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Recurso de linha de base no New Planner

Nathalia Souza e Leandro Lima
31/05/2024
Latência em Dependências de Tarefas no Microsoft Planner

A linha de base agora está disponível nos novos planos premium do Microsoft Planner. Com o recurso, os usuários podem capturar o estado de um plano em um momento específico. Ele serve como um ponto de referência contra o qual o progresso atual do projeto é comparado. À medida que seu projeto evolui, consultar essa Linha de Base ajuda a determinar se você está no caminho certo ou se ajustes são necessários.

Todos os usuários do Project Plan 3 e superior podem aproveitar esse recurso iniciando o novo aplicativo Planner no Teams e prosseguindo com as seguintes etapas:

Definindo sua linha de base

Se você ainda não definiu uma linha de base, basta navegar até o botão Linha de base e selecionar "Criar linha de base".

Latência em Dependências de Tarefas no Microsoft Planner Latência em Dependências de Tarefas no Microsoft Planner

Monitorando o progresso

Retorne a essa linha de base a qualquer momento para avaliar o status do seu projeto, garantindo que você está avançando conforme planejado.

Latência em Dependências de Tarefas no Microsoft Planner

Saiba mais sobre este tema no blog oficial da Microsoft: Clique para acessar..

E aí, gostou do artigo? Caso tenha se interessado e queira uma apresentação dos nossos produtos, fique a vontade para agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy

Latência em Dependências de Tarefas no Microsoft Planner

Nathalia Souza e Leandro Lima
17/05/2024
Latência em Dependências de Tarefas no Microsoft Planner

À medida que as equipes avançam nas tarefas de seus planos e projetos, pode ser que surja a necessidade de iniciar a próxima tarefa mais cedo ou introduzir um atraso.

Agora você pode definir avanços e atrasos para suas dependências de tarefas, permitindo ajustes nos cronogramas do projeto no Microsoft Planner.

Os tempos de avanço proporcionam um início antecipado para o evento subsequente, permitindo um buffer antes que a tarefa dependente comece. Por outro lado, os tempos de atraso introduzem uma pausa entre eventos consecutivos, criando um intervalo ou período de espera antes que a próxima tarefa possa começar.

Você pode adicionar avanço ou atraso através da Grade e do Painel de Tarefas em dias, horas, minutos, semanas ou meses. Isso também é atualizado automaticamente na visualização da Linha do Tempo.

  • Adicione a dependência;

Latência em Dependências de Tarefas no Microsoft Planner
  • Clique em Abrir Detalhes;

Latência em Dependências de Tarefas no Microsoft Planner
  • Adicione o tipo de atraso;

Latência em Dependências de Tarefas no Microsoft Planner
  • Confira na sua linha do tempo.

Latência em Dependências de Tarefas no Microsoft Planner

Os códigos de atalho de teclado também são suportados, como no Project Desktop no modo de exibição de grade. Você pode adicionar sua dependência com lead ou lag inserindo:

[Número da tarefa] [Tipo de dependência (TI/IT/TT/II)] +/- [Avanço/Atraso numeral][Formato de duração] Exemplo: 3TI+10d (Aqui, foi estabelecida uma dependência de fim para começar com um atraso de 10 dias.)

*Estas funcionalidades estão disponíveis no Project for the web e no Planner dentro e fora do Microsoft Teams. Saiba mais no artigo da Microsoft.

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Os 7 principais erros na gestão de projetos

Ricardo Sabino e Leandro Lima
30/04/2024
Os 7 principais erros na gestão de projetos

Por mais que a gestão de projetos tenha evoluído nos últimos anos, ainda existