Blog MLPro

A MLPro lançou o Project Easy, um aplicativo disponível para celulares Android e Apple que tem como objetivo o acompanhamento de relatórios e visualização e gestão de suas tarefas do PWA (Project Online). Este aplicativo estará disponível para nossos clientes.

Segue principais funcionalidades:

1. Acompanhamento e gestão de Tarefas

O aplicativo oferece três opções para você acompanhar e realizar a gestão de suas tarefas por projeto, sendo elas “Meu Dia”, “Minhas Tarefas” e “Importantes”.

Todas as opções mostram a data de início e término da tarefa, % concluída e permitem marcar como “concluído” e “importante”. Para facilitar ainda mais sua gestão e organização, é possível aplicar um filtro para visualizar tarefas atrasadas ou concluídas.

Ao clicar no ícone de estrela em alguma tarefa, automaticamente ela aparecerá no Menu Importantes, facilitando a classificação de tarefas de alta prioridade.


2. Relatórios

Acompanhe as informações dos seus projetos com a possibilidade de escolher o ambiente e o relatório que deseja acessar. Você consegue visualizar relatórios de Programa, Portfólio, One Page Report, Saúde do Portfolio, Análise de Capacidade dos recursos e muito mais.

Se você é nosso cliente, entre em contato com seu Gerente de Conta para saber como você pode utilizar a ferramenta.

E caso tenha se interessado e queira uma apresentação dos nossos produtos, fique à vontade para agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy

Conforme temos publicado gradativamente aqui no blog, o Planner está passando por uma série de reformulações para ganhar novas funcionalidades, passando a se chamar New Planner.

Uma dessas novidades é a divisão em dois tipos de projetos, o básico e o premium.

O projeto básico permanece com boa parte das funções atuais, como a criação de quadros de tarefas, exibição em grade das tarefas, criação de relatórios, entre outros.

Já o Planner premium, possui recursos interessantes como usar a IA nos projetos com o Microsoft Copilot, além da possibilidade de visualizar as tarefas em formato de Gantt, estabelecer metas para as atividades, entre outras novidades.

É possível utilizar um período de avaliação do planner premium por 30 dias. E você poderá promover um dos seus projetos no Planner para contar com todos os recursos do Planner premium.

Para isso, selecione seu projeto em https://tasks.office.com/ e clique em “Copiar plano para o Project”

Figura 1 - Tela de importação de planos

Figura 2 - Importação do projeto concluída

Após alguns instantes, o projeto estará pronto.

Caso a opção de copiar o projeto não esteja disponível, é possível fazer o procedimento de forma manual.

1. Selecione seu projeto no Planner. A URL terá o seguinte formato:

https://tasks.office.com/SEUUSUÁRIO/pt-BR/Home/Planner/#/plantaskboard?groupId=2c0f0314-b9e5-44bd-b03b-fa4a6671fa37&planId=HYzEAbe6K0-7KwoA0j5Y7WQAEpq_

2. 2. Copie o texto após o PlanID=. Esse valor é o número de identificação do seu Planner.
3. Vá até a página do Microsoft Project. A URL deve ficar como no exemplo abaixo: https://project.microsoft.com/SEUUSUÁRIO/pt-BR#/hubnew
4. Acrescente ao final da URL acima, o seguinte texto ?importPlanId= e junte com o número de identificação do seu Planner. Depois, basta colar essa URL no navegador.

O resultado para o exemplo acima ficou assim:

https://project.microsoft.com/SEUUSUÁRIO/pt-BR#/hubnew?importPlanId= HYzEAbe6K0-7KwoA0j5Y7WQAEpq_

Pronto, você já pode aplicar os recursos do Planner Premium nos seus planos já cadastrados.

Restrições de importação:

• Ajuste na data de tarefas: O Project for the Web pode precisar alterar datas de início e término. Se isso acontecer, dois campos personalizados serão adicionados: Data de início importada e Data de término importada. Ambos conterão a data original da tarefa correspondente no Planner.
• Limite de tarefas: O Project for the Web possui capacidade para 1000 tarefas. Se o projeto que você deseja importar tiver um número maior, o Project importará 950 tarefas, deixando um espaço para outras 50 tarefas serem criadas manualmente.

