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Ferramentas para Gestão de Projetos

Ricardo Sabino
15/12/2019

Quando falamos em gerenciamento de projetos e em toda complexidade na execução desta atividade, precisamos ressaltar a importância da escolha de uma ferramenta de apoio ao gerente de projetos para que este possa ter acesso a informação de forma rápida e clara, para que assim possa tomar as melhores decisões ou mesmo reportar o andamento dos projetos para os stakeholders em todos os níveis hierárquicos da empresa.

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Neste artigo, abordaremos a importância da escolha e utilização de uma ferramenta de apoio para o gerente de projetos e como ela pode agilizar o trabalho do gerente de projetos e melhorar a comunicação durante o projeto.

Atualmente, um dos principais problemas das empresas está relacionado a falhas na comunicação, por outro lado, um dos papéis principais do gerente de projeto é transmitir a informação de forma eficiente, seja para atuar como um facilitador do time ao remover empecilhos, orientador das atividades ou mesmo como responsável por reportar as informações para os executivos.

Independente de qual está sendo o foco de atuação do gerente de projetos, é fundamental que a informação consiga fluir tanto pelo time de projetos, executivos ou mesmo através da empresa para que todos saibam sobre a existência ou andamento de determinado projeto.

É fundamental para o gerente de projetos que ele tenha informações atualizadas e que elas possam ser analisadas sem que haja a necessidade de convocar reuniões ou mesmo atualização de documentos para que ele possa participar de alguma reunião.

Diversas opções de ferramentas para atender a sua necessidade


Para facilitar a gestão e controle dos projetos, existem diversas ferramentas de mercado como Artia, Jira, Primavera, Trello, Microsoft Project entre outras.

Durante o processo para escolha da ferramenta adequada para a sua empresa, é normal surgirem algumas dúvidas e listamos abaixo alguns itens simples, porém importantes que devem ser levados em consideração ao escolher uma ferramenta de apoio ao gerente de projetos.

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Para a escolha da ferramenta mais adequada para a sua empresa, será necessário avaliar alguns itens como:

  • Tamanho da empresa: Pode parecer óbvio, mas a escolha da ferramenta deve considerar o tamanho de sua empresa e consequentemente o orçamento disponível para a aquisição da ferramenta. Não faria sentido por exemplo, uma pequena empresa optar pela escolha do software Primavera, devido ao seu custo mais elevado e ser mais utilizado por grandes corporações.
  • Área de atuação: Alguns softwares possuem características que podem ser mais importantes para determinado segmento de atuação. Por exemplo, se a sua empresa trabalha com desenvolvimento de software, pode ser mais adequado a utilização de software que tenha funções específicas que atendam a esta necessidade.
  • Navegação: A ferramenta deve ser de fácil navegação permitindo que a equipe o projeto tenha agilidade na utilização da ferramenta. Além disso, deve-se avaliar se a ferramenta é online e também se permite acesso através de dispositivos móveis.
  • Suporte Técnico: Um dos pontos fundamentais para qualquer sistema é estrutura oferecida pelo suporte técnico, bem como tempo de resposta dos atendimentos. Se possível, verifique junto a empresa maiores informações sobre o funcionamento do suporte técnico.
  • Facilidade de Integração com outros Sistemas: Por mais que a ferramenta atenda ao negócio, na grande maioria das vezes, as empresas tem a necessidade de personalização de algum item ou relatório que o sistema não possui de forma nativa. Recomenda-se que a ferramenta permita a integração ou customização com outros sistemas para atender às necessidades da empresa.
  • Existem outros itens que poderiam ser avaliados antes da escolha da ferramenta, e antes da aquisição do software recomendamos que a equipe de TI faça uma análise aprofundada da necessidade de sua empresa e da aderência das principais ferramentas de mercado para atender a estas necessidades.

E como fica a integração com outros sistemas ?

Uma vez que a ferramenta foi escolhida, cabe a área de TI avaliar quais as necessidades de integração ou customização da ferramenta para atender as particularidades do negócio.

