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No último mês a Microsoft compartilhou algumas atualizações do aplicativo Planner para Microsoft Teams. Esses recursos e novas funcionalidades aprimorarão sua experiência no gerenciamento de tarefas e na coordenação das iniciativas da equipe. Confira abaixo as novidades:

1. Copiar link do Projeto

Agora, é mais fácil compartilhar seus projetos com a equipe. Com a nova funcionalidade "Copiar link para o plano", você pode gerar um link direto e distribuí-lo com um clique. Para usar essa opção, basta acessar o menu flutuante de um plano na seção "Meus planos" e selecionar "Copiar link para o plano".


2. Abrir plano da tarefa

Atendendo a uma demanda dos usuários, a Microsoft introduziu uma maneira prática de visualizar o projeto associado a uma tarefa específica. Ao visualizar os detalhes de uma tarefa em "Minhas Tarefas", você pode agora navegar rapidamente para o projeto completo clicando no nome do projeto localizado na parte superior do cartão da tarefa.


3. Filtros Persistentes e Classificação

A Microsoft aprimorou a funcionalidade de filtros e classificação no Planner. Agora, suas preferências de filtragem e ordenação serão lembradas, facilitando a continuidade do trabalho exatamente de onde você parou, toda vez que você reabrir um projeto.

4. Cartão de Tarefas Atribuídas aprimorado no Viva Connections

O cartão "Tarefas Atribuídas" no painel do Viva Connections recebeu uma atualização. O novo botão "Adicionar tarefa" permite a criação rápida de tarefas, que serão automaticamente sincronizadas com o Planner. O cartão continua a exibir o número de tarefas atribuídas a você e agora inclui um botão "Abrir Planner", proporcionando acesso direto ao aplicativo completo para uma visão mais detalhada e gerencial das tarefas.

E caso tenha se interessado e queira uma apresentação dos nossos produtos, fique à vontade para agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy

Temos o prazer de anunciar o lançamento da sincronização de tarefas do Project for the Web (Planner Premium) com o Microsoft Planner e o To Do. Com isso, os usuários poderão visualizar suas tarefas do Project for the Web perfeitamente integradas à visualização "Atribuído a mim".

O recurso está sendo lançado em fases e estará disponível para todos em breve.

A visualização “Atribuído a mim”

O modo de exibição Atribuído a mim em Minhas Tarefas no aplicativo Planner fornece aos usuários uma exibição consolidada de suas tarefas espalhadas por Tarefas, Outlook, Anotações de reunião, Loop e Planner. Isso está mudando agora, as tarefas do Project for the Web também estão sendo adicionadas à exibição Atribuído a mim em Minhas tarefas no Planner.

Como acessar

Como posso acessar minhas tarefas do Project for the Web no Planner e no To Do?

Todos os usuários com licenças do Microsoft 365 já estão equipados para acessar as tarefas do Project for the Web do Planner atribuídas a eles na exibição "Atribuído a mim" no Planner e no To Do. O recurso está sendo distribuído em fases nas próximas semanas, se você ainda não vir as tarefas do plano premium na exibição Atribuído a mim, aguarde até o momento em que o recurso for lançado para seu usuário.

Todas as tarefas do Project for the Web que você criar após o recurso ter sido implantado em seu usuário serão sincronizadas automaticamente com o modo de exibição Atribuído a mim.

O que isso significa para o usuário?

Todas as suas tarefas em um só lugar. A visualização "Atribuído a mim" fornece uma interface centralizada para gerenciar suas tarefas do Project for the Web junto com outras tarefas do Microsoft 365. Você pode não apenas ver as tarefas do Project for the Web, mas também atualizar o progresso da tarefa e marcá-la como concluída diretamente na visualização Atribuído a mim.

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Agora que o novo Microsoft Planner foi totalmente lançado no Microsoft Teams, o Copilot in Planner (preview) está sendo lançado para usuários com uma licença Project Plan 3 ou Project Plan 5.

Com o poder da IA generativa, o Copilot in Planner agiliza o planejamento, o gerenciamento e a execução do seu trabalho, mantendo-o informado à medida que atinge seus objetivos e facilitando o acompanhamento de projetos.

Planejamento

O planejamento é fundamental para qualquer projeto de sucesso. Isso começa com a definição das metas certas e a divisão do trabalho para alcançá-las. Com o Copilot no Planner, as equipes podem gerar e adicionar tarefas, metas e buckets com base nos prompts do usuário e até mesmo criar um plano completo incluindo esses elementos. Você pode pedir ao Copilot para planejar seu próximo projeto e ele começará a gerar a divisão do trabalho.

Gestão

A gestão eficaz é a chave para realmente alcançar seus objetivos planejados. Com o Copilot como seu assistente digital, você pode agilizar esse processo e se manter no caminho certo. Ele toma a direção dos usuários, buscando aprovação e feedback para gerenciar como as pessoas e a IA trabalham juntas para alcançar os objetivos.

Quando é hora de triar um problema, expandir o escopo ou fazer outras alterações no plano, o Copilot pode ajudar a controlar uma nova meta, identificar quais tarefas estão atrasadas ou quais membros da equipe têm a maior carga de trabalho.

Acompanhamento

Pode ser um desafio manter-se informado sobre planos ocupados ou complexos. O Copilot ajuda você a revelar rapidamente as informações de que precisa. Com base no seu plano, ele fornece respostas a perguntas sobre progresso, prioridades, carga de trabalho e muito mais.

