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Uma dúvida comum ao usar um serviço em nuvem como o Project Online é: preciso me preocupar com backup e retenção dos meus dados?

A resposta é não e sim.

A Microsoft oferece uma estrutura de serviços em nuvem que garante a disponibilidade dos seus dados, mesmo em casos mais críticos, como a queda de um data center, por exemplo. Ou seja, você terá acesso à sua informação de praticamente qualquer lugar.

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Quem observa de perto os lançamentos da Microsoft ou acompanha as publicações deste blog, já percebeu que a Microsoft está a cada dia mais ampliando o leque de opções em seu ecossistema de aplicações e soluções empresariais, para atender aos mais variados tipos demandas e complexidade de projetos.

O SharePoint Spaces é uma plataforma imersiva baseada na web, que permite criar e compartilhar experiências de realidade mista, seguras e extensíveis. Você pode adicionar uma nova dimensão à sua intranet utilizando elementos em 2D, 3D, vídeos interativos e mais.

O que dá para fazer com o Spaces?

Com SharePoint Spaces, é possível criar uma forma de fazer apresentações mais imersivas e interativas aos seus parceiros, vendedores e stakeholders em geral.

Imagine, por exemplo, apresentar o protótipo de seu produto, seja uma roupa, um brinquedo, ou mesmo a planta de um edifício ou de uma base marítima, de forma que possam ser manipulados e ofereçam uma visão em 360 graus.

Com o Spaces, você pode proporcionar um tour por sua empresa a funcionários que estejam em outra cidade, estado ou país, por exemplo. Além de ir ao encontro dos cuidados que todos devem ter com a pandemia, seria uma forma de incluir aqueles que trabalham à distância.

Imagine ainda fazer todas essas coisas utilizando um óculos de realidade virtual. É algo que enriquecerá ainda mais a experiência e imersão deste espectador.

Estes são só alguns exemplos de aplicação para esta ferramenta bastante adaptável a diversos modelos de negócios.

Como experimento o Spaces?

Para começar a utilizar o SharePoint Spaces, é preciso ativá-lo. Para isso, vá até o seu site SharePoint e siga os passos:

Configurações > Informações do site > View all site setting > Ações de Site > Gerenciar recursos do site

Procure o item “Espaços” e clique em Ativar. Seu Spaces já está pronto para uso.

Para criar seu primeiro Espaço, volte à página inicial, clique em + Novo > Espaço

Você terá de nomear este espaço e poderá escolher uma das estruturas disponíveis.

Estas estruturas são o “palco” em que sua apresentação será realizada. Há ainda a opção de inserir uma descrição. Feito isso, clique em Criar. Seu Espaço está pronto.

Inserindo conteúdo interativo

Ao utilizar a ferramenta, perceberá que o SharePoint Spaces não exige que você seja um designer gráfico ou especialista em realidade virtual. Pelo contrário. Ele traz uma interface amigável, tornando sua experiência simples e intuitiva.

Os conteúdos que você pode inserir são chamados de webparts. Eles podem ser visualizados no próprio espaço ou direcionar para outro link.

Para criar a webpart Objeto 3D, siga estes passos:

Comece clicando no botão de + no canto superior esquerdo para visualizar todas as suas opções:

Selecione Objeto 3D.

Escolha um lugar para posicioná-lo. Você deverá escolher um diretório para fazer o upgrade do objeto. Selecione Catálogo 3D para acessar o catálogo Microsoft.

Selecione um objeto e clique em inserir.

Com o objeto inserido, você poderá fazer diversas alterações.

Na barra inferior, estão as opções de escala, eixo, altura e distância. É bem divertido vasculhar e interagir com esses comandos.

Na barra lateral é possível criar ações, inserir texto, adicionar áudio, entre outras alterações que farão diferença na interação com o espectador.

Terminada a edição, clique em Publicar para compartilhar a visualização com outras pessoas.

São várias as opções de webparts que o Spaces oferece:

• Biblioteca de documentos: funciona como uma pasta para inserir diversos tipos de documentos e ter uma pré-visualização;


• Imagem: insere uma imagem estática de um diretório à sua escolha. A Microsoft oferece uma galeria de imagens profissionais para utilização;


• Imagem 360°: insere uma imagem que permite visualização em 360°;


• Objeto 3D: insere um objeto com visualização manipulável. A Microsoft oferece uma galeria de objetos para você testar;


• Visualizador de arquivos: permite a pré-visualização de arquivos como Word, Excel ou Power Point;


• Texto: cria um painel de texto com fundo personalizável;


• Pessoas: insere um organograma com os usuários da organização ou projeto;


• Tour 360°: permite que os espectadores se movam por uma sequência de imagens de 360°, ligando umas às outras. Em um tour dentro de um apartamento, por exemplo, ao clicar em uma porta, o espectador poderia ser enviado para outro cômodo e ter a experiência completa de ver todo o ambiente. Algo parecido com um videogame;


• Vídeo: insere um vídeo 2D com pré-visualização;

Obs: É possível inserir imagens e vídeos a partir de links. Entretanto, por razões de segurança, estes links devem fazer parte da intranet, seja do próprio SharePoint ou do OneDrive for Business. Assim, não é possível inserir links de vídeos do Youtube, por exemplo.

Gostou do SharePoint Spaces? Teve insights de como utilizar em sua organização?

