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Atualmente a competitividade entre as empresas está cada vez mais acirrada, e para que elas possam ter um diferencial competitivo é fundamental gerenciar os projetos de maneira cada vez mais eficiente. Para isso, existem diversas ferramentas que podem ajudar no planejamento controle, e principalmente na comunicação dos projetos. Neste artigo falaremos sobre algumas ferramentas e suas principais características, sendo elas:

1. Microsoft PowerPoint

O tempo todo o gerente de projetos está se comunicando nos projetos, seja com a equipe, outros gerentes, diretoria ou mesmo com o seu cliente. Para isso, muitas vezes surge a necessidade de montar uma apresentação para reportar o andamento ou status do projeto. A principal ferramenta utilizada é o Powerpoint. Apesar de atender muito bem a esta necessidade, o Powerpoint exigirá do gerente de projetos um trabalho manual de atualização das informações, com exceção de quanto se trata de uma informação vinda do Power BI. A possibilidade de integração do Power Point com o Power BI, inclusive, é extremamente útil e importante para os gerentes de projetos e colaboradores terem acesso rápido das informações atualizadas e de forma automática.

2. Microsoft Excel

Em alguns projetos existe a necessidade de controlar as informações através de planilhas, trabalhando esses dados e montando gráficos para que os dados sejam analisados mais facilmente. Neste caso, a ferramenta mais utilizada é o Microsoft Excel, que permite a organização das informações em planilhas e a geração de gráficos para análise dos dados. De modo geral, para um gestor de projetos, a ferramenta pode ser muito útil por conta das suas funções de cálculos, financeiras, data e hora, análise de dados e cruzamento de diferentes planilhas.

3. Power BI

Sabemos que um projeto em si carrega diversos tipos de dados. Muitas vezes esses dados precisam ser “trabalhados” tornando esses dados em informações coerentes, visualmente envolventes e interativas. O Power BI é um serviço de análise de negócios e dados que permite que a conexão das informações em uma plataforma unificada e escalonável para BI (Business Inteligence).

Essa ferramenta possui como benefícios para o gerente de projetos:

• Prático gerenciamento das informações
• Aumenta a produtividade
• Ampla e fácil visualização das informações
• Controlar dados do projeto

4. Microsoft Planner

Em algumas situações pode ser que o gerente de projetos ou a equipe tenham que criar planos, atribuir tarefas ou ver gráficos do progresso da equipe. Para este caso o Microsoft Planner poderia ser usado, porém ele não se integra com o Project e, além disso, tem restrições como: não exibição de linha do tempo (Gantt) , dependências entre as atividades, gerenciamento de recursos ou financeiro.

5. Microsoft Project

O Microsoft Project é uma ferramenta para gerenciamento de projetos que atua em diferentes etapas da gestão. Ele é muito conhecido e utilizado quando se trata de projetos, pois é possível implementar os projetos com rapidez, criar cronogramas, orçamentos, relatórios de desempenho de projeto e adicionar recursos. Apesar de ser uma ferramenta ampla e possuir diversas funcionalidades, o maior contra do MS Project é não ser possível acessar de forma online. Ou seja, ela fica instalado na sua máquina e não oferece o site do projeto, listas, estrutura de pastas, controle de documentos, relatórios integrados, visão do portfólio e registros de controle de riscos e problemas.

6. Project for the Web

Para a gestão dos projetos mais simples (via Web), mas ainda poderosos, você pode utilizar o Project for the Web, ferramenta que permite o gerenciamento de projetos e trabalho baseado na nuvem. Apesar de ser uma solução mais completa que o Planner, o Project for the Web não possui linhas de base, caminho crítico, controle de custos ou gerenciamento de programas ou portfólio. Entretanto, ainda é uma ótima opção para aqueles que querem começar a realizar uma melhor gestão de projetos. Ele permite o controle maior da sequência das atividades, identificar recursos e melhor visão das informações e status das tarefas.

7. Microsoft Project Online

Sem dúvidas, o Microsoft Project Online é a solução mais completa. Se você deseja uma solução que permite gerenciamento das tarefas, gerenciamento de recursos, gerenciamento financeiro, controle de linhas de base e gerenciamento de programas e portfólio, é a ferramenta certa! Essa ferramenta poderosa permite enxergar todos os projetos da sua empresa, com melhor visualização e muitos outros benefícios, sendo alguns deles:

• Visualização de todos os projetos
• Central de relatórios
• Cronogramas centralizados
• Relatórios Personalizados
• Possibilidade de colaboração
• Acompanhamento do andamento das tarefas
• Priorização de projetos

E muitos recursos essenciais para uma gestão completa e eficiente.

Comparando as versões

Para facilitar a visualização das diferenças entre o Planner, Project for the Web, Project (Desktop) e Project Online compare as informações na tabela abaixo:

Integrando as Ferramentas

A MLPro oferece soluções que utilizam relatórios básicos desenvolvidos em POWER BI ou relatórios avançados que utiliza um conector desenvolvido pela própria MLPro. Esses relatórios permitem a exportação dos dados para Excel, Powerpoint ou mesmo em formato “pdf” que colaboram para que o gerente de projetos tenha maior agilidade na construção de apresentações ou mesmo relatórios de status report.

Para saber mais sobre qual ferramenta utilizar na gestão de projetos de sua empresa ou para esclarecer eventuais dúvidas entre em contato com nossos consultores.

Em nossos últimos artigos sobre como gerenciar problemas e como gerenciar riscos no Project Online , falamos brevemente sobre os relatórios personalizados criados e oferecidos pela MLPro, incluindo os relatórios de status do projeto automáticos por e-mail, os quais iremos falar mais neste artigo.