Você pode pedir ao Copilot no Planner para:

• Começar com um plano: O Copilot pode gerar um plano para você, incluindo metas, tarefas e subtarefas e buckets.
• Gerenciar seu plano: À medida que seu plano evolui, o Copilot pode ajudar a sugerir novas tarefas para você com base em suas novas metas e mantê-lo organizado com novos buckets quando necessário.
• Acompanhar o progresso: O Copilot pode responder a perguntas sobre seu plano e ajudá-lo a se manter informado sobre os últimos desenvolvimentos.

Como saber se o Copilot no Planner está disponível para você

Se você tiver uma licença do Project Plan 3, Project Plan 5 ou uma avaliação de licença Premium, poderá verificar se já tem acesso à experiência de visualização do Copilot no Planner no Teams seguindo a etapa abaixo.

Se você tiver acesso ao Copilot, verá o botão de visualização do Copilot no canto superior direito. Lembrando que ele está sendo disponibilizado gradativamente aos usuários.

Gostou do artigo? Quer saber mais sobre este recurso? Acesse o artigo oficial da Microsoft.

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A linha de base agora está disponível nos novos planos premium do Microsoft Planner. Com o recurso, os usuários podem capturar o estado de um plano em um momento específico. Ele serve como um ponto de referência contra o qual o progresso atual do projeto é comparado. À medida que seu projeto evolui, consultar essa Linha de Base ajuda a determinar se você está no caminho certo ou se ajustes são necessários.

Todos os usuários do Project Plan 3 e superior podem aproveitar esse recurso iniciando o novo aplicativo Planner no Teams e prosseguindo com as seguintes etapas:

Definindo sua linha de base

Se você ainda não definiu uma linha de base, basta navegar até o botão Linha de base e selecionar "Criar linha de base".

Monitorando o progresso

Retorne a essa linha de base a qualquer momento para avaliar o status do seu projeto, garantindo que você está avançando conforme planejado.

Saiba mais sobre este tema no blog oficial da Microsoft: Clique para acessar..

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À medida que as equipes avançam nas tarefas de seus planos e projetos, pode ser que surja a necessidade de iniciar a próxima tarefa mais cedo ou introduzir um atraso.

Agora você pode definir avanços e atrasos para suas dependências de tarefas, permitindo ajustes nos cronogramas do projeto no Microsoft Planner.

Os tempos de avanço proporcionam um início antecipado para o evento subsequente, permitindo um buffer antes que a tarefa dependente comece. Por outro lado, os tempos de atraso introduzem uma pausa entre eventos consecutivos, criando um intervalo ou período de espera antes que a próxima tarefa possa começar.

Você pode adicionar avanço ou atraso através da Grade e do Painel de Tarefas em dias, horas, minutos, semanas ou meses. Isso também é atualizado automaticamente na visualização da Linha do Tempo.

• Adicione a dependência;

• Clique em Abrir Detalhes;

• Adicione o tipo de atraso;

• Confira na sua linha do tempo.

Os códigos de atalho de teclado também são suportados, como no Project Desktop no modo de exibição de grade. Você pode adicionar sua dependência com lead ou lag inserindo:

[Número da tarefa] [Tipo de dependência (TI/IT/TT/II)] +/- [Avanço/Atraso numeral][Formato de duração] Exemplo: 3TI+10d (Aqui, foi estabelecida uma dependência de fim para começar com um atraso de 10 dias.)

*Estas funcionalidades estão disponíveis no Project for the web e no Planner dentro e fora do Microsoft Teams. Saiba mais no artigo da Microsoft.

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Por mais que a gestão de projetos tenha evoluído nos últimos anos, ainda existem oportunidades de melhorias, pois muitas empresas ainda cometem falhas que podem comprometer os resultados dos projetos. Manter os resultados dentro do plano do projeto é fundamental para que as empresas possam se manter competitivas ou mesmo conquistar novos objetivos estratégicos. Neste artigo listaremos os 7 principais erros cometidos pelas empresas na gestão de seus projetos.

1. Mudanças constantes de escopo:

   A falta de um escopo bem definido é um erro comum na gestão de projetos. Muitas empresas sofrem com mudanças constantes no escopo do projeto, o que pode causar confusão, retrabalhos e atrasos. Para evitar essa falha, é importante definir claramente o escopo do projeto desde o início e garantir que todas as mudanças sejam revisadas e aprovadas antes de serem implementadas.

2. Falta de Planejamento:

   Um dos erros mais comuns é a falta de um planejamento detalhado para o projeto. É essencial definir claramente os objetivos, escopo, prazos e recursos necessários para a execução do projeto, para garantir que ele seja bem-sucedido. Os brasileiros têm a preferência pela execução ao invés de dedicar um tempo maior para o planejamento, e muitas vezes ter que replanejar ou contornar algum obstáculo que não havia sido previsto fará com que o projeto atrase ou fique mais caro. A falta de um planejamento eficiente poderá ter um impacto negativo em seus projetos.

3. Falta de comunicação eficaz:

   É essencial que o gerente de projetos estabeleça uma comunicação eficiente com todos os stakeholders do projeto, pois ele precisa disponibilizar a informação para diversos públicos na empresa e este processo de comunicação precisa estar alinhado com a estratégia, objetivos e atividades do projeto. O gerente de projetos precisa saber divulgar as informações do projeto para os diferentes públicos e quando ele não faz isso corretamente os resultados do projeto podem ser impactados. Falhas na comunicação além de gerar mal-entendidos podem gerar retrabalhos e atrasos nas entregas dos projetos.

4. Má gestão de recursos:

   Com um planejamento ineficiente, a alocação dos recursos acaba sendo prejudicada e, desta forma, provavelmente serão necessários replanejamentos e realocações de recursos, causando impacto nos outros projetos da empresa. Sabemos que tanto os recursos humanos quanto máquinas, equipamentos e até mesmo os recursos financeiros são limitados nos projetos e ter a previsibilidade de sua alocação ou utilização pode aumentar a possibilidade de sucesso dos projetos.

