novo Project Online, mas podemos antecipar alguns pontos que relataremos à seguir:

Novo Project (3)

As primeiras informações que apuramos, e podemos divulgar, é que o Project Online será desenvolvido na plataforma Microsoft Power, permitindo que qualquer pessoa possa colaborar e compartilhar informações com toda a equipe de trabalho.

O Microsoft Power é uma plataforma de aplicativos integrada que combina Power BI, PowerApps e Microsoft Flow.

Espera-se que a nova versão permita muito mais interação e colaboração entre os usuários.

Além disso, você terá flexibilidade para personalizar suas soluções e adequá-las da melhor forma as suas necessidades de negócio.

Novo Project Online - Mudança de Licenças

Verificamos também que haverá mudanças na nomenclatura das licenças do Microsoft Project Online. A primeira mudança refere-se ao Project Online Professional que passará a ser chamado de "Project Plan 3".

A licença do Project Premium passará a ser chamada de "Project Plan 5" sendo que estas alterações entrarão em vigor no final de outubro de 2019.

Não haverá nenhum custo adicional para sua empresa em decorrência desta mudança.

Sugerimos que a sua empresa esteja atenta quanto a necessidade de atualização de suas documentações e treinamentos para que todos estejam cientes das mudanças que irão ocorrer.

Pelo que podemos analisar, a plataforma ainda deverá passar por alguns ajustes mas espera-se que os usuários tenham uma avaliação positiva em seu primeiro contato com o Novo Project Online.

Aguardem a publicação dos próximos posts para ficar por dentro das novidades que serão anunciadas pela Microsoft.

Microsoft Flow – Integrando com SharePoint e Project Online

Ricardo Sabino
15/09/2019

Microsoft Flow é um serviço baseado na nuvem que permite que o usuário automatize e personalize fluxos e tarefas, integrando-o de maneira simples com diversas plataformas como Office 365, Project Online, SharePoint, Outlook, Microsoft Teams, Onedrive e ferramentas de terceiros como Salesforce, Facebook, Twitter entre outros.

Microsoft Flow (1)

O Microsoft Flow funciona basicamente através de um gatilho que dispara uma ação. Um gatilho é o evento que iniciará o fluxo. O gatilho pode ser um e-mail recebido, um fluxo de aprovação que foi criado ou mesmo quando algo for criado no SharePoint. Abaixo estão alguns exemplos de gatilhos que podem ser utilizados:

Microsoft Flow (2)

Para criar um fluxo, o usuário deve especificar qual ação deve ocorrer quando um evento específico ocorre. A ação será aquilo que se deseja que seja realizado em seguida. Por exemplo: Quando o gatilho "recebi um e-mail" for disparado você pode criar a ação "disparar notificação via o Microsoft Teams".

Microsoft Flow (3)

Para que seja possível utilizar o Microsoft Flow, é necessário usar conectores que servem para fazer a integração entre diversas plataformas. Abaixo listamos os principais conectores do Microsoft Flow:

Microsoft Flow (4)

Para conhecer a lista completa de conectores disponíveis, acesse o link https://flow.microsoft.com/pt-pt/connectors .

Caso seu usuário esteja vinculado ao Office 365, você já terá o pacote básico do Microsoft Flow.

Para utilizar alguns conectores específicos, será necessário que você possua licença premium. Abaixo, listamos a diferença de cada um dos planos e seus respectivos valores.

Microsoft Flow (5)

Para saber mais sobre o seu plano, licenças e seus recursos, contate o administrador de sua rede.

Acessando o Microsoft Flow

Acessando o site http://portal.office.com você pode clicar no ícone Flow, conforme tela abaixo:

Microsoft Flow (6)

Após clicar no ícone, será exibida a tela abaixo:

Você pode criar um fluxo personalizado ou, se preferir, poderá utilizar algum dos modelos já disponíveis no site, conforme abaixo:

Microsoft Flow (7)

Além disso, existem outras aplicações que você pode realizar para utilizar o Microsoft Flow e otimizar as suas atividades. No site da Microsoft você pode encontrar outros modelos disponíveis para a sua utilização, entre os quais podemos destacar:

Microsoft Flow (8)

Existem diversas possibilidades para utilização do Microsoft Flow. Por exemplo, podemos criar um fluxo onde será disparado uma mensagem via Microsoft Teams, caso algum Projeto do Project Online não tenha sido publicado há mais de 20 dias, alertando-o de que esta atividade não foi realizada.

Para a criação de cada fluxo, é preciso configurar cada uma das etapas que o fluxo irá realizar.

Neste caso, precisamos configurar cada uma das etapas seguintes para que o Microsoft Flow seja integrado com os dados que estão em uma lista do SharePoint:

Microsoft Flow (9)

Quando o fluxo estiver pronto, caso o funcionário não tenha feito a atualização e publicação do projeto, irá receber uma mensagem de alerta no Microsoft Teams conforme a mensagem abaixo:

Microsoft Flow (10)

Podemos citar também um exemplo de integração com o Project Online. Neste caso o Roadmap será atualizado sempre que um projeto for publicado no Project. Para isto, precisamos configurar o fluxo descrito abaixo:

Microsoft Flow (11)

Neste exemplo, todas as vezes que um projeto fosse publicado o Microsoft Flow iria automaticamente atualizar o Roadmap, permitindo que o mesmo esteja sempre com a última versão.

Caso não saiba o que é o Roadmap, clique aqui para acessar o artigo que já publicamos anteriormente.

Estes são apenas dois exemplos de utilização do Microsoft Flow, porém podemos integrá-lo de diversas maneiras de acordo com a necessidade de sua empresa.

Para saber como podemos otimizar seus processos, economizar tempo e melhorar a comunicação entre as suas equipes, entre em contato conosco.

Referência: Project Online and adaptive cards in Microsoft Teams using Microsoft Flow to chase users for overdue timesheets

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