A MLPro desenvolveu um relatório enviado por e-mail de forma automatizada que além de permitir a fácil visualização de todos os pontos importantes do projeto através dos faróis, ícones e informações organizadas, ele é extremamente útil e prático para manter os recursos envolvidos sempre cientes de como está o projeto no geral, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Site do Projeto. O relatório de Status do Projeto contém as seguintes informações:

A origem dos problemas

• Acompanhamento do Projeto na Semana;
• Atividades atrasadas;
• Finalizadas da Semana (7 dias);
• Em andamento / Próximos Passos;
• Riscos em aberto;
• Problemas em aberto;
• Solicitação de Mudanças;
• Plano de Ação;
• Diário de Bordo;

Abaixo temos um exemplo do relatório automático de status do projeto:

Estas informações são cadastradas no site do projeto para relatar o andamento dos projetos e foram organizadas em um único relatório de status para que seja enviado para clientes internos ou externos.

O gerente de projetos pode cadastrar os envolvidos como stakeholders internos ou externos. E pode programar o envio automático deste relatório a partir de uma data específica para cada um deles. Além disso, é possível também escolher a periodicidade de envio do relatório.

Como configurar os relatórios de Status?

A primeira coisa que o gerente de projetos deve fazer é cadastrar os stakeholders dos projetos. Os stakeholders podem ser internos (por exemplo: equipe do projeto, diretoria, gerente de projeto) e externos (clientes, equipe do cliente).

Após o cadastro o gerente de projetos deve acessar a Matriz de comunicação e configurar de acordo com a necessidade do projeto. O gerente de projetos deve informar o título, a frequência, responsável pelo envio, meio de comunicação, tipo de documento, data para início do envio e qual é o público-alvo.

No exemplo abaixo, cadastramos dois sendo relatórios sendo um para envio interno de validação e outro que seria enviado diretamente para o cliente externo.

Que benefícios do Relatório de Status do Projeto traz para a sua empresa?

O gerente de projetos é o responsável pela comunicação eficiente durante o projeto, e deve fazer com que os principais envolvidos estejam cientes de eventuais desvios de prazos, problemas, riscos ou mesmo das últimas realizações ou próximos passos a serem executados.

Com a utilização do relatório de Status do projeto ele pode facilmente transmitir essas informações para os principais stakeholders do projeto.

Entre os principais benefícios do relatório podemos destacar:

• Aumenta a qualidade e eficiência da empresa.
• Melhoria da comunicação entre os envolvidos no projeto.
• Profissionaliza ainda mais os colaboradores.
• Planejamento efetivo.
• Melhor organização.
• Reduz possíveis complicações ou problemas com orçamento.
• Evita o atraso de projetos.
• Aumenta a satisfação dos clientes.

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

• Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.
• Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

• Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.

• Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.

• Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.

• Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas

1. Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


2. Dashboard de Projetos

Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.


3. E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto

A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Para uma gestão efetiva dos projetos, o gerente de projetos deve registrar os riscos de forma que eles fiquem visíveis para os membros de equipe e principalmente para as partes interessadas do projeto, a fim de que todos saibam da possibilidade de acontecimentos inesperados e saibam como lidar com eles. Atualmente, de maneira nativa, o PWA disponibiliza uma lista de riscos no site do projeto (Sharepoint) para que os riscos dos projetos possam ser registrados.

Para que o gerente de projetos possa utilizar de maneira mais eficiente esta lista, a MLPro customizou a lista de riscos do PWA, permitindo que as informações dos riscos sejam mais aderentes à realidade das empresas. Além disso, nos relatórios desenvolvidos pela MLPro, as informações dos status dos riscos são exibidas, permitindo que a gestão da informação seja realizada de maneira mais eficiente e dinâmica.

A origem dos riscos

Os riscos do projeto basicamente podem surgir em 2 momentos nos projetos:

• Mapeados no momento do planejamento: Quando eles são identificados antes do início do projeto ainda na fase de planejamento do projeto.
• Durante a execução do projeto: Quando um risco não mapeado anteriormente pode acontecer ou é mapeado durante o projeto.

Como registrar os riscos no PWA

Para registrar os riscos:

• Acesse a Central de Projetos e em seguida clique no Site do Projeto.

• Clique na lista de riscos;

• Para cadastrar um risco, bastar clicar em “Novo Item”.

• Em seguida, será exibida a tela abaixo, basta preencher conforme o risco que deseja cadastrar.

Plano de Ação

Nesse espaço, você consegue colocar o plano de ação que já foi cadastrado no PWA. Pode acontecer dele não ter sido pensado e cadastrado ainda, neste caso, basta deixar em branco e depois voltar para alterar este campo.

Relatórios da MLPro para gestão de riscos

Como dito anteriormente, a MLPro oferece relatórios personalizados que permitem uma visualização mais completa e eficiente para uma boa gestão dos riscos de seus projetos.

Ambas as formas são extremamente práticas e eficientes para a monitoração dos riscos e outras informações do seu projeto. Com eles, fica fácil acompanhar a situação atual de forma clara, visual e ampla.

1. Dashboard Easy

2. Dashboard de Projetos

3. E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto

Benefícios de Gerenciar Riscos

Gerenciar os riscos é extremamente importante para manter um bom planejamento e organização. Alguns de seus benefícios são:

• Evitar atrasos.
• Evitar problemas com orçamentos.
• Facilitar a tomada de decisão.
• Qualificar e profissionalizar a empresa.
• Minimizar perdas.
• Passar confiança aos clientes.

