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Gestão de Projetos e seus Principais Indicadores

Ricardo Sabino
30/12/2019

Estamos vivendo atualmente a era da tecnologia da informação, onde somos bombardeados todos os dias com um volume gigantesco de informações e precisamos cada vez mais de agilidade para entender, processar e tomar decisões baseados nestas informações.

Quando falamos em gestão de projetos, também temos um volume excessivo de informações, principalmente quando falamos de múltiplos projetos e as empresas precisam ter acesso a essas informações de forma ágil para que seus gestores possam tomar decisões mais rápidas e assertivas.

gestao-de-indicadores(1)

Para facilitar o acesso e leitura das informações existem diversos indicadores de projetos, conhecidos como KPI’s (Key Performance Index), que funcionam como uma bússola que aponta se o projeto está seguindo na direção correta ou não.

Além de permitirem que os gestores tomem decisões mais assertivas, esses indicadores possibilitam que os responsáveis verifiquem a alocação dos recursos da empresa e, caso seja necessário, promovam mudanças para garantir que o projeto seja executado conforme foi planejado. Eles ajudam a tornar as apresentações de projetos mais dinâmicas pois permitem visualização prática e rápida, otimizando o tempo gasto em reuniões de status report de projetos.

O que precisa ser medido ?

Uma vez que a empresa e seus respectivos funcionários compreendem a importância dos indicadores, é preciso definir o que será medido e como será medido para que a informação gerada através dos indicadores seja relevante para o projeto e consequentemente para a tomada de decisões.

A periodicidade de medição dos indicadores também podem variar de acordo com o tipo de indicador. Existem indicadores que são utilizados diariamente e deixar de acompanhá-los pode gerar problemas para os projetos. Estes indicadores são conhecidos como indicadores de operação e geralmente estão associados a controle de cronograma e custo e refletem se houve desvio de prazo ou custo.

Na gestão de projetos é fundamental acompanhar e medir indicadores de desempenho que demonstram a diferença entre o que foi planejado e o que foi realizado, sendo que os principais indicadores são:

  • ROI (Return of Investment);
  • IDC (Índice de Desempenho de Custo);
  • IDP (Índice de Desempenho de Prazo);
  • VA (Valor Agregado);

Entendendo os principais indicadores

O ROI (Return of Investment) ou simplesmente “Retorno sobre Investimento” é um indicador que demonstra o retorno obtido com o investimento que foi realizado no projeto.

gestao-de-indicadores(2)

O cálculo do ROI é realizado aplicando a fórmula abaixo:

ROI = (Retorno – Investimento) / Investimento

Para saber qual foi o retorno do investimento em um projeto, basta verificar o valor do ROI conforme descrito abaixo:

  • Se o ROI for maior do que 0, significa que o projeto teve retorno positivo (lucro);
  • Por outro lado, se o valor do ROI for menor do que zero, isto significa que o projeto não atingiu os resultados esperados;
  • Caso o resultado seja 0, indica que o projeto pagou o valor investido, não houve perda e também não houve lucro para projeto.

Imagine que um grupo de investidores fez um investimento de R$ 1 Milhão em um projeto e que, após seis meses, esse projeto rendeu R$ 1,2 Milhões. De acordo com a fórmula apresentada anteriormente, teríamos o seguinte resultado:

(R$ 1.200.000,00 – R$ 1.000.000,00) / 1.000.000,00 = 0,20

Neste caso, consideramos que para R$ 1,00 investido no projeto houve um retorno de R$ 0,20, ou seja, o investimento no projeto foi pago e ainda gerou um resultado positivo.

O Índice de Desempenho de Prazo (IDP) ou simplesmente SPI (Schedule Performance Index), indica como está o andamento do projeto em relação ao cronograma planejado para o momento.

gestao-de-indicadores(3)

Para calcular o IDP basta dividir o valor agregado (VA) pelo valor planejado (VP), dessa forma:

IDP = Valor agregado / Valor planejado

Para acompanhar como está o IDP dos projetos basta seguir a regra abaixo:

  • IDP acima de 1 significa prazo acima do planejado, ou seja, as entregas estão sendo feitas antes da data estimada;
  • IDP abaixo de 1 significa que o prazo está abaixo do planejado, ou seja, as entregas estão sendo feitas com atraso (depois da data estimada);
  • IDP igual a 1 significa que o prazo está igual ao prazo planejado, ou seja, as entregas estão sendo feitas conforme as datas estimadas no cronograma do projeto.