5. Má gestão ou ignorar os riscos do projeto:

   Todo projeto apresenta riscos que podem comprometer o andamento do projeto. Quando a empresa não realiza uma boa gestão dos riscos, ela pode ser surpreendida com problemas que podem causar impactos nos projetos gerando atrasos ou custos adicionais nos projetos. Não ter um local adequado para registrar e principalmente fazer a gestão adequada dos riscos também colabora para a gestão ineficiente dos riscos.

6. Falha no monitoramento e controle:

   Uma vez que o planejamento do projeto e o monitoramento dos riscos foi realizado, é necessário que exista um monitoramento constante do projeto, pois provavelmente ao longo do projeto serão necessários ajustes e correções de “rota”. Os projetos naturalmente tendem a desviar de seu planejamento inicial e realizar o monitoramento e controle das etapas do projeto ajudam a corrigir eventuais desvios, colocando o projeto de volta no “trilho” ou reduzindo o impacto de seus desvios. Quando o gerente de projetos deixa de dar atenção para o acompanhamento das tarefas do projeto estará colaborando negativamente para que o projeto seja concluído de acordo com o planejamento.

7. Não ter o registro de lições aprendidas:

   Muitas empresas ainda não dão a devida atenção aos problemas e principalmente aprendizados durante a implantação do projeto. É recomendado que ao término do projeto exista uma análise das lições aprendidas do projeto para que elas possam ser aplicadas em projetos futuros, impedindo assim que os mesmos problemas aconteçam novamente. O registro de lições aprendidas faz parte do processo de melhoria contínua e garantem uma evolução na maturidade de gestão dos projetos da empresa.

Para evitar estes problemas, é fundamental que a empresa tenha um sistema para ajudar na gestão dos projetos, visto que, o ecossistema em que eles estão inseridos é altamente complexo e podem sofrer alterações a qualquer momento. Além disso, investir em capacitação, tanto dos gerentes de projetos quanto nos membros da equipe irá colaborar para a evolução da maturidade na gestão dos projetos, reduzindo falhas e aumentando a probabilidade de sucesso na execução dos projetos. A MLPro oferece soluções que podem

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O novo aplicativo Planner no Teams (anunciado no final de 2023) está disponível hoje como parte do Microsoft Teams Public Preview!!!

Como uma rápida recapitulação, o Novo Planner é uma solução de gerenciamento de trabalho simples, colaborativa e flexível que é assistida por IA e integrada aos produtos Microsoft 365.

Resumidamente, a Microsoft está reunindo a simplicidade do To Do, a colaboração do Planner, o poder do Project for the Web e a inteligência do Microsoft Copilot em uma experiência simples, familiar e unificada, começando no Microsoft Teams.

Disponível no Preview

O aplicativo “Tasks by Planner and To Do” no Microsoft Teams se torna o novo Microsoft Planner no Microsoft Teams Public Preview. Segue abaixo alguns dos destaques que vem com esta prévia.

• Simplificado e mais rápido: Primeiro, você notará uma experiência de usuário mais simplificada e rápida com navegação simplificada composta por três seções principais: Meu Dia, Minhas Tarefas e Meus Planos.

• Todas as suas tarefas em um só lugar: O modo de exibição Minhas Tarefas oferece um único local para ver e gerenciar suas tarefas com filtros intuitivos e recursos de pesquisa, incluindo a origem da tarefa, para que você possa chegar rapidamente ao que mais importa para você. Isso inclui tarefas de planos básicos, planos premium, tarefas do Loop, tarefas de anotações de reunião do Teams e e-mails sinalizados.

• Todas as suas listas, planos e projetos: A nova visualização Meus Planos traz o que antes era listas de Tarefas do Outlook, planos do Planejador e projetos do Project for the web em uma coleção simplificada de planos, tornando muito mais fácil encontrar os planos mais relevantes e recentes.

• Fixe seus Planos favoritos: O novo Planner permite que você fixe seus planos mais utilizados no painel de navegação esquerdo, basta selecionar o plano e fixar!

• Obtenha mais com os planos premium: Crie um plano e comece a usar um dos vários modelos disponíveis. Você pode criar planos básicos para seu uso pessoal (podendo compartilhar depois) ou começar diretamente um plano premium com muitos recursos excelentes, incluindo planejamento da Sprint, visualização de metas, visualização de pessoas, visualização de linha do tempo com dependências, campos personalizados e muito mais.

Com o plano premium, você também pode experimentar o novo Copilot, que pode ajudar a dividir as tarefas em subtarefas, identificar o trabalho necessário para atingir as metas do projeto e responder a perguntas básicas sobre o status geral do projeto.

• Gerenciamento e controle das Metas: Crie um quadro para gerenciar e acompanhar as Metas dos Projetos.

• Planejamento de Sprint: Acompanhe o progresso com um quadro de planejamento de sprint usando as ferramentas ágeis incorporadas e equilibre a carga do trabalho em equipe usando a visão de Pessoas.

Como acessar a visualização pública do New Planner?

Se o administrador tiver ativado a opção "Versão direcionada" no portal de administração do M365 e sua assinatura do Microsoft 365 incluir o Planner, você estará pronto para conferir o novo Planner. Para obter instruções detalhadas sobre como habilitar a versão direcionada, consulte: Configurar as opções de versão padrão ou direcionada - Microsoft 365 admin | Aprenda da Microsoft.

