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Quando pensamos em gestão de múltiplos projetos, ter acesso a informação de forma rápida, prática e dinâmica pode fazer toda diferença para identificar desvios e principalmente tomar ações corretivas para ajustar a “rota” dos projetos, direcionando-os de acordo com o que foi planejado.

Para isto, é fundamental que o gerente de projetos tenha acesso a uma ferramenta ágil que permita a análise dos dados de seus projetos.

Existem inúmeros indicadores relevantes para a gestão dos projetos de sua empresa, e neste artigo, traremos dois gráficos que facilitarão a análise das informações de seus projetos.

Projetos por Prioridade

Podemos considerar que os recursos dentro do projeto podem ser recursos humanos, materiais ou até mesmo recursos financeiros.

Como sabermos, os recursos nem sempre são suficientes e para uma gestão eficiente dos projetos é necessário planejar a alocação dos recursos de acordo com a prioridade que eles devem ser executados.

Existem algumas maneiras de classificar os projetos, sendo que uma delas é classificá-los de acordo com as suas prioridades.

Em uma organização que possua uma quantidade grande de projetos, esta classificação aliadada a análise quantitativa de projetos facilitará a visualização das informações e o processo de tomada de decisões.

Projetos por Departamento

Podemos ter diversos projetos sendo executados simultaneamente, sendo que para garantir a saúde financeira do projeto, é importante que seja feita uma análise para verificar onde os projetos estão distribuídos dentro da empresa e assim controlar se estão dentro do orçamento de cada área.

Para isso, o gráfico ao lado exibe a distribuição dos projetos por departamentos, facilitando assim a visualização das informações para possibilitar um controle mais eficiente do orçamento do centro de custos de cada área.

Com a fácil visualização dessas informações, os responsáveis podem ter uma visão geral do mapa de projetos da empresa facilitando e melhorando a gestão do portfólio de projetos.

Este relatório permite a visualização dos Projetos por departamento utilizando os seguintes filtros de pesquisa:

• Nome do Projeto;
• Status do Projeto;
• Departamento do Projeto;
• Fase do Projeto;
• Categoria do Projeto;
• Priorização;

Para saber mais sobre o Microsoft Power BI, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

Quando falamos em gestão de projetos, temos uma infinidade de informações que precisam ser analisadas para que os gestores tenham condições de tomar as melhores decisões durante o projeto.

Porém, com o volume de informações que temos acesso atualmente, cada vez mais precisamos ter uma forma ágil para analisar estas informações e avaliar os impactos delas na gestão de nossos projetos.

Neste artigo, vamos apresentar algumas características do relatório de Dashboard de Portfólio desenvolvido em Power BI pela MLPro e os principais benefícios de sua utilização na gestão dos projetos de sua empresa.

Antes de falarmos sobre a gestão de Projetos com Power BI e do relatório de dashboard de portfólio, vamos iniciar comentando sobre o Microsoft Project Online.

Microsoft Project Online

O Microsoft Project permite a gestão completa dos projetos de sua empresa através do planejamento do cronograma, controle de tarefas, alocação, análise de capacidade de recursos, controle de linhas de base do projeto e geração de relatórios “nativos” do Project.

Por mais que os relatórios nativos do Project permitam algumas parametrizações, dependendo das características de seus projetos, talvez a sua empresa tenha a necessidade de informações personalizadas e customizadas.

Para suprir esta necessidade, a Microsoft recomenda a utilização do Microsoft Power BI que permite uma avaliação mais refinada das informações de seus projetos.

O que é o Microsoft Power BI?

O Power BI é uma ferramenta de Business Inteligence desenvolvida pela Microsoft que possibilita a criação de dashboards e relatórios dinâmicos permitindo a análise de forma simples e intuitiva para melhorar o processo de análise e tomada de decisões.

Com a utilização do Power BI, é possível realizar uma análise dos dados do projeto, permitindo a visualização completa de seus indicadores e com isso ter uma análise de 360 graus de seus projetos.

Controlando o Portfólio de Projetos com Power BI

Para facilitar a visualização das informações do portfólio de projetos da empresa, a MLPro desenvolveu um relatório em Power BI que permite uma gestão mais efetiva dos projetos de sua empresa.

Neste relatório, é possível filtrar os projetos por departamento, gerente de projetos, tipo de projeto e data de término do projeto.

Além destes filtros, o relatório da MLPro permite a visualização dos seguintes gráficos:

Ao analisarmos o gráfico de Portfólio por Status temos a possibilidade de acompanharmos o status de cada projeto de acordo com a sua respectiva fase de execução.

Com a visualização destas informações, o gerente de projetos tem condições de acompanhar de forma prática e ágil a situação dos projetos da empresa e assim tomar ações corretivas caso seja necessário.

Este relatório exibe a situação do Portfólio por Status utilização dos seguintes filtros de pesquisa:

• Nome do Projeto;
• Departamento do Projetos;
• Fase do Projeto;
• Departamento do projeto;
• Priorização;

Além destes filtros, você pode acompanhar o Status de cada projeto, qual o percentual previsto, percentual concluído de cada projeto, data de início, data de término e o proprietário do projeto.

Os gráficos trazem as informações de todos os projetos mas, caso o gerente de projetos queira verificar qual é o projeto de uma fase específica basta clicar na no gráfico de acordo com o status desejado e apenas estes projetos serão exibidos.

Com o acesso fácil e rápido a essas informações, é possível analisar a situação de cada projeto de sua empresa e acionar o responsável para tomar ações corretivas, caso seja necessário.

Para saber mais sobre o Microsoft Power BI, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

Escolher entre o Microsoft Planner e o Project Online vai muito além de comparar telas e funcionalidades. A decisão impacta diretamente como o seu PMO organiza tarefas, acompanha cronogramas e garante entregas. Usar a ferramenta errada ou sem planejamento pode gerar atrasos, retrabalho e perda de visibilidade sobre os projetos, prejudicando custos e previsibilidade.

Por isso, antes de definir qual solução adotar, é importante entender o nível de maturidade da sua gestão de projetos e quais recursos são essenciais para evitar falhas no acompanhamento e na execução.

Neste artigo, daremos continuidade no comparativo entre o Microsoft Planner e o Microsoft Projet Online abordando outras características que não foram mencionadas anteriormente.

Gerenciamento das Informações do Projeto

Primeiramente, vamos comparar as duas ferramentas em relação ao gerenciamento das informações em nível de projeto.

Como verificamos no quadro acima, o Microsoft Planner apresenta uma limitação maior em relação aos permissionamentos, criação de visões personalizadas, grupos e visão de Portfólio.

No caso do Microsoft Project Online , existe um controle mais efetivo do projeto pois além de ser mais completo ainda permite a criação de visões customizadas, grupos, filtros e criação de campos personalizados.

