Organize tarefas, melhore a colaboração e garanta resultados eficientes com a melhor ferramenta de gestão de projetos para o seu negócio

Você já sentiu que os prazos apertam, as tarefas se acumulam e a falta de organização atrapalha seus projetos? 69,05% das obras públicas descumpriram o prazo e 61,89% não terminaram com o custo previsto. Isso acontece quando as ferramentas de gestão de projetos não atendem às necessidades.

Mas como escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos para o seu time? É preciso avaliar as necessidades específicas da sua empresa, a facilidade de uso e outros aspectos.

Quer ficar por dentro do assunto? Confira os principais critérios para escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos e outras informações importantes!

Por que usar uma ferramenta de gestão de projetos?

Usar uma ferramenta de gestão de projetos pode trazer mais organização e colaboração para o seu negócio. Quer saber como? Quando você coloca uma ferramenta de gestão de projetos no dia a dia, os benefícios são enormes. Veja só:

• Mais organização - com o Microsoft Project, por exemplo, é possível centralizar tarefas, prazos e responsabilidades em um só lugar;
• Colaboração sem estresse - a equipe tem tudo ao alcance e pode colaborar de forma eficiente, sem confusão;
• Visibilidade do progresso - acompanhe o andamento e ajuste prioridades, garantindo que nada seja esquecido.

Como a tecnologia pode melhorar o gerenciamento de tarefas

Além de deixar tudo mais organizado, as ferramentas de gestão de projetos ajudam a executar as tarefas de forma mais rápida e eficiente:

• Automatização de tarefas - a tecnologia automatiza as tarefas repetitivas, economizando tempo e liberando sua equipe para o que importa;
• Acompanhamento em tempo real - veja o progresso em tempo real e faça ajustes rápidos quando necessário;
• Integração com outras ferramentas - as plataformas se integram com outros sistemas, criando um fluxo de trabalho conectado.

4 Critérios para escolher a ferramenta ideal

Vamos dar uma olhada no que você precisa considerar para escolher a ferramenta de gestão de projetos ideal:

1. Integração com outras ferramentas da empresa

Veja se a ferramenta se integra bem com os sistemas que você já usa na empresa. Se a ferramenta se integrar bem aos seus CRMs e sistemas, o trabalho fluirá de forma mais eficiente, sem problemas de "importação de dados".

2. Facilidade de uso e interface intuitiva

Quem tem tempo para perder tentando descobrir como usar uma ferramenta complicada? Por isso, é importante que a plataforma tenha uma interface simples e fácil de navegar. Desse modo, sua equipe se adapta rapidamente e aproveita todos os recursos da ferramenta.

3. Recursos como gráficos, painéis e automação

Acompanhar o progresso do projeto fica bem mais fácil com gráficos e painéis interativos. Enquanto isso, a automação ajuda a economizar tempo e aumentar a eficiência do time.

4. Escalabilidade: crescer junto com o negócio

Sua empresa está crescendo? Então, a ferramenta precisa crescer junto. Certifique-se de que ela seja escalável para lidar com mais usuários e projetos sem perder desempenho, evitando o trabalho de trocar de plataforma futuramente.

Comparação entre algumas das principais ferramentas do mercado

Entender as opções mais populares do mercado pode facilitar a escolha da melhor ferramenta.

Microsoft Project

• Quem se beneficia - empresas maiores ou aquelas com projetos mais detalhados e complexos;
• O que oferece - gestão de cronogramas, gráficos de Gantt, relatórios avançados e integração com o Microsoft 365;
• Pontos fortes - perfeito para quem já usa Microsoft Office e precisa de uma solução mais completa para projetos grandes;
• Pontos fracos - pode ser mais difícil de usar no começo, além de exigir um investimento maior.

Trello

• O que oferece - quadros Kanban, integração com Slack e Google Drive, e uma visão clara das tarefas;
• Pontos fortes - fácil de usar e visualmente atrativo. Ideal para tarefas mais simples e pequenas equipes;
• Pontos fracos - faltam recursos para projetos mais complexos.

Asana

• Quem se beneficia - equipes de qualquer porte, especialmente aquelas que precisam de mais controle no planejamento e execução;
• O que oferece - tarefas com subtarefas, gráficos de progresso, fluxos de trabalho personalizados e integração com outras ferramentas para gestão de projetos;
• Pontos fortes - uma boa combinação de recursos e facilidade de uso. Ótima para acompanhar o progresso de cada tarefa;
• Pontos fracos - algumas funcionalidades só estão disponíveis nas versões pagas.