Entre outros essenciais para uma organização e um bom gerente de projetos.

A fim de garantir uma melhor funcionalidade, desempenho e estabilidade para seus produtos mais recentes, a Microsoft possui uma política que consiste em descontinuar o suporte técnico para as versões mais antigas de determinado produto, conforme surgem novas atualizações.

Como funciona o suporte ao Microsoft Project Server?

A Microsoft oferece dois tipos de suporte para seus produtos, sendo o suporte convencional e suporte estendido. A diferença entre eles está na quantidade de tempo de suporte que a Microsoft garante para cada produto.

No caso do suporte convencional, ele possui um determinado prazo de anos desde o lançamento do produto, sendo um suporte de forma gratuita. Após do fim desse prazo, ou melhor, conforme a sua versão fica desatualizada, além da Microsoft não adicionar novos recursos, esse tipo de suporte é encerrado. No entanto, ela ainda oferece a possibilidade de contratar pacotes de correções, ou seja, o suporte estendido (que também possui um prazo).

Listamos abaixo as principais versões do Microsoft Project Server e as respectivas datas de vencimento do suporte convencional e estendido:

O que significa o fim do suporte técnico para o Microsoft Project Server?

A Microsoft oferece para a grande maioria de seus produtos um ciclo de vida de suporte técnico, e durante este tempo, oferece recursos, correções de erros e atualizações de segurança.

Ao término deste ciclo a Microsoft deixará de fornecer:

• Suporte técnico para problemas que podem ocorrer;
• Correções de erros descobertas e que podem afetar a estabilidade e a usabilidade do servidor;
• Correções de segurança para vulnerabilidades descobertas e que podem tornar o servidor vulnerável a brechas de segurança;
• Atualizações de fuso horário.

Ou seja, se o usuário possui a licença do Microsoft Project Server 2016, ele já não possui suporte gratuito da Microsoft, pois este foi inspirado em 13/07/2021. Caso ele abra um chamado com a Microsoft, será notificado que não é possível realizar um atendimento para este produto. Nessa situação, o cliente deverá contratar o suporte estendido ou realizar a atualização do Microsoft Project Server para uma versão mais recente (no geral, o mais recomendado).

Por que a Microsoft estipula esse prazo?

O prazo existe justamente para induzir os usuários a estarem sempre com os produtos atualizados, utilizando as melhores versões e usufruindo todos os recursos. Dessa forma, a Microsoft pode sempre garantir que seus clientes estejam obtendo a melhor funcionalidade e desempenho, além de diminuir a chance de riscos.

Atualmente é possível obter o suporte convencional apenas a partir da versão de 2019. Portanto, para evitar futuros problemas, recomendamos fortemente que a equipe de TI de sua empresa esteja atenta para os anos de validade do suporte técnico, e caso necessário, verifique a necessidade de migrar ou atualizar o seu produto.

Se você deseja saber mais sobre o fim do suporte Microsoft ou sobre as migrações de versões do Microsoft Project Server, entre em contato conosco para maiores informações.

Revisado em 08/07/2022.

A Microsoft finalmente disponibilizou a opção de adicionar relatórios diretos do Power BI em apresentações do Power Point!

Antes dessa opção tão esperada pelos usuários, só era possível obter as imagens dos relatórios. Logo, os dados sempre acabavam ficando desatualizados e as imagens precisavam ser substituídas.

Agora, além de conter as informações dos relatórios sempre atualizadas, a integração permite que o usuário interaja com o relatório da mesma forma que ele é no Power BI! Ou seja, é possível utilizar todos os filtros e opções de visualização.

Como adicionar o Power BI no Power Point

É muito simples! Segue o passo a passo:

1. No Power Point, dentro da aba “Inserir”, clique em “Obter Suplementos”.



2. Feito isso, irá surgir uma tela com diversas opções para adicionar na sua apresentação. Adicione o Power BI.



3. Uma tela com a opção de adicionar um link irá abrir no seu slide. Insira no espaço o link da página do Power BI desejada.


4. Pronto! O seu gráfico será inserido, com a possibilidade de interação!




Obs.: Após realizar essa ação pela primeira vez, o Power BI já estará em “Meus Suplementos”. Dessa forma você consegue adicionar ainda mais rápido.



Agora suas apresentações serão muito mais completas! Os dados dos seus gráficos nos slides serão sempre reais sem necessitar de manutenção, além de poder atender a pedidos de visualização de informações específicas daqueles que estão acompanhando a apresentação.

A Microsoft anunciou uma nova ferramenta (do Power Plataform) para quem deseja criar sites mesmo não possuindo conhecimento avançado em programação! Este é o Microsoft Power Pages.

O serviço de criação em si é novo, já sendo utilizado por algumas empresas e contas corporativas. Entretanto, a Microsoft transformou sua interface e fez ajustes para proporcionar a ferramenta ao grande público, tornando a criação de sites mais fácil e ágil.

O novo Power Pages combina recursos de low-code, ou seja, utiliza estruturas e bases prontas, simplificando ao máximo a criação de sites focados em negócios e alimentados por dados.

Recursos do Power Pages

Estúdio de Design

Os recursos de criação de site do Power Pages são semelhantes aos das outras ferramentas e softwares de criação de sites. Ele conta com opções de layout com texto, vídeo, imagem, lista, menus, dados e negócios. Entretanto, nessa ferramenta você consegue criar facilmente modelos personalizáveis do zero ou já prontos de forma extremamente fácil e prática.