Para saber mais como o SharePoint junto o Project Online, Microsoft Project, Project for the Web e PPM podem otimizar a gestão de projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

O Ano de 2021 já começou e muitas empresas continuam com o mesmo dilema de anos anteriores: como melhorar a gestão e facilitar o acompanhamento das informações dos projetos ?

Talvez elas ainda estejam nesse impasse pois não conhecem as soluções da MLPRO para gerenciamento de projetos e portfólio. As soluções da MLPro são de fácil implementação e garantem praticidade, agilidade e maior controle do portfólio de projetos da empresa.

Para otimizar a gestão dos projetos, a MLPro desenvolveu uma solução baseada em uma central de relatórios para centralizar todas as informações dos projetos.

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Este ano foi um ano bastante desafiador, onde as empresas tiveram que se reinventar, replanejar e realizar uma série de ajustes para continuarem com as suas operações.

Para que isto se tornasse viável, foi fundamental a utilização da tecnologia para conectar e até aproximar as pessoas. Foram incontáveis reuniões via Microsoft Teams, apresentações, atualizações de projetos e treinamentos realizados à distância.

E quando falamos de projetos, tivemos a necessidade de atuar, colaborar e compartilhar informações para que os projetos continuem sendo executados de acordo com o que foi planejado. Conseguimos realizar estas atividades utilizando o Microsoft Project Online.

Neste cenário atual, a tecnologia foi fundamental pois ela nos deu o suporte necessário para seguirmos em frente. Sabemos das dificuldades que muitas pessoas enfrentaram ao ter que conciliar o trabalho de home office com as tarefas de casa, escola , marido, esposas e filhos mas superamos estes desafios, persistimos e superamos essas dificuldades.

Neste post, queremos agradecer a todos os amigos, parceiros, clientes e colaboradores por continuarem conosco nesta jornada.

Desejamos que em 2021 todos continuem com a mesma garra, dedicação e motivação para alcançar todos os seus objetivos.

Esperamos que neste novo ano venham novos projetos, novos clientes, novas metas, novos amigos e novos motivos para comemorarmos o nosso sucesso e que possamos crescer ainda mais.

Nós estamos prontos para 2021 e vocês?

O Microsoft Power Automate foi lançado como evolução do antigo Microsoft Flow, sendo um serviço baseado na nuvem com o objetivo de ser uma ferramenta prática e simples para a criação de fluxos de trabalhos automatizados para tarefas, processos, aplicativos e serviços.

Ele pode ser facilmente conectado com outras ferramentas, pois permite a integração com mais de 200 ferramentas.

Além de contar com a facilidade de conexão com outras ferramentas, o Microsoft Power Automate é seguro, pois as informações compartilhadas só poderão ser acessadas por usuários que realmente devem ter acesso aos dados, pois ele possui gerenciamento de acesso e identidade.

Por ser de fácil manuseio, o Microsoft Power Automate pode ser utilizado tanto por usuários das áreas de negócios, para criação de fluxos de tarefas comerciais como por usuários de TI, que o utilizam para criação de fluxos automatizados para serviços e aplicativos.

O Power Automate trabalha com o conceito de RPA (Automação de Processo Robótico) que permite a automatização de tarefas comuns e repetitivas sendo que o usuário apenas precisará gravar o passo a passo do que precisa ser realizado.

Principais Benefícios do Microsoft Power Automate

Com a utilização do Microsoft Power Automate, a sua empresa pode obter diversos benefícios entre os quais destacamos:

• Integração: Através da conexão do Power Automate com outros aplicativos, os dados poderão ser facilmente enviados para outras plataformas e ferramentas.
• Conectividade: Um dos pontos que podemos destacar do Microsoft Power Automate está relacionado com a conectividade. Você pode conectá-lo a diversas ferramentas facilitando assim o trabalho através dos processos automatizados.
• Maior produtividade e agilidade: Com a automação de tarefas repetidas, o processo se tornará mais simples e menos burocrático e, com isso, a equipe do projeto não precisará utilizar o tempo realizando as tarefas manualmente, portanto terá mais tempo disponível para as tarefas relevantes do projeto.
• Praticidade: O Power Automate permite a utilização de modelos previamente criados para algumas tarefas mais comuns. Para isto, basta que você tenha acesso aos serviços do modelo e preencha as configurações necessárias.
• Compartilhamento: Você pode compartilhar os fluxos de trabalho com a sua equipe para que eles também possam editar ou gerenciar o fluxo.

Tipos de Fluxo

Para a gravação do passo a passo, o usuário precisa saber que o Microsoft Power Automate permite a criação de diversos tipos de fluxos diferentes, conforme descrevemos abaixo:

• Fluxos automatizados: Neste caso, é possível criar uma automação que seja disparada por um evento como a chegada de um e-mail de uma pessoa ou menção à sua empresa em rede social.
• Fluxos instantâneos: Você pode iniciar uma automação com o clique de um botão, automatizando tarefas repetitivas de seu desktop ou de dispositivos móveis. Por exemplo, envie instantaneamente um lembrete para a equipe pressionando um botão do seu dispositivo móvel.
• Fluxos agendados: Agende uma automação como o upload diário de dados para o SharePoint ou um banco de dados.
• Fluxos do processo empresarial: Garanta que todos na sua empresa sigam o mesmo processo, definindo um conjunto de etapas para as pessoas seguirem.
• Fluxos de interface do usuário: Grave cliques e pressionamentos de teclado no seu desktop e em aplicativos da Web, automatizando reprodução de etapas manuais no software herdado.