Esse é um passo importante para experimentar e entender como os recursos do New Planner podem ajudar sua produtividade.

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No último mês a equipe do Planner compartilhou novas atualizações no aplicativo Planner para Microsoft Teams.

Redimensionar colunas no modo de exibição de grade

Agora é possível personalizar sua visualização de tarefas ajustando a largura das colunas na visualização em Grade. Isso facilita a concentração nas informações mais relevantes. Para redimensionar, basta passar o mouse sobre o limite das colunas em “Meu Dia”, “Minhas Tarefas” ou em qualquer projeto, e ajustar conforme sua necessidade.

Descubra os Projetos recomendados

Esse recurso ajuda você a encontrar rapidamente projetos relevantes para seu trabalho, destacando todos os novos projetos com tarefas atribuídas a você que você ainda não visualizou.

Você encontrará a exibição Projeto Recomendados em Meus Planos, juntamente com outras exibições como Recente, Compartilhado, Privado e Fixado. Lembre-se de que a visualização “Projetos Recomendados” só aparecerá quando houver novos projetos com tarefas atribuídas a você que ainda não tenham sido listados em “Projetos Recentes”.

Uma experiência aprimorada para copiar links do projeto

Agora, ao copiar o link de um projeto, o nome do projeto será incluído no link copiado, facilitando a identificação do projeto por você e seus colegas de equipe. Basta clicar em “Copiar link para o plano” no menu flutuante de qualquer projeto e colar o link para verificar a atualização.

Demonstração:

Use Copilot in Planner (preview)

Embora o preço final ainda não tenha sido anunciado, os usuários com licença do Project Plan 3 ou Project Plan 5 já podem experimentar o Copilot no Planner.

Se você quiser experimentar esse recurso, mas não tiver uma licença do Project, poderá iniciar uma avaliação gratuita de 30 dias de uma licença do Project Plan 3.

Abra o Planner Premium mais rapidamente

Recentemente, a Microsoft realizou várias alterações para que você possa abrir seus Planner for the Web 15% mais rápido do que antes a fim de melhorar no desempenho do aplicativo e sucesso no seu trabalho.

E aí, gostou das novidades? Continue acompanhando nosso blog para saber todas as atualizações no New Planner no Teams. Para saber mais sobre este artigo, acesse o artigo oficial da Microsoft.

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Conforme tem sido pulicado de forma recorrente neste blog, o novo Microsoft Planner tem recebido uma série de complementos de forma gradual. Estas melhorias solidificam a meta do novo Planner em reunir em apenas um lugar a simplicidade do Microsoft To Do, a capacidade colaborativa do Microsoft Planner e o poder de gerenciamento do Project for the Web.

Listamos aqui quatro recursos que passaram a ser disponibilizados na experiência para o Teams do novo Microsoft Planner. Essas atualizações ainda não estão disponíveis em todas as regiões, então é possível que você ainda não consiga enxergá-las em seu aplicativo.

Suporte à Publicação de Tarefas para Equipes

Agora é possível criar e atribuir tarefas a equipes inteiras, em vez de selecionar manualmente os usuários. Por exemplo, em uma equipe com dez membros, você pode criar uma tarefa e cada pessoa receberá essa atribuição individualmente. Assim, a tarefa deixa de ser para a equipe como um todo e passa a ser uma tarefa para cada indivíduo.

Tarefas Recorrentes

Um recurso muito solicitado, já presente no Project Desktop, é a capacidade de criar tarefas recorrentes. Essa funcionalidade é especialmente útil em cenários onde certas atividades precisam ser realizadas periodicamente. No novo Planner, você pode definir a frequência dessas tarefas (diária, semanal, mensal ou anual), e ele se encarregará de agendar automaticamente essas atividades.

Requisitos para Conclusão de Tarefas

O novo Microsoft Planner oferece duas formas de definir requisitos para a conclusão de tarefas. Isso significa que um recurso só poderá marcar uma tarefa como concluída quando esses requisitos forem atendidos.