Outro fato interessante é que ao criar sua página uma vez em uma estrutura padrão, ela é automaticamente renderizada em todas as plataformas (desktop ou móvel).

No Hub de Modelos é possível utilizar alguns templates prontos, com diversos recursos e possibilidades de personalização de cada seção, imagem e estruturas das páginas. Você pode utilizar modelos para páginas específicas, como por exemplo opções de agendamento, planejamento, formulários de registro, solicitação de empregos, newsletter, entre outros.

Ele também conta com o ‘Learn Hub’ (Hub de Aprendizagem), que oferece guias e tutoriais orientando o usuário a aprender a criar o seu site, configurar páginas, entre outras questões para te ajudarem a hora que precisar.

Para aqueles que já são experientes, o portal conta com integração ao Visual Studio Code, Azure e GitHub para a codificação de recursos avançados e maior produtividade. Dessa forma, é possível criar sites com recursos e funcionalidades mais aprofundadas. Além disso, aqueles que se que conectarem aos Microsoft Azure podem utilizar recursos a fim de fortalecer a segurança proteger seu site e dados.

Portanto, Pages é uma ferramenta online onde possibilita a criação de um site baseado em um modelo ou personalizado em código. Ele chegou com o propósito de ser bem mais intuitivo e facilitar o uso para aqueles que não possuem conhecimento tão aprofundado na criação de sites. Caso tenha se interessado, você pode testá-lo por 30 dias grátis.

Uma das principais preocupações do gerente de projetos é saber se o recurso desejado estará disponível ou não para executar determinada tarefa em uma data específica e pelo período necessário para sua conclusão.

Logo, é extremamente importante entender como consultar a disponibilidade de cada recurso, a fim de equilibrar as cargas de trabalho, realizar a revisão da eficiência e evitar riscos com a fácil a identificação do impacto que determinada indisponibilidade pode causar em cada etapa do projeto.

Passo a passo para consultar a disponibilidade de recursos no Project Online

Para o gerente de projetos encontrar informações dos recursos e exibir um gráfico e tabela de suas disponibilidades, basta acessar o Project Online e seguir os seguintes passos:

1. No Project Online, vá até “Recursos” no menu do lado esquerdo.



2. Em seguida, selecione Recursos, localizado no canto superior esquerdo.



3. Selecione o nome do recurso que você deseja consultar as informações de disponibilidade.



Obs.: Você consegue selecionar mais de um recurso e obter a visualização. Porém, é necessário se atentar que a capacidade irá considerar a quantidade de recursos selecionados! Exemplo: 2 recursos de 8h, total = 16h.

4. Selecione a opção “Planejamento de Capacidade” na guia de Recursos > seção Navegar, localizado no canto superior direito.



5. Feito isso, será exibido um gráfico com a capacidade e disponibilidade do recurso selecionado.


• O Gráfico de Recursos mostra a carga de trabalho e disponibilidade de um recurso individual. Esse modo de exibição permite a fácil visualização de superalocação ou subalocação do recurso em determinado período.





Neste caso, o gráfico exibe a capacidade de 8 horas pois a capacidade é baseada no calendário criado para o Projeto.

• Abaixo do gráfico é exibida a tabela de Detalhes, onde contém as informações de capacidade e disponibilidade do recurso.



• Para verificar os detalhes sobre em quais projetos o recurso já tem horas alocadas, basta clicar em “Atribuições de Projeto”.



6. Caso seja necessário, o gerente de projetos pode alterar o intervalo de datas que deseja consultar clicando em “Definir Intervalo de Data”.



E então, será exibida uma tela para definir o intervalo de datas desejado.




É so clicar em "Ok" e pronto.

Este são os relatórios nativos oferecidos pelo PWA para ajudar na verificação da disponibilidade dos recursos. Entretanto, a MLPro também pode gerar relatórios adicionais e personalizados com ampla e fácil visualização das informações dos recursos! Segue exemplos abaixo:

• Análise de Capacidade
• Análise de Demanda

No relatório de Análise de Capacidade, você possui uma ampla visão em relação a análise de disponibilidade, alocação e capacidade dos recursos.

• Dashboard de Recursos
• Minha Linha do Tempo

Na linha do tempo você consegue filtrar o ano / departamento / recurso e escolher o tipo de visualização (ano / mês / semana / dias) para verificar a disponibilidade.

• Atribuições dos Recursos

Essa página permite a visualização de gráficos de Esforço (Horas) por Recurso, Projetos e Esforço Concluído/Restante por Gerente de Projeto.

Pronto! Agora você já sabe as formas de verificação de disponibilidade dos recursos e pode alocar os recursos nos seus projetos!

O Power BI conta com quatro tipos de licença por usuário, sendo elas a Gratuita, Pro, Premium por usuário e Premium por capacidade.

A licença que o usuário vai escolher depende do local que o conteúdo pode ser armazenado, a forma que ele interage com os aplicativos e a necessidade do uso de determinados recursos. O local em que o conteúdo pode ser armazenado é determinado pelo tipo de licença da sua organização.

Obs.: O serviço sempre fornece os mesmos recursos do que as licenças anteriores a que você possui, porém com mais permissões e recursos. Além disso, também é possível possuir mais de uma licença ao mesmo tempo.

Como escolher a licença certa do Power BI sem comprometer sua gestão?

Escolher entre o Power BI Free, Pro e Premium vai muito além de comparar preços ou funcionalidades. É entender o nível de maturidade analítica da sua empresa, o quanto os relatórios precisam ser compartilhados entre equipes e quais recursos são essenciais para o seu modelo de gestão. Tomar essa decisão com base apenas em custo pode levar a restrições técnicas, dificuldade de acesso a relatórios estratégicos e desperdício de tempo na operação.