Navegadores Compatíveis

O Power Automate possui compatibilidade com os seguintes navegadores abaixo:

• Microsoft Edge
• Internet Explorer 11
• Safari
• Chrome
• Firefox

Conectividade

Para agilizar as tarefas e ganhar maior produtividade é preciso que as informações estejam conectadas para ganhar agilidade em nosso trabalho. O Power Automate permite a conexão com diversas plataformas ou serviços, tanto com produtos Microsoft quanto com produtos desenvolvidos por terceiros, entre as quais podemos destacar:

• Microsoft SharePoint
• Microsoft SQL
• Microsoft OneDrive
• OneDrive for Business
• Google Drive
• Google Sheets
• Trello
• Twitter
• Facebook
• Dynamics 365
• SalesForce.com
• Mailchimp
• Dropbox
• APIs de cliente

Além disso, a versão mobile do Power Automate está disponível para o Android, iOS ou Windows Phone.

Inserindo o Microsoft Power Automate no Microsoft Teams

Para incluir o Microsoft Power Automate, basta clicar em aplicativos e digitar Power Automate.

Caso ele não tenha sido adicionado será necessário adicioná-lo, ou apenas abrí-lo, se ele tiver sido utilizado anteriormente.

Você pode iniciar um novo fluxo através de um modelo pré-existente:

O Automate possui inúmeros modelos disponíveis permitindo por exemplo, salvar anexos, enviar lembretes, receber notificações, enviar e-mail, postar mensagens no Microsoft Teams, postar mensagens no Teams e muito mais.

Explorando Recursos do Microsoft Power Automate

Uma vez que você adicionou o Microsoft Power Automate, você poderá criar fluxos específicos que atendam a necessidade de sua empresa e assim ganhar mais agilidade e praticidade na execução das tarefas.

Entre as diversas funcionalidades do Power Automate, você pode utilizar o Chat, histórico de aprovações e criar fluxos de processos de negócios para otimizar os processos de sua empresa.

Recomendamos que antes de criar um fluxo, verifique se já existe um modelo disponível pois caso exista, ele poderá ser utilizado gerando maior agilidade no processo de criação.

Você pode explorar as inúmeras possibilidades existentes no Microsoft Power Automate, verificando os modelos já existentes ou criando fluxos personalizados.

Para saber mais sobre os recursos do Microsoft Power Automate, como automatizar os fluxos de trabalho de sua empresa, soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Recentemente a Microsoft anunciou a possibilidade de visualização em Guias do Project for the Web e do Roadmap para Microsoft Teams. Com isso, os usuários do Microsoft Teams poderão contar com algumas funções básicas do Project for the Web e do Roadmap dentro aplicativo. Desta forma, o gerenciamento, rastreamento e colaboração nos projetos poderão ser realizados em um único lugar, simplificando e integrando a navegação para a equipe do projeto.

Neste artigo, demonstraremos como os membros da equipe de projetos podem habilitar, criar projetos e roadmaps utilizando os aplicativos Project e Roadmap através do Microsoft Teams.

Incluindo a guia de Project e Roadmap

O Primeiro passo é selecionar o canal e incluir as guias para acessar os aplicativos. Para isto, basta selecionar o canal da sua equipe e depois clicar para adicionar uma guia conforme tela abaixo:

Em seguida será exibida uma tela com os aplicativos mais recentes que foram utilizados:

Caso o Project não esteja visível, basta procurá-lo na lista de aplicativos ou digitar Project e automaticamente o Teams irá exibir os aplicativos de acordo com o nome digitado.

Selecione Project e em seguida adicionar:

Clicando em criar novo Projeto basta digitar o nome do projeto e em seguida clicar no botão Salvar.

Com isso, o Projeto foi criado e já está pronto para que o usuário inclua as tarefas.

O usuário pode incluir as informações, atribuir as atividades e adicionar colunas de acordo com a sua necessidade:

Você pode selecionar a visualização por Tarefas.

Na guia Project, além da visualização das tarefas, permite que o usuário selecione a visualização por Quadro, que permite uma gestão ágil dos projetos, usando os princípios do Kanban:

Com este método ágil é possível adicionar Buckets para controlar as atividades do projeto, melhorando assim a sua visualização.

Por último temos a visualização da linha do tempo que permite a aplicação de Zoom nas atividades. Neste exemplo incluímos a coluna predecessora para demonstrar algumas das colunas que podem ser incluídas no projeto.

Existe ainda a possibilidade de exportação dos dados para o Excel, sendo que o arquivo será exportado para a pasta de downloads.

O usuário pode clicar em detalhes do projeto, e assim exibir as informações básicas do projeto como: data de início, data de conclusão, duração e percentual concluído.

Ressaltamos que o aplicativo Project se integra ao Project for the Web, permitindo a adição de projetos que foram criados no Project For the Web mas ele não oferece suporte aos projetos criados no Project Online.