Para aqueles interessados em experimentar os recursos premium no novo aplicativo Planner, incluindo o Copilot na visualização do Planner, você pode começar sua avaliação gratuita ou solicitar uma licença premium.

Para usuários existentes do Project for the Web com uma licença do Project, você já possui acesso aos recursos premium do novo Planner correspondentes à licença que você possui.

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O Microsoft PSA (Professional Services Automation) permite a visualização de relatórios de Portfolio, Programa e Projetos dos projetos que são cadastrados com o Project for the Web.

O PSA é uma ferramenta de software que tem se tornado cada vez mais popular entre empresas de pequeno, médio e grande porte. Essa tecnologia auxilia na organização e gerenciamento de um portfólio de projetos, sendo uma ferramenta totalmente Web, onde normalmente é usada para gestão ágil de projetos. Sendo uma opção mais simples e que tem menos recursos que o Project Online, porém mais ágil e moderna.

Tradicionalmente, alguns componentes do software PSA faziam parte de Soluções ERP para grandes empresas, mas à medida que as pequenas empresas começaram a adicionar diferentes tipos de ferramentas para responder a várias tarefas, o software PSA tornou-se uma escolha natural devido à sua escalabilidade e praticidade.

O PSA também ajuda na gestão e controle financeiro, como a definição de preços, faturamento e contabilidade.

Com o PSA é possível:

• Planejar projetos, criar estimativas e agendas de trabalho;
• Estimar e rastrear custo e receita de projeto;
• Prever os requisitos dos recursos de projetos que estão no pipeline;
• Rastrear o consumo de custo e o progresso do projeto;
• Gerenciar cotações, preços e cobrança de projetos;
• Atribuir e gerenciar recursos;
• Usar relatórios e painéis interativos para monitorar indicadores chave de desempenho para projetos bem-sucedidos;

Para ajudar as empresas na gestão de seus projetos, a MLPro desenvolveu uma solução chamada PSA EASY que permite maior visibilidade na gestão dos projetos e programas de sua empresa.

O PSA EASY foi desenvolvido a partir do Dynamics 365 e usa a mesma estrutura de projetos do Project for the web. Ele permite o controle de programas de sua empresa, dando maior visibilidade e praticidade na análise das informações.

Ao acessar um programa é possível verificar quais projetos fazem parte daquele programa. Além disso, o PSA EASY conta com um relatório que permite a análise das informações do Programa.

Além disso, O PSA EASY conta com um relatório que permite a análise das informações do Programa.

Na tela abaixo podemos consultar todos os projetos em andamento da empresa. Ao acessar consultar os detalhes do Projeto e usar as listas que permitem que o responsável pelo projeto registre informações de diário de bordo, stakeholders, riscos, problemas, solicitações de mudanças, plano de ação, documentos, entregas, aquisições, follow-up de aquisições, matriz de comunicação e financeiro.

Ao acessar consultar os detalhes do Projeto e usar as listas que permitem que o responsável pelo projeto registre informações de diário de bordo, stakeholders, riscos, problemas, solicitações de mudanças, plano de ação, documentos, entregas, aquisições, follow-up de aquisições, matriz de comunicação e financeiro.

Mais do que apenas registrar as informações, é possível consultar relatórios específicos que dão maior visibilidade das informações de seus projetos. Ao acessar as tarefas será exibida a mesma estrutura do Project for the Web com a tabela, quadro, linha do tempo, gráficos, pessoas, metas e atribuições.

Ao acessar as tarefas será exibida a mesma estrutura do Project for the Web com a tabela, quadro, linha do tempo, gráficos, pessoas, metas e atribuições.

O PSA EASY está integrado com o Power BI permitindo que o gestor faça a gestão através de relatórios que permitem maior visibilidade sobre a real situação dos projetos de sua empresa.

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Agora você pode editar projetos compartilhados no Project for the Web com Acesso Básico, sem a necessidade de uma licença do Project.

Quando um usuário que faz parte do projeto e possui alguma dessas licenças abrir o projeto, ele verá a página do projeto conforme mostrado abaixo. "Acesso Básico" será mostrado ao lado do nome do projeto para indicar que o usuário só pode atualizar o progresso da tarefa das tarefas atribuídas a ele.

Para isto você precisa de uma das seguintes licenças do Office 365:

• Microsoft 365 F3 e Office 365 F3
• Office 365 E1
• Microsoft 365 para Empresas Standard
• Microsoft 365 para Empresas Premium
• Microsoft E3 e Office 365 E3
• Microsoft E5 e Office 365 E5

Com esta atualização de recurso, agora você pode acessar e editar o mesmo conjunto de recursos no Project que possui no Planner. Isso significa que você pode fazer atualizações em campos como nome da tarefa, data de início e vencimento, prioridade, rótulos, listas de verificação, notas e anexos. Para a lista completa do que pode e do que não pode ser acessado, confira a descrição no site da Microsoft

Para criar um projeto ou usar recursos mais avançados, como dependências ou campos personalizados, você deve adquirir uma licença do Project.

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Quando falamos sobre gerenciamento de projetos, é fundamental que o gerente de projetos tenha um olhar ainda mais criterioso sobre o gerenciamento de recursos humanos com uma visão clara sobre a alocação das equipes, trabalho a ser realizado e pincipalmente sobre as tarefas.

Para ajudar o gerente de projetos na gestão de seus recursos, a MLPro desenvolveu um relatório chamado Calendário, onde demonstraremos como ele pode ser um aliado poderoso no planejamento e acompanhamento das tarefas de sua equipe de trabalho.

Este relatório foi desenvolvido usando POWER BI e faz parte do pacote de instalação dos relatórios básicos da MLPRO.