Microsoft Forms

Uma das maneiras de definir requisitos é através do preenchimento de formulários. Ao criar uma tarefa, você pode inserir um formulário integrado com o Microsoft Forms. Neste modelo, os membros não poderão marcar a tarefa como concluída até que o formulário esteja devidamente preenchido. Por exemplo, pode ser necessário enviar uma foto do trabalho concluído, e essa requisição pode ser um item obrigatório dentro do Microsoft Forms.

Outra forma de definir requisitos é através de um checklist detalhado criado na própria tarefa. A tarefa só poderá ser marcada como concluída após todas as etapas do checklist terem sido completadas.

Requisito de conclusão de Aprovação

Outro recurso que estará disponível em breve, é o requisito de conclusão de aprovação. Com uma integração com o Microsoft Approvals, a tarefa deverá seguir um fluxo de aprovação antes de poder ser marcada como concluída.

Na prática, o gerente de projetos poderá designar uma atividade ao Usuário A, e marcar como requisito que ela seja aprovada pelo Usuário B. Após o Usuário A inserir a conclusão da tarefa, o Usuário B receberá a solicitação, fará a conferência da atividade e uma vez aprovada, a tarefa terá sua conclusão validada.

Continue acompanhando o blog para mais novidades sobre o New Planner.

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Agora é possível criar subtarefas com a Inteligência artificial da MLPro no New Planner.

Para isto basta seguir os seguintes passo:

Como usar o Copilot para criar subtarefas

1. Localize o número da tarefa que deseja expandir e selecione o botão “Copilot” para abrir o painel.

2. Peça para o Copilot "Adicionar subtarefas para [número da tarefa]" e aguarde que ele faça isso para você.

3. Caso não esteja satisfeito com as subtarefas geradas, selecione o botão regenerar e o Copilot tentará novamente.

O que são subtarefas?

Subtarefas são aquelas que sustentam as tarefas principais. Elas permitem que você separe entregas complexas em partes menores e gerenciáveis, garantindo que cada detalhe seja considerado sem perder o objetivo geral.

Benefícios das Subtarefas:

• Organização Aprimorada e Divisão Eficiente: Estruture projetos complexos de forma que você encontre facilmente o que precisa. Divida grandes entregas em tarefas menores e mais acionáveis, sem perder de vista o quadro geral.
• Responsabilidade Clara: Atribua responsabilidades específicas para colaboração mais eficiente.
• Monitoramento Preciso: Acompanhe o progresso das entregas principais com base no status das subtarefas.

Como usar subtarefas

1. Adicione uma tarefa abaixo da tarefa principal que deseja expandir. Basta clicar no “+” como na imagem abaixo, e ela será adicionada;

2. Abra o menu de tarefas e selecione a opção “Transformar em subtarefa”;

3. Aproveite a flexibilidade de atribuir, definir datas, priorizar e adicionar anexos às suas subtarefas, como qualquer outra tarefa.

Pronto para começar a usar subtarefas?

As subtarefas no Microsoft Planner são mais do que um recurso; elas são uma ferramenta estratégica que permite que você lide com projetos complexos com confiança. Experimente os recursos premium do Planner para obter este e outros recursos interessantes.

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No último mês a Microsoft compartilhou algumas atualizações do aplicativo Planner para Microsoft Teams. Esses recursos e novas funcionalidades aprimorarão sua experiência no gerenciamento de tarefas e na coordenação das iniciativas da equipe. Confira abaixo as novidades:

1. Copiar link do Projeto

Agora, é mais fácil compartilhar seus projetos com a equipe. Com a nova funcionalidade "Copiar link para o plano", você pode gerar um link direto e distribuí-lo com um clique. Para usar essa opção, basta acessar o menu flutuante de um plano na seção "Meus planos" e selecionar "Copiar link para o plano".


2. Abrir plano da tarefa

Atendendo a uma demanda dos usuários, a Microsoft introduziu uma maneira prática de visualizar o projeto associado a uma tarefa específica. Ao visualizar os detalhes de uma tarefa em "Minhas Tarefas", você pode agora navegar rapidamente para o projeto completo clicando no nome do projeto localizado na parte superior do cartão da tarefa.