Monday.com

• Quem se beneficia - empresas de todos os tamanhos que buscam flexibilidade e personalização;
• O que oferece - visuais personalizados, automação de tarefas, e integração com diversas plataformas;
• Pontos fortes - interface fácil de usar, ótima personalização e suporte ao cliente;
• Pontos fortes - interface fácil de usar, ótima personalização e suporte ao cliente;

Qual ferramenta escolher para sua empresa?

Para pequenas ou grandes empresas, bem como projetos complexos - o Microsoft Project é perfeito, com todos os recursos necessários para facilitar a gestão.

Escolha o Microsoft Project para gestão de projetos

Como visto, escolher a ferramentas de gestão de projetos correta faz toda a diferença no dia a dia da sua equipe. O Microsoft Project, por exemplo, é ótimo para projetos grandes e complexos. O segredo é entender as necessidades da sua empresa.

Quer ver como o Microsoft Project pode facilitar a gestão dos seus projetos? Vem conversar com a gente na nossa consultoria Microsoft Online. Mostraremos como essa ferramenta pode ajudar sua equipe a ir ainda mais longe!

E caso tenha se interessado e queira uma apresentação dos nossos produtos, fique à vontade para agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Evite prazos estourados e retrabalho! Veja como o gerenciamento de projetos pode transformar sua empresa

Prazo estourado, custos inesperados e retrabalho: você já passou por isso? Pois é, esse tipo de problema é mais comum do que parece. O retrabalho, por exemplo, pode custar em torno de 30%. Muitas empresas passam por desafios como esses, até descobrir o poder do gerenciamento de projetos.

Até porque, com processos bem estruturados e equipes alinhadas, tudo começa a fluir melhor. Quer dizer, há menos desperdício, mais produtividade e entregas dentro do planejado. No fim das contas, o objetivo do gerenciamento de projetos é transformar como o negócio trabalha.

Quer entender detalhadamente o que é o gerenciamento de projetos e como ele beneficia uma corporação? Continue lendo!

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é a aplicação de técnicas para planejar, executar e controlar atividades para alcançar resultados específicos em um prazo e orçamento definidos.

Isto é, você já começou algo sem um plano e, no meio do caminho, percebeu que tudo ficou mais complicado do que precisava? No mundo dos negócios, isso acontece o tempo todo. É aí que entra o gerenciamento de projetos.

Fases do gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é dividido em cinco fases principais:

Iniciação

Todo projeto começa com uma pergunta: vale a pena? Nesta fase, você define o objetivo, quem estará envolvido e se a ideia faz sentido para a empresa. O que acontece aqui?

• Identificação de um problema, necessidade ou oportunidade;
• Estudo de viabilidade para evitar surpresas;
• Definição do escopo e das áreas impactadas.

Planejamento

Agora que o projeto faz sentido, é hora de planejar cada detalhe para evitar retrabalho e imprevistos. Aqui, é definido:

• Tarefas e responsáveis - quem faz o quê;
• Cronograma - quando cada etapa deve ser concluída;
• Orçamento e riscos.

Execução

Com tudo planejado, chega o momento de colocar o projeto em ação. As etapas envolvidas são as seguintes:

• Distribuição e realização das atividades;
• Acompanhamento do gestor para garantir que tudo corra bem;
• Ajustes quando algo não sai como esperado.

Monitoramento

Essa fase acontece ao mesmo tempo que a execução. Afinal, um projeto sem acompanhamento pode sair do controle. Então, o gestor deve:

• Conferir se o cronograma e o orçamento estão sendo seguidos;
• Analisa o que precisa ser ajustado;
• Dá feedbacks para manter a equipe alinhada.

Encerramento

Projeto entregue! Mas antes de comemorar, revise tudo o que aconteceu e aprender com o processo.

O que acontece nessa última etapa?

• Entrega final e validação dos resultados;
• Avaliação do que deu certo e do que pode melhorar no futuro;
• Feedback para a equipe - todo mundo aprende com cada experiência.

Principais benefícios do gerenciamento de projetos para empresas

Os principais benefícios do gerenciamento de projetos para empresas são:

Mais organização e eficiência

Com um bom planejamento, as tarefas são distribuídas de forma clara para evitar confusão e retrabalho. Isso melhora a execução e o fluxo de trabalho.

Redução de riscos e controle de custos

Ao definir um escopo bem estruturado, a empresa consegue prever desafios e possíveis obstáculos. Por exemplo, no lançamento de um novo produto, a empresa pode antecipar atrasos, ajustar o orçamento e alinhar prazos, evitando imprevistos.

