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Visando atender as necessidades de nossos clientes, criamos um produto voltado para capacitação mais ágil e reciclagem de conhecimento dos gerentes de Projetos que atuam com o Microsoft PPM.

A capacitação tem carga horária de 8 horas e seu objetivo é apresentar alguns conceitos gerais do PPM, demonstrar como criar projetos no Project e no PWA e como registrar riscos, planos de ações, problemas e solicitações de mudanças.

Além do material que será apresentado, também faremos um papel consultivo, orientando sobre as melhores práticas na criação ou gestão dos projetos de sua empresa.

Os principais temas abordados neste Treinamento são:

Conceitos Gerais

• PPM / PWA
• Check-in/ Check-out
• Rascunho / Publicado
• Linha de Base do Projeto
• Regras para exibição de projetos na Central de Projetos
• Views (Modos de Exibição)

Diferenças entre Project / PWA

• Linha de Base (até 11 LBs)
• Predecessoras

Tipos de Tarefas

• Unidade Fixa
• Duração fixa

Tipos de Restrição

• Flexíveis
• Semi-inflexíveis
• Inflexíveis

Site do Projeto e Listas do Sharepoint

• Diário de Bordo
• Riscos
• Documentos
• Planos de Ação
• Problemas
• Solicitações de Mudança
• Aquisições
• Follow-Up de Aquisições
• Controle de Orçamento

Evolução do Produto

• Envio de relatório de status por e-mail

Apontamento de Tarefas (Equipe)

• Tarefas
• Quadro de Horas

Aprovação das tarefas

• Fluxo de aprovação
• Status das tarefas (publicação)

Práticas

• Criar projeto Project / PWA
• Registro de Riscos / planos de ações e problemas

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

No mês de fevereiro tivemos novidades para o Project for the Web!!! A Microsoft trouxe novas atualizações na linha do tempo e nova função de calendário personalizado para deixar sua experiência na ferramenta ainda mais completa.

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A MLPro desenvolveu uma solução inovadora para tornar o acompanhamento do andamento de tarefas mais proativo, prático, ágil e visualmente mais eficiente, trazendo as informações cadastradas na solução do Project Web App. Este é o novo e-mail automático e semanal de "Minhas Pendências".

O e-mail semanal permite à equipe administrar os projetos de forma mais atualizada, mantendo as atividades dentro do cronograma e identificando facilmente o status das tarefas dos projetos. E o melhor, o recebimento é realizado de forma automatizada e individual para cada colaborador e gerente de projeto.

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Uma ferramenta de gestão de projetos é um software usado para facilitar o planejamento e a organização na gestão de projetos, simplificando o fluxo de trabalho e aumentando a produtividade. Ele permite que o gerente de projeto e sua equipe tenha uma melhor visão do andamento de tarefas, crie cronogramas, relatórios e acompanhe desempenhos, além de facilitar a colaboração e comunicação entre todos os envolvidos e agilizar processos de forma automatizada.

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O ano de 2023 já começou com novidade para todos os usuários do Project for the Web!

A Microsoft trouxe atualizações para tornar sua experiência para gerenciamento de portfólio e projetos ainda mais visual. As atualizações de janeiro para o Project for the Web são as seguintes:

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O PWA (Project Web App - Project Online) e o PSA (Project Service Automation - Dynamics 365) são ferramentas Microsoft para gestão de portfólio e projetos que, apesar de incluírem funções parecidas, possuem suas diferenças para que cada produto se adeque à necessidade e perfil da organização.

O PWA é indicado para projetos com atividades em cascata e permite a conexão com o Microsoft Project Professional. Já o PSA é indicado para gestão ágil de projetos e permite a conexão com o Project for the Web.

O PWA une as funções do Project com um robusto site de Project Web App criado a partir do SharePoint para gestão dos projetos de forma holística, em especial utilizando a metodologia preditiva. Ou seja, é um produto com escopo mais completo e com alto nível de maturidade para gerenciamento de equipes, visualização e controle gerencial de portfólios.

O PSA por sua vez, é uma aplicação que oferece recursos de gerenciamento de trabalho de forma mais simplificada, desenvolvida a partir do Dynamics 365, a plataforma de aplicativos para negócios da Microsoft. Ele permite conectar a estrutura do Project for the Web à uma gama de recursos criados no Dynamics 365, além da possibilidade de conexão com outras aplicações da plataforma.