3. Filtros Persistentes e Classificação

A Microsoft aprimorou a funcionalidade de filtros e classificação no Planner. Agora, suas preferências de filtragem e ordenação serão lembradas, facilitando a continuidade do trabalho exatamente de onde você parou, toda vez que você reabrir um projeto.

4. Cartão de Tarefas Atribuídas aprimorado no Viva Connections

O cartão "Tarefas Atribuídas" no painel do Viva Connections recebeu uma atualização. O novo botão "Adicionar tarefa" permite a criação rápida de tarefas, que serão automaticamente sincronizadas com o Planner. O cartão continua a exibir o número de tarefas atribuídas a você e agora inclui um botão "Abrir Planner", proporcionando acesso direto ao aplicativo completo para uma visão mais detalhada e gerencial das tarefas.

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Temos o prazer de anunciar o lançamento da sincronização de tarefas do Project for the Web (Planner Premium) com o Microsoft Planner e o To Do. Com isso, os usuários poderão visualizar suas tarefas do Project for the Web perfeitamente integradas à visualização "Atribuído a mim".

O recurso está sendo lançado em fases e estará disponível para todos em breve.

A visualização “Atribuído a mim”

O modo de exibição Atribuído a mim em Minhas Tarefas no aplicativo Planner fornece aos usuários uma exibição consolidada de suas tarefas espalhadas por Tarefas, Outlook, Anotações de reunião, Loop e Planner. Isso está mudando agora, as tarefas do Project for the Web também estão sendo adicionadas à exibição Atribuído a mim em Minhas tarefas no Planner.

Como acessar

Como posso acessar minhas tarefas do Project for the Web no Planner e no To Do?

Todos os usuários com licenças do Microsoft 365 já estão equipados para acessar as tarefas do Project for the Web do Planner atribuídas a eles na exibição "Atribuído a mim" no Planner e no To Do. O recurso está sendo distribuído em fases nas próximas semanas, se você ainda não vir as tarefas do plano premium na exibição Atribuído a mim, aguarde até o momento em que o recurso for lançado para seu usuário.

Todas as tarefas do Project for the Web que você criar após o recurso ter sido implantado em seu usuário serão sincronizadas automaticamente com o modo de exibição Atribuído a mim.

O que isso significa para o usuário?

Todas as suas tarefas em um só lugar. A visualização "Atribuído a mim" fornece uma interface centralizada para gerenciar suas tarefas do Project for the Web junto com outras tarefas do Microsoft 365. Você pode não apenas ver as tarefas do Project for the Web, mas também atualizar o progresso da tarefa e marcá-la como concluída diretamente na visualização Atribuído a mim.

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Agora que o novo Microsoft Planner foi totalmente lançado no Microsoft Teams, o Copilot in Planner (preview) está sendo lançado para usuários com uma licença Project Plan 3 ou Project Plan 5.

Com o poder da IA generativa, o Copilot in Planner agiliza o planejamento, o gerenciamento e a execução do seu trabalho, mantendo-o informado à medida que atinge seus objetivos e facilitando o acompanhamento de projetos.

Ler mais

A linha de base agora está disponível nos novos planos premium do Microsoft Planner. Com o recurso, os usuários podem capturar o estado de um plano em um momento específico. Ele serve como um ponto de referência contra o qual o progresso atual do projeto é comparado. À medida que seu projeto evolui, consultar essa Linha de Base ajuda a determinar se você está no caminho certo ou se ajustes são necessários.

Todos os usuários do Project Plan 3 e superior podem aproveitar esse recurso iniciando o novo aplicativo Planner no Teams e prosseguindo com as seguintes etapas:

Definindo sua linha de base

Se você ainda não definiu uma linha de base, basta navegar até o botão Linha de base e selecionar "Criar linha de base".

Monitorando o progresso

Retorne a essa linha de base a qualquer momento para avaliar o status do seu projeto, garantindo que você está avançando conforme planejado.

Saiba mais sobre este tema no blog oficial da Microsoft: Clique para acessar..

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À medida que as equipes avançam nas tarefas de seus planos e projetos, pode ser que surja a necessidade de iniciar a próxima tarefa mais cedo ou introduzir um atraso.

