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Recentemente a Microsoft anunciou a possibilidade de visualização em Guias do Project for the Web e do Roadmap para Microsoft Teams. Com isso, os usuários do Microsoft Teams poderão contar com algumas funções básicas do Project for the Web e do Roadmap dentro aplicativo. Desta forma, o gerenciamento, rastreamento e colaboração nos projetos poderão ser realizados em um único lugar, simplificando e integrando a navegação para a equipe do projeto.

Neste artigo, demonstraremos como os membros da equipe de projetos podem habilitar, criar projetos e roadmaps utilizando os aplicativos Project e Roadmap através do Microsoft Teams.

Incluindo a guia de Project e Roadmap

O Primeiro passo é selecionar o canal e incluir as guias para acessar os aplicativos. Para isto, basta selecionar o canal da sua equipe e depois clicar para adicionar uma guia conforme tela abaixo:

Em seguida será exibida uma tela com os aplicativos mais recentes que foram utilizados:

Caso o Project não esteja visível, basta procurá-lo na lista de aplicativos ou digitar Project e automaticamente o Teams irá exibir os aplicativos de acordo com o nome digitado.

Selecione Project e em seguida adicionar:

Clicando em criar novo Projeto basta digitar o nome do projeto e em seguida clicar no botão Salvar.

Com isso, o Projeto foi criado e já está pronto para que o usuário inclua as tarefas.

O usuário pode incluir as informações, atribuir as atividades e adicionar colunas de acordo com a sua necessidade:

Você pode selecionar a visualização por Tarefas.

Na guia Project, além da visualização das tarefas, permite que o usuário selecione a visualização por Quadro, que permite uma gestão ágil dos projetos, usando os princípios do Kanban:

Com este método ágil é possível adicionar Buckets para controlar as atividades do projeto, melhorando assim a sua visualização.

Por último temos a visualização da linha do tempo que permite a aplicação de Zoom nas atividades. Neste exemplo incluímos a coluna predecessora para demonstrar algumas das colunas que podem ser incluídas no projeto.

Existe ainda a possibilidade de exportação dos dados para o Excel, sendo que o arquivo será exportado para a pasta de downloads.

O usuário pode clicar em detalhes do projeto, e assim exibir as informações básicas do projeto como: data de início, data de conclusão, duração e percentual concluído.

Ressaltamos que o aplicativo Project se integra ao Project for the Web, permitindo a adição de projetos que foram criados no Project For the Web mas ele não oferece suporte aos projetos criados no Project Online.

Visualizando o aplicativo Roadmap no Microsoft Teams

Além dos projetos, outra funcionalidade que foi implementada no Microsoft Teams é a possibilidade de visualização do Aplicativo Roadmap, para que o time de projetos tenha visibilidade de todo o trabalho dos projetos. Através do Roadmap, é possível integrar as informações do Project Online e do Project for the Web e acompanhar o status de forma simples e unificada.

O processo para incluir a guia de Roadmap é semelhante a guia de Projeto, portanto basta digitá-lo na pesquisa como explicado no tópico anterior.

A diretoria e a equipe podem visualizar o resumo dos projetos, destacando marcos ou atividades principais dos projetos e assim ter uma visibilidade maior das atividades a serem executadas.

A guia Project e a guia roadmaps poderão ser acompanhados, em modo somente leitura, por todos os usuários do Office 365 desde que estejam compartilhados com eles. A permissão para criação e edição de projetos e roadmaps, dentro de suas equipes (canais) dependerá de licenças apropriadas do Project for the Web.

Conclusão

A disponibilização dos aplicativos Project for the Web e Roadmap dentro do Microsoft Teams pode ser considerado como um upgrade interessante do produto, pois podem atender de forma simples e intuitiva as necessidades básicas dos usuários.

As funções do Project for the Web não podem ser comparadas com as funcionalidades de ferramentas mais completas, como o Project Professional ou Project Online, pois possuem recursos básicos para a gestão de projetos. Se você necessita de um controle maior para realizar a gestão dos projetos da sua empresa, vale considerar a utilização o Project Professional ou Project Online.

Para saber mais sobre o aplicativo Project, Roadmap, Soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Com o avanço das tecnologias, os profissionais de TI precisam de atualização constante de seus conhecimentos em novas linguagens de programação ou metodologias de gestão para que possam atuar nos projetos da sua empresa. Quando falamos do papel do gerente de projetos, para gerenciar os projetos que estão sob sua responsabilidade, é necessário que além do conhecimento técnico, ele também possua conhecimento sobre gestão de pessoas para gerenciar de maneira mais eficiente a equipe do projeto.