Visualizando o aplicativo Roadmap no Microsoft Teams

Além dos projetos, outra funcionalidade que foi implementada no Microsoft Teams é a possibilidade de visualização do Aplicativo Roadmap, para que o time de projetos tenha visibilidade de todo o trabalho dos projetos. Através do Roadmap, é possível integrar as informações do Project Online e do Project for the Web e acompanhar o status de forma simples e unificada.

O processo para incluir a guia de Roadmap é semelhante a guia de Projeto, portanto basta digitá-lo na pesquisa como explicado no tópico anterior.

A diretoria e a equipe podem visualizar o resumo dos projetos, destacando marcos ou atividades principais dos projetos e assim ter uma visibilidade maior das atividades a serem executadas.

A guia Project e a guia roadmaps poderão ser acompanhados, em modo somente leitura, por todos os usuários do Office 365 desde que estejam compartilhados com eles. A permissão para criação e edição de projetos e roadmaps, dentro de suas equipes (canais) dependerá de licenças apropriadas do Project for the Web.

Conclusão

A disponibilização dos aplicativos Project for the Web e Roadmap dentro do Microsoft Teams pode ser considerado como um upgrade interessante do produto, pois podem atender de forma simples e intuitiva as necessidades básicas dos usuários.

As funções do Project for the Web não podem ser comparadas com as funcionalidades de ferramentas mais completas, como o Project Professional ou Project Online, pois possuem recursos básicos para a gestão de projetos. Se você necessita de um controle maior para realizar a gestão dos projetos da sua empresa, vale considerar a utilização o Project Professional ou Project Online.

Para saber mais sobre o aplicativo Project, Roadmap, Soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Com o avanço das tecnologias, os profissionais de TI precisam de atualização constante de seus conhecimentos em novas linguagens de programação ou metodologias de gestão para que possam atuar nos projetos da sua empresa. Quando falamos do papel do gerente de projetos, para gerenciar os projetos que estão sob sua responsabilidade, é necessário que além do conhecimento técnico, ele também possua conhecimento sobre gestão de pessoas para gerenciar de maneira mais eficiente a equipe do projeto.

Neste artigo, falaremos sobre os aspectos humanos, comunicação e o desenvolvimento das habilidades de liderança que permitem ao gerente de projetos, lidar com maior eficiência na resolução de conflitos e gestão dos recursos humanos do projeto.

Gerenciando a Equipe do Projeto

Em uma equipe multifuncional, temos colaboradores com perfis comportamentais completamente diferentes, executando atividades diferentes, com problemas pessoais e até mesmo profissionais diferentes. E neste cenário, cabe ao gerente de projetos manter a harmonia e motivação do time para que o projeto seja realizado de acordo com o que foi planejado.

A gestão do cronograma, atividades ou custo é considerada por muitos como a parte mais fácil do trabalho de gestão, mas lidar com os aspectos comportamentais do time pode ser a parte mais desafiadora para o gerente de projetos.

Para isto, é necessário que o gerente de projetos possua ou desenvolva algumas habilidades conhecidas como “soft skills”.

Podemos entender como soft Skills as habilidades de liderança, comunicação e comportamentos necessários para que os gerentes de projetos possam orientar, motivar e dirigir a equipe para que esta possa alcançar os objetivos do projeto.

Este tema é tão relevante para contribuir com o sucesso do projeto que o PMBOK, em sua sexta edição, aborda este assunto mencionando que os estilos, tendências e práticas em gerenciamento dos recursos dos projetos, estão migrando de uma estrutura de comando e controle em gerenciamento para a adoção de uma abordagem de gestão mais colaborativa e apoiadora, que dá autonomia às equipes com delegação das decisões para os membros da equipe. Além disso, as abordagens modernas para gerenciamento dos recursos do projeto, procuram otimizar a utilização dos recursos e recomenda-se, que o gerente de projetos deve investir em Inteligência Emocional (IE) pessoal, aprimorando as competências internas (por exemplo, autogerenciamento e autoconsciência) e externas (por exemplo, gerenciamento de relacionamentos).

Pesquisas sugerem que as equipes de projeto que têm êxito no desenvolvimento de IE se tornam um grupo emocionalmente competente e eficazes. Inclusive, de acordo com essa pesquisa, há redução na rotatividade dos membros da equipe.

Podemos citar que para melhorar a gestão da equipe, o gerente de projetos deve além do que já é recomendado no PMBOK, desenvolver os 4 pilares abaixo:

• Autoconhecimento: O primeiro passo recomendado é que o gerente de projetos desenvolva o autoconhecimento, conhecendo mais sobre as suas preferências comportamentais e psicológicas. Com isso, ele irá aprender sobre os diferentes tipos de perfis, desenvolverá a sua comunicação podendo melhorar a gestão da equipe.
• Relações Interpessoais: Por mais que esteja em ambiente profissional, é importante que o gerente de projetos saiba criar vínculos com o time de projeto, criando sintonia, desenvolvendo empatia ou estando mais aberto para ouvir as pessoas. Desenvolver esta habilidade irá facilitar a comunicação em qualquer nível hierárquico da empresa.
• Entendendo os seus colaboradores: Para realizar a gestão efetiva dos recursos humanos do projeto, é fundamental que o gerente de projetos saiba entender os seus colaboradores. Quando falamos de entender, ampliamos o sentido da palavra, propondo uma compreensão individual das habilidades ou dificuldades de cada membro de equipe. Será que os gerentes de projetos estão aptos para identificar o perfil comportamental e psicológico de cada um dos colaboradores para ajustar a sua própria comunicação e melhorar a absorção da informações, reduzir o prazo das reuniões e fazer com que a comunicação possa fluir durante o projeto?