Se você deseja realizar uma gestão eficiente dos projetos de sua empresa, ter essas possibilidades de customizações podem ser fundamentais para o sucesso de seus projetos.

Gerenciamento de Tarefas do Projeto

O próximo item que avaliamos está relacionado ao gerenciamento de tarefas. No quadro abaixo, podemos perceber a diferença entre as duas ferramentas e algumas de suas características:

Recursos Adicionais

Para finalizar, temos o quadro que chamamos de recursos adicionais.

Quando escolher cada um?

O Microsoft Planner é indicado para equipes que buscam agilidade e simplicidade na organização das tarefas do dia a dia. Ele funciona muito bem em times que precisam visualizar atividades em quadros (Kanban), colaborar rapidamente e priorizar entregas curtas.

Já o Project Online atende empresas que precisam de planejamento detalhado, controle de cronogramas complexos, alocação de recursos e relatórios avançados para o PMO. Ele é ideal quando a gestão precisa de previsibilidade e governança sobre múltiplos projetos.

Quando faz sentido usar ambos?

Muitas empresas combinam as duas soluções para aproveitar o melhor de cada ferramenta. O Planner oferece agilidade para o time operacional, enquanto o Project Online garante planejamento estratégico e visibilidade para gestores e PMOs.

Essa integração permite que tarefas do Planner sejam vinculadas ao Project Online, mantendo a comunicação entre equipes e o controle centralizado para a alta gestão.

Planner ou Project Online: qual caminho faz mais sentido para sua empresa?

Para ajudá-lo a decidir qual ferramenta escolher, recomendamos que você responda aos questionamentos abaixo:

• Ter informações personalizadas (campos) calculados através de fórmulas te ajudarão em seus projetos?
• Você precisa ter o controle de linhas de base do projeto?
• Você ou sua organização precisam monitorar o planejamento de recursos e capacidades usando um pool de recursos corporativos ou vendo a alocação geral em vários projetos? ;
• Você precisa registrar e controlar as horas / dias gastos nas tarefas de seus projetos?
• Você precisa controlar as atividades predecessoras e sucessoras de seu projeto?
• Você precisa acompanhar o andamento de seus projetos com visualizações e relatórios?

Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, recomendamos a utilização do Microsoft Project Online pois a características dos projetos de sua empresa exigirão um nível de controle mais completo e neste caso, o Microsoft Planner pode não atender às suas necessidades.

Erros comuns ao migrar do Planner para o Project sem planejamento

Um erro frequente é tentar migrar projetos do Planner para o Project Online sem revisar cronogramas, recursos e dependências. Isso pode gerar informações inconsistentes, tarefas duplicadas e datas incorretas.

Antes de migrar, faça uma análise de maturidade da sua gestão de projetos e prepare a equipe para a mudança, garantindo que os dados estejam organizados e que o fluxo de trabalho faça sentido nas duas ferramentas.

Com base nas informações que trouxemos neste artigo, esperamos que você tenha dados suficientes para analisar qual é a ferramenta mais adequada para a sua empresa.

Transforme sua gestão de projetos com a escolha certa

Escolher entre o Planner e o Project Online (ou mesmo integrar os dois) depende de como sua empresa gerencia projetos hoje e do nível de controle que você precisa alcançar.

Se você quer implementar a solução certa, evitar erros e ganhar visibilidade real sobre seus projetos, fale com a MLPro.

Para saber mais sobre o Microsoft Planner, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco e saiba mais sobre os benefícios da implantação de soluções PPM.

Com a constante evolução das tecnologias e ferramenta de trabalho, cada vez mais é preciso estarmos atentos com as ferramentas disponíveis para facilitar o nosso dia a dia. Quando falamos em gerenciamento de projetos esta situação também se aplica, pois as empresas precisam constantemente acompanhar as ferramentas existentes e comparar se atendem as suas necessidades.

Neste artigo, faremos um comparativo entre as funcionalidades do Microsoft Planner e o Microsoft Project Online que são ferramentas utilizadas pelas empresas para controlar os seus projetos.

O que é o Microsoft Planner

Primeiramente, vamos falar sobre o Microsoft Planner que é uma ferramenta com interface simples e intuitiva utilizada para organização, planejamento e estruturação de projetos. Ele é utilizado para gerenciamento das tarefas e trabalho da equipe. Por ser mais simples, ele não possui recursos para personalização.

O Planner permite a criação de planos de serviços, delegar tarefas e compartilhamento de arquivos, sendo que estas atividades são controladas via notificação por e-mail.

Além disso, o Microsoft Planner possui gráficos circulares que representam o status das tarefas, além de gráficos para acompanhamento da quantidade de tarefas e visualização das prioridades.

O que é o Microsoft Project Online

O Project Online é mais indicado para gerenciamento de projetos ou portfólio de projetos da empresa, pois possui muito mais recursos do que o Planner. Geralmente, o Project Online é utilizado por empresas que possuem um nível mais elevado em gerenciamento de projetos onde a cultura de gestão já está amplamente incorporada na empresa.

Ele possui muito mais recursos e possibilidade de personalizações, permitindo que a gestão dos projetos via Microsoft Project Online seja muito mais completa e efetiva.

Comparando as duas ferramentas

Agora que já apresentamos as duas ferramentas, podemos compará-las para que vocês possam analisar as principais diferenças.

Este comparativo das duas ferramentas foi realizado levando em consideração:

• Custos;
• Visualização do Portfólio;
• Estrutura;
• Detalhes do Projeto;
• Detalhes das Tarefas;
• Site Colaborativo;

Para facilitar a visualização das informações, elaboramos o quadro abaixo:

Concluindo

Como vocês puderam perceber, cada uma das ferramentas possui características e particularidades e não podemos afirmar qual é a mais indicada para a sua empresa, pois essa escolha depende de outros fatores como momento atual da empresa, maturidade em gestão de projetos, grau de complexidade dos projetos entre outros.

Para algumas pessoas, o Microsoft Planner possui uma interface mais amigável mas não tem recursos fundamentais para um controle efetivo dos projetos.

Já o Project Online, é considerado mais completo com diversas possibilidades de parametrizações, permitindo uma série de customizações que recomendamos que sejam realizadas por uma consultoria especializada.

Para saber mais sobre o Planner, possibilidades de customizaçãoes do Project Online ou soluções PPM entre em contato conosco.

Na publicação anterior apresentamos as funcionalidades do quadro de horas e seus principais benefícios tanto para os colaboradores da empresa quanto para os gestores.

Neste artigo traremos uma nova funcionalidade chamada quadro de tarefas e abordaremos suas principais características e benefícios para facilitar a gestão das atividades do colaborador.

O que é o Quadro de Tarefas?

O quadro de Tarefas é uma funcionalidade do PPM que tem como objetivo permitir a visualização simplificada das tarefas do colaborador.

