O PWA (Project Web App - Project Online) e o PSA (Project Service Automation - Dynamics 365) são ferramentas Microsoft para gestão de portfólio e projetos que, apesar de incluírem funções parecidas, possuem suas diferenças para que cada produto se adeque à necessidade e perfil da organização.

O PWA é indicado para projetos com atividades em cascata e permite a conexão com o Microsoft Project Professional. Já o PSA é indicado para gestão ágil de projetos e permite a conexão com o Project for the Web.

O PWA une as funções do Project com um robusto site de Project Web App criado a partir do SharePoint para gestão dos projetos de forma holística, em especial utilizando a metodologia preditiva. Ou seja, é um produto com escopo mais completo e com alto nível de maturidade para gerenciamento de equipes, visualização e controle gerencial de portfólios.

O PSA por sua vez, é uma aplicação que oferece recursos de gerenciamento de trabalho de forma mais simplificada, desenvolvida a partir do Dynamics 365, a plataforma de aplicativos para negócios da Microsoft. Ele permite conectar a estrutura do Project for the Web à uma gama de recursos criados no Dynamics 365, além da possibilidade de conexão com outras aplicações da plataforma.

Para uma melhor visão sobre as diferenças e semelhanças de recursos entre os dois produtos, fizemos uma tabela comparativa:

*Recursos não nativos da plataforma PSA. A MLPro oferece uma versão customizada com estes recursos.

A solução PSA oferecida pela MLPro é otimizada para trazer todas as funcionalidades de gestão de projetos do Project Web App com a interface simplificada do Project for the Web, além de um sistema de gestão de demandas. Caso tenha interesse nas soluções da MLPro ou queira saber mais, favor Agendar uma conferência e teremos o maior prazer em responder as suas dúvidas.

Atualmente, os usuários do Microsoft 365 podem usar o Microsoft Planner como uma ferramenta de gerenciamento de projetos leve que permite uma melhor produtividade da equipe. No entanto, à medida que os projetos se tornam mais exigentes, o próximo passo lógico do Planner é usar o Project, que pode lidar com esse trabalho.

O Project oferece os recursos mais solicitados pelos usuários do Planner, como Linha do tempo (gráfico de Gantt), subtarefas, agendamento avançado e pendências. Resumidamente, ele permite o gerenciamento das tarefas e projetos em um nível muito mais avançado e flexível, enquanto o Planner te ajuda de forma limitada a gerenciar e monitorar as tarefas da equipe em um plano compartilhado.

Portanto, a fim de manter o seu fluxo de trabalho dentro do seu ambiente do Microsoft 365, a Microsoft tomou uma iniciativa para oferecer recursos e capacidade de uma integração ampla entre o Project e o Planner.

Como Integrar o Project Online com o Planner

O Microsoft Project permite que apenas um usuário por vez edite projetos. Essa pessoa geralmente é o gerente de projeto ou algum recurso específico. E, muitas vezes, os projetos são extensos, muito detalhados e com muitos recursos. A integração acaba tornando a colaboração entre gerentes de projeto e equipes de projeto muito mais eficiente.

Usar as duas ferramentas juntas permite que você crie a estrutura básica do seu projeto no Project e exporte os detalhes para o MS Planner. Para fazer isso, crie uma atividade no Project Online para cada pacote de tarefas e adicione um link para essa atividade ao plano correspondente no MS Planner. Sua equipe pode então definir as tarefas individuais para fornecer detalhes necessários.

Como Integrar o Project Online com o Planner

Para resumir: Por padrão, não há como vincular uma atividade de projeto a uma parte de um plano, como um bucket, no MS Planner. Portanto, você deve criar um plano separado no MS Planner para cada pacote de trabalho que exija um plano detalhado.

Como Integrar o Project Online com o Planner

1. Dentro do projeto, clique em "Planner" no canto superior direito;

2. Feito isso, pesquise e selecione em qual Plano do Planner você deseja atribuir a tarefa;

3. Selecione “Criar Link”;

4. Pronto! Sua tarefa estará atribuída ao seu Planner.

Agora, você consegue entrar no seu Painel de Planos do Planner e acompanhar sua atividade por lá!

Se você não conhece essas ferramentas, acesse nosso artigo com mais informações de comparação. E caso tenha interesse nas licenças do Microsoft PPM, nas soluções da MLPro ou queira saber mais, favor Agendar uma conferência e teremos o maior prazer em responder as suas dúvidas.

O Project Online permite ao administrador configurar diversas restrições ao ambiente, seja de acesso seja de visualização.

É possível por exemplo, restringir que usuários vinculados a determinada área na organização só enxerguem projetos relacionados a esta mesma área.

Esse tipo de restrição tem ao menos dois benefícios:

1. Torna a usabilidade da ferramenta mais precisa, pois o usuário tem menos informação desnecessária para lidar.
2. Mantém a restrição a informações de acesso a projetos de outras áreas por usuários que não deveriam tê-lo.

Contudo, nos relatórios criados no Power BI a partir do Project Online, estas restrições se perdem, deixando todas as informações expostas a quem tiver acesso ao dashboard.

A boa notícia é que com o recurso segurança em nível de linha (RLS), é possível inserir as restrições aplicadas ao Project Online para o Power BI.

São várias opções de restrições, por exemplo:

Isso implica em uma convergência nas informações exibidas no Project Online e o Power BI.

Restringindo acesso ao Menu com uma solução da MLPro

Dependendo da necessidade da organização, a MLPro desenvolveu uma solução em que é possível inserir uma restrição direta no menu do Project Online, de forma que os usuários sequer terão acesso a determinado link.

Ex.: Na página inicial do Project Online, é necessário que apenas os diretores tenham acesso ao Power BI. Todos os outros usuários não veriam esta informação, independente do cargo.

Para este caso, criaríamos dois grupos com permissões distintas, e as visualizações ficariam da seguinte forma:

1. Visão geral dos diretores:

2. Visão geral dos colaboradores:

Note que na Visão 2, os colaboradores sequer sabem da existência do Power BI. Ao contrário da primeira alternativa em que o usuário tem acesso ao relatório com restrições do que pode visualizar, nesta solução os usuários sequer sabem da existência destes relatórios.

Essa permissão pode ser utilizada para quaisquer outros itens dentro do Menu.

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