  Podemos citar algumas ferramentas como o DISC ou MBTI, que poderiam ajudar nesta identificação, mas o ponto mais importante que devemos abordar é como o gerente de projetos vai usar na prática as informações geradas nestes relatórios?

• Compreendendo a sua equipe: Após a identificação individual dos colaboradores, o gerente de projetos precisa aplicar o conhecimento em sua equipe para conhecer o time como um todo para que saiba a melhor forma de se comunicar, motivar, controlar, incentivar e direcionar o trabalho da equipe do projeto.

Apesar das citações sobre desenvolvimento de habilidades de liderança e comunicação no PMBOK, o gerente de projetos não deve limitar-se em utilizar apenas as ferramentas e técnicas recomedadas pelo PMI, pois quando falamos em aspecto humanos temos necessidades, expectativas e características bem distintas e o gerente de projetos deve estar preparado para lidar com as particularidades de sua equipe de projetos.

Ainda hoje, muitas empresas promovem cursos, palestras e seminários para a sua equipe porém concentram-se apenas em abordar temas técnicos, deixando um pouco de lado os aspectos comportamentais ou psicológicos e com isso, continuam com problemas de relacionamento ou comunicação em suas empresas.

Você já parou para pensar quando foi a última vez que a sua empresa promoveu algum treinamento deste tipo para os gestores ou equipe de projetos e o que a empresa pode ganhar ao desenvolver esta habilidade em seu time de projetos?

Mesmo com toda evolução tecnológica, devemos lembrar que os projetos são executados por pessoas e para que o gerente de projetos obtenha sucesso na execução dos projetos é fundamental que ele entenda de pessoas.

Para saber mais sobre os treinamentos para gestão de projetos, desenvolvimento de equipe ou otimização do seu escritório de projetos, entre em contato conosco.

Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas precisam otimizar a utilização de seus recursos, sejam eles equipamentos, recursos humanos ou financeiros.

Para isto, é fundamental controlar a alocação desses recursos em seus projetos, programas e consequentemente em seu portfólio de projetos.

Neste artigo falaremos sobre a importância da gestão dos projetos para sustentação da competitividade das empresas.

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Sim, teremos mais uma versão do Project Server. Na semana passada a Microsoft anunciou o lançamento das novas versões do Project Server, SharePoint Server, Exchange Server, Skype for Business Server, esta nova versão está prevista para o segundo semestre de 2021.

O que deve mudar é que os novos programas só estarão disponíveis através da compra de licença por assinatura, que dá direito a acesso a suporte, atualizações, segurança e patches.

Compartilharemos detalhes adicionais em torno dos nomes oficiais, preços e disponibilidade de todos esses produtos posteriormente.

Leia o post Exchange News and Announcements - Microsoft Ignite 2020 Edition publicado oficialmente pela Microsoft e veja mais informações sobre o que foi divulgado sobre esta nova versão.

Para gerenciar os projetos da sua empresa, os gerentes de projetos contam com diversas ferramentas disponíveis no mercado. Para definir qual ferramenta é a mais adequada para a sua necessidade, é necessário entender as principais características de cada uma delas para verificar se elas atendem a realidade de seus projetos. Mesmo a Microsoft tem diversas ferramentas, que são o Microsoft Planner, Microsoft Project for Web, Microsoft Project (desktop) e Microsoft Project Online.

Quadro Comparativo

O quadro comparativo abaixo, tem como objetivo comparar as principais características e funcionalidades de cada uma das ferramentas, para que assim, a sua empresa possa analisar a aderência das ferramentas à sua real necessidade.

Conforme apresentado no quadro acima, dentre as ferramentas analisadas, o Microsoft Planner é a que apresenta maiores restrições quanto às funcionalidades disponíveis.

Já o Project for Web, possui uma disponibilidade maior de funções, mas ainda possui pontos que na maioria das empresas não atendem a necessidade de seus projetos, como por exemplo, controle de recursos, custos, gerenciamento de programas ou portfólio.

Analisando o Microsoft Project (Desktop), temos um nível maior em relação à possibilidade de gestão de custos e recursos, mas como ele não possui funcionalidades para gestão de programas e portfólio, o Microsoft Project (Desktop) é uma ferramenta incompleta.

Dentre as ferramentas analisadas, o Microsoft Project Online é o mais completo, pois permite desde o gerenciamento de tamrefas, atribuição de recursos, controle de custos e recursos até o controle e gerenciamento de programas e portfólio.

Conclusão

A definição sobre qual ferramenta escolher, dependerá da característica, quantidade, necessidades, nível de complexidade e até mesmo da metodologia (nível de maturidade) dos projetos da sua empresa.

Entretanto, se a sua empresa necessita de uma ferramenta mais completa para a gestão de projetos, com possibilidade maior de configuração, personalização ou mesmo customização, a ferramenta mais adequada para atender a esta necessidade é o Project Online.

Para saber mais sobre o Microsoft Planner, Microsoft Project, Project for Web, Project Online, conhecer mais sobre o PPM, ou como otimizar a gestão dos projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Com o lançamento do Project for the web, algumas empresas começaram a se questionar quanto a viabilidade de utilizarem apenas esta versão ao invés de utilizarem o Project Online.