Com a sua utilização o colaborador terá maior facilidade para identificar as tarefas onde precisará atuar nos projetos e desta forma pode planejar de maneira mais eficiente o seu trabalho, melhorando a gestão de suas atividades.

Como utilizar o quadro de tarefas ?

Com o quadro de tarefas, o colaborador pode configurar filtros, para que se possa enxergar de forma mais ampla todo o trabalho, conforme descrito abaixo:

• Todas as tarefas Incompletas;
• Tarefas Vencidas;
• Atribuídas Recentemente;
• Tarefas Concluídas;

Estas visualizações permitirão que o colaborador tenha controle de todas as tarefas que forem atribuídas para ele nos projetos permitindo que todas as atividades dos projetos sejam acompanhadas ou realizadas dentro dos prazos estabelecidos.

Além disso, é possível permitir o agrupamento das tarefas também por projeto, status ou grupos personalizados onde o colaborador pode utilizar um filtro por campos de grupos, e assim poderá escolher a melhor forma de visualizar as informações.

Além das opções de visualizações acima, o colaborador pode alterar o layout de exibição, escolhendo entre Gráfico de Gantt, Dados Divididos em Fases e Folha:

O colaborador também pode alterar as unidades de exibição de acordo com a sua preferência, alterando a duração, trabalho e formatação de data que será exibida.

Após a verificação dos apontamentos, o colaborador deverá encaminhar os status para aprovação do gerente.

A utilização do quadro de tarefas, permite melhor visualização das horas consumidas nos projetos e facilita o trabalho de acompanhamento das atividades para os gestores das áreas.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre a utilização do quadro de tarefas e como ele pode facilitar a gestão das tarefas de sua empresa.

Em tempos de atividades realizadas remotamente, cada vez mais as empresas precisam encontrar maneiras para gerenciar as atividades que são realizadas por suas equipes de trabalho. Por outro lado, a execução do trabalho remoto, para os funcionários, pode gerar melhor qualidade de vida permitindo maior facilidade para apontar as atividades realizadas.

Uma forma de realizar este controle em grande escala, e que já está sendo utilizada por muitas empresas, é a utilização do quadro de horas.

Neste artigo, apresentaremos as funcionalidades do quadro de horas, seus principais benefícios e em como ele pode te ajudar a trabalhar melhor.

Como funciona o Quadro de Horas ?

O quadro de horas é uma ferramenta nativa do Project Online, que tem como objetivo permitir o apontamento das horas trabalhadas pelos profissionais e respectivas aprovações por parte de seus gestores.

Inicialmente, é preciso nomear um gerente de quadro de horas que será o responsável pela aprovação do quadro de horas que será enviado por cada colaborador da empresa.

O Profissional irá apontar as horas trabalhadas normalmente no Project, informando o trabalho que já foi realizado.

Após o apontamento, o colaborador deve fazer a publicação do projeto para que as alterações também sejam publicadas no PWA. Em seguida, ele deverá submeter o quadro de horas para aprovação.

Para verificar se o quadro foi criado corretamente, basta acessar o PWA e clicar no link Gerenciar quadro de horas. Será exibida a tela com todos os quadros de horas que foram apontados nas semanas anteriores, onde o colaborador pode verificar o período, total de horas e o status do quadro:

Neste exemplo, selecionamos o quadro da semana do dia 15.03 à 21.03 e podemos verificar o apontamento das horas e suas respectivas atividades:

O profissional deve consultar para verificar se as horas apontadas estão corretas. Caso estejam corretas, o colaborador deverá selecionar a opção para “Entregar o Quadro de Horários Final”:

E quais os benefícios ao utilizar o Quadro de Horas ?

Existem inúmeros benefícios que podemos listar, tanto para o gestor responsável pelo acompanhamento das atividades quanto para os profissionais responsáveis pela execução das atividades.

Primeiramente, vamos abordar os principais benefícios para o colaborador:

• Maior facilidade para controle das atividades a serem executadas;
• Apoio para gestão de tempo e controle de atividades;
• Melhor organização e planejamento de atividades;

Podemos considerar que com os benefícios citados acima, o colaborar terá condições de planejar melhor a execução das atividades previstas nos projetos que irá atuar.

Por outro lado, podemos citar também alguns benefícios para os gestores e responsáveis das áreas:

• Controle e acompanhamento das atividades executadas pelos funcionários;
• Melhor visualização da disponibilidade de recursos;
• Maior eficiência para gestão das horas utilizadas nos projetos;
• Análise do desvio de horas previstas no projeto;
• Melhoria no planejamento do projeto;

A utilização do quadro de horas, permite melhor visualização das horas consumidas nos projetos e facilita o trabalho de acompanhamento das atividades para os gestores das áreas.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre a utilização do quadro de horas e como ele pode colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

De acordo com o PMBOK, recomenda-se que o gerente de projetos realize a gestão das 10 áreas de conhecimento para aumentar a possibilidade de sucesso ao gerenciar os projetos da empresa.

A gestão de recursos humanos é considerada por muitos profissionais como uma das mais complexas, pois além de tratar das características individuais das pessoas, aborda também a alocação dos recursos no projeto.

Em algumas situações, o gerente de projetos precisa verificar a disponibilidade de um recurso para alocação em alguma atividade dentro do projeto. Porém, muitas vezes ele não tem certeza se o profissional está ou não disponível para atender esta demanda.

Muitas vezes o gerente de projetos se depara com uma situação onde precisa verificar a disponibilidade de um recurso para alocação em alguma atividade dentro do projeto. Porém, muitas vezes ele não tem certeza se o profissional está ou não disponível para executar determinada atividade.

Neste artigo, apresentaremos um relatório que permite a análise de capacidade de recursos para solucionar o problema descrito acima.

No meio do projeto surge um imprevisto

Imaginem uma situação onde o gerente de projetos precisa realocar os integrantes de sua equipe, porém não tem certeza sobre a disponibilidade ou não de alguns profissionais. Para que o projeto possa ser entregue no prazo, a equipe precisa realizar as atividades no prazo previsto.

Tudo estava caminhando conforme planejado, mas houve um imprevisto com um dos recursos e algumas atividades precisarão ser realizadas por outros profissionais.

E agora, como realocar as atividades do projeto garantindo que os profissionais irão executá-las não fiquem super alocados?

Antes de responder a este questionamento, vamos apresentar as funcionalidades do relatório de análise de capacidade de recursos que foi desenvolvido pela MLPro.

O que é o relatório de análise de capacidade de recursos?

O relatório de análise de capacidade de recursos é um relatório desenvolvido pela MLPro para facilitar a visualização das informações sobre a alocação, disponibilidade ou mesmo indisponibilidade dos recursos do projeto.