Agora você pode definir avanços e atrasos para suas dependências de tarefas, permitindo ajustes nos cronogramas do projeto no Microsoft Planner.

Os tempos de avanço proporcionam um início antecipado para o evento subsequente, permitindo um buffer antes que a tarefa dependente comece. Por outro lado, os tempos de atraso introduzem uma pausa entre eventos consecutivos, criando um intervalo ou período de espera antes que a próxima tarefa possa começar.

Você pode adicionar avanço ou atraso através da Grade e do Painel de Tarefas em dias, horas, minutos, semanas ou meses. Isso também é atualizado automaticamente na visualização da Linha do Tempo.

• Adicione a dependência;

• Clique em Abrir Detalhes;

• Adicione o tipo de atraso;

• Confira na sua linha do tempo.

Os códigos de atalho de teclado também são suportados, como no Project Desktop no modo de exibição de grade. Você pode adicionar sua dependência com lead ou lag inserindo:

[Número da tarefa] [Tipo de dependência (TI/IT/TT/II)] +/- [Avanço/Atraso numeral][Formato de duração] Exemplo: 3TI+10d (Aqui, foi estabelecida uma dependência de fim para começar com um atraso de 10 dias.)

*Estas funcionalidades estão disponíveis no Project for the web e no Planner dentro e fora do Microsoft Teams. Saiba mais no artigo da Microsoft.

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Por mais que a gestão de projetos tenha evoluído nos últimos anos, ainda existem oportunidades de melhorias, pois muitas empresas ainda cometem falhas que podem comprometer os resultados dos projetos. Manter os resultados dentro do plano do projeto é fundamental para que as empresas possam se manter competitivas ou mesmo conquistar novos objetivos estratégicos. Neste artigo listaremos os 7 principais erros cometidos pelas empresas na gestão de seus projetos.

1. Mudanças constantes de escopo:

   A falta de um escopo bem definido é um erro comum na gestão de projetos. Muitas empresas sofrem com mudanças constantes no escopo do projeto, o que pode causar confusão, retrabalhos e atrasos. Para evitar essa falha, é importante definir claramente o escopo do projeto desde o início e garantir que todas as mudanças sejam revisadas e aprovadas antes de serem implementadas.

2. Falta de Planejamento:

   Um dos erros mais comuns é a falta de um planejamento detalhado para o projeto. É essencial definir claramente os objetivos, escopo, prazos e recursos necessários para a execução do projeto, para garantir que ele seja bem-sucedido. Os brasileiros têm a preferência pela execução ao invés de dedicar um tempo maior para o planejamento, e muitas vezes ter que replanejar ou contornar algum obstáculo que não havia sido previsto fará com que o projeto atrase ou fique mais caro. A falta de um planejamento eficiente poderá ter um impacto negativo em seus projetos.

3. Falta de comunicação eficaz:

   É essencial que o gerente de projetos estabeleça uma comunicação eficiente com todos os stakeholders do projeto, pois ele precisa disponibilizar a informação para diversos públicos na empresa e este processo de comunicação precisa estar alinhado com a estratégia, objetivos e atividades do projeto. O gerente de projetos precisa saber divulgar as informações do projeto para os diferentes públicos e quando ele não faz isso corretamente os resultados do projeto podem ser impactados. Falhas na comunicação além de gerar mal-entendidos podem gerar retrabalhos e atrasos nas entregas dos projetos.

4. Má gestão de recursos:

   Com um planejamento ineficiente, a alocação dos recursos acaba sendo prejudicada e, desta forma, provavelmente serão necessários replanejamentos e realocações de recursos, causando impacto nos outros projetos da empresa. Sabemos que tanto os recursos humanos quanto máquinas, equipamentos e até mesmo os recursos financeiros são limitados nos projetos e ter a previsibilidade de sua alocação ou utilização pode aumentar a possibilidade de sucesso dos projetos.

5. Má gestão ou ignorar os riscos do projeto:

   Todo projeto apresenta riscos que podem comprometer o andamento do projeto. Quando a empresa não realiza uma boa gestão dos riscos, ela pode ser surpreendida com problemas que podem causar impactos nos projetos gerando atrasos ou custos adicionais nos projetos. Não ter um local adequado para registrar e principalmente fazer a gestão adequada dos riscos também colabora para a gestão ineficiente dos riscos.