Conecte Power BI ao Project Online e tome decisões com mais segurança

O Power BI se torna ainda mais estratégico quando conectado ao Project Online , transformando dados de cronogramas, entregas e desempenho em dashboards dinâmicos que ajudam o PMO a tomar decisões com base em evidências. Aqui na MLPro, apoiamos nossos clientes na construção de painéis personalizados que cruzam dados de diversas fontes com foco em previsibilidade, produtividade e resultado.

Quais são os tipos de licença do Power BI?

Em todos os tipos de licença , é preciso fazer um registro com uma conta corporativa ou estudante para começar a usufruir o Power BI. Sendo elas:

1. Power BI Desktop (Gratuito)

Um usuário com uma licença gratuita só pode usar o serviço do Power BI para se conectar a dados e criar relatórios e dashboards no Meu Workspace. Ou seja, não é possível compartilhar os seus relatórios com outras pessoas de forma privada e segura.

Ela permite:

• Publicar no Serviço (portal): É possível publicar as suas publicações feitas no Desktop nos serviços.
• Taxa de atualização: Realiza até 8 atualizações automáticas dos seus relatórios por dia.
• Publicar na web: Você consegue gerar um link público do seu relatório, que pode ser enviado para qualquer pessoa. Entretanto, quando publicado os dados acabam sendo expostos, pois qualquer pessoa que obtém o link consegue acessar.
• Gráficos: Permite criar gráficos e visuais que representam os dados.
• Conectar os dados: Permite conectar e importar dados de mais de 70 fontes locais e baseadas na nuvem.
• Power BI Desktop e o Power Query Editor: Permite utilizar o Power BI local para conectar suas fontes, dados e transformá-los.
• Relatórios e Dashboards: Permite a criação de relatórios e Dashboards interativos.

Entretanto, essa licença acaba requisitando atualização por ser muito limitada. Pois ela não permite o compartilhamento de relatórios (apenas gerando um link na web, onde qualquer um pode acessar), não oferece aplicativos no workspace, incorporação de API, entre outros.

2. Power BI Pro

Possui todas as funcionalidades da licença gratuita, mas com algumas diferenças:

• Aplicativos: Os aplicativos são onde as pessoas conseguem acessar seus relatórios. A licença Premium oferece mais aplicativos para caso tenha muitos usuários na empresa, simplificando o compartilhamento de relatórios com a biblioteca de aplicativos.
• Publicar + workspaces: Além de publicar seus relatórios, é possível armazená-los e organizá-los em outros workspaces, que seriam as áreas de trabalho. Dessa forma, você consegue compartilhar seus relatórios de uma forma que não seja pública e exponha seus dados.
• Compartilhamentos: Permite compartilhar e assinar relatórios e dashboards com usuários que possuam a licença Pro.
• Acesso a Dataflows (Power Query Online): Você consegue captar base de dados no próprio serviço do Power BI, não necessariamente no Desktop mas sim na nuvem.
• Integração: Permite integração com outros aplicativos como Teams, PowerApps, SharePoint, e com outras soluções Microsoft (Azure Data Services).
• Taxa de atualização: Realiza até 8 atualizações automáticas dos seus relatórios por dia.

O valor dessa licença mensal é de R$64,00 por usuário.

3. Power BI Premium

Existem dois tipos de Power BI Premium, sendo eles:

Power BI Premium por usuário

A licença do Premium por usuário permite que conteúdos gerados por usuários Premium só poderão ser compartilhados com outros usuários que também tenham uma licença Premium, a não ser que esse conteúdo seja especificamente colocado em um workspace hospedado em uma capacidade Premium.

Ele oferece os mesmos recursos do que o Power BI Pro, porém possui 100TB de armazenamento por usuário (que no Pro são 10GB).

Além disso, as diferenças dele para o Pro incluem:

• Fluxos de dados (consulta direta, entidades vinculadas e computadas, mecanismo de computação aprimorado).
• Acelera o acesso a insights com IA avançada (análise de texto, detecção de imagem, aprendizado de máquina automatizado).
• Relatórios paginados (RDL).
• Conectividade de leitura/gravação de ponto de extremidade XMLA.
• Gerenciamento do ciclo de vida de aplicativos.
• Realiza até 48 atualizações por dia.

O valor dessa licença mensal é de R$128,00 por usuário.

Power BI por capacidade

A grande diferença dele para as outras licenças é que ele permite o consumo e compartilhamento de relatórios e dashboards sem a necessidade de uma licença por usuário.

Outras diferenças:

• Relatórios locais com o Power BI Report Server.
• Gerenciamento de implantação em várias regiões.
• BYOK (Bring your own key), ou seja, controle das chaves usadas na nuvem para manter seus dados seguros.
• Disponibilidade do complemento de dimensionamento automático.

O valor dessa licença mensal é de R$31.960,20 por capacidade.

Para que você entenda melhor como o Power BI Premium atua e o seu diferencial, veja a tabela de comparação dos tipos de licença sem ser na capacidade Premium e na capacidade Premium:

Ou seja, um usuário com uma licença gratuita, por exemplo, só pode compartilhar conteúdo com outras pessoas e publicar conteúdo em outros workspaces, se estiver com a capacidade Premium. E, os usuários do Power BI Pro, por exemplo, podem distribuir conteúdo a usuários que não têm uma licença do Power BI Pro.