O relatório permite que sejam feitos filtros por recurso, programa, tipo de linha do tempo ou nome do projeto. O tipo de linha do tempo é um campo personalizado do PWA que permite selecionar diferentes tipos de linhas do tempo que se deseja visualizar. O conteúdo deste campo pode ser customizado, onde poderíamos ter uma linha do tempo chamada “reuniões” e desta forma, ao selecioná-la o responsável pelo projeto pode verificar todas as reuniões previstas em determinado período.

O calendário irá exibir as tarefas em cores diferentes de acordo com o tipo de linha do tempo da tarefa.

Dependendo da necessidade, o responsável pode checar as atividades visualizando as atividades do Mês.

Além disso, também é possível selecionar as atividades da semana.

Contamos também com a possibilidade de visualização através de uma lista de tarefas.

Este relatório também possui a visualização por ano.

As datas das tarefas exibidas no calendário são mostradas de acordo com a data de término da atividade. Neste caso, se uma atividade tem data de início de 28/12 e data término de 09/01 o relatório mostrará esta atividade no dia 09/01.

Com este relatório, o gerente de projetos terá maior visibilidade sobre as tarefas da equipe podendo planejar novos projetos ou acompanhar a execução e encerramento das tarefas com maior assertividade.

O controle de atividades e calendários oferece uma solução adicional para o gerenciamento de recursos do projeto, desde o planejamento inicial até o acompanhamento e a conclusão das tarefas. Ao aproveitar as funcionalidades do relatório, os responsáveis podem garantir o cumprimento de prazos, otimizar o uso de recursos e manter a eficiência em todas as fases do projeto.

Para saber mais sobre este ou outros relatórios da MLPro entre em contato com a nossa área comercial.

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Com o avanço da tecnologia, cada vez mais a inteligência artificial está presente em nosso ambiente de trabalho e consequentemente, as ferramentas que utilizamos em nosso dia a dia devem nos dar suporte para que possamos nos manter produtivos.

Pesquisas recentes revelaram que 70% dos funcionários delegariam o máximo de trabalho possível para a IA, porém eles mencionaram que as ferramentas de colaboração atuais não estão alinhadas com a forma como as suas equipes preferem trabalhar.

Para que possam ter mais eficiência em seus trabalhos, eles mencionaram que precisariam de um aplicativo único e inteligente para a realização de suas atividades e gestão de seus projetos.

Para atender a esta necessidade a Microsoft lançará uma nova solução unificada e assistida por IA, chamada New Planner, para gerenciamento de trabalho e projetos.

Neste artigo, traremos as informações iniciais sobre esse lançamento e em breve traremos informações mais detalhadas sobre esta nova plataforma.

O Planner mudou e a gente te mostra como tirar o melhor dessas mudanças

Com a constante evolução das ferramentas de gestão da Microsoft, entender as mudanças no Planner é essencial para garantir que sua empresa continue operando com eficiência e visibilidade. Ignorar essas atualizações pode levar a falhas na alocação de recursos, tarefas mal definidas e prejuízos na previsibilidade do cronograma afetando diretamente o desempenho do PMO.

Além disso, muitos gestores enfrentam dificuldades práticas quando não adaptam seus processos ao que há de mais novo na plataforma. Erros simples, como não configurar corretamente as tarefas ou não compreender as novas funcionalidades, podem comprometer todo o planejamento estratégico de um projeto.

Como deverá ser o Microsoft New Planner

O New Planner deve contemplar a simplicidade do Microsoft To Do, a colaboração do Planner, funcionalidades do Project for the Web e a inteligência do Microsoft Copilot, permitindo o gerenciamento de tarefas, planos individuais e de equipes de trabalho, bem como o gerenciamento de projetos.

Espera-se que o New Planner tenha uma interface renovada e mais intuitiva facilitando a navegação e contribuindo para um fluxo de trabalho mais eficiente.

O New Planner foi criado com base no Microsoft Power Plataform e permitirá relatórios personalizados de Power BI e criação de fluxos através do Power Automate. Além disso, ele se conectará ao Microsoft Viva Goals podendo conectar os seus objetivos e resultados chaves (OKR) , dando maior visibilidade sobre as informações estratégicas dos projetos da empresa.

O New Planner irá permitir integrações com outras experiências do Microsfot 365, como Microsoft Loop, Microsoft Outlook, Viva Goals e Microsoft Teams.

A integração mais aprimorada com outras ferramentas do ecossistema Microsoft, como o Teams e o SharePoint, permitirá uma colaboração mais prática entre a equipe do projeto e uma gestão de projetos mais integrada.

A previsão é que a versão para Web deverá ser disponibilizada no final de 2024.

Com o New Planner você poderá encontrar e gerenciar de maneira prática e ágil as tarefas, listas e projetos. Além disso, você terá recursos como planejamento ágil de sprints, carga de trabalho da equipe e histórico de tarefas.

A personalização é a chave para atender às diversas necessidades dos usuários. No Microsoft New Planner, os usuários terão a capacidade de personalizar seus espaços de trabalho de acordo com as especificidades de seus projetos. Isso inclui a capacidade de criar campos personalizados, categorias e etiquetas, proporcionando maior flexibilidade na organização de tarefas.

Uma das características mais esperadas do Microsoft New Planner 2024 é a incorporação de inteligência artificial para otimização de tarefas. A IA analisará padrões de trabalho, identificará áreas de melhoria e fornecerá insights valiosos para aprimorar a eficiência do gerenciamento de projetos. Isso não apenas economizará tempo, mas também garantirá que as equipes estejam sempre trabalhando da maneira mais inteligente possível.