Para uma melhor visão sobre as diferenças e semelhanças de recursos entre os dois produtos, fizemos uma tabela comparativa:

*Recursos não nativos da plataforma PSA. A MLPro oferece uma versão customizada com estes recursos.

A solução PSA oferecida pela MLPro é otimizada para trazer todas as funcionalidades de gestão de projetos do Project Web App com a interface simplificada do Project for the Web, além de um sistema de gestão de demandas. Caso tenha interesse nas soluções da MLPro ou queira saber mais, favor Agendar uma conferência e teremos o maior prazer em responder as suas dúvidas.

Atualmente, os usuários do Microsoft 365 podem usar o Microsoft Planner como uma ferramenta de gerenciamento de projetos leve que permite uma melhor produtividade da equipe. No entanto, à medida que os projetos se tornam mais exigentes, o próximo passo lógico do Planner é usar o Project, que pode lidar com esse trabalho.

O Project oferece os recursos mais solicitados pelos usuários do Planner, como Linha do tempo (gráfico de Gantt), subtarefas, agendamento avançado e pendências. Resumidamente, ele permite o gerenciamento das tarefas e projetos em um nível muito mais avançado e flexível, enquanto o Planner te ajuda de forma limitada a gerenciar e monitorar as tarefas da equipe em um plano compartilhado.

Portanto, a fim de manter o seu fluxo de trabalho dentro do seu ambiente do Microsoft 365, a Microsoft tomou uma iniciativa para oferecer recursos e capacidade de uma integração ampla entre o Project e o Planner.

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O Project Online permite ao administrador configurar diversas restrições ao ambiente, seja de acesso seja de visualização.

É possível por exemplo, restringir que usuários vinculados a determinada área na organização só enxerguem projetos relacionados a esta mesma área.

Esse tipo de restrição tem ao menos dois benefícios:

1. Torna a usabilidade da ferramenta mais precisa, pois o usuário tem menos informação desnecessária para lidar.
2. Mantém a restrição a informações de acesso a projetos de outras áreas por usuários que não deveriam tê-lo.

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Neste artigo iremos ensinar o passo a passo para importar seu projeto do Project Desktop para o Project for the web. Você pode importar quaisquer arquivos. A importação permite usar recursos disponíveis apenas no Project for the Web.

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Para instalar o Project na máquina (Project Desktop) é recomendamos a Licença do Project Plan 3.

Porém, a Microsoft oferece três aplicativos para ajudar no gerenciamento do portfólio de projetos da sua empresa, sendo eles: o Project for the Web, Project Online e Project Desktop. Antes de escolher entre estes aplicativos, é preciso avaliar quais as necessidades da organização, a fim de selecionar o plano mais adequado.

Os aplicativos estão disponíveis por meio de quatro tipos de assinaturas diferentes, segue abaixo os valores mensais por usuários de cada plano do Microsoft PPM.

Obs.: A tabela acima foi atualizada em 03/02/2025.

Na tabela a seguir, é possível visualizar um comparativo entre os 4 planos:

Project Online Essentials

Com a Project Online Essentials, os membros de equipe podem executar funções de gerenciamento de projetos pela interface web do Project Online, como atualização de problemas, riscos, atualização do andamento de tarefas, envio de quadro de horas, entre outros, com um custo menor por usuário.

Caso tenha interesse nas licenças do Microsoft PPM ou queira saber mais, favor Agendar uma conferência, e em seguida podemos disponibilizar um especialista para indicar qual a melhor licença para sua organização.

No Project Online é possível criar cronogramas de projetos, alocar recursos, visualizar diferentes modos de exibição de tarefas e recursos, avaliar o progresso e muito mais.

Neste artigo, iremos ensinar o passo a passo de como criar um projeto do zero, e como publicá-lo no site do projeto.

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A Microsoft possui soluções para gerenciamento de projetos, que são divididas em duas categorias:

Soluções baseadas em nuvem – em que o armazenamento é na nuvem e o acesso funciona por assinatura.

Soluções locais - também conhecido como on-premises, em que a licença é paga uma vez e o software é instalado e armazenado localmente.

Neste artigo trataremos da soluções em nuvem, o Project Online, modelo mais adotado pelas organizações e que traz maior agilidade e segurança, bem como atualizações frequentes e suporte da Microsoft.

