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5 Dicas para Gerente de Projetos

Ricardo Sabino e Leandro Lima
29/02/2020

Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas precisam otimizar a utilização de seus recursos para evitar desperdícios que podem resultar em perda de dinheiro, atrasos ou até mesmo aplicação de multas por não cumprimento contratual.

Independente do tamanho do projeto, o gerente de projetos deve estar atento à alguns fatores para evitar que o projeto “saia do trilho”.

Neste artigo, falaremos sobre 5 pontos que recomendamos para que todo gerente de projetos esteja atento ao gerenciar os projetos de sua empresa.

Pontos de Atenção em Gerenciamento de Projetos

Primeiramente, precisamos ressaltar que o papel fundamental do gerente de projetos é realizar a gestão da comunicação, pois a informação sobre os projetos devem transitar pela empresa para que todos os níveis hierárquicos saibam sobre o andamento do projeto.

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Possuir esta habilidade de comunicação é fundamental para que o gerente de projetos traduza a informação para cada uma das camadas da empresa, pois apesar de falar sobre o mesmo projeto, os níveis operacionais, táticos e estratégicos tem necessidades diferentes e a informação para cada uma dessas camadas também precisa ser transmitida de forma diferente.

O segundo ponto que ressaltamos, que também está relacionado a comunicação, é a importância da gestão da documentação do projeto. Imaginem uma situação onde foi elaborado um manual técnico e na hora da validação do cliente a versão que está sendo validada não é a correta. Além de demonstrar desorganização, esta situação pode gerar retrabalho tanto para a empresa contratante quanto para a equipe do projeto.

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Para resolver este problema, é necessário que os documentos estejam em um repositório de arquivos e que a equipe do projeto saiba onde eles estão e quais as versões devem ser utilizadas.

Outro item que sugerimos que se tenha uma atenção especial é a gestão e registo dos problemas. Durante o projeto, é bem provável que muitos problemas possam surgir e ter o registro deles e respectivos planos de ações é fundamental para que a equipe do projeto possa acompanhar e atuar sempre que necessário. Além disso, o registro dessas informações gera base de conhecimento que pode servir como aprendizado para outras equipes ou também pode ser utilizada nas reuniões para tratativas das lições aprendidas do projeto.

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Quando falamos em projetos, por mais que tenhamos um bom planejamento estamos expostos a incertezas e riscos. Ter uma gestão eficiente dos riscos é fundamental para reduzir os impactos deles nos projetos, caso eles venham a ocorrer.

Uma gestão eficiente dos riscos deve levar em consideração :

  • impacto do risco;
  • status do risco (ativo, fechado, cancelado);
  • probabilidade que ele venha a acontecer;
  • exposição do risco;
  • plano de ação a ser executado caso o risco aconteça.
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Por último, para otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, recomendamos que ela tenha um sistema de gestão que permita que o gerente de projetos tenha acesso a estas informações de forma prática e ágil.

Muitas empresas ainda realizam “controles paralelos” em planilhas de Excel e, com isso, correm o risco das informações estarem desatualizadas ou mesmo incompletas pois dependem de processamento manual.

Para resolver este problema, A MLPro desenvolve relatórios que tem como objetivo permitir que o gerente de Projetos ou PMO tenham acesso a informação de forma rápida e confiável e assim possam tomar decisões de forma mais segura.

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Resumindo as informações

Para resumir, para aumentar a probabilidade de sucesso dos projetos em sua empresa, o gerente de projetos deve estar atento aos 5 pontos abaixo:

1) Gestão da comunicação;

2) Gestão da documentação;

3) Gestão de problemas;

4) Gestão de riscos;

5) Sistema de apoio ao gerente de projetos;

Estes itens podem até parecer simples, mas negligenciá-los pode fazer com que alguns problemas aconteçam em seus projetos, mas com estas simples ações o gerente de projeto consegue evitá-los.

Claro que existem outros itens que o gerente de projetos deve observar, mas nosso objetivo com este artigo, foi promover uma reflexão alertando sobre outros pontos relevantes do projeto que muitas vezes não recebem a devida atenção, seja por falta de tempo ou mesmo por algum outro motivo.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre os relatórios desenvolvidos pela MLPro e como eles podem colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

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