Apesar das ferramentas, em sua grande maioria, atenderem as necessidade do negócio, existem casos onde o gerente de projetos deseja ter uma visão diferenciada através de relatórios ou gráficos como por exemplo: Dashboard de Projetos, Projetos por fase, data de última atualização dos projetos, projetos por departamento, projetos por prioridade, controle de marcos ou informações sobre custos.

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Outra situação bastante comum nas empresas é a necessidade da visualização das informações em relatórios de auditoria, onde é possível verificar por exemplo: projetos sem linha de base, projetos desatualizados à mais de 10 dias, projetos atrasados ou com desvio no orçamento.

As ferramentas de mercado não atendem a esta demanda e, por conta disso, as empresas precisam fazer customizações de seus relatórios e gráficos.

Por incrível que pareça, ainda hoje encontramos situações onde as empresas escolhem ferramentas de gestão de projetos e ao utilizá-las acabam exportando os dados para Excel para cruzar informações e gerar manualmente relatórios e gráficos que podem estar desatualizados e além disso demandam uma atividade extra para o gerente de projetos gerar e consolidar as informações.

E como resolver esse problema?

A MLPro atua na implementação, configuração parametrização e customização do Microsoft Project Online e Project Server e possui uma solução que contempla desde relatórios de Dashboard de Projetos, DashBoard de Portfólio, Quality Assurance (QA) de Portfólio e Projetos além de informações dos projetos no formato “One Page Report”.

Estes relatórios otimizam o trabalho do gerente de projetos, fornecendo informações gerenciais sobre o andamento dos projetos e do portfólio de projetos da empresa. Com isto, o gerente de projetos tem condições de visualizar as informações dos projetos de forma mais rápida e eficiente, melhorando a comunicação e otimizando o trabalho na gestão dos projetos.

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A integração com o Microsoft Project ocorre de maneira simples e rápida pois a MLPro conta com mais de 15 anos de experiência na implantação de soluções PPM. Além disso, a MLPro é certificada pela Microsoft com a competência Gold, que é o maior nível de associação de competências que uma empresa pode obter dentro do programa de parcerias da Microsoft.

Para saber mais sobre as soluções da MLPro, implementações de PPM ou relatórios customizados entre em contato conosco.

Comunicação com a equipe do projeto

Ricardo Sabino
30/11/2019

Quando falamos em gestão de projetos, muitas empresas geralmente se preocupam principalmente com o cronograma do projeto e como irão controlar as atividades, porém, algumas vezes se esquecem de um item fundamental para qualquer projeto: como fazer para estabelecer uma comunicação eficiente com a equipe do Projeto?

Neste artigo iremos falar sobre como utilizar uma comunicação mais eficiente com a equipe de projetos e de como extrair o máximo de sua equipe para que ela possa gerar os resultados esperados por sua empresa.

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De acordo com as boas práticas em gerenciamentos descritas no PMBOK, recomenda-se que o gerente de projetos faça a gestão das 10 áreas de conhecimento (integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas no projeto) durante todo o projeto. Muitos problemas que ocorrem nas empresas e consequentemente em seus projetos estão ligados a falha na comunicação com a equipe do projeto.

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Por mais que a empresa tenha um sistema eficiente para registro das informações do projeto, a execução das atividades sempre dependerá das pessoas e da habilidade de comunicação do gerente de projetos para engajar as pessoas e fazer com que uma comunicação eficiente seja implantada com todos os stakeholders do projeto.

Na maioria dos projetos, o gerente de projetos é o responsável pela gestão da equipe e, mais do que transmitir a informação para a equipe, ele precisa saber como transmiti-la para que todos a compreendam e saibam o que exatamente precisa ser feito.

Partindo do princípio que as pessoas são diferentes, então a forma como cada um “capta” e entende a informação também é diferente e saber como transmitir a informação poderá fazer toda a diferença para a compreensão e execução das atividades para a equipe de trabalho.