Para esclarecer esta questão, neste artigo traremos mais informações sobre as duas versões do Project e suas respectivas características.

Quadro comparativo

Para facilitar a visualização das informações, criamos um quadro comparativo com as principais características de cada uma das versões:

Project for the web

O Project for the web apresenta uma navegação mais amigável, intuitiva e atualmente é uma versão simplificada do Project Online, sendo que, futuramente poderá ser a versão principal do produto.

O Project for the web foi desenvolvido com base e principalmente para trabalhar com a arquitetura abaixo:

Project Online

O Microsoft Project Online é uma solução mais completa para gerenciamento de portfólio e projetos das organizações. Ele permite o monitoramento do trabalho e custos dos projetos de forma remota, facilitando o acesso as informações dos relatórios do projeto.

As principais características do Project Online são:

Gerenciamento de recursos: No Project online, além da gestão de recursos de mão de obra (pool de recursos) também é possível controlar recursos materiais e custos.

Gerenciamento do Tempo: O Project Online permite a otimização do cronograma por agendamento com base nas informações do projeto, recursos ou custos.

Gerenciamento de custos: É possível realizar a gestão do orçamento por contabilização de recursos, por itens de custo ou controlar o orçamento em nível de projeto.

Facilidade de colaboração: Com o Project Online a equipe consegue colaborar com o projeto de forma prática e ágil através do PWA. Além disso, é possível utilizar as listas padrões do Sharepoint para criar e compartilhar os problemas ou riscos que possam ocorrer durante o projeto.

Customização de Relatórios: O Project Online permite a criação e customização de diversos relatórios. Para a personalização e customização dos relatórios, recomendamos a contratação de uma consultoria especializada para garantir a integridade dos dados.

Conclusão

O Project for the web ainda é considerado uma versão simplificada do Project Online, que permite apenas atualizações consideradas mais simples nos projetos. Apesar de funcional, ele possui restrições em relação a possibilidade de personalização e funcionalidades. Por conta da simplicidade do Project for the web, ele geralmente é utilizado para apresentações ou reuniões onde não há a necessidade de um detalhamento maior das informações do projeto.

O Project for the web não substitui o Project Online mas agrega novas funcionalidades ao ambiente de projetos da Microsoft.

Se a sua empresa necessita de uma ferramenta mais completa para a gestão de projetos, com possibilidade maior de configuração, personalização ou mesmo customização, a ferramenta mais adequada para atender a esta necessidade é o Project Online.

Para saber mais sobre o Project for the web, Project Online, conhecer mais sobre o PPM, ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

A Microsoft anunciou que à partir do dia 01 de novembro de 2020 encerrará o atendimento de suporte para o workflow do SharePoint 2010, no SharePoint Online.

Abaixo temos maiores informações sobre o plano e prazos da Microsoft para o encerramento dessa atividade.

Além disso, temos alguns esclarecimentos sobre dúvidas referentes ao término deste suporte.

Prazos e Recomendações

De acordo com as informações da Microsoft, desde o dia 01 de agosto de 2020 o workflow do SharePoint já foi retirado para os Tenants que haviam sido criados há pouco tempo, sendo que à partir de 01 de novembro de 2020 a capacidade para rodar ou criar workflows para os Tenants já existentes será removida.

Para manter a conectividade e funcionalidade dos workflows do Sharepoint 2010 que já estão em uso pela empresa, a Microsoft recomenda a migração para o Power Automate para que não haja impacto em qualquer processo de negócio que utilize o workflow.

O Power Automate foi desenvolvido pela Microsoft para conectar todos os serviços do Microsoft 365 e também para permitir a criação de workflows personalizados para sua empresa.

Como verificar a versão do workflow ?

Para verificar se a sua empresa utiliza o workflow do Sharepoint 2010, ou mesmo para planejar a migração para o Power Automate, a Microsoft recomenda a utilização de uma ferramenta chamada Scanner de Modernização do Sharepoint (SharePoint Modernization Scanner) para verificar a versão dos workflows utilizados no Tenant. Esta ferramenta irá gerar um relatório dos workflows utilizados no Sharepoint permitindo a análise dos seguintes dados:

• Verificação do “legado” de workflows do SharePoint 2010 e SharePoint 2013;
• Análise de sites e listas que utilizam os workflows.
• Análise e pontuação do Power Automate.

Esta análise, tem como objetivo indicar se os workflows que foram detectados poderão ser atualizados com sucesso para o Workflow do Power Automate;

Com a utilização das informações do site e do relatório de workflows, os administradores do Tenant poderão comunicar aos usuários, elaborar um plano de migração para terem o mínimo de impacto ou interrupção nos processos de negócios.

E como fica o suporte para o Workflow do SharePoint 2013?

No caso dos workflows do SharePoint 2013, o suporte da Microsoft será mantido, porém sem priorização nos atendimentos. Neste caso, mesmo contando com o suporte da Microsoft, é recomendado que também seja feita a migração para o Power Automate. Caso a empresa tenha interesse em mudar para outra solução que não seja o Power Automate, a Microsoft permite, desde que a solução tenha suporte e seja do Programa de parceiros de aplicativos empresariais do Microsoft 365 (Microsoft 365 Business Apps Partner Program).