Ainda em 2024, os recursos de IA serão integrados ao New Planner, permitindo assim a criação de novos planos e metas, permitindo o acompanhamento e status e reação às mudanças durante a fase de execução dos projetos.

Atualização: a inteligência artificial já é realidade no novo Planner

Em 2025, a promessa virou realidade: o novo Planner agora conta com recursos baseados em inteligência artificial por meio do Project Management Agent. Essa IA atua como um assistente dentro do Planner, sugerindo tarefas, identificando riscos, prevendo atrasos e ajudando os gerentes a tomar decisões mais rápidas e informadas.

Se em 2024 a novidade era o anúncio da IA, agora ela já faz parte do dia a dia de quem usa o Planner como ferramenta estratégica de gestão de projetos.

E qual licença usar?

Em relação ao licenciamento, o Microsoft New Planner faz parte do Microsoft 365, o que significa que clientes com uma assinatura do Microsoft 365 poderão usá-lo sem necessidade de aquisição de licença adicional. O acesso aos recursos premium exigirá uma assinatura paga.

Nos recursos premium adicionais do New Planner incluem:

• Sprints;
• Copilot no New Planner;
• Visualizações com detalhamento de prioridade de cronogramas, pessoas, campos personalizados e dependência de tarefas;
• Linhas de Base;
• Portfólio;
• Visão de pessoas e Metas

A licença existente Plan 1 do Project Online se tornará a nova licença do Planner Premium mas a Microsoft planeja compartilhar em breve maiores informações sobre preços e detalhes do Copilot.

Vale ressaltar que com a chegada do New Planner, o Microsoft Project, e Project Online não serão descontinuados e continuarão com suporte para os clientes já existentes e também para os novos clientes.

Onde o Planner se encaixa no ecossistema Microsoft

O Microsoft Planner é ideal para equipes que precisam de uma gestão de tarefas mais simples e colaborativa. Ele se posiciona entre o To Do e ferramentas mais robustas, como o Project Online ou o Planner Premium (Project for the Web). Ou seja, é uma excelente escolha para organizações que buscam agilidade no dia a dia sem abrir mão de organização e visibilidade das entregas.

Transforme as mudanças do Planner em resultados reais

O novo Microsoft New Planner, promete ser uma revolução na forma como as equipes trabalham, aliando flexibilidade, simplicidade e conectividade permitindo uma experiência de planejamento mais avançada, integrada e adaptável colaborando para que as equipes sejam mais produtivas e eficientes.

Vamos aguardar o lançamento do New Planner para verificarmos todas as funcionalidades disponíveis no produto.

Para maiores informações sobre este lançamento e sobre como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa entre em contato conosco.

Quer apoio para aplicar o novo Planner na sua empresa?

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Impulsionada pela necessidade de abordagens mais ágeis e eficientes, uma boa gestão de projetos tornou-se uma necessidade vital para o sucesso organizacional. Nesse cenário, a escolha da ferramenta certa pode ser um divisor de águas para o sucesso de um projeto e melhor organização e planejamento da equipe.

Neste artigo, apresentaremos um comparativo entre algumas das principais ferramentas de gestão de projetos disponíveis, oferecendo uma análise de seus pontos positivos e vantagens únicas. São elas: Microsoft Project Online, Microsoft Project for the Web, Trello, Monday, Jira, CA Clarity e Artia.

Agora, uma tabela comparativa entre as ferramentas:

Quadro comparativo

Item	Microsoft Project Online	PSA (Microsoft Project for the web)	Trello	Monday	Jira	CA Clarity	Artia
Gerenciamento de projetos waterfall
Gerenciamento de projetos ágeis
Integração nativa com o Microsoft Project Desktop
Gerenciamento de tarefas
Gerenciamento de equipes
Gerenciamento de portfólio
Gerenciamento de recursos
Gerenciamento de tempo
Gerenciamento de custos
Gerenciamento de riscos
Gerenciamento de Problemas
Gerenciamento de comunicação
Gerenciamento de valor agregado

Microsoft Project Online

• Valor inicial da licença: À partir de R$ 64,00 usuário / mês
• Integração com outras ferramentas do Microsoft Office: A sinergia entre o Project Online e o Microsoft Office facilita a comunicação e compartilhamento de informações.
• Possibilidade de gerenciamento de recursos: Capacidade de otimizar a alocação de recursos para maximizar a eficiência.
• Permite o gerenciamento de projetos complexos: Ideal para empreendimentos de grande porte e intricados.
• Diferencial: Ferramenta mais completa do mercado, permitindo a gestão de projetos com metodologia ágil ou Waterfall sendo utilizado tanto para projetos mais simples quanto para projetos mais complexos que necessitam de maior controle e gerenciamento.
• Disponível na versão Trial.

Trello

• Valor inicial da licença: À partir de US$ 5,00 usuário / mês
• Interface simples e fácil de usar: Abordagem intuitiva, ideal para iniciantes.
• Possibilidade de colaboração em tempo real: Favorece a cooperação entre membros da equipe.
• Preço acessível: Uma opção economicamente viável para projetos de diferentes escalas.
• Ponto de Atenção: Limite de 10MB para o tamanho dos anexos na versão Workspaces Free com expansão para 250MB na versão Premium. Na versão gratuita tem limitação de número de cartões e quadros que podem ser criados.
• Disponível na versão Trial e possui versão gratuita com limitações.

Monday

• Valor inicial da licença: À partir de R$ 41,00 usuário / mês.
• Interface intuitiva e fácil de usar: Aprendizado mais rápido.
• Possibilidade de colaboração em tempo real: Facilita a comunicação em tempo real entre os membros da equipe.
• Preço acessível: Oferece eficiência a um custo acessível.
• Pontos de Atenção: Opções de customização de tarefas mais detalhadas disponíveis apenas em planos bem mais caros, o que pode inviabilizar a implementação.
• Disponível na versão Trial e possui versão gratuita com limitações.