Como fazer para identificar as preferências de sua equipe?


Existem diversas maneiras para que o gerente de projetos identifique o perfil de cada integrante de sua equipe e ajuste a sua linguagem de acordo com as preferências de cada profissonal. Uma das formas para adaptar a sua linguagem para ser melhor compreendido é identificar em sua equipe se eles tem preferências visuais, auditivas ou cinestésicas.

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A pessoa com preferência visual costuma utilizar palavras visuais em sua comunicação e podem falar algo como “não está claro para mim”, “não vejo a luz desta situação”, “preciso te mostrar um problema”, “tive um insight” ou “quero ilustrar essa ideia”. Resumidamente, uma pessoa com preferência visual irá utilizar na grande maioria das vezes palavras visuais para descrever uma ideia, problema ou mesmo para apresentar uma solução.

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Por outro lado, existem pessoas que tem a preferência auditiva, que preferem conversar, "ouvir bastante sobre a situação", "escutar o que está acontecendo", pois algumas vezes parece que as coisas não estão “soando bem para eles”. Quando você precisar transmitir alguma informação para essas pessoas, esteja preparado para falar e use palavras que tem relação com sons como por exemplo, afinado, sonoro , ruído, etc.

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E por último, existem pessoas com preferências cinestésicas, que podem compreender melhor sempre que são utilizadas palavras como “pegar", "tocar", "sentir", "passar por cima de problemas", “por a mão na massa”, entre outras.

Para estas pessoas, as atividades precisam “fazer sentido” ou se encaixar pois assim elas poderão executar as tarefas sem que existam dúvidas em relação as atividades a serem realizadas. Além disso, estes profissionais demonstram maior habilidade para atividades manuais, pois tem , de forma natural, facilidade para a realização de atividades desta natureza.

Não existe característica melhor ou pior, certa ou errada, mas é possível utilizar as características das pessoas para, sempre que possível, atribuir tarefas onde elas possam usar essas características em atividades que estejam relacionadas com a preferência delas. Por exemplo, em um trabalho de validação de relatórios, um profissional com preferência visual pode ter mais facilidade para identificar divergências, problemas na formatação ou mesmo valores inconsistentes.

Por outro lado, um profissional com preferência auditiva pode ser responsável por anotar tudo o que foi falado e acordado em uma reunião, pois pode ter maior facilidade para ouvir tudo com atenção.

No caso de profissionais com preferências cinestésicas, conforme dito acima, sempre que possível atribua à eles atividades que envolvem habilidades manuais.

Comunicando-se com a equipe

Um dos papéis principais do gerente de projetos, além de cuidar do projeto como um todo, é saber se comunicar e, sabendo que as equipes são compostas por pessoas diferentes, saber como aplicar na prática este ajuste na comunicação pode fazer toda a diferença para melhorar a comunicação dentro do projeto.

Caberá ao gerente de projetos, identificar o perfil de cada integrante de sua equipe e ajustar a sua linguagem para que todos possam compreender as informações e assim executar as suas atividades reduzindo dúvidas, “ruídos na comunicação", pontos que não estavam “claros” e sentindo que o projeto está caminhando no direção certa.

Visualizando a alocação de sua equipe

Considerando que a comunicação está fluindo durante o projeto, o gerente de projetos pode voltar a sua atenção para a parte sistêmica do projeto, controlando o cronograma, alocação de recursos, custos ou escopo do projeto.

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A MLPro oferece soluções que permitem a melhor visualização da informação para que a sua empresa possa fazer a gestão de seus projetos.

Um dos relatórios desenvolvidos pela MLPro, possibilita a verificação da análise da capacidade dos recursos, onde é possível verificar de forma sintética ou analítica as informações por ano, mês, departamento, recurso ou por projeto.

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Com este relatório, o gerente de projetos tem total visualização sobre a alocação dos recursos do projeto, podendo assim, tomar as melhores decisões de forma rápida e prática com base em informações de fácil visualização.