Fale com quem entende de Power BI para projetos

Precisa escolher a licença do Power BI mais adequada para o seu cenário e ainda garantir que os dados do seu PMO estejam bem representados? Fale com um especialista da MLPro e veja como nossos dashboards personalizados podem transformar sua tomada de decisão.

Cada organização se enquadra em uma categoria que a define de acordo com o que ela oferece aos seus clientes e como é fornecido. São as categorias: empresa baseada em produto ou empresa baseada em projeto.

Uma empresa baseada em produto trata-se de uma organização que oferece determinado produto ou serviço, sendo a solução de um problema, como fornecer reparo de determinado produto, por exemplo.

Já uma empresa baseada em projetos, são aquelas que criam uma solução baseada em um conjunto de produtos e a vende como um pacote de soluções. Esse tipo de organização geralmente enfrenta mais desafios e dificuldades por possuírem mais complexidade ou precisarem gerenciar mão de obra e obter mais recursos.

Os desafios de uma empresa baseada em projetos

Ao contrário das organizações baseadas em produtos e serviços, esse tipo de organização geralmente possuem um processo mais longo e com mais etapas. Logo, acabam enfrentando mais desafios, riscos e problemas. Sendo alguns deles:

• Desenvolver escopo e orçamento: Identificar e desenvolver o escopo do projeto e realizar um orçamento/precificação dos serviços de forma justa e competitiva, baseado nos preços do mercado atual.
• Dividir tarefas e alinhar a equipe: A forma em que o projeto é gerenciado e passado para a equipe responsável por cada etapa. Ou seja, dividir as tarefas e garantir que todos estejam alinhados e acompanhem o andamento do projeto.
• Seguir o cronograma: Seguir o cronograma e cumprir com ele, de forma que todos estejam acompanhando e independente das interferências. Como por exemplo problemas com materiais, equipamentos, orçamentos, recursos, entre outros riscos.
• Alinhar o time, projetos e recursos: Combinar os recursos certos com os projetos certos e organizar o time de forma que todos estejam cientes de todas as etapas do projeto. Assim, caso haja algum problema, a resolução será muito mais rápida e eficaz.
• Preparação para possíveis riscos e alinhamento com o cliente: As mudanças do cliente dificultam a execução dos planos. Dessa forma, é preciso estar preparado para possíveis alterações e quais serão os próximos passos a partir dessa decisão (incluindo pagamentos).

Os principais desafios incluem:

• Gerenciar as mudanças de escopo dos clientes
• Controlar o progresso e o valor acumulado

Quais as principais diferenças entre esses tipos de empresas?

Cada uma delas possui pontos específicos, dependendo daquilo que a organização oferece e de como é o processo de venda até a entrega ao seu cliente.

• Uma empresa trabalha com a venda de X produto (produtos).
• Outra oferece serviços de reparo para X produtos (produtos & serviços).
• Outra empresa constrói a infraestrutura onde serão utilizados X produtos (projetos).

Ou seja, apesar das empresas ligadas ao mesmo produto possuírem o mesmo foco, elas atendem a necessidades diferentes. A compra de um produto ou serviço possui um processo até chegar ao cliente, já quando se trata de um projeto, o processo é muito mais longo, podendo levar meses ou até anos para ser entregue/concluído.

• Exemplo: Softwares de computador.

Neste caso, a empresa baseada em produtos vende um software predefinido, ou seja, um software específico que seja voltado para alguma área, setor ou tarefa. (Ex: Um software com foco em contabilidade, produtividade, colaboração, organização, planejamento, entre outros). Já uma empresa baseada em projetos irá trabalhar com o cliente e identificar suas necessidades e requisitos, a fim de criar/desenvolver um software personalizado voltado para uma organização específica.

Portanto, cada uma delas oferece uma coisa e possuem suas características.

Agora você já sabe a diferença entre esses dois tipos de empresa e em qual a sua se encaixa! Gostou do nosso artigo? Leia mais e acompanhe nosso blog.

O Project for Office (Plan E3) está incluso no Microsoft 365 E3, já o Project Plan 3 é comprado separadamente. São produtos que apesar de parecerem iguais, possuem grandes diferenças.

Muitos se confundem ao não saber que uma licença apropriada do Project Plan é necessária para os usuários do Office 365 usarem o Project Online.

O Project for Office (Plan E3) permite acesso a somente algumas funções no Project for the web, como visualizar cronogramas e atualizar as atividades alocadas, sem acesso ao Project Online.

O Project Plan 3 é uma licença bem completa e dá acesso ao Project Online, Project for the Web e ainda permite usufruir do Microsoft Project Professional (Desktop) em seu PC.

O Microsoft Project conta com tipos diferentes de planos. Logo, antes de assinar uma licença, é fundamental entender sua necessidade. Para utilizar o Project Online, as licenças disponíveis são o Project Online Essentials, Project Plan 1, Project Plan 3 ou Project Plan 5.

O Project Plan 3 é a mais recomendada por oferecer uma boa relação a custo x benefício, permitir acesso ao Project Desktop e a integração ao ambiente online possibilitando a criação e gerenciamento dos projetos usufruindo de todos os robustos recursos do Project Professional combinados com a praticidade do Project Online.

Com a Project Plan Essentials, é possível que os membros da equipe atribuídos às tarefas acompanhem o andamento das atividades e atualizações do portfólio. Esta é uma licença acessória e possui um custo muito menor. No entanto, sua aquisição depende de ao menos a aquisição de uma Plan 3 pela organização.

Já o Project Plan 5, por mais que permita acesso a ferramenta de priorização de projetos, é uma licença com um custo bem maior que sua antecessora e recomendada para casos específicos.