Para ter acesso ao Project Online, o gerente de projetos tem a opção de três licenças, de acordo com as necessidades da organização: Project Plano 1 , Project Plano 3 e Project Plano 5.

Abaixo seguem as principais diferenças:

Segue quadro comparativo das licenças:

Além disso, os membros de equipe cujos administradores possuam Project Plan 3 ou Project plan 5 podem utilizar o Project Online Essentials, uma assinatura complementar com um custo menor e que permite algumas tarefas mais básicas, tais quais:

• Usar uma interface baseada na Web
• Atualizar tarefas, problemas e riscos
• Enviar quadros de horários
• Compartilhar documentos e colaborar com Microsoft Teams ou Skype for Business usuários

Ainda não tem certeza de quais licenças adquirir para suas soluções de gerenciamento de projetos? Entre em contato conosco.

Atualmente a competitividade entre as empresas está cada vez mais acirrada, e para que elas possam ter um diferencial competitivo é fundamental gerenciar os projetos de maneira cada vez mais eficiente. Para isso, existem diversas ferramentas que podem ajudar no planejamento controle, e principalmente na comunicação dos projetos. Neste artigo falaremos sobre algumas ferramentas e suas principais características, sendo elas:

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Em nossos últimos artigos sobre como gerenciar problemas e como gerenciar riscos no Project Online , falamos brevemente sobre os relatórios personalizados criados e oferecidos pela MLPro, incluindo os relatórios de status do projeto automáticos por e-mail, os quais iremos falar mais neste artigo.

A MLPro desenvolveu um relatório enviado por e-mail de forma automatizada que além de permitir a fácil visualização de todos os pontos importantes do projeto através dos faróis, ícones e informações organizadas, ele é extremamente útil e prático para manter os recursos envolvidos sempre cientes de como está o projeto no geral, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Site do Projeto. O relatório de Status do Projeto contém as seguintes informações:

A origem dos problemas

• Acompanhamento do Projeto na Semana;
• Atividades atrasadas;
• Finalizadas da Semana (7 dias);
• Em andamento / Próximos Passos;
• Riscos em aberto;
• Problemas em aberto;
• Solicitação de Mudanças;
• Plano de Ação;
• Diário de Bordo;

Abaixo temos um exemplo do relatório automático de status do projeto:

Estas informações são cadastradas no site do projeto para relatar o andamento dos projetos e foram organizadas em um único relatório de status para que seja enviado para clientes internos ou externos.

O gerente de projetos pode cadastrar os envolvidos como stakeholders internos ou externos. E pode programar o envio automático deste relatório a partir de uma data específica para cada um deles. Além disso, é possível também escolher a periodicidade de envio do relatório.

Como configurar os relatórios de Status?

A primeira coisa que o gerente de projetos deve fazer é cadastrar os stakeholders dos projetos. Os stakeholders podem ser internos (por exemplo: equipe do projeto, diretoria, gerente de projeto) e externos (clientes, equipe do cliente).

Após o cadastro o gerente de projetos deve acessar a Matriz de comunicação e configurar de acordo com a necessidade do projeto. O gerente de projetos deve informar o título, a frequência, responsável pelo envio, meio de comunicação, tipo de documento, data para início do envio e qual é o público-alvo.

No exemplo abaixo, cadastramos dois sendo relatórios sendo um para envio interno de validação e outro que seria enviado diretamente para o cliente externo.

Que benefícios do Relatório de Status do Projeto traz para a sua empresa?

O gerente de projetos é o responsável pela comunicação eficiente durante o projeto, e deve fazer com que os principais envolvidos estejam cientes de eventuais desvios de prazos, problemas, riscos ou mesmo das últimas realizações ou próximos passos a serem executados.

Com a utilização do relatório de Status do projeto ele pode facilmente transmitir essas informações para os principais stakeholders do projeto.

Entre os principais benefícios do relatório podemos destacar:

• Aumenta a qualidade e eficiência da empresa.
• Melhoria da comunicação entre os envolvidos no projeto.
• Profissionaliza ainda mais os colaboradores.
• Planejamento efetivo.
• Melhor organização.
• Reduz possíveis complicações ou problemas com orçamento.
• Evita o atraso de projetos.
• Aumenta a satisfação dos clientes.

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

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