Blog MLPro

Como e por que restringir acesso nos relatórios do Power BI no Project Online

Leandro Lima e Nathalia Souza.
30/12/2022
Restrições de acesso nos relatórios do Power BI no Project Online

O Project Online permite ao administrador configurar diversas restrições ao ambiente, seja de acesso seja de visualização.

É possível por exemplo, restringir que usuários vinculados a determinada área na organização só enxerguem projetos relacionados a esta mesma área.

Esse tipo de restrição tem ao menos dois benefícios:

  1. Torna a usabilidade da ferramenta mais precisa, pois o usuário tem menos informação desnecessária para lidar.
  2. Mantém a restrição a informações de acesso a projetos de outras áreas por usuários que não deveriam tê-lo.

Contudo, nos relatórios criados no Power BI a partir do Project Online, estas restrições se perdem, deixando todas as informações expostas a quem tiver acesso ao dashboard.

A boa notícia é que com o recurso segurança em nível de linha (RLS), é possível inserir as restrições aplicadas ao Project Online para o Power BI.

São várias opções de restrições, por exemplo:

  • Você pode restringir o acesso de alguns usuários a projetos de determinadas áreas da organização.
  • No caso de uma empresa de âmbito nacional, por exemplo, que um gerente de uma filial em São Paulo, só enxergue projetos da área sudeste.
  • Isso implica em uma convergência nas informações exibidas no Project Online e o Power BI.

    Restringindo acesso ao Menu com uma solução da MLPro

    Dependendo da necessidade da organização, a MLPro desenvolveu uma solução em que é possível inserir uma restrição direta no menu do Project Online, de forma que os usuários sequer terão acesso a determinado link.

    Ex.: Na página inicial do Project Online, é necessário que apenas os diretores tenham acesso ao Power BI. Todos os outros usuários não veriam esta informação, independente do cargo.

    Para este caso, criaríamos dois grupos com permissões distintas, e as visualizações ficariam da seguinte forma:

    1. Visão geral dos diretores:
    2. Visão geral dos diretores Project

    3. Visão geral dos colaboradores:
    4. Visão geral dos colaboradores Project

    Note que na Visão 2, os colaboradores sequer sabem da existência do Power BI. Ao contrário da primeira alternativa em que o usuário tem acesso ao relatório com restrições do que pode visualizar, nesta solução os usuários sequer sabem da existência destes relatórios.

    Essa permissão pode ser utilizada para quaisquer outros itens dentro do Menu.

    Caso tenha interesse nas licenças do Microsoft PPM, nas soluções da MLPro ou queira saber mais, favor Agendar uma conferência e teremos o maior prazer em responder as suas dúvidas.

    Project Server

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    31 de agosto de 2022


    Como Gerenciar Problemas no Project Online

    Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
    15/09/2022

    Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

    É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

    O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

    A origem dos problemas

    Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

    Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

    Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

    Para registrar os riscos:

    Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


    A implantação do PPM Easy - azul


    Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


    Problemas


    Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



    Problemas - novo item

    Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

    Relatórios da MLPro para gestão de problemas
    Dashboard Easy

    Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


    Dashboard portfólio easy


    Dashboard de Projetos
    Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



    Dashboard projetos


    E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
    A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


    Relatório de status de projetos

    Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.