Vamos imaginar que estamos com um projeto de construção de uma linha do metrô onde deveriam ser construídos 10km de linha em 2 anos, com um custo previsto de R$ 1.000.000,00 por km, sendo que após 1 ano de projeto deveriam ter sido construídos 5km de linha. Ao realizar a medição do projeto, constatou-se que foram entregues apenas 4 km dos 5 km esperados até determinada data. Neste caso então teríamos:

IDP = VA / VP

IDP = 4/5

IDP=0,80

Como o IDP é menor do que 1, então consideramos que o projeto está atrasado.

O Índice de Desempenho de Custo (IDC) ou simplesmente CPI (Cost Performance Index), indica como está o andamento do projeto em relação ao orçamento planejado até determinado momento.

gestao-de-indicadores(4)

Para acompanhar como está o IDC dos projetos basta seguir a regra abaixo:

  • IDC acima de 1 indica que os gastos estão abaixo do planejado.
  • IDC abaixo de 1 indica que os gastos estão acima do planejado.
  • IDC igual a 1 indica que os gastos do projeto são equivalentes aos gastos planejados.

Para calcular o IDC é necessário dividir o valor agregado (VA) pelo custo realizado (CR), conforme demonstrado abaixo:

IDC = Valor Agregado / Custo Realizado

Considerando o mesmo projeto de construção de linha de metrô utilizado anteriormente teríamos:

No projeto de construção de uma linha do metrô onde deveriam ser construídos 10km de linha em 2 anos, com um custo previsto de R$ 1.000,000,00 por km, sendo que após 1 ano de projeto deveriam ter sido construídos 5km de linha. Ao realizar a medição do projeto, constatou-se que foram entregues apenas 4 km dos 5 km esperados até determinada data e o custo realizado foi de R$ 4.200.000,00. Neste caso então teríamos:

IDC = 3.200.000,00 / 4.200.000,00

IDC = 0,76

Dessa forma, concluímos que os gastos do projeto estão acima do planejado.

O valor agregado (VA) consiste em medir o desempenho e progresso do projeto (o quanto do escopo foi entregue) até determinado momento do projeto.

O custo e o prazo de determinada entrega podem ter sido menores ou maiores e, por isso, o IDP e o IDC têm relação direta com o cálculo do valor agregado.

O Cálculo do VA é realizado dividindo o percentual de escopo concluído pelo percentual de escopo que foi planejado inicialmente.

Quais os benefícios da utilização dos indicadores?

Agora que já explicamos sobre os principais indicadores, podemos citar sobre a importância do controle desses indicadores na gestão dos projetos da empresa.

Seria inviável se as empresas tivessem que controlar manualmente estes indicadores, porém, fazendo isso de forma automatizada através de uma ferramenta de gestão, além de facilitar o trabalho do gerente de projetos também podem ter maior agilidade e ganho de tempo no controle dos projetos.

Ter uma ferramenta que permita uma rápida visualização das informações dos projetos e seus respectivos indicadores permite que o gerente de projetos faça uma gestão mais eficiente dos projetos, atuando de forma mais rápida corrigindo eventuais desvios para colocar o projeto no “caminho certo”.

Os relatórios desenvolvidos pela MLPro permitem que o gerente de projetos visualize as informações dos projetos além de exibir os indicadores de SPI e CPI, permitindo que o gerente de projetos acompanhe as informações de custo e prazo e seus respectivos indicadores em relatórios do tipo “One Page Report”, podendo exibir os relatórios filtrando por departamento, status, fase ou projeto, conforme exemplo abaixo:

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Entre em contato conosco e saiba mais sobre indicadores de projeto ou como implementar soluções PPM em sua empresa.

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.