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5 Dicas para Gerente de Projetos

Ricardo Sabino e Leandro Lima
29/02/2020

Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas precisam otimizar a utilização de seus recursos para evitar desperdícios que podem resultar em perda de dinheiro, atrasos ou até mesmo aplicação de multas por não cumprimento contratual.

Independente do tamanho do projeto, o gerente de projetos deve estar atento à alguns fatores para evitar que o projeto “saia do trilho”.

Neste artigo, falaremos sobre 5 pontos que recomendamos para que todo gerente de projetos esteja atento ao gerenciar os projetos de sua empresa.

Pontos de Atenção em Gerenciamento de Projetos

Primeiramente, precisamos ressaltar que o papel fundamental do gerente de projetos é realizar a gestão da comunicação, pois a informação sobre os projetos devem transitar pela empresa para que todos os níveis hierárquicos saibam sobre o andamento do projeto.

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Possuir esta habilidade de comunicação é fundamental para que o gerente de projetos traduza a informação para cada uma das camadas da empresa, pois apesar de falar sobre o mesmo projeto, os níveis operacionais, táticos e estratégicos tem necessidades diferentes e a informação para cada uma dessas camadas também precisa ser transmitida de forma diferente.

O segundo ponto que ressaltamos, que também está relacionado a comunicação, é a importância da gestão da documentação do projeto. Imaginem uma situação onde foi elaborado um manual técnico e na hora da validação do cliente a versão que está sendo validada não é a correta. Além de demonstrar desorganização, esta situação pode gerar retrabalho tanto para a empresa contratante quanto para a equipe do projeto.

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Para resolver este problema, é necessário que os documentos estejam em um repositório de arquivos e que a equipe do projeto saiba onde eles estão e quais as versões devem ser utilizadas.

Outro item que sugerimos que se tenha uma atenção especial é a gestão e registo dos problemas. Durante o projeto, é bem provável que muitos problemas possam surgir e ter o registro deles e respectivos planos de ações é fundamental para que a equipe do projeto possa acompanhar e atuar sempre que necessário. Além disso, o registro dessas informações gera base de conhecimento que pode servir como aprendizado para outras equipes ou também pode ser utilizada nas reuniões para tratativas das lições aprendidas do projeto.

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Quando falamos em projetos, por mais que tenhamos um bom planejamento estamos expostos a incertezas e riscos. Ter uma gestão eficiente dos riscos é fundamental para reduzir os impactos deles nos projetos, caso eles venham a ocorrer.

Uma gestão eficiente dos riscos deve levar em consideração :

  • impacto do risco;
  • status do risco (ativo, fechado, cancelado);
  • probabilidade que ele venha a acontecer;
  • exposição do risco;
  • plano de ação a ser executado caso o risco aconteça.
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Por último, para otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, recomendamos que ela tenha um sistema de gestão que permita que o gerente de projetos tenha acesso a estas informações de forma prática e ágil.

Muitas empresas ainda realizam “controles paralelos” em planilhas de Excel e, com isso, correm o risco das informações estarem desatualizadas ou mesmo incompletas pois dependem de processamento manual.

Para resolver este problema, A MLPro desenvolve relatórios que tem como objetivo permitir que o gerente de Projetos ou PMO tenham acesso a informação de forma rápida e confiável e assim possam tomar decisões de forma mais segura.

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Resumindo as informações

Para resumir, para aumentar a probabilidade de sucesso dos projetos em sua empresa, o gerente de projetos deve estar atento aos 5 pontos abaixo:

1) Gestão da comunicação;

2) Gestão da documentação;

3) Gestão de problemas;

4) Gestão de riscos;

5) Sistema de apoio ao gerente de projetos;

Estes itens podem até parecer simples, mas negligenciá-los pode fazer com que alguns problemas aconteçam em seus projetos, mas com estas simples ações o gerente de projeto consegue evitá-los.

Claro que existem outros itens que o gerente de projetos deve observar, mas nosso objetivo com este artigo, foi promover uma reflexão alertando sobre outros pontos relevantes do projeto que muitas vezes não recebem a devida atenção, seja por falta de tempo ou mesmo por algum outro motivo.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre os relatórios desenvolvidos pela MLPro e como eles podem colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.