Jira Software

• Valor inicial da licença: À partir de US$ 8,15 usuário / mês
• Possibilidade de personalização: Adapta-se às necessidades específicas da empresa.
• Integração com outras ferramentas do Atlassian Suite: Confluence e Bitbucket, ampliando as funcionalidades.
• Permite o gerenciamento de projetos complexos: Ideal para projetos que demandam uma abordagem detalhada.
• Ponto de Atenção: Curva de aprendizado para iniciantes pode ser um pouco complexa.
• Disponível na versão Trial e possui versão gratuita com limitações.

CA Clarity

• Valor inicial da licença: Valor indisponível.
• Permite o gerenciamento de projetos complexos e programas empresariais maiores: Escalabilidade para atender a projetos de grande envergadura.
• Integração com outras ferramentas do CA Technologies Suite: Sinergia com Agile Central e Service Desk Manager, proporcionando uma abordagem completa.
• Ponto de Atenção: Quantidade mínima de licença que precisa ser adquirida (50 licenças).

Artia

Em conclusão, a escolha da ferramenta de gestão de projetos deve levar em consideração as necessidades específicas da equipe e a complexidade do projeto. Cada uma das ferramentas apresentadas oferece vantagens únicas, e compreender essas distinções é crucial para potencializar a eficiência e alcançar o sucesso no gerenciamento de projetos.

A eficácia de cada software está diretamente ligada à capacidade de atender aos requisitos individuais, ao estilo de trabalho preferido e ao contexto organizacional. Ao tomar essa decisão, é crucial considerar não apenas os recursos oferecidos, mas também a facilidade de uso, a escalabilidade e a capacidade de integração com outras ferramentas essenciais para o sucesso dos projetos.

E aí, gostou do artigo? Todas as soluções são extremamente funcionais para gestão de portfólio e projetos. Caso tenha se interessado e queira uma apresentação dos nossos produtos, fique a vontade para agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy

A MLPro atua nas etapas de implementação do PPM, Project Online e Project for the Web nos processos de: consultoria, implantação, configuração, customização, integração, treinamento, administração e suporte.

Trouxemos algumas histórias inspiradoras que podem ser o passo que falta para quem quer melhorar a gestão de projetos da sua empresa. Selecionamos o caso da nossa parceria incrível com a FMU e com a Equatorial Energia para te inspirar e incentivar nessa jornada da gestão de portfólio de projetos.

Case de Sucesso FMU: Project Online Easy

O CTO Rafael Citelli e a Analista de Projetos Pricilla Brandão contam um pouco de suas experiências com a MLPro e os benefícios que a implantação da ferramenta PPM trouxe para a organização.

A empresa necessitava de uma transformação digital para melhoria de processos internos que vão desde a aprovação de projetos até a entrega final. Dessa forma, começaram a utilizar a ferramenta Project Online para gerar os indicadores dos projetos e realizar o gerenciamento de reports, controle de cronograma e aprovações em conjunto com a MLPro.

De acordo com Rafael e Pricilla, as necessidades foram resolvidas e o que melhorou é que hoje todo o processo é automatizado, desde a seleção, solicitação de projeto, aprovação, acompanhamento do cronograma e entrega final.

“Se não tivéssemos feito essa implantação, estaríamos com projetos atrasados, hora extra do time e insatisfação” - Afirma Rafael.

“A MLPro trouxe uma transformação para a nossa área, conseguiu otimizar nossos processos de projetos, fazer um acompanhamento e gestão de cronograma melhor (...) Sem a MLPro a FMU estaria em um processo lento, sem automatização.” - Afirma Pricilla.

Case de Sucesso Equatorial Energia: Project Online Easy

O Executivo de Controle de Obras AT Erick Elson conta um pouco da experiência da organização com a MLPro e os benefícios que a implantação da ferramenta PPM trouxe para a empresa. De acordo com Erick, antes da implantação a Equatorial Energia sofria muito com tempo, já que a gestão não era automatizada. Eles sentiam necessidade de uma plataforma mais robusta para a gestão de portfólio de projetos. Nesse cenário e necessidade de dar esse avanço, escolheram a MLPro como parceira.

A ferramenta vem com relatórios básicos que são muito interessantes e com o passar do tempo a Equatorial junto da MLPro foram desenvolvendo diversos outros relatórios customizados de acordo com a necessidade da empresa.

Os maiores benefícios de acordo com o Erick, além da automatização e otimização de tempo, é conseguir identificar rapidamente os problemas do projeto para atender as necessidades dos pontos de atenção.

“Sem a ferramenta do Project Online e o serviço que a MLPro oferece, nós não teríamos a quantidade de relatórios que tem hoje, o que é extremamente importante para as empresas que desejam realizar uma gestão de projetos eficiente.” - Afirma Erick.

E você, também quer melhorar a gestão de projetos da sua empresa?

Se você também possui interesse em melhorar a gestão de projetos da sua empresa e deseja uma apresentação dos nossos produtos, fique a vontade para agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Facilite o gerenciamento de tarefas e projetos do dia a dia, conheça o novo histórico de tarefas para o Project for the Web!

O recurso ajuda proprietários e recursos de tarefas a manterem-se atualizados sobre suas tarefas e a identificar rapidamente o progresso recente feito ou as alterações que afetaram a agenda.

O histórico de tarefas está disponível para todos os usuários no Project for the Web que tenham uma licença do Project Plan 3 ou superior.

