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Gestão de atividades com o uso do Quadro de Tarefas

Ricardo Sabino e Leandro Lima
15/04/2020

Na publicação anterior apresentamos as funcionalidades do quadro de horas e seus principais benefícios tanto para os colaboradores da empresa quanto para os gestores.

Neste artigo traremos uma nova funcionalidade chamada quadro de tarefas e abordaremos suas principais características e benefícios para facilitar a gestão das atividades do colaborador.

O que é o Quadro de Tarefas?

O quadro de Tarefas é uma funcionalidade do PPM que tem como objetivo permitir a visualização simplificada das tarefas do colaborador.

quadro de tarefas(1)

Com a sua utilização o colaborador terá maior facilidade para identificar as tarefas onde precisará atuar nos projetos e desta forma pode planejar de maneira mais eficiente o seu trabalho, melhorando a gestão de suas atividades.

Como utilizar o quadro de tarefas ?

Com o quadro de tarefas, o colaborador pode configurar filtros, para que se possa enxergar de forma mais ampla todo o trabalho, conforme descrito abaixo:

  • Todas as tarefas Incompletas;
  • Tarefas Vencidas;
  • Atribuídas Recentemente;
  • Tarefas Concluídas;

Estas visualizações permitirão que o colaborador tenha controle de todas as tarefas que forem atribuídas para ele nos projetos permitindo que todas as atividades dos projetos sejam acompanhadas ou realizadas dentro dos prazos estabelecidos.

Além disso, é possível permitir o agrupamento das tarefas também por projeto, status ou grupos personalizados onde o colaborador pode utilizar um filtro por campos de grupos, e assim poderá escolher a melhor forma de visualizar as informações.

quadro de tarefas(2) quadro de tarefas(3) quadro de tarefas(4)

Além das opções de visualizações acima, o colaborador pode alterar o layout de exibição, escolhendo entre Gráfico de Gantt, Dados Divididos em Fases e Folha:

quadro de tarefas(5)

O colaborador também pode alterar as unidades de exibição de acordo com a sua preferência, alterando a duração, trabalho e formatação de data que será exibida.

quadro de tarefas(6)

Após a verificação dos apontamentos, o colaborador deverá encaminhar os status para aprovação do gerente.

quadro de tarefas(7)

A utilização do quadro de tarefas, permite melhor visualização das horas consumidas nos projetos e facilita o trabalho de acompanhamento das atividades para os gestores das áreas.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre a utilização do quadro de tarefas e como ele pode facilitar a gestão das tarefas de sua empresa.

Gestão de atividades com o uso do Quadro de Horas

Ricardo Sabino e Leandro Lima
31/03/2020

Em tempos de atividades realizadas remotamente, cada vez mais as empresas precisam encontrar maneiras para gerenciar as atividades que são realizadas por suas equipes de trabalho. Por outro lado, a execução do trabalho remoto, para os funcionários, pode gerar melhor qualidade de vida permitindo maior facilidade para apontar as atividades realizadas.

Uma forma de realizar este controle em grande escala, e que já está sendo utilizada por muitas empresas, é a utilização do quadro de horas.

Neste artigo, apresentaremos as funcionalidades do quadro de horas, seus principais benefícios e em como ele pode te ajudar a trabalhar melhor.

Como funciona o Quadro de Horas ?

O quadro de horas é uma ferramenta nativa do Project Online, que tem como objetivo permitir o apontamento das horas trabalhadas pelos profissionais e respectivas aprovações por parte de seus gestores.

Inicialmente, é preciso nomear um gerente de quadro de horas que será o responsável pela aprovação do quadro de horas que será enviado por cada colaborador da empresa.

O Profissional irá apontar as horas trabalhadas normalmente no Project, informando o trabalho que já foi realizado.

Após o apontamento, o colaborador deve fazer a publicação do projeto para que as alterações também sejam publicadas no PWA. Em seguida, ele deverá submeter o quadro de horas para aprovação.

Para verificar se o quadro foi criado corretamente, basta acessar o PWA e clicar no link Gerenciar quadro de horas. Será exibida a tela com todos os quadros de horas que foram apontados nas semanas anteriores, onde o colaborador pode verificar o período, total de horas e o status do quadro:

quadro de horas(1)

Neste exemplo, selecionamos o quadro da semana do dia 15.03 à 21.03 e podemos verificar o apontamento das horas e suas respectivas atividades:

quadro de horas(2)

O profissional deve consultar para verificar se as horas apontadas estão corretas. Caso estejam corretas, o colaborador deverá selecionar a opção para “Entregar o Quadro de Horários Final”:

quadro de horas(3)

E quais os benefícios ao utilizar o Quadro de Horas ?