Este relatório exibe as informações da capacidade mensal de alocação dos recursos versus qual é a alocação dos recursos dentro de determinado mês. Com estas informações, o gerente de projetos consegue visualizar o total de horas e o percentual de alocação de cada recurso da empresa.

Além disso, o relatório exibe um gráfico com percentual da alocação do recurso separado por departamentos sendo que também é possível realizar um filtro por ano, mês, departamento, recurso ou projeto.

Com o acesso fácil a estas informações, o gerente de projetos tem condições de analisar a disponibilidade de seu time e com isso realocar os profissionais de acordo com a necessidade do projeto.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre os relatórios desenvolvidos pela MLPro e como eles podem colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas precisam otimizar a utilização de seus recursos para evitar desperdícios que podem resultar em perda de dinheiro, atrasos ou até mesmo aplicação de multas por não cumprimento contratual.

Independente do tamanho do projeto, o gerente de projetos deve estar atento à alguns fatores para evitar que o projeto “saia do trilho”.

Neste artigo, falaremos sobre 5 pontos que recomendamos para que todo gerente de projetos esteja atento ao gerenciar os projetos de sua empresa.

Ler mais

Com o apoio deste relatório, o gerente de projetos tem acesso a visualização das informações dos projetos e consegue checar se existem não conformidades no lançamento das informações.

Além do relatório de QA de projetos, a MLPro desenvolveu o relatório de QA de portfólio para que, tanto o gerente de projetos quanto o PMO, possam analisar e avaliar o ponto de situação do portfólio de projetos da empresa.

Neste artigo apresentaremos o relatório de QA de portfólio e suas principais características.

Visualizando informações do Projeto

Para facilitar a análise e gestão dos projetos, o relatório de QA de portfólio permite a visualização de informações e indicadores do projeto, fornecendo ao gerente de projetos e PMO informações relevantes para a tomada de decisões.

Conforme relatamos anteriormente, os relatórios de QA tem como objetivo apontar se existem falhas no lançamento das informações nos projetos, permitindo aos responsáveis que identifiquem o que precisa ser corrigido para garantir a qualidade da informação. Estas informações geralmente são utilizadas em auditorias, sejam elas internas ou externas.

O relatório de QA de portfólio desenvolvido pela MLPro permite a visualização gráfica das seguintes informações:

• % Projetos sem linha de base;
• % Projetos com término no passado sem conclusão;
• % Projetos desatualizados;
• % Projetos fora do orçamento;
• % Projetos atrasados;

Detalhamento das Informações

Além das informações gráficas, também é possível realizar uma análise mais detalhada das informações. Por exemplo, no caso dos projetos sem linha de base, o relatório exibe também o nome do projeto e o proprietário do projeto.

O detalhamento da informação tem como objetivo permitir que o PMO da empresa identifique o responsável pelo projeto, e assim possa orientá-lo quanto as melhores práticas a serem realizadas na gestão de projetos.

No caso de Projetos com término no passado sem conclusão, temos a informações do nome do projeto, quantidade de dias, nome do proprietário e percentual de conclusão do projeto.

Podemos parametrizar para que o relatório informe a quantidade de projetos que não são atualizados há mais de 10 dias, descrevendo o nome do projeto, nome do proprietário e quantidade de dias desde a última publicação.

Neste relatório o gerente de projetos pode verificar se existe algum projeto com proprietário inativo. Esta situação pode ocorrer no caso de desligamento de um colaborador que havia sido informado como responsável por um projeto.

O controle do orçamento do projeto é um item que merece atenção especial do gerente de projetos, já que eventuais desvios no orçamento do projeto podem comprometer a saúde financeira da empresa pois estão relacionados ao calendário de recebimento e desembolso do projeto.

Para atender a esta necessidade, o relatório de QA de portfólio desenvolvido pela MLPro permite a visualização dos projetos com desvio no orçamento, trazendo também o custo orçado e o custo planejado do projeto.

Para saber mais sobre relatório de QA de portfólio, implementação de soluções PPM, migrações do Microsoft Project Online ou Project Server entre em contato conosco.

Na gestão dos projetos, cada vez mais é necessário agilidade para identificar os GAP's dos projetos e assim tomar medidas corretivas para que o projeto siga de acordo com o planejamento inicial.

Além da utilização do Microsoft Project, o gerente de projetos utiliza os relatórios customizados para ter maior visibilidade do ponto de situação dos projetos e com isso ter condições de atuar sempre que seja necessário.

Sabemos que muitas vezes, em decorrência do volume de atividades, nem sempre a equipe do projeto ou até mesmo o gerente de projetos conseguem atualizar as informações ou preencher corretamente, e isso, pode gerar problemas no controle e acompanhamento dos projetos.

Para ajudar na gestão dos projetos e resolver esta questão, existem relatórios de Quality Assurance (QA) que podem indicar onde existem falhas no apontamento das informações nos projetos, permitindo aos responsáveis que identifiquem o que precisa ser corrigido para garantir a qualidade da informação.

Neste artigo falaremos sobre a importância do Relatório de QA na gestão dos projetos e dos principais benefícios de sua utilização.

O que é Quality Assurance (QA)?

Podemos dizer que originalmente Quality Assurance (QA) é um conjunto de atividades voltadas para garantir a qualidade nos processos de desenvolvimento de sistemas.

As atividades de QA tem foco na prevenção de defeitos relacionados aos processos de desenvolvimento de software.

Como não estamos tratando de desenvolvimento de sistemas, consideraremos que as atividades de QA estarão voltadas para garantir a qualidade da informação apontada nos projetos, para que os dados estejam corretos e assim mantenham a confiabilidade das mesmas.

Quando falamos em projetos, temos uma infinidade de informações que podem ser lançadas de forma incorreta ou mesmo que podem não ser atualizadas corretamente.

Além de seguir as normas e procedimentos internos, a equipe do projeto deve manter o cronograma de atividades atualizado para que o Gerente de Projetos tenha sempre a visão correta das informações.

Podemos ter, por exemplo, projetos que foram lançados sem linha de base, impossibilitando que seja realizada uma análise dos desvios do projeto. Além disso, podemos ter tarefas atrasadas que não foram realizadas ou tarefas com recursos inativos, gerando assim inconsistência das informações.

Existem atividades críticas que, se atrasadas, podem comprometer o andamento do projeto gerando atrasos no cronograma ou até mesmo impacto financeiro negativo no projeto. Por conta da importância dessas atividades, é fundamental que se tenha a visibilidade de suas datas de início e fim previstos. Além disso, podemos cadastrar riscos e/ou problemas que precisam ser previstos para que sejam tratados durante a execução do projeto.

Para identificar eventuais inconformidades nos lançamentos e apontamentos das informações, existem relatórios de auditoria que tem como objetivo facilitar a identificação dessas inconformidades, para que assim o gerente de projetos possa orientar a equipe do projeto ou corrigir os apontamentos incorretos.