Os workflows do SharePoint 2013 serão desativados por padrão para os novos Tenants à partir de novembro de 2020.

A Microsoft irá fornecer um script em PowerShell para permitir que as empresas ativem no Tenant o workflow baseado no Sharepoint 2013.

E como ficam as licenças para uso do Power Automate ?

Não será necessário a aquisição de novas licenças, pois todas as licenças do Microsoft 365 já incluem o uso do Power Plataform para personalização e utilização dos aplicativos do Microsoft 365 incluindo o Power Automate e Power Apps.

E como fica o suporte para o workflow do SharePoint Server 2010 e SharePoint Server 2013 ?

Os workflows baseados no SharePoint Server 2010 e SharePoint Server 2013 continuarão a ter suporte da Microsoft para SharePoint On premise 2016 e do SharePoint Server 2019 até o ano de 2026.

Haverá alguma alteração para o SharePoint Designer 2013 ?

A criação dos workflows do SharePoint 2010 com o SharePoint Online usando o SharePoint Designer 2013 será desativada para qualquer Tenant à partir de novembro de 2020. O SharePoint Designer 2013 funcionará com o SharePoint Server 2019 até o restante do ciclo de suporte da empresa no máximo até o ano de 2026. Após esta data o SharePoint Designer 2013 não terá mais suporte da Microsoft.

Para maiores informações sobre o fim do suporte ao workFlow do SharePoint 2010 ou conhecer mais sobre o PPM, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

Referência:

• Support update for SharePoint 2010 workflows in Microsoft 365

Para que a sua empresa possa planejar, gerenciar, administrar, priorizar e ter uma visão geral dos projetos e programas, é fundamental implementar uma solução PPM (Project and Portfolio Management).

Neste artigo, não faremos um comparativo entre as principais ferramentas do mercado, mas abordaremos os principais pontos que a sua empresa deve levar em consideração para a escolha do melhor PPM disponível no mercado.

Cinco pontos para serem considerados:

Sabemos que para a administração efetiva do portfólio de projetos de sua organização, a escolha da ferramenta de PPM deve atender as necessidades atuais e preferencialmente atender a demandas futuras da empresa.

• Facilidade de navegação: A ferramenta deve ser fácil e simples de ser manuseada para que as informações possam ser acessadas de forma rápida e sem complicações, facilitando a navegação do usuário.
• Praticidade: Os dados devem estar disponíveis de forma prática, facilitando a visualização das informações e análise dos dados.
• Possibilidade de customizações / integrações: Muitas vezes é preciso customizar ou integrar os dados para que o PPM traga informações que não estão disponíveis na ferramenta nativa. O PPM deve permitir customizações com sistemas legados ou integrações com outros sistemas utilizados pela empresa.
• Investimento: Apesar do valor agregado que uma solução PPM possibilita para a empresa, deve-se avaliar o valor do investimento para a aquisição do PPM. Nem sempre o software mais caro será o melhor ou o mais adequado para a sua necessidade.
• Confiabilidade e Suporte Técnico: Confiança é uma palavra chave quando falamos na aquisição do PPM. Contar com o suporte de uma empresa reconhecida pode fazer toda a diferença para que você obtenha sucesso ao escolher o melhor PPM para a sua organização.

Sabemos que, dependendo do ramo de atividade ou características dos projetos, existem outros itens que a sua empresa terá que avaliar, mas basicamente considerando os itens acima a sua empresa poderá analisar e escolher a melhor solução PPM de acordo com a sua necessidade.

Características e Funcionalidades do PPM

Além disso, para ajudar em sua decisão, recomendamos que o software de sua escolha contemple as seguintes características e funcionalidades:

• Visualização do portfólio de projetos;
• Análise da capacidade de recursos;
• Visualização de informações financeiras dos projetos;
• Visualização da quantidade de horas / trabalho a ser executado;
• Visualização do status das tarefas do projeto;

A MLPro é especialista em soluções PPM sendo certificada com a competência GOLD Partner Microsoft, possuindo o nível mais alto de associação de competências que uma empresa pode obter dentro do programa de parcerias da Microsoft. Isto garante um nível mais elevado de confiança, credibilidade e segurança para a sua empresa.

A MLPro atua nas etapas de implementação do PPM, Project Server, SharePoint e Project Online, nos processos de:

• Instalação e Parametrização;
• Consultoria;
• Treinamentos;
• Customização e Integração;
• Suporte Técnico e Melhorias;

Com a implementação do PPM, você terá uma visão geral de todos os projetos, facilitando e otimizando a gestão dos projetos estratégicos de sua empresa.

Para atender a esta necessidade, a MLPro desenvolve relatórios de Dashboard de Portfólio para que a sua empresa tenha acesso as informações de maneira prática e ágil facilitando a análise dos dados para as tomadas de decisões.

Para saber mais sobre a implementação do PPM, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Apesar do conceito e benefícios do gerenciamento de projetos já estarem amplamente difundidos nas empresas, algumas pessoas ainda misturam e confundem os conceitos de gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos.

Para esclarecer eventuais dúvidas, neste artigo traremos as definições e características de cada um dos tipos de gerenciamentos citados acima.

O que significa a sigla PPM ?

O PPM é a sigla para Project and Portfólio Management, ou seja, gerenciamento de Projetos e Portfólio.