Existem inúmeros benefícios que podemos listar, tanto para o gestor responsável pelo acompanhamento das atividades quanto para os profissionais responsáveis pela execução das atividades.

Primeiramente, vamos abordar os principais benefícios para o colaborador:

  • Maior facilidade para controle das atividades a serem executadas;
  • Apoio para gestão de tempo e controle de atividades;
  • Melhor organização e planejamento de atividades;

Podemos considerar que com os benefícios citados acima, o colaborar terá condições de planejar melhor a execução das atividades previstas nos projetos que irá atuar.

Por outro lado, podemos citar também alguns benefícios para os gestores e responsáveis das áreas:

  • Controle e acompanhamento das atividades executadas pelos funcionários;
  • Melhor visualização da disponibilidade de recursos;
  • Maior eficiência para gestão das horas utilizadas nos projetos;
  • Análise do desvio de horas previstas no projeto;
  • Melhoria no planejamento do projeto;

A utilização do quadro de horas, permite melhor visualização das horas consumidas nos projetos e facilita o trabalho de acompanhamento das atividades para os gestores das áreas.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre a utilização do quadro de horas e como ele pode colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

Análise de Capacidade de Recursos

Ricardo Sabino e Leandro Lima
18/03/2020

De acordo com o PMBOK, recomenda-se que o gerente de projetos realize a gestão das 10 áreas de conhecimento para aumentar a possibilidade de sucesso ao gerenciar os projetos da empresa.

A gestão de recursos humanos é considerada por muitos profissionais como uma das mais complexas, pois além de tratar das características individuais das pessoas, aborda também a alocação dos recursos no projeto.

Em algumas situações, o gerente de projetos precisa verificar a disponibilidade de um recurso para alocação em alguma atividade dentro do projeto. Porém, muitas vezes ele não tem certeza se o profissional está ou não disponível para atender esta demanda.

Muitas vezes o gerente de projetos se depara com uma situação onde precisa verificar a disponibilidade de um recurso para alocação em alguma atividade dentro do projeto. Porém, muitas vezes ele não tem certeza se o profissional está ou não disponível para executar determinada atividade.

Neste artigo, apresentaremos um relatório que permite a análise de capacidade de recursos para solucionar o problema descrito acima.

No meio do projeto surge um imprevisto

Imaginem uma situação onde o gerente de projetos precisa realocar os integrantes de sua equipe, porém não tem certeza sobre a disponibilidade ou não de alguns profissionais. Para que o projeto possa ser entregue no prazo, a equipe precisa realizar as atividades no prazo previsto.

Tudo estava caminhando conforme planejado, mas houve um imprevisto com um dos recursos e algumas atividades precisarão ser realizadas por outros profissionais.

E agora, como realocar as atividades do projeto garantindo que os profissionais irão executá-las não fiquem super alocados?

Antes de responder a este questionamento, vamos apresentar as funcionalidades do relatório de análise de capacidade de recursos que foi desenvolvido pela MLPro.

O que é o relatório de análise de capacidade de recursos?

O relatório de análise de capacidade de recursos é um relatório desenvolvido pela MLPro para facilitar a visualização das informações sobre a alocação, disponibilidade ou mesmo indisponibilidade dos recursos do projeto.

relatório da capacidade de recursos(1)

Este relatório exibe as informações da capacidade mensal de alocação dos recursos versus qual é a alocação dos recursos dentro de determinado mês. Com estas informações, o gerente de projetos consegue visualizar o total de horas e o percentual de alocação de cada recurso da empresa.

Além disso, o relatório exibe um gráfico com percentual da alocação do recurso separado por departamentos sendo que também é possível realizar um filtro por ano, mês, departamento, recurso ou projeto.

Com o acesso fácil a estas informações, o gerente de projetos tem condições de analisar a disponibilidade de seu time e com isso realocar os profissionais de acordo com a necessidade do projeto.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre os relatórios desenvolvidos pela MLPro e como eles podem colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

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