Tipos de Auditoria de Projetos

As auditorias em projetos podem ser internas ou externas. As auditorias internas são realizadas por funcionários da empresa que tem a responsabilidade de avaliar e analisar os sistemas internos da companhia e reportar os resultados da análise diretamente para a diretoria da empresa.

As auditorias externas são realizadas por uma equipe independente, que geralmente é contratada para analisar e avaliar os sistemas ou projetos da companhia.

Abaixo estão as principais diferenças entre as auditorias:

Principais benefícios dos relatórios de QA

Entre os inúmeros benefícios obtidos com a utilização do relatório, podemos destacar:

• Maior facilidade para identificação dos problemas dos projetos;
• Maior confiabilidade da informação para a tomada de decisões;
• Padronização do input de informações;
• Melhorar a performance dos projetos;
• Possibilidade de identificação do Projeto e responsável, permitindo avaliação de necessidade de capacitação interna;
• Aumentar a aderência na utilização da metodologia de projetos dentro da empresa.

Além dos benefícios acima listados, o relatório de QA permite a realização de melhoria contínua nos processos de gerenciamento de projetos aumentando a maturidade na gestão dos projetos da empresa.

Ao contrário do que muitos profissionais talvez imaginem, o objetivo do relatório de QA de Projetos é atuar na prevenção dos problemas referentes ao apontamento das informações e, caso seja identificada alguma não conformidade, permitir ao gerente de projetos orientar o responsável pelo preenchimento, já que o relatório permite a visualização do nome e do responsável pelo projeto.

Com a utilização do Relatório de QA de Projetos desenvolvidos pela MLPro, o gerente de projetos tem acesso a informações relevantes do projeto, podendo acompanhar se existem inconsistências nos lançamentos e assim tomar as devidas ações para solucionar cada caso.

Para saber mais sobre Relatórios de QA de Projetos, implementação de soluções PPM, migrações do Microsoft Project Online ou Project Server, entre em contato conosco.

No artigo publicado em setembro de 2019, abordamos as diferenças e particularidades de cada uma das versões do Microsoft Project Online e Microsoft Project Server. Nesta publicação falaremos sobre a importância e benefícios da migração do Project Server para o Microsoft Project Online.

Primeiramente, vamos recordar algumas diferenças de cada uma das versões entre as quais podemos destacar:

• Hospedagem: No caso do Project Server, ele é hospedado localmente no servidor sendo que o Project Online ficará armazenado nos servidores da Microsoft.
• Custos: O custo com licenciamento do Project Server é maior, pois dependerá da quantidade de usuários, sendo que as licenças serão de propriedade da empresa. Para o Project Online, não há a necessidade de se preocupar com o investimento para aquisição ou atualização de servidores, pois estes são de responsabilidade da Microsoft.
• Acesso ao Servidores: Ao optar pelo Project Online, saiba que a Microsoft não permitirá acesso ao banco de dados e as rotinas de backup ou segurança serão de responsabilidade da Microsoft. O Project Server permitirá acesso ao banco de dados, configuração do servidor, acesso a central administrativa, log de erros e execução de rotina de backups através do Microsoft SQL.
• Migração: No Project Online não há a necessidade de migração, já que a atualização para novas versões é automática sem a necessidade de intervenção manual por parte da equipe de TI de sua empresa. No caso do Project Server, o produto ficará desatualizado com o tempo, pois a cada 3 anos a Microsoft lança uma nova versão do Project Server, sendo que é recomendado que seja realizada a migração de versão a cada 5 anos. É importante ressaltarmos também que o suporte da Microsoft irá expirar de acordo com a tabela abaixo:

Quando a empresa deve migrar para o Microsoft Project Online?

Quando a empresa avalia e constata que haverá um benefício financeiro (redução de despesa) ou devido à necessidade de modernização dos serviços para que assim, possa se manter competitiva diante de seus principais concorrentes.

Antes da decisão da migração, geralmente é realizado um estudo para que seja analisado se haverá algum tipo de redução de despesa ou se apenas haverá o benefício de atualização e modernização dos serviços. Este estudo, entre outros pontos, deve levar em consideração a depreciação de equipamentos, custo da mão de obra para manter a equipe responsável pelos servidores, aquisição de licenças, etc.

Conforme já dissemos, para manter o Project Server, a empresa precisará de um servidor ativo, gerando a necessidade de recursos para cuidar da manutenção e garantir a disponibilidade do servidor e também de recursos financeiros para manter esta estrutura.

Principais benefícios da utilização do Project Online

Seja pelo motivo de redução de despesa ou devido a necessidade de modernização, podemos considerar que os principais benefícios de uma migração do Project Server para o Project Online são:

• Custo de Hospedagem: Como o servidor fica hospedado na Microsoft, não temos os custos de hospedagem do servidor, manutenção e upgrade do hardware.
• Custo de Licenciamento: Os custos de licenciamento são reduzidos visto que no Project Online não existe a necessidade de compra de licenças permanente do Project Server, do SharePoint e do Microsoft SQL Enterprise. No caso do Project Online a única licença que é adquirida é a dos usuários.
• Garantia de um ambiente atualizado: O Project Online é atualizado constantemente sem a necessidade de intervenção do cliente, no caso do Project Server existe a necessidade de instalações manuais de atualizações que a Microsoft disponibiliza mensalmente para a correção de problemas e tambem existe a necessidade de migrações constantes, pois o ambiente fica desatualizado a cada 3 anos e após 5 anos o produto perde a garantia e suporte da Microsoft.
• Proteção dos dados: O Project Online é armazenado nos servidores da Microsoft do Brasil, seguindo as leis brasileiras de proteção de dados. Sendo que a própria Microsoft garante a proteção dos servidores, utilizando diversos recursos de criptografia para proteção dos dados. O Project Server está mais propenso a ataques cibernéticos, sendo necessário atualizações constantes do servidor. Tambem se faz necessário a construção de proteções como VPN e bloqueio de firewall, e isto pode dificultar o acesso dos usuários da própria empresa caso a estruturação para liberação de acesso não seja bem construída ou parametrizada.
• Velocidade de acesso: A velocidade do acesso ao Project Online é garantida, pois, os serviços ficam na Microsoft, garantindo assim maior facilidade de acesso e maior disponibilidade do servidor.
• Custo de manutenção: Como o servidor fica hospedado na Microsoft, não temos os custos de de hospedagem do servidor, manutenção e upgrade do hardware.

Caso a sua empresa ainda esteja utilizando o Project Server, recomendamos que seja feita a migração para o Project Online para usufruir dos benefícios citados neste artigo.

A MLPro já realizou mais de 125 projetos de implantação de PPM, adquirindo ao longo de 15 anos, larga experiência em projetos de migração de versões do Project Server para o Project Online, garantindo para a sua empresa maior segurança, confiabilidade e satisfação na realização da migração.