O PPM é um conjunto de projetos, programas e operações gerenciadas em grupo para alcançar objetivos estratégicos para gerar uma visão consolidada dos projetos.

Quando falamos de um único projeto, podemos considerar que não há grande dificuldade para analisar as informações dos indicadores do projeto, mas e quando temos muitos projetos sendo executados simultaneamente?

Neste caso, o nível de complexidade para realizar a gestão dos indicadores aumenta pois estamos falando de um conjunto de projetos com diversos indicadores. Para facilitar a gestão das informações dos projetos , surgiu o conceito de PPM.

Podemos ter diversos projetos sendo executados em paralelo, sendo que todos eles estão relacionados com o mesmo objetivo estratégico da empresa.

Quando falamos de PPM, podemos considerar que estamos com a atenção principal voltada para atender a necessidade da organização a longo prazo, e com isso, conseguimos selecionar e implementar os projetos que estejam mais alinhados com o objetivo estratégico da empresa.

Existem definições diferentes para o PPM sendo que podemos citar:

• sistema centralizado para gerenciamento de projetos;
• processo de agendamento, priorização e orçamento de múltiplos projetos;
• ponte entre estratégia e implementação;
• forma de analisar e identificar o retorno financeiro dos projetos;
• sistema para melhorar a gestão das informações dos projetos;
• ferramenta para melhorar a competitividade da empresa, permitindo transformar objetivos estratégicos em projetos;

Podemos considerar como atividades da gestão de portfólio de projetos:

• Administrar os recursos;
• Selecionar e priorizar projetos;
• Supervisionar projetos;
• Antecipar tendências;
• Comunicar os resultados às partes interessadas;
• Fazer intervenções/correções em projetos;

Por quê implementar o PPM?

A utilização de um sistema centralizado e visualização de todos os projetos da empresa, permitirá que os responsáveis organizem, implementem e priorizem os projetos de acordo com os objetivos estratégicos da empresa.

Além disso, talvez a sua empresa esteja passando ou passou por uma das situações listadas abaixo:

• Houve um aumento na quantidade de projetos e eles precisam ser analisados e priorizados.
• Evolução na gestão dos projetos para evitar que os erros cometidos no passado voltem a acontecer.
• Melhorar e facilitar a visão geral dos projetos para que os diretores possam tomar melhores decisões.
• Superalocação dos gerentes de projetos;
• Necessidade de melhorar a gestão financeira dos projetos;

Com a implementação do PPM,você terá uma visão geral de todos os projetos, facilitando e otimizando a gestão dos projetos estratégicos de sua empresa.

Para atender a esta necessidade, a MLPro desenvolve relatórios de Dashboard de Portfólio para que a sua empresa tenha acesso as informações de maneira prática e ágil facilitando a análise dos dados para as tomadas de decisões.

Entendendo o Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos pode ser definido como o planejamento, organização, direção e controle dos recursos organizacionais num dado empreendimento, levando-se em conta o tempo, custo e desempenho estimados.

Através da gestão dos projetos, busca-se garantir que as tarefas sejam executadas de acordo com o planejamento inicial. No caso de eventuais desvios, o gerenciamento de projetos permite que as ações corretivas sejam tomadas para que estes desvios não comprometam o projeto.

A gestão dos projetos basicamente está relacionada ao cotidiano dos projetos, ou seja, com a execução das tarefas, alocação de recursos e trabalho realizado.

Definindo o que são projetos

De acordo com o PMBOK, projeto “é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Os projetos são divididos em fases, sendo que cada fase contém os grupos de processos abaixo:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e Controle;
• Encerramento;

Vale ressaltar que em cada uma das fases do projeto, existem processos de gerenciamento de projetos que possuem uma função específica e a execução desses processos podem garantir o sucesso na implementação dos projetos

Dentro dos projetos, teremos basicamente as datas de início e conclusão das tarefas, o trabalho a ser realizado e os recursos responsáveis pela execução das atividades.

Para saber mais sobre a implementação do PPM, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

Sabemos que em uma empresa, as informações dos projetos são direcionadas para diversos níveis hierárquicos e, cada um deles, existe uma necessidade específica em relação a informação que deverá ser transmitida.

Neste artigo, traremos um resumo sobre o Dashboard de Projetos, desenvolvido com Microsoft Power BI, suas respectivas características e os benefícios de sua utilização.

Dashboard de Projetos

O Dashboard de Projetos permite a utilização de filtros de pesquisa para facilitar a visualização das informações de algum projeto específico.

Neste relatório é possível filtrar as informações por departamento, tipo de projeto, proprietário e fase do projeto.

Ao clicarmos no gráfico, podemos visualizar as informações específicas do projeto. No exemplo abaixo, clicamos na barra da fase de "execução" e assim de forma automática, o gráfico exibe apenas a informação da fase solicitada.

De forma ágil é possível verificar as informações sobre a quantidade de projetos, custo, variação do custo, custo do trabalho, variação do trabalho, riscos e problemas ativos. O gráfico permite visualizar as informações por fase e projetos por tipo.

Com a utilização do Microsoft Power BI, o relatório de dashboard de projetos contempla informações relevantes do projeto, facilitando a análise dos dados e a tomada de decisões.

Para saber mais sobre o Dashboard de Projetos, Microsoft Power BI, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.