Comunicação mais clara e integrada

A gestão de projetos melhora a troca de informações entre equipes e stakeholders. Dessa forma, todos estão alinhados e sabem exatamente o que precisa ser feito em cada etapa.

Aumento da produtividade e entrega no prazo

Com tarefas bem definidas e um acompanhamento contínuo, as equipes trabalham com mais foco e agilidade. Isso resulta em mais produtividade e entregas dentro dos prazos estabelecidos.

Como implementar o gerenciamento de projetos na sua empresa

Quer melhorar a gestão dos seus projetos e garantir entregas mais rápidas e eficientes? Implementar um gerenciamento de projetos bem-feito pode transformar como sua empresa lida com prazos e tarefas.

Ferramentas e metodologias para uma gestão eficiente

Uma gestão eficiente depende do uso das ferramentas para gestão de projetos certas. O Microsoft Project é uma excelente opção para planejar e gerenciar projetos de qualquer porte de forma simples e eficaz.

Contar com uma consultoria Microsoft Online pode potencializar ainda mais os resultados. Com o suporte adequado, sua equipe aproveita ao máximo os recursos do Microsoft Project, tornando a gestão de projetos muito mais estratégica e produtiva.

A importância do papel do gerente de projetos

Agora, para que tudo funcione bem, você precisa de um bom gerente de projetos. Ele é quem coordena a equipe, organiza as tarefas e garante que os prazos sejam cumpridos. Algumas das responsabilidades incluem:

• Definir metas claras e organizar as prioridades para que todos saibam o que precisa ser feito;
• Acompanhar o progresso e assegurar que o projeto esteja no caminho certo;
• Gerenciar riscos e resolver problemas quando surgirem.

Implemente o gerenciamento de projetos na sua empresa

Como visto, o gerenciamento de projetos é o que separa um time organizado de um que vive apagando incêndios. Com as ferramentas certas e um bom planejamento, tudo flui melhor: menos retrabalho, menos estresse e mais entregas no prazo.

Então, você quer facilitar ainda mais a sua gestão? Com a consultoria da MLPro, você aproveita ao máximo o Microsoft Project e garante mais organização, produtividade e entregas no prazo. Fale conosco e saiba mais!

E caso tenha se interessado e queira uma apresentação dos nossos produtos, fique à vontade para agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Em 14 de outubro de 2025, o suporte ao Microsoft Project 2016 e ao Microsoft Project 2019 será descontinuado. Após essa data, essas versões não receberão mais atualizações de segurança, correções de erros ou suporte técnico.

Embora as versões do Project 2016 e 2019 continuem funcionando normalmente após 14 de outubro de 2025, é recomendado que os clientes realizem a migração para versões mais recentes antes da data de término do suporte para evitar riscos.

Planner e Project Plan 3

Migrando para o Planner e Project Plan 3, sua organização terá acesso ao Planner integrado ao Microsoft Teams, ao Planner for the Web, ao Project for the Web, ao Project Online e ao Project Online Desktop. Além disso, usuários com licenças do Planner e Project Plan 3 terão a oportunidade de explorar recursos do Microsoft 365 Copilot no Planner, como a criação de novos projetos, metas e tarefas.

Microsoft 365

Atualizando para uma licença do Microsoft 365, os usuários poderão utilizar o Planner para o gerenciamento de tarefas e planejamento de projetos diretamente na web. O Planner no Microsoft 365 oferece visualizações exclusivas, como Grade, Quadro, Agenda e Gráficos, além de permitir a edição de projetos premium criados por usuários com licenças do Planner e Project Plan 3 ou Plan 5. Para acessar essas funcionalidades avançadas, é necessário ter uma assinatura adicional.

Project 2024

O Project Standard 2024 e o Project Professional 2024 estão disponíveis para aquisição única por meio de contratos de licenciamento por volume. Embora não recebam atualizações regulares de recursos, eles oferecem todas as funcionalidades das versões anteriores, além de novos recursos.

Outros produtos da Microsoft que terão suporte descontinuado em 2025:

Além do Project 2016 e 2019, vários outros produtos da Microsoft também chegarão ao fim do suporte em 14 de outubro de 2025.

Isso inclui o Microsoft Office 2016, Office 2019, Excel 2016, Excel 2019, Outlook 2016, Outlook 2019, PowerPoint 2016, PowerPoint 2019, Visio 2016, Visio 2019, Word 2016 e Word 2019.

Ficou interessado e deseja entender os tipos de licenças para começar a utilizar o Microsoft Project? Acesse o artigo da MLPro e consulte os valores.

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