Como Utilizar o recurso Histórico de Tarefas no Microsoft Project

1. Abra um projeto no próprio Project for the Web ou em uma guia Projeto no Microsoft Teams. Obs.: Nos exemplos abaixo, iremos mostrar pelo Microsoft Teams, porém os passos são os mesmos.

   Selecione uma tarefa e clique em “Abrir detalhes”. Ele pode ser acessado clicando nos detalhes da tarefa na grade de tarefas ou clicando em um cartão de tarefas na visualização do quadro.

   
2. No canto dos detalhes da tarefa, há um novo ícone de histórico de tarefas. Clique nele para abrir o painel de alterações.

Detalhes sobre as ações registradas

Todas as alterações que um usuário faz em uma tarefa são registradas no histórico de tarefas. Para cada edição, são mostrados detalhes como quem fez a alteração, quando a fez, qual propriedade foi alterada, o valor anterior e o novo valor.

As alterações registradas incluem edições como:

• Adicionar ou remover etiquetas;
• Alterar a duração ou o esforço;
• Edição de listas de verificação;
• Adicionar ou remover anexos;
• Edições em qualquer coluna personalizada.

Alterações em predecessoras

Conversa de Tarefas

Para projetos que foram fixados nos canais do Teams, a parte inferior do painel de detalhes da tarefa inclui um botão de conversa de tarefa.

• Clique em “Conversa de tarefas” para abrir o painel de conversa;


• Os bate-papos neste painel incluem automaticamente um link para a tarefa para ajudar todos a acessar rapidamente um contexto compartilhado.

• O Painel de Histórico exibe as alterações feitas por todos os usuários. Mas só usuários com licença Plan 3 podem visualizá-las.
• O painel de histórico não está disponível no Planner.
• Pode ser consultado em relatórios do Power BI. Saiba mais aqui.
• Edições usando API de agendamento do Project não aparecem no histórico.
• Edições em tarefas utilizando formulários do Power Apps não aparecem no histórico de tarefas.

E aí, gostou da novidade? O Project for the Web tem se tornado cada vez mais poderoso e útil com as frequentes atualizações.

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Se você está procurando uma solução completa de gerenciamento de projetos, o Microsoft PPM pode ser a opção ideal para a sua empresa. As ferramentas para gestão de portfólio de projetos da Microsoft oferecem suporte a uma ampla variedade de recursos do básico ao avançado que ajudam a controlar todas as etapas de um projeto, desde o planejamento até a execução, monitoramento e relatórios.

Existem duas plataformas primárias do Microsoft PPM, sendo elas:

• Project Online
• Microsoft Project
• Project Service Automation (PSA)
• Project for the Web

Todas as soluções oferecem recursos avançados para gerenciamento de projetos.

Project Online é uma versão baseada em nuvem do software de gestão de projetos da Microsoft, chamado Microsoft Project. Oferece funcionalidades mais avançadas e recursos completos de gestão de projetos, como equipes, recursos, cronogramas e relatórios. É facilmente integrado com outros aplicativos do Microsoft 365, como o SharePoint, o Power BI e o Power Automate. Os usuários podem criar projetos, estabelecer metas, orçamentos e acompanhar o andamento de todo o trabalho.

Já o Project for the Web é uma ferramenta da Microsoft para gerenciamento de projetos que oferece recursos de gerenciamento de trabalho simples e poderosos. Traz uma experiência totalmente baseada na web, fácil de usar em especial para projetos ágeis.

E o PSA (Project Service Automation - Dynamics 365) combina a gestão ágil dos cronogramas oferecido pelo Project for the Web com a metodologia PMI de gestão de projetos em uma plataforma adaptável a diferentes regras de negócio e focada em otimização e automação de processos.

Além das plataformas principais, existem também várias plataformas de apoio ao Microsoft PPM que oferecem recursos avançados para aumentar a eficiência do trabalho, sendo elas:

• Power Automate
• Power BI
• Power Apps
• Sharepoint

O Power Automate (antigo Microsoft Flow) é uma plataforma de automação de processos de negócios que ajuda a automatizar tarefas repetitivas no Microsoft 365. Permite aos usuários criarem fluxos de trabalho automatizados para tarefas manuais, gerando economia de tempo e redução de erros.

A ferramenta Power BI, há 16 anos consecutivos como (Microsoft nomeada líder no Quadrante™ Mágico do Gartner® de 2023 para plataformas de análise e BI) é uma plataforma avançada de análise de dados que permite criar painéis e relatórios interativos para sua empresa. decisões. Você pode ter a visualização rápida de informações cruciais do seu portfólio de projetos combinadas a outras fontes externas para a tomada de decisões gerenciais mais assertivas.

O Power Apps é uma plataforma de desenvolvimento de aplicativos que permite criar aplicativos personalizados para sua empresa sem a necessidade de habilidades avançadas de codificação. Sua versatilidade a adaptabilidade o tornam um aliado para atender demandas de adequação do PPM às mais variadas regras de negócio.

Por fim, o SharePoint é uma plataforma de colaboração na web que permite o compartilhamento fácil de documentos e informações entre equipes. Integrado ao Project, forma uma aliança robusta para gestão dos projetos de ponta a ponta.

O Microsoft PPM é uma plataforma abrangente para gerenciamento de projetos e oferece uma ampla variedade de recursos avançados para melhorar a eficiência do trabalho em sua empresa. Com recursos como o Project Online, PSA, Power Automate, Power BI, Power Apps e SharePoint, o Microsoft PPM pode ajudar a sua empresa a gerenciar projetos com sucesso e atingir seus objetivos de negócios.

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