6. Falha no monitoramento e controle:

   Uma vez que o planejamento do projeto e o monitoramento dos riscos foi realizado, é necessário que exista um monitoramento constante do projeto, pois provavelmente ao longo do projeto serão necessários ajustes e correções de “rota”. Os projetos naturalmente tendem a desviar de seu planejamento inicial e realizar o monitoramento e controle das etapas do projeto ajudam a corrigir eventuais desvios, colocando o projeto de volta no “trilho” ou reduzindo o impacto de seus desvios. Quando o gerente de projetos deixa de dar atenção para o acompanhamento das tarefas do projeto estará colaborando negativamente para que o projeto seja concluído de acordo com o planejamento.

7. Não ter o registro de lições aprendidas:

   Muitas empresas ainda não dão a devida atenção aos problemas e principalmente aprendizados durante a implantação do projeto. É recomendado que ao término do projeto exista uma análise das lições aprendidas do projeto para que elas possam ser aplicadas em projetos futuros, impedindo assim que os mesmos problemas aconteçam novamente. O registro de lições aprendidas faz parte do processo de melhoria contínua e garantem uma evolução na maturidade de gestão dos projetos da empresa.

Para evitar estes problemas, é fundamental que a empresa tenha um sistema para ajudar na gestão dos projetos, visto que, o ecossistema em que eles estão inseridos é altamente complexo e podem sofrer alterações a qualquer momento. Além disso, investir em capacitação, tanto dos gerentes de projetos quanto nos membros da equipe irá colaborar para a evolução da maturidade na gestão dos projetos, reduzindo falhas e aumentando a probabilidade de sucesso na execução dos projetos. A MLPro oferece soluções que podem

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O novo aplicativo Planner no Teams (anunciado no final de 2023) está disponível hoje como parte do Microsoft Teams Public Preview!!!

Como uma rápida recapitulação, o Novo Planner é uma solução de gerenciamento de trabalho simples, colaborativa e flexível que é assistida por IA e integrada aos produtos Microsoft 365.

Resumidamente, a Microsoft está reunindo a simplicidade do To Do, a colaboração do Planner, o poder do Project for the Web e a inteligência do Microsoft Copilot em uma experiência simples, familiar e unificada, começando no Microsoft Teams.

Disponível no Preview

O aplicativo “Tasks by Planner and To Do” no Microsoft Teams se torna o novo Microsoft Planner no Microsoft Teams Public Preview. Segue abaixo alguns dos destaques que vem com esta prévia.

• Simplificado e mais rápido: Primeiro, você notará uma experiência de usuário mais simplificada e rápida com navegação simplificada composta por três seções principais: Meu Dia, Minhas Tarefas e Meus Planos.

• Todas as suas tarefas em um só lugar: O modo de exibição Minhas Tarefas oferece um único local para ver e gerenciar suas tarefas com filtros intuitivos e recursos de pesquisa, incluindo a origem da tarefa, para que você possa chegar rapidamente ao que mais importa para você. Isso inclui tarefas de planos básicos, planos premium, tarefas do Loop, tarefas de anotações de reunião do Teams e e-mails sinalizados.

• Todas as suas listas, planos e projetos: A nova visualização Meus Planos traz o que antes era listas de Tarefas do Outlook, planos do Planejador e projetos do Project for the web em uma coleção simplificada de planos, tornando muito mais fácil encontrar os planos mais relevantes e recentes.

• Fixe seus Planos favoritos: O novo Planner permite que você fixe seus planos mais utilizados no painel de navegação esquerdo, basta selecionar o plano e fixar!

• Obtenha mais com os planos premium: Crie um plano e comece a usar um dos vários modelos disponíveis. Você pode criar planos básicos para seu uso pessoal (podendo compartilhar depois) ou começar diretamente um plano premium com muitos recursos excelentes, incluindo planejamento da Sprint, visualização de metas, visualização de pessoas, visualização de linha do tempo com dependências, campos personalizados e muito mais.