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Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas precisam otimizar a utilização de seus recursos, sejam eles equipamentos, recursos humanos ou financeiros.

Para isto, é fundamental controlar a alocação desses recursos em seus projetos, programas e consequentemente em seu portfólio de projetos.

Neste artigo falaremos sobre a importância da gestão dos projetos para sustentação da competitividade das empresas.

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Sim, teremos mais uma versão do Project Server. Na semana passada a Microsoft anunciou o lançamento das novas versões do Project Server, SharePoint Server, Exchange Server, Skype for Business Server, esta nova versão está prevista para o segundo semestre de 2021.

O que deve mudar é que os novos programas só estarão disponíveis através da compra de licença por assinatura, que dá direito a acesso a suporte, atualizações, segurança e patches.

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Para gerenciar os projetos da sua empresa, os gerentes de projetos contam com diversas ferramentas disponíveis no mercado. Para definir qual ferramenta é a mais adequada para a sua necessidade, é necessário entender as principais características de cada uma delas para verificar se elas atendem a realidade de seus projetos. Mesmo a Microsoft tem diversas ferramentas, que são o Microsoft Planner, Microsoft Project for Web, Microsoft Project (desktop) e Microsoft Project Online.

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Com o lançamento do Project for the web, algumas empresas começaram a se questionar quanto a viabilidade de utilizarem apenas esta versão ao invés de utilizarem o Project Online.

Para esclarecer esta questão, neste artigo traremos mais informações sobre as duas versões do Project e suas respectivas características.

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A Microsoft anunciou que à partir do dia 01 de novembro de 2020 encerrará o atendimento de suporte para o workflow do SharePoint 2010, no SharePoint Online.

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Para que a sua empresa possa planejar, gerenciar, administrar, priorizar e ter uma visão geral dos projetos e programas, é fundamental implementar uma solução PPM (Project and Portfolio Management).

Neste artigo, não faremos um comparativo entre as principais ferramentas do mercado, mas abordaremos os principais pontos que a sua empresa deve levar em consideração para a escolha do melhor PPM disponível no mercado.

Cinco pontos para serem considerados:

Sabemos que para a administração efetiva do portfólio de projetos de sua organização, a escolha da ferramenta de PPM deve atender as necessidades atuais e preferencialmente atender a demandas futuras da empresa.

• Facilidade de navegação: A ferramenta deve ser fácil e simples de ser manuseada para que as informações possam ser acessadas de forma rápida e sem complicações, facilitando a navegação do usuário.
• Praticidade: Os dados devem estar disponíveis de forma prática, facilitando a visualização das informações e análise dos dados.
• Possibilidade de customizações / integrações: Muitas vezes é preciso customizar ou integrar os dados para que o PPM traga informações que não estão disponíveis na ferramenta nativa. O PPM deve permitir customizações com sistemas legados ou integrações com outros sistemas utilizados pela empresa.
• Investimento: Apesar do valor agregado que uma solução PPM possibilita para a empresa, deve-se avaliar o valor do investimento para a aquisição do PPM. Nem sempre o software mais caro será o melhor ou o mais adequado para a sua necessidade.
• Confiabilidade e Suporte Técnico: Confiança é uma palavra chave quando falamos na aquisição do PPM. Contar com o suporte de uma empresa reconhecida pode fazer toda a diferença para que você obtenha sucesso ao escolher o melhor PPM para a sua organização.

Sabemos que, dependendo do ramo de atividade ou características dos projetos, existem outros itens que a sua empresa terá que avaliar, mas basicamente considerando os itens acima a sua empresa poderá analisar e escolher a melhor solução PPM de acordo com a sua necessidade.

Características e Funcionalidades do PPM

Além disso, para ajudar em sua decisão, recomendamos que o software de sua escolha contemple as seguintes características e funcionalidades:

• Visualização do portfólio de projetos;
• Análise da capacidade de recursos;
• Visualização de informações financeiras dos projetos;
• Visualização da quantidade de horas / trabalho a ser executado;
• Visualização do status das tarefas do projeto;

A MLPro é especialista em soluções PPM sendo certificada com a competência GOLD Partner Microsoft, possuindo o nível mais alto de associação de competências que uma empresa pode obter dentro do programa de parcerias da Microsoft. Isto garante um nível mais elevado de confiança, credibilidade e segurança para a sua empresa.

A MLPro atua nas etapas de implementação do PPM, Project Server, SharePoint e Project Online, nos processos de:

• Instalação e Parametrização;
• Consultoria;
• Treinamentos;
• Customização e Integração;
• Suporte Técnico e Melhorias;

Com a implementação do PPM, você terá uma visão geral de todos os projetos, facilitando e otimizando a gestão dos projetos estratégicos de sua empresa.

Para atender a esta necessidade, a MLPro desenvolve relatórios de Dashboard de Portfólio para que a sua empresa tenha acesso as informações de maneira prática e ágil facilitando a análise dos dados para as tomadas de decisões.

Para saber mais sobre a implementação do PPM, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Apesar do conceito e benefícios do gerenciamento de projetos já estarem amplamente difundidos nas empresas, algumas pessoas ainda misturam e confundem os conceitos de gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos.

Para esclarecer eventuais dúvidas, neste artigo traremos as definições e características de cada um dos tipos de gerenciamentos citados acima.

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Sabemos que em uma empresa, as informações dos projetos são direcionadas para diversos níveis hierárquicos e, cada um deles, existe uma necessidade específica em relação a informação que deverá ser transmitida.

Neste artigo, traremos um resumo sobre o Dashboard de Projetos, desenvolvido com Microsoft Power BI, suas respectivas características e os benefícios de sua utilização.

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Quando pensamos em gestão de múltiplos projetos, ter acesso a informação de forma rápida, prática e dinâmica pode fazer toda diferença para identificar desvios e principalmente tomar ações corretivas para ajustar a “rota” dos projetos, direcionando-os de acordo com o que foi planejado.

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Quando falamos em gestão de projetos, temos uma infinidade de informações que precisam ser analisadas para que os gestores tenham condições de tomar as melhores decisões durante o projeto.

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Escolher entre o Microsoft Planner e o Project Online vai muito além de comparar telas e funcionalidades. A decisão impacta diretamente como o seu PMO organiza tarefas, acompanha cronogramas e garante entregas. Usar a ferramenta errada ou sem planejamento pode gerar atrasos, retrabalho e perda de visibilidade sobre os projetos, prejudicando custos e previsibilidade.

Por isso, antes de definir qual solução adotar, é importante entender o nível de maturidade da sua gestão de projetos e quais recursos são essenciais para evitar falhas no acompanhamento e na execução.

Neste artigo, daremos continuidade no comparativo entre o Microsoft Planner e o Microsoft Projet Online abordando outras características que não foram mencionadas anteriormente.

Gerenciamento das Informações do Projeto

Primeiramente, vamos comparar as duas ferramentas em relação ao gerenciamento das informações em nível de projeto.

Como verificamos no quadro acima, o Microsoft Planner apresenta uma limitação maior em relação aos permissionamentos, criação de visões personalizadas, grupos e visão de Portfólio.

No caso do Microsoft Project Online , existe um controle mais efetivo do projeto pois além de ser mais completo ainda permite a criação de visões customizadas, grupos, filtros e criação de campos personalizados.

Se você deseja realizar uma gestão eficiente dos projetos de sua empresa, ter essas possibilidades de customizações podem ser fundamentais para o sucesso de seus projetos.

Gerenciamento de Tarefas do Projeto

O próximo item que avaliamos está relacionado ao gerenciamento de tarefas. No quadro abaixo, podemos perceber a diferença entre as duas ferramentas e algumas de suas características:

Recursos Adicionais

Para finalizar, temos o quadro que chamamos de recursos adicionais.

Quando escolher cada um?

O Microsoft Planner é indicado para equipes que buscam agilidade e simplicidade na organização das tarefas do dia a dia. Ele funciona muito bem em times que precisam visualizar atividades em quadros (Kanban), colaborar rapidamente e priorizar entregas curtas.

Já o Project Online atende empresas que precisam de planejamento detalhado, controle de cronogramas complexos, alocação de recursos e relatórios avançados para o PMO. Ele é ideal quando a gestão precisa de previsibilidade e governança sobre múltiplos projetos.

Quando faz sentido usar ambos?

Muitas empresas combinam as duas soluções para aproveitar o melhor de cada ferramenta. O Planner oferece agilidade para o time operacional, enquanto o Project Online garante planejamento estratégico e visibilidade para gestores e PMOs.

Essa integração permite que tarefas do Planner sejam vinculadas ao Project Online, mantendo a comunicação entre equipes e o controle centralizado para a alta gestão.

Planner ou Project Online: qual caminho faz mais sentido para sua empresa?