Para saber mais sobre a migração das versões do Microsoft Project Server para o Microsoft Project Online entre em contato conosco.

• ROI (Return of Investment);
• IDC (Índice de Desempenho de Custo);
• IDP (Índice de Desempenho de Prazo);
• VA (Valor Agregado);

Entendendo os principais indicadores

O ROI (Return of Investment) ou simplesmente “Retorno sobre Investimento” é um indicador que demonstra o retorno obtido com o investimento que foi realizado no projeto.

O cálculo do ROI é realizado aplicando a fórmula abaixo:

ROI = (Retorno – Investimento) / Investimento

Para saber qual foi o retorno do investimento em um projeto, basta verificar o valor do ROI conforme descrito abaixo:

• Se o ROI for maior do que 0, significa que o projeto teve retorno positivo (lucro);
• Por outro lado, se o valor do ROI for menor do que zero, isto significa que o projeto não atingiu os resultados esperados;
• Caso o resultado seja 0, indica que o projeto pagou o valor investido, não houve perda e também não houve lucro para projeto.

Imagine que um grupo de investidores fez um investimento de R$ 1 Milhão em um projeto e que, após seis meses, esse projeto rendeu R$ 1,2 Milhões. De acordo com a fórmula apresentada anteriormente, teríamos o seguinte resultado:

(R$ 1.200.000,00 – R$ 1.000.000,00) / 1.000.000,00 = 0,20

Neste caso, consideramos que para R$ 1,00 investido no projeto houve um retorno de R$ 0,20, ou seja, o investimento no projeto foi pago e ainda gerou um resultado positivo.

O Índice de Desempenho de Prazo (IDP) ou simplesmente SPI (Schedule Performance Index), indica como está o andamento do projeto em relação ao cronograma planejado para o momento.

Para calcular o IDP basta dividir o valor agregado (VA) pelo valor planejado (VP), dessa forma:

IDP = Valor agregado / Valor planejado

Para acompanhar como está o IDP dos projetos basta seguir a regra abaixo:

• IDP acima de 1 significa prazo acima do planejado, ou seja, as entregas estão sendo feitas antes da data estimada;
• IDP abaixo de 1 significa que o prazo está abaixo do planejado, ou seja, as entregas estão sendo feitas com atraso (depois da data estimada);
• IDP igual a 1 significa que o prazo está igual ao prazo planejado, ou seja, as entregas estão sendo feitas conforme as datas estimadas no cronograma do projeto.

Vamos imaginar que estamos com um projeto de construção de uma linha do metrô onde deveriam ser construídos 10km de linha em 2 anos, com um custo previsto de R$ 1.000.000,00 por km, sendo que após 1 ano de projeto deveriam ter sido construídos 5km de linha. Ao realizar a medição do projeto, constatou-se que foram entregues apenas 4 km dos 5 km esperados até determinada data. Neste caso então teríamos:

IDP = VA / VP

IDP = 4/5

IDP=0,80

Como o IDP é menor do que 1, então consideramos que o projeto está atrasado.

O Índice de Desempenho de Custo (IDC) ou simplesmente CPI (Cost Performance Index), indica como está o andamento do projeto em relação ao orçamento planejado até determinado momento.

Para acompanhar como está o IDC dos projetos basta seguir a regra abaixo:

• IDC acima de 1 indica que os gastos estão abaixo do planejado.
• IDC abaixo de 1 indica que os gastos estão acima do planejado.
• IDC igual a 1 indica que os gastos do projeto são equivalentes aos gastos planejados.

Para calcular o IDC é necessário dividir o valor agregado (VA) pelo custo realizado (CR), conforme demonstrado abaixo:

IDC = Valor Agregado / Custo Realizado

Considerando o mesmo projeto de construção de linha de metrô utilizado anteriormente teríamos:

No projeto de construção de uma linha do metrô onde deveriam ser construídos 10km de linha em 2 anos, com um custo previsto de R$ 1.000,000,00 por km, sendo que após 1 ano de projeto deveriam ter sido construídos 5km de linha. Ao realizar a medição do projeto, constatou-se que foram entregues apenas 4 km dos 5 km esperados até determinada data e o custo realizado foi de R$ 4.200.000,00. Neste caso então teríamos:

IDC = 3.200.000,00 / 4.200.000,00

IDC = 0,76

Dessa forma, concluímos que os gastos do projeto estão acima do planejado.

O valor agregado (VA) consiste em medir o desempenho e progresso do projeto (o quanto do escopo foi entregue) até determinado momento do projeto.

O custo e o prazo de determinada entrega podem ter sido menores ou maiores e, por isso, o IDP e o IDC têm relação direta com o cálculo do valor agregado.

O Cálculo do VA é realizado dividindo o percentual de escopo concluído pelo percentual de escopo que foi planejado inicialmente.

Quais os benefícios da utilização dos indicadores?

Agora que já explicamos sobre os principais indicadores, podemos citar sobre a importância do controle desses indicadores na gestão dos projetos da empresa.

Seria inviável se as empresas tivessem que controlar manualmente estes indicadores, porém, fazendo isso de forma automatizada através de uma ferramenta de gestão, além de facilitar o trabalho do gerente de projetos também podem ter maior agilidade e ganho de tempo no controle dos projetos.

Ter uma ferramenta que permita uma rápida visualização das informações dos projetos e seus respectivos indicadores permite que o gerente de projetos faça uma gestão mais eficiente dos projetos, atuando de forma mais rápida corrigindo eventuais desvios para colocar o projeto no “caminho certo”.

Os relatórios desenvolvidos pela MLPro permitem que o gerente de projetos visualize as informações dos projetos além de exibir os indicadores de SPI e CPI, permitindo que o gerente de projetos acompanhe as informações de custo e prazo e seus respectivos indicadores em relatórios do tipo “One Page Report”, podendo exibir os relatórios filtrando por departamento, status, fase ou projeto, conforme exemplo abaixo:

Entre em contato conosco e saiba mais sobre indicadores de projeto ou como implementar soluções PPM em sua empresa.

Quando falamos em gerenciamento de projetos e em toda complexidade na execução desta atividade, precisamos ressaltar a importância da escolha de uma ferramenta de apoio ao gerente de projetos para que este possa ter acesso a informação de forma rápida e clara, para que assim possa tomar as melhores decisões ou mesmo reportar o andamento dos projetos para os stakeholders em todos os níveis hierárquicos da empresa.

Neste artigo, abordaremos a importância da escolha e utilização de uma ferramenta de apoio para o gerente de projetos e como ela pode agilizar o trabalho do gerente de projetos e melhorar a comunicação durante o projeto.

Atualmente, um dos principais problemas das empresas está relacionado a falhas na comunicação, por outro lado, um dos papéis principais do gerente de projeto é transmitir a informação de forma eficiente, seja para atuar como um facilitador do time ao remover empecilhos, orientador das atividades ou mesmo como responsável por reportar as informações para os executivos.

Independente de qual está sendo o foco de atuação do gerente de projetos, é fundamental que a informação consiga fluir tanto pelo time de projetos, executivos ou mesmo através da empresa para que todos saibam sobre a existência ou andamento de determinado projeto.

É fundamental para o gerente de projetos que ele tenha informações atualizadas e que elas possam ser analisadas sem que haja a necessidade de convocar reuniões ou mesmo atualização de documentos para que ele possa participar de alguma reunião.

Diversas opções de ferramentas para atender a sua necessidade

Para facilitar a gestão e controle dos projetos, existem diversas ferramentas de mercado como Artia, Jira, Primavera, Trello, Microsoft Project entre outras.

Durante o processo para escolha da ferramenta adequada para a sua empresa, é normal surgirem algumas dúvidas e listamos abaixo alguns itens simples, porém importantes que devem ser levados em consideração ao escolher uma ferramenta de apoio ao gerente de projetos.

Para a escolha da ferramenta mais adequada para a sua empresa, será necessário avaliar alguns itens como:

• Tamanho da empresa: Pode parecer óbvio, mas a escolha da ferramenta deve considerar o tamanho de sua empresa e consequentemente o orçamento disponível para a aquisição da ferramenta. Não faria sentido por exemplo, uma pequena empresa optar pela escolha do software Primavera, devido ao seu custo mais elevado e ser mais utilizado por grandes corporações.
• Área de atuação: Alguns softwares possuem características que podem ser mais importantes para determinado segmento de atuação. Por exemplo, se a sua empresa trabalha com desenvolvimento de software, pode ser mais adequado a utilização de software que tenha funções específicas que atendam a esta necessidade.
• Navegação: A ferramenta deve ser de fácil navegação permitindo que a equipe o projeto tenha agilidade na utilização da ferramenta. Além disso, deve-se avaliar se a ferramenta é online e também se permite acesso através de dispositivos móveis.
• Suporte Técnico: Um dos pontos fundamentais para qualquer sistema é estrutura oferecida pelo suporte técnico, bem como tempo de resposta dos atendimentos. Se possível, verifique junto a empresa maiores informações sobre o funcionamento do suporte técnico.
• Facilidade de Integração com outros Sistemas: Por mais que a ferramenta atenda ao negócio, na grande maioria das vezes, as empresas tem a necessidade de personalização de algum item ou relatório que o sistema não possui de forma nativa. Recomenda-se que a ferramenta permita a integração ou customização com outros sistemas para atender às necessidades da empresa.

Existem outros itens que poderiam ser avaliados antes da escolha da ferramenta, e antes da aquisição do software recomendamos que a equipe de TI faça uma análise aprofundada da necessidade de sua empresa e da aderência das principais ferramentas de mercado para atender a estas necessidades.

E como fica a integração com outros sistemas ?

Uma vez que a ferramenta foi escolhida, cabe a área de TI avaliar quais as necessidades de integração ou customização da ferramenta para atender as particularidades do negócio.

Apesar das ferramentas, em sua grande maioria, atenderem as necessidade do negócio, existem casos onde o gerente de projetos deseja ter uma visão diferenciada através de relatórios ou gráficos como por exemplo: Dashboard de Projetos, Projetos por fase, data de última atualização dos projetos, projetos por departamento, projetos por prioridade, controle de marcos ou informações sobre custos.

Outra situação bastante comum nas empresas é a necessidade da visualização das informações em relatórios de auditoria, onde é possível verificar por exemplo: projetos sem linha de base, projetos desatualizados à mais de 10 dias, projetos atrasados ou com desvio no orçamento.

As ferramentas de mercado não atendem a esta demanda e, por conta disso, as empresas precisam fazer customizações de seus relatórios e gráficos.

Por incrível que pareça, ainda hoje encontramos situações onde as empresas escolhem ferramentas de gestão de projetos e ao utilizá-las acabam exportando os dados para Excel para cruzar informações e gerar manualmente relatórios e gráficos que podem estar desatualizados e além disso demandam uma atividade extra para o gerente de projetos gerar e consolidar as informações.

E como resolver esse problema?

A MLPro atua na implementação, configuração parametrização e customização do Microsoft Project Online e Project Server e possui uma solução que contempla desde relatórios de Dashboard de Projetos, DashBoard de Portfólio, Quality Assurance (QA) de Portfólio e Projetos além de informações dos projetos no formato “One Page Report”.

Estes relatórios otimizam o trabalho do gerente de projetos, fornecendo informações gerenciais sobre o andamento dos projetos e do portfólio de projetos da empresa. Com isto, o gerente de projetos tem condições de visualizar as informações dos projetos de forma mais rápida e eficiente, melhorando a comunicação e otimizando o trabalho na gestão dos projetos.

A integração com o Microsoft Project ocorre de maneira simples e rápida pois a MLPro conta com mais de 15 anos de experiência na implantação de soluções PPM. Além disso, a MLPro é certificada pela Microsoft com a competência Gold, que é o maior nível de associação de competências que uma empresa pode obter dentro do programa de parcerias da Microsoft.

Para saber mais sobre as soluções da MLPro, implementações de PPM ou relatórios customizados entre em contato conosco.

Como fazer para identificar as preferências de sua equipe?

Existem diversas maneiras para que o gerente de projetos identifique o perfil de cada integrante de sua equipe e ajuste a sua linguagem de acordo com as preferências de cada profissonal. Uma das formas para adaptar a sua linguagem para ser melhor compreendido é identificar em sua equipe se eles tem preferências visuais, auditivas ou cinestésicas.

A pessoa com preferência visual costuma utilizar palavras visuais em sua comunicação e podem falar algo como “não está claro para mim”, “não vejo a luz desta situação”, “preciso te mostrar um problema”, “tive um insight” ou “quero ilustrar essa ideia”. Resumidamente, uma pessoa com preferência visual irá utilizar na grande maioria das vezes palavras visuais para descrever uma ideia, problema ou mesmo para apresentar uma solução.

Por outro lado, existem pessoas que tem a preferência auditiva, que preferem conversar, "ouvir bastante sobre a situação", "escutar o que está acontecendo", pois algumas vezes parece que as coisas não estão “soando bem para eles”. Quando você precisar transmitir alguma informação para essas pessoas, esteja preparado para falar e use palavras que tem relação com sons como por exemplo, afinado, sonoro , ruído, etc.

E por último, existem pessoas com preferências cinestésicas, que podem compreender melhor sempre que são utilizadas palavras como “pegar", "tocar", "sentir", "passar por cima de problemas", “por a mão na massa”, entre outras.

