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Como realizar um bom cronograma de projetos

Leandro Lima e Nathalia Souza
31/03/2022
Como realizar um bom cronograma de projetos

Um cronograma de projetos é um documento criado pelo gestor do projeto com ajuda dos colaboradores responsáveis pelas tarefas.

Geralmente realizado dentro de um software ou por meio de planilhas, ele serve para obter um planejamento das atividades contando com prazos, recursos, tarefas, datas de entrega, custos, marcos, entre outras características e detalhes importantes a se destacar dentro de um projeto da empresa.

Desenvolver um cronograma é fundamental para garantir o planejamento e a organização de todos os envolvidos do projeto, mantendo todos alinhados em relação as atividades.

Lembre-se que um bom gestor de projeto precisa criar um cronograma eficiente e que ele deve obter aprovação do cliente.

Por que um cronograma de projetos é tão importante?

Com um cronograma fica muito mais eficiente a visão, acompanhamento e monitoramento do andamento das atividades, garantindo a execução das tarefas dentro de um prazo que se alinham com a data de entrega do projeto em questão. Além disso, ajuda a estimular o time e a evitar atrasos, complicações e problemas com orçamento.

Como montar um cronograma de projetos?

  1. Faça um planejamento prévio
  2. Antes de começar qualquer cronograma de projeto, é importante definir alguns aspectos essenciais, como por exemplo:

    • O que será realizado/objetivo.
    • Onde será feito o cronograma (por planilha ou qual software/ferramenta).
    • Recursos necessários para executar as ações dentro do cronograma.
    • Definir orçamentos disponíveis.
    • Definir instruções e regras para o monitoramento do projeto.

    Tendo tudo isso estabelecido, será mais fácil identificar as etapas e tarefas do seu projeto.

  3. Construa a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
  4. Essa é a etapa em que deve decompor o escopo visual do projeto, a lista de atividades. É como um mapa que ajuda a ter uma visão completa de todas as etapas do projeto e facilita a realização do cronograma.

    O gerente do projeto deve identificar as fases e etapas principais, os responsáveis pela atividade e as tarefas necessárias para alcançar o objetivo final, desmembrando as atividades maiores para as menores.

    A EAP servirá para a hierarquização das atividades e para planejar e conduzir o seu projeto. Além disso, ela ajuda os responsáveis pelo projeto a organizar as ideias e entender o que deve ser realizado como um todo.

  5. Organize as atividades
  6. Depois de feita a EAP, é hora de sequenciar as atividades por ordem de importância e execução, com detalhamentos e especificações. Estabeleça prioridades considerando as atividades mais importantes e a sequência que faz mais sentido.

    Neste momento, é extremamente importante contar com o apoio da equipe para se atentarem sobre as interdependências entre elas. Ou seja, deixe claro se uma tarefa depende da outra, para não haver confusões entre os colaboradores futuramente, implicando no andamento do projeto.

  7. Defina as durações das atividades
  8. Agora que as atividades estão organizadas por ordem, é hora de determinar com a equipe qual será a duração/prazos de cada uma delas, levando em consideração os recursos disponíveis, riscos, imprevistos e prazo final.

  9. Elabore o cronograma
  10. Agora que já tem todas as informações necessárias organizadas, chegou a hora de criar de fato o seu cronograma para começar a acompanhá-lo.

    Caso tenha escolhido um software de gestão de projetos, essa etapa torna-se mais fácil pois com essas atividades, a ferramenta irá adaptar o seu cronograma e gerar Gráfico de Gantt (ferramenta para monitorar a execução do projeto).

    E, caso tenha optado por uma planilha como por exemplo no Excel ou no PowerPoint, terá que ordenar todas as informações manualmente, o que demanda um pouco mais de trabalho, já que tais ferramentas não foram desenvolvidas propriamente para planejar ou criar projetos.

    Agora que elaborou o seu cronograma, é extremamente importante não se esquecer de salvar a linha de base para começar a monitora-lo.

  11. Monitore o cronograma
  12. Para obter um cronograma eficaz, é fundamental mantê-lo atualizado com quaisquer dados e novas informações.

    Lembre-se também de que ele deve ser seguido! E é por isso todas essas etapas são extremamente importantes, um cronograma não deve ficar sofrendo alterações de prazos e principalmente, sequência das atividades!

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.