Para ajudá-lo a decidir qual ferramenta escolher, recomendamos que você responda aos questionamentos abaixo:

• Ter informações personalizadas (campos) calculados através de fórmulas te ajudarão em seus projetos?
• Você precisa ter o controle de linhas de base do projeto?
• Você ou sua organização precisam monitorar o planejamento de recursos e capacidades usando um pool de recursos corporativos ou vendo a alocação geral em vários projetos? ;
• Você precisa registrar e controlar as horas / dias gastos nas tarefas de seus projetos?
• Você precisa controlar as atividades predecessoras e sucessoras de seu projeto?
• Você precisa acompanhar o andamento de seus projetos com visualizações e relatórios?

Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, recomendamos a utilização do Microsoft Project Online pois a características dos projetos de sua empresa exigirão um nível de controle mais completo e neste caso, o Microsoft Planner pode não atender às suas necessidades.

Erros comuns ao migrar do Planner para o Project sem planejamento

Um erro frequente é tentar migrar projetos do Planner para o Project Online sem revisar cronogramas, recursos e dependências. Isso pode gerar informações inconsistentes, tarefas duplicadas e datas incorretas.

Antes de migrar, faça uma análise de maturidade da sua gestão de projetos e prepare a equipe para a mudança, garantindo que os dados estejam organizados e que o fluxo de trabalho faça sentido nas duas ferramentas.

Com base nas informações que trouxemos neste artigo, esperamos que você tenha dados suficientes para analisar qual é a ferramenta mais adequada para a sua empresa.

Transforme sua gestão de projetos com a escolha certa

Escolher entre o Planner e o Project Online (ou mesmo integrar os dois) depende de como sua empresa gerencia projetos hoje e do nível de controle que você precisa alcançar.

Se você quer implementar a solução certa, evitar erros e ganhar visibilidade real sobre seus projetos, fale com a MLPro.

Para saber mais sobre o Microsoft Planner, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco e saiba mais sobre os benefícios da implantação de soluções PPM.

Com a constante evolução das tecnologias e ferramenta de trabalho, cada vez mais é preciso estarmos atentos com as ferramentas disponíveis para facilitar o nosso dia a dia. Quando falamos em gerenciamento de projetos esta situação também se aplica, pois as empresas precisam constantemente acompanhar as ferramentas existentes e comparar se atendem as suas necessidades.

Neste artigo, faremos um comparativo entre as funcionalidades do Microsoft Planner e o Microsoft Project Online que são ferramentas utilizadas pelas empresas para controlar os seus projetos.

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Na publicação anterior apresentamos as funcionalidades do quadro de horas e seus principais benefícios tanto para os colaboradores da empresa quanto para os gestores.

Neste artigo traremos uma nova funcionalidade chamada quadro de tarefas e abordaremos suas principais características e benefícios para facilitar a gestão das atividades do colaborador.

O que é o Quadro de Tarefas?

O quadro de Tarefas é uma funcionalidade do PPM que tem como objetivo permitir a visualização simplificada das tarefas do colaborador.

Com a sua utilização o colaborador terá maior facilidade para identificar as tarefas onde precisará atuar nos projetos e desta forma pode planejar de maneira mais eficiente o seu trabalho, melhorando a gestão de suas atividades.

Como utilizar o quadro de tarefas ?

Com o quadro de tarefas, o colaborador pode configurar filtros, para que se possa enxergar de forma mais ampla todo o trabalho, conforme descrito abaixo:

• Todas as tarefas Incompletas;
• Tarefas Vencidas;
• Atribuídas Recentemente;
• Tarefas Concluídas;

Estas visualizações permitirão que o colaborador tenha controle de todas as tarefas que forem atribuídas para ele nos projetos permitindo que todas as atividades dos projetos sejam acompanhadas ou realizadas dentro dos prazos estabelecidos.

Além disso, é possível permitir o agrupamento das tarefas também por projeto, status ou grupos personalizados onde o colaborador pode utilizar um filtro por campos de grupos, e assim poderá escolher a melhor forma de visualizar as informações.

Além das opções de visualizações acima, o colaborador pode alterar o layout de exibição, escolhendo entre Gráfico de Gantt, Dados Divididos em Fases e Folha:

O colaborador também pode alterar as unidades de exibição de acordo com a sua preferência, alterando a duração, trabalho e formatação de data que será exibida.

Após a verificação dos apontamentos, o colaborador deverá encaminhar os status para aprovação do gerente.

A utilização do quadro de tarefas, permite melhor visualização das horas consumidas nos projetos e facilita o trabalho de acompanhamento das atividades para os gestores das áreas.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre a utilização do quadro de tarefas e como ele pode facilitar a gestão das tarefas de sua empresa.