Obs.: Cada licença de assinatura permite até cinco instalações simultâneas do aplicativo da área de trabalho do Project Online.

Concluindo, se a sua organização precisa integrar o Project Desktop ao Project Online, é necessário de pelo menos a licença do Project Plan 3. Ou melhor, uma licença apropriada do Project Plan é necessária para que seus usuários do Office 365 usem o Project para a web.

Isso garantirá acesso ao ambiente corporativo e funções como por exemplo:

• Exibição centralizada dos projetos
• Compartilhar Projetos
• Acessar informações de qualquer dispositivo
• Visualizar relatórios
• Acompanhamento de tarefas
• Rápido acesso aos projetos
• Atribuir recursos

Tudo isso permitindo a inclusão e colaboração, além de o acompanhamento pelos stakeholders sem a obrigação de conhecimentos especializado na ferramenta.

Revisado em: 25/05/2022.

O Microsoft PPM (Project Portfolio Management ou em português, Gestão de Portfólio de Projetos) é um software para gestão de Portfólio de Projetos que garante melhor planejamento, controle e organização em diferentes etapas da gestão de projetos, colaboração entre equipes, gerenciamento de recursos, visualização da linha do tempo e acompanhamento do projeto.

Além da praticidade e versatilidade oferecida, o PPM permite integração nativa com outras plataformas de serviços amplamente utilizadas mundialmente, como Microsoft Office e Microsoft Power Platform.

O que é gestão de portfólio de projetos?

Em suma, é a gestão do conjunto de projetos e operações gerenciadas em grupo para alcançar um objetivo determinado pela empresa. Esse conceito surgiu para facilitar a gestão das informações, já que podemos ter diversos projetos executados em paralelo, sendo todos relacionados ao mesmo objetivo estratégico da organização.

Para saber mais sobre esse conceito e a diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos, leia nosso artigo sobre "O que é PPM".

Licenças do Microsoft PPM

Para utilizar o PPM é necessário contratar uma licença, dividida em diversas categorias, como Project Online Essentials, Project Plan 1, Project Plan 3 e Project Plan 5, cada uma com diferentes níveis de permissões. Se você deseja saber mais sobre cada tipo de licença e os recursos oferecidos por cada uma, acesse nosso artigo onde falamos sobre os Tipos de Licença do Microsoft Project.

Para que serve o Microsoft PPM?

Além de permitir organização e visualização do portfólio de projetos no geral, a ferramenta gerencia todo o ciclo de vida de um projeto, do planejamento ao monitoramento, contando com inúmeras funções e recursos, permitindo o acompanhamento e a colaboração de todo o time.

Dentre os seus principais recursos, estão:

• Criar cronogramas
• Avaliar orçamentos e definir custos
• Obter Relatórios e gráficos
• Controle de riscos
• Gerencias Problemas
• Gerencias Lições aprendidas
• Compartilhar arquivos
• Acompanhar o andamento das tarefas
• Sequenciar atividades
• Administrar prazos
• Priorizar projetos

O PPM proporciona uma boa gestão e visão dos recursos, facilitando o monitoramento do gerente de projeto em tempo real e permitindo evitar ou mitigar problemas com mais agilidade.

Quais as vantagens do Microsoft PPM?

• Visualização e monitoramento do projeto: Oferece fácil visualização de gráficos, dados e andamento das atividades e outros recursos.
• Contribui para melhor planejamento e organização: O planejamento do projeto é uma etapa extremamente importante, em que todos os colaboradores devem estar por dentro. O PPM contém recursos para além de facilitar a distribuição das tarefas, como a visualização de atividades e prazos, contribuindo para a organização de todos os envolvidos.
• Possibilidade de integração: Permite a possibilidade de integração com o ecossistema Microsoft (como Azure, Microsoft Teams e Power BI), contribuindo para a organização e agilidade na gestão do portfólio e dos projetos.
• Facilita a colaboração e atuação da equipe: Os recursos possibilitam a visualização de detalhes do projeto, facilita e estimula a colaboração dos envolvidos, além da facilidade em compartilhar informações com o Microsoft Teams, facilitando a comunicação da equipe.
• Permite o trabalho em projetos diferentes: Permite a atuação do gerente de projetos em diferentes projetos na mesma ferramenta.

Em suma, o Microsoft PPM traz diversos benefícios para organização e grande flexibilidade de gerenciamento, tornando a gestão do portfólio e dos projetos muito ágil e eficiente. Se você quer saber mais sobre o Microsoft PPM e sobre gestão de portfólio e projetos, nosso blog contém diversos artigos que podem te ajudar!

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Um cronograma de projetos é um documento criado pelo gestor do projeto com ajuda dos colaboradores responsáveis pelas tarefas.

Geralmente realizado dentro de um software ou por meio de planilhas, ele serve para obter um planejamento das atividades contando com prazos, recursos, tarefas, datas de entrega, custos, marcos, entre outras características e detalhes importantes a se destacar dentro de um projeto da empresa.

Desenvolver um cronograma é fundamental para garantir o planejamento e a organização de todos os envolvidos do projeto, mantendo todos alinhados em relação as atividades.

Lembre-se que um bom gestor de projeto precisa criar um cronograma eficiente e que ele deve obter aprovação do cliente.

Por que um cronograma de projetos é tão importante?

Com um cronograma fica muito mais eficiente a visão, acompanhamento e monitoramento do andamento das atividades, garantindo a execução das tarefas dentro de um prazo que se alinham com a data de entrega do projeto em questão. Além disso, ajuda a estimular o time e a evitar atrasos, complicações e problemas com orçamento.