Para estas pessoas, as atividades precisam “fazer sentido” ou se encaixar pois assim elas poderão executar as tarefas sem que existam dúvidas em relação as atividades a serem realizadas. Além disso, estes profissionais demonstram maior habilidade para atividades manuais, pois tem , de forma natural, facilidade para a realização de atividades desta natureza.

Não existe característica melhor ou pior, certa ou errada, mas é possível utilizar as características das pessoas para, sempre que possível, atribuir tarefas onde elas possam usar essas características em atividades que estejam relacionadas com a preferência delas. Por exemplo, em um trabalho de validação de relatórios, um profissional com preferência visual pode ter mais facilidade para identificar divergências, problemas na formatação ou mesmo valores inconsistentes.

Por outro lado, um profissional com preferência auditiva pode ser responsável por anotar tudo o que foi falado e acordado em uma reunião, pois pode ter maior facilidade para ouvir tudo com atenção.

No caso de profissionais com preferências cinestésicas, conforme dito acima, sempre que possível atribua à eles atividades que envolvem habilidades manuais.

Comunicando-se com a equipe

Um dos papéis principais do gerente de projetos, além de cuidar do projeto como um todo, é saber se comunicar e, sabendo que as equipes são compostas por pessoas diferentes, saber como aplicar na prática este ajuste na comunicação pode fazer toda a diferença para melhorar a comunicação dentro do projeto.

Caberá ao gerente de projetos, identificar o perfil de cada integrante de sua equipe e ajustar a sua linguagem para que todos possam compreender as informações e assim executar as suas atividades reduzindo dúvidas, “ruídos na comunicação", pontos que não estavam “claros” e sentindo que o projeto está caminhando no direção certa.

Visualizando a alocação de sua equipe

Considerando que a comunicação está fluindo durante o projeto, o gerente de projetos pode voltar a sua atenção para a parte sistêmica do projeto, controlando o cronograma, alocação de recursos, custos ou escopo do projeto.

A MLPro oferece soluções que permitem a melhor visualização da informação para que a sua empresa possa fazer a gestão de seus projetos.

Um dos relatórios desenvolvidos pela MLPro, possibilita a verificação da análise da capacidade dos recursos, onde é possível verificar de forma sintética ou analítica as informações por ano, mês, departamento, recurso ou por projeto.

Com este relatório, o gerente de projetos tem total visualização sobre a alocação dos recursos do projeto, podendo assim, tomar as melhores decisões de forma rápida e prática com base em informações de fácil visualização.

Portanto, se a sua empresa precisa de relatórios para visualizar a alocação dos recursos de seus projetos, entre em contato conosco e saiba como as soluções da MLPro podem ajudar a fazer uma gestão mais eficiente dos recursos de sua empresa.

O Novo Project será chamado de Project para Web ou simplesmente Project e foi projetado para ser simples e poderoso, permitindo que os membros das equipes de trabalho possam trabalhar de forma mais interativa e colaborativa.

O Project para Web apresenta uma navegação mais amigável, intuitiva e atualmente é uma versão simplificada do Project Online, sendo que, futuramente poderá ser a versão principal do produto. Reforçando o Project para Web não substitui o Project Online mas agrega novas funcionalidades ao ambiente de projetos da Microsoft, conforme apresentado abaixo:

Criando um Projeto com o Project para Web

Para que você possa conhecer um pouco mais sobre a aparência do Novo Project, criamos um projeto chamado de Novo Projeto 2019 que descrevemos à seguir.

Para criar um novo projeto, você deve ter uma licença do Project no Office 365, entrar no Project For The Web e em seguida clicar em novo projeto em branco.

Em seguida você pode alterar o nome do projeto e informar a descrição das atividades;

Para criar uma subtarefa basta clicar na tarefa e com o botão direito selecionar transformar em subtarefa:

Após a criação das subtarefas você pode informar as dependências entre as atividades. Para isso, basta clicar na tarefa e clicar no botão adicionar dependência e em seguida selecione a tarefa:

Em seguida, basta selecionar a tarefa que deseja associar a dependência da atividade.

Após a criação das dependências, você pode visualizar as informações de seu projeto conforme exemplo abaixo:

Você pode verificar o status das atividades acessando o quadro de seu projeto. As atividades estão classificadas em "Não Iniciadas" , "Em Andamento" e "Concluídas".

Mais colaborativo e interativo

O Novo Project para Web tem como objetivo colaborar com as equipes de trabalho, facilitar o gerenciamento e gestão de projetos, e deverá permitir o compartilhamento de arquivos, bate-papos, reuniões, edição de tarefas de forma simultânea, agendamento automatizado baseado em esforço, duração, recursos e muito mais.

Além disso, o Novo Project possui conexão com Microsoft 365, permitindo que as equipes economizem tempo e tenham maior produtividade, pois ele permite integração com o Microsoft Teams e Office.

Plataforma Microsoft Power

O Novo Project para Web foi criado na Plataforma Microsoft Power que permite que você conecte rapidamente os aplicativos e serviços que utiliza atualmente. Você poderá conectar os recursos do Power BI, Microsoft Flow e PowerApps. Com isso, você pode criar projetos personalizados, processos, fluxos de trabalho automatizados de acordo com a necessidade específica de sua empresa.

Verificamos também que o Novo Project fornece maior visibilidade aos seus projetos e ferramentas permitindo a criação de painéis informativos no Power BI. Com isso é possível ter um roadmap com aspecto visual mais moderno e interativo.

Você pode contar também com a confiabilidade dos recursos de segurança do Microsoft Azure, armazenando suas informações na nuvem corporativa considerado como uma das mais confiáveis do mundo.

Mudança nos planos de assinatura

Além do anúncio do Novo Project para Web, a Microsoft anunciou também a criação de um novo plano de assinatura chamado Project Plan 1. Este plano é indicado para equipes que precisam dos recursos essenciais do Novo Project para gerenciar seus projetos. Essa assinatura é considerada como a maneira mais simples e ideal para começar a utilizar o Novo Project.

A Licença do Project Online Essencial, não foi alterada. As assinaturas do Project Online Professional e Project Online Premium, foram renomeadas para Project Plan 3 e Project Plan 5, respectivamente. Os clientes que já usam o Project Online podem continuar a usá-lo da mesma forma, independentemente da assinatura do Project utilizado por sua empresa.

Se você já possui um plano de assinatura do Project Online, deverá receber uma notificação convidando-o a experimentar a nova versão do Project para Web.

Para maiores informações contate o administrador de sistemas de sua empresa.

Neste artigo, trouxemos as informações preliminares sobre o Novo Project para Web mas, sabemos que existem outras opções a serem exploradas nesta nova versão.

Para ficar por dentro das novidades ou saber mais sobre Microsoft Project para Web, entre em contato conosco para maiores informações.

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Referências:

• Paul's Project Server and Project Online
• The new Microsoft Project rolls out to customers worldwide