Com o plano premium, você também pode experimentar o novo Copilot, que pode ajudar a dividir as tarefas em subtarefas, identificar o trabalho necessário para atingir as metas do projeto e responder a perguntas básicas sobre o status geral do projeto.

• Gerenciamento e controle das Metas: Crie um quadro para gerenciar e acompanhar as Metas dos Projetos.

• Planejamento de Sprint: Acompanhe o progresso com um quadro de planejamento de sprint usando as ferramentas ágeis incorporadas e equilibre a carga do trabalho em equipe usando a visão de Pessoas.

Como acessar a visualização pública do New Planner?

Se o administrador tiver ativado a opção "Versão direcionada" no portal de administração do M365 e sua assinatura do Microsoft 365 incluir o Planner, você estará pronto para conferir o novo Planner. Para obter instruções detalhadas sobre como habilitar a versão direcionada, consulte: Configurar as opções de versão padrão ou direcionada - Microsoft 365 admin | Aprenda da Microsoft.

Para aqueles interessados em experimentar os recursos premium no novo aplicativo Planner, incluindo o Copilot na visualização do Planner, você pode começar sua avaliação gratuita ou solicitar uma licença premium.

Para usuários existentes do Project for the Web com uma licença do Project, você já possui acesso aos recursos premium do novo Planner correspondentes à licença que você possui.

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O Microsoft PSA (Professional Services Automation) permite a visualização de relatórios de Portfolio, Programa e Projetos dos projetos que são cadastrados com o Project for the Web.

O PSA é uma ferramenta de software que tem se tornado cada vez mais popular entre empresas de pequeno, médio e grande porte. Essa tecnologia auxilia na organização e gerenciamento de um portfólio de projetos, sendo uma ferramenta totalmente Web, onde normalmente é usada para gestão ágil de projetos. Sendo uma opção mais simples e que tem menos recursos que o Project Online, porém mais ágil e moderna.

Tradicionalmente, alguns componentes do software PSA faziam parte de Soluções ERP para grandes empresas, mas à medida que as pequenas empresas começaram a adicionar diferentes tipos de ferramentas para responder a várias tarefas, o software PSA tornou-se uma escolha natural devido à sua escalabilidade e praticidade.

O PSA também ajuda na gestão e controle financeiro, como a definição de preços, faturamento e contabilidade.

Com o PSA é possível:

• Planejar projetos, criar estimativas e agendas de trabalho;
• Estimar e rastrear custo e receita de projeto;
• Prever os requisitos dos recursos de projetos que estão no pipeline;
• Rastrear o consumo de custo e o progresso do projeto;
• Gerenciar cotações, preços e cobrança de projetos;
• Atribuir e gerenciar recursos;
• Usar relatórios e painéis interativos para monitorar indicadores chave de desempenho para projetos bem-sucedidos;

Para ajudar as empresas na gestão de seus projetos, a MLPro desenvolveu uma solução chamada PSA EASY que permite maior visibilidade na gestão dos projetos e programas de sua empresa.

O PSA EASY foi desenvolvido a partir do Dynamics 365 e usa a mesma estrutura de projetos do Project for the web. Ele permite o controle de programas de sua empresa, dando maior visibilidade e praticidade na análise das informações.

Ao acessar um programa é possível verificar quais projetos fazem parte daquele programa. Além disso, o PSA EASY conta com um relatório que permite a análise das informações do Programa.

Além disso, O PSA EASY conta com um relatório que permite a análise das informações do Programa.

Na tela abaixo podemos consultar todos os projetos em andamento da empresa. Ao acessar consultar os detalhes do Projeto e usar as listas que permitem que o responsável pelo projeto registre informações de diário de bordo, stakeholders, riscos, problemas, solicitações de mudanças, plano de ação, documentos, entregas, aquisições, follow-up de aquisições, matriz de comunicação e financeiro.

Ao acessar consultar os detalhes do Projeto e usar as listas que permitem que o responsável pelo projeto registre informações de diário de bordo, stakeholders, riscos, problemas, solicitações de mudanças, plano de ação, documentos, entregas, aquisições, follow-up de aquisições, matriz de comunicação e financeiro.