Como montar um cronograma de projetos?

1. Faça um planejamento prévio

Antes de começar qualquer cronograma de projeto, é importante definir alguns aspectos essenciais, como por exemplo:

• O que será realizado/objetivo.
• Onde será feito o cronograma (por planilha ou qual software/ferramenta).
• Recursos necessários para executar as ações dentro do cronograma.
• Definir orçamentos disponíveis.
• Definir instruções e regras para o monitoramento do projeto.

Tendo tudo isso estabelecido, será mais fácil identificar as etapas e tarefas do seu projeto.

2. Construa a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Essa é a etapa em que deve decompor o escopo visual do projeto, a lista de atividades. É como um mapa que ajuda a ter uma visão completa de todas as etapas do projeto e facilita a realização do cronograma.

O gerente do projeto deve identificar as fases e etapas principais, os responsáveis pela atividade e as tarefas necessárias para alcançar o objetivo final, desmembrando as atividades maiores para as menores.

A EAP servirá para a hierarquização das atividades e para planejar e conduzir o seu projeto. Além disso, ela ajuda os responsáveis pelo projeto a organizar as ideias e entender o que deve ser realizado como um todo.

3. Organize as atividades

Depois de feita a EAP, é hora de sequenciar as atividades por ordem de importância e execução, com detalhamentos e especificações. Estabeleça prioridades considerando as atividades mais importantes e a sequência que faz mais sentido.

Neste momento, é extremamente importante contar com o apoio da equipe para se atentarem sobre as interdependências entre elas. Ou seja, deixe claro se uma tarefa depende da outra, para não haver confusões entre os colaboradores futuramente, implicando no andamento do projeto.

4. Defina as durações das atividades

Agora que as atividades estão organizadas por ordem, é hora de determinar com a equipe qual será a duração/prazos de cada uma delas, levando em consideração os recursos disponíveis, riscos, imprevistos e prazo final.

5. Elabore o cronograma

Agora que já tem todas as informações necessárias organizadas, chegou a hora de criar de fato o seu cronograma para começar a acompanhá-lo.

Caso tenha escolhido um software de gestão de projetos, essa etapa torna-se mais fácil pois com essas atividades, a ferramenta irá adaptar o seu cronograma e gerar Gráfico de Gantt (ferramenta para monitorar a execução do projeto).

E, caso tenha optado por uma planilha como por exemplo no Excel ou no PowerPoint, terá que ordenar todas as informações manualmente, o que demanda um pouco mais de trabalho, já que tais ferramentas não foram desenvolvidas propriamente para planejar ou criar projetos.

Agora que elaborou o seu cronograma, é extremamente importante não se esquecer de salvar a linha de base para começar a monitora-lo.

6. Monitore o cronograma

Para obter um cronograma eficaz, é fundamental mantê-lo atualizado com quaisquer dados e novas informações.

Lembre-se também de que ele deve ser seguido! E é por isso todas essas etapas são extremamente importantes, um cronograma não deve ficar sofrendo alterações de prazos e principalmente, sequência das atividades!

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Ao trabalhar com quaisquer softwares, esperamos sempre seguir o caminho feliz em que tudo funciona perfeitamente bem. Numa solução PPM, como em qualquer segmento da tecnologia, problemas técnicos podem acontecer. Segue um exemplo disto.

E certas ocasiões é possível se deparar com a seguinte mensagem:

"Nenhuma instância do Project Web App encontrada. Crie pelo menos uma instância do PWA antes de acessar esta página."

Isto significa que uma instância do PWA não foi criada ou deixou de existir nos servidores da Microsoft. Isso pode acontecer em duas ocasiões:

1. Na criação do Project Web App (PWA), conforme já ensinado no nosso artigo "Project Web App: O que é e como instalar".
2. Quando já existe um PWA e por alguma razão ele sai do ar (por expiração de licença por exemplo).

A solução apresentada a seguir serve para restabelecer esta instância nas duas situações descritas acima, entretanto, para o segundo caso, ela não assegura a restauração do backup.

Restaurando uma instância

Para restaurar uma instância, acesse o Power Shell como administrador e insira os seguintes comandos:

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Connect-SPOService -Ur https://suaorganizacao-admin.sharepoint.com

Set-SPOSite -Identity https://suaorganizacao.sharepoint.com/sites/pwa -EnablePWA $true

Após o procedimento, a instância deve estar disponível novamente para uso.

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Com a correria do cotidiano se torna difícil que os membros da equipe acompanhem o andamento do projeto de forma detalhada e prática, o que pode gerar consequências ou complicações. Mesmo com o envio de notificações que o Project Online oferece, nem sempre é o suficiente e contém todas as informações precisas para a demanda de seu projeto.

Tendo isso em vista, a MLPro desenvolveu um produto que pode atender à sua necessidade e facilitar o acompanhamento do projeto para toda a equipe!

Desenvolvemos o e-mail automático de relatórios semanais de status e pendências, otimizando o envio prático e rápido de informações. Dessa maneira, fica fácil acompanhar o projeto na semana, suas atividades atrasadas, pendências, riscos, problemas e próximos passos a serem seguidos.

Além disso, você economiza tempo, mantém melhor organização e garante que a diretoria e a equipe do projeto consigam estar atualizados referente ao projeto e alinhados entre si.

Segue exemplos de relatórios que podem ser feitos:

Relatório: Status do Projeto

Relatório: Minhas Pendências

Ficou interessado? Conheça a MLPro e otimize a gestão dos seus projetos!

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