Portanto, se a sua empresa precisa de relatórios para visualizar a alocação dos recursos de seus projetos, entre em contato conosco e saiba como as soluções da MLPro podem ajudar a fazer uma gestão mais eficiente dos recursos de sua empresa.

Fim do Suporte ao Microsoft Project Server

Ricardo Sabino
15/11/2019

Com o lançamento da nova versão do Microsoft Project para Web, aproveitamos para comentar neste artigo sobre o fim do suporte técnico para as versões mais antigas do Microsoft Project Server.

A Microsoft adota uma política para manter as melhorias de funcionalidade, desempenho e estabilidade para seus produtos mais recentes, sendo assim, o suporte técnico para as versões mais antigas é descontinuado.

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E como fica o suporte ao Microsoft Project Server ?


Primeiramente, lembramos que a Microsoft oferece dois tipos de suporte para seus produtos: suporte convencional e suporte estendido.

A diferença principal entre eles está na quantidade de tempo de suporte que a Microsoft garante para cada produto. No caso do suporte convencional, o suporte tem o prazo de 5 (cinco) anos enquanto para o suporte estendido este prazo é de 10 (dez) anos, à contar da data de lançamento do produto.

Após o prazo de 5 (cinco) anos, a Microsoft não adicionará novos recursos e o suporte gratuito será encerrado, porém ela ainda oferecerá pacotes de correções.

Listamos abaixo as principais versões do Microsoft Project Server e as respectivas datas de vencimento do suporte convencional e estendido:

Produtos Início do Suporte Fim do Suporte
Convencional
Fim do Suporte
Estendido
Microsoft Office Project Server 2003 18/09/2007 14/04/2009 08/04/2014
Project Server 2010 19/07/2013 13/10/2015 13/10/2020
Project Server 2013 17/04/2014 10/04/2018 11/04/2023
Project Server 2016 01/05/2016 13/07/2021 14/07/2026
Project Server 2019 22/10/2018 09/01/2024 14/07/2026

O que significa o fim do suporte técnico para o Microsoft Project Server?

A Microsoft oferece para a grande maioria de seus produtos um ciclo de vida de suporte técnico, que é geralmente de 10 anos, e durante este tempo, oferece recursos, correções de erros e atualizações de segurança.

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Ao término deste ciclo a Microsoft deixará de fornecer:

  • Suporte técnico para problemas que podem ocorrer;
  • Correções de erros descobertas e que podem afetar a estabilidade e a usabilidade do servidor;
  • Correções de segurança para vulnerabilidades descobertas e que podem tornar o servidor vulnerável a brechas de segurança;
  • Atualizações de fuso horário.

Recentemente constatamos na prática o que acontece quando a versão do Microsoft Project está vencida. Realizamos um atendimento em nosso suporte técnico para um de nossos clientes e surgiu a necessidade de abrir um chamado com a Microsoft, pois nosso cliente não estava conseguindo fazer uma atualização de tarefas no cronograma após aprovação.

Verificamos que a versão do Project utilizada pelo cliente era 2013 e o cliente possuía apenas o suporte convencional (vencido em 10.04.2018).

Ao tentarmos abrir o chamado recebemos a informação de que a Microsoft não realiza mais atendimento para este produto, pois o suporte convencional estava vencido. Seria necessário que o cliente contratasse o suporte estendido ou fizesse a atualização do Microsoft Project Server para uma versão mais recente.

Portanto, para evitar este tipo de problema, recomendamos fortemente que a equipe de TI de sua empresa esteja atenta para os 5 anos de validade do suporte técnico, e caso necessário, verifique a necessidade de migrar ou atualizar a versão do Microsoft Project Server.

Para saber mais sobre o fim do suporte Microsoft ou sobre as migrações de versões do Microsoft Project Server, entre em contato conosco para maiores informações.

Referências:

Project Server

Novidades e dicas relacionadas ao Microsoft Project Online e Project Server.

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