Mais do que apenas registrar as informações, é possível consultar relatórios específicos que dão maior visibilidade das informações de seus projetos. Ao acessar as tarefas será exibida a mesma estrutura do Project for the Web com a tabela, quadro, linha do tempo, gráficos, pessoas, metas e atribuições.

Ao acessar as tarefas será exibida a mesma estrutura do Project for the Web com a tabela, quadro, linha do tempo, gráficos, pessoas, metas e atribuições.

O PSA EASY está integrado com o Power BI permitindo que o gestor faça a gestão através de relatórios que permitem maior visibilidade sobre a real situação dos projetos de sua empresa.

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Agora você pode editar projetos compartilhados no Project for the Web com Acesso Básico, sem a necessidade de uma licença do Project.

Quando um usuário que faz parte do projeto e possui alguma dessas licenças abrir o projeto, ele verá a página do projeto conforme mostrado abaixo. "Acesso Básico" será mostrado ao lado do nome do projeto para indicar que o usuário só pode atualizar o progresso da tarefa das tarefas atribuídas a ele.

Para isto você precisa de uma das seguintes licenças do Office 365:

• Microsoft 365 F3 e Office 365 F3
• Office 365 E1
• Microsoft 365 para Empresas Standard
• Microsoft 365 para Empresas Premium
• Microsoft E3 e Office 365 E3
• Microsoft E5 e Office 365 E5

Com esta atualização de recurso, agora você pode acessar e editar o mesmo conjunto de recursos no Project que possui no Planner. Isso significa que você pode fazer atualizações em campos como nome da tarefa, data de início e vencimento, prioridade, rótulos, listas de verificação, notas e anexos. Para a lista completa do que pode e do que não pode ser acessado, confira a descrição no site da Microsoft

Para criar um projeto ou usar recursos mais avançados, como dependências ou campos personalizados, você deve adquirir uma licença do Project.

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Quando falamos sobre gerenciamento de projetos, é fundamental que o gerente de projetos tenha um olhar ainda mais criterioso sobre o gerenciamento de recursos humanos com uma visão clara sobre a alocação das equipes, trabalho a ser realizado e pincipalmente sobre as tarefas.

Para ajudar o gerente de projetos na gestão de seus recursos, a MLPro desenvolveu um relatório chamado Calendário, onde demonstraremos como ele pode ser um aliado poderoso no planejamento e acompanhamento das tarefas de sua equipe de trabalho.

Este relatório foi desenvolvido usando POWER BI e faz parte do pacote de instalação dos relatórios básicos da MLPRO.

O relatório permite que sejam feitos filtros por recurso, programa, tipo de linha do tempo ou nome do projeto. O tipo de linha do tempo é um campo personalizado do PWA que permite selecionar diferentes tipos de linhas do tempo que se deseja visualizar. O conteúdo deste campo pode ser customizado, onde poderíamos ter uma linha do tempo chamada “reuniões” e desta forma, ao selecioná-la o responsável pelo projeto pode verificar todas as reuniões previstas em determinado período.

O calendário irá exibir as tarefas em cores diferentes de acordo com o tipo de linha do tempo da tarefa.

Dependendo da necessidade, o responsável pode checar as atividades visualizando as atividades do Mês.

Além disso, também é possível selecionar as atividades da semana.

Contamos também com a possibilidade de visualização através de uma lista de tarefas.

Este relatório também possui a visualização por ano.

As datas das tarefas exibidas no calendário são mostradas de acordo com a data de término da atividade. Neste caso, se uma atividade tem data de início de 28/12 e data término de 09/01 o relatório mostrará esta atividade no dia 09/01.

Com este relatório, o gerente de projetos terá maior visibilidade sobre as tarefas da equipe podendo planejar novos projetos ou acompanhar a execução e encerramento das tarefas com maior assertividade.

O controle de atividades e calendários oferece uma solução adicional para o gerenciamento de recursos do projeto, desde o planejamento inicial até o acompanhamento e a conclusão das tarefas. Ao aproveitar as funcionalidades do relatório, os responsáveis podem garantir o cumprimento de prazos, otimizar o uso de recursos e manter a eficiência em todas as fases do projeto.

Para saber mais sobre este ou outros relatórios da MLPro entre em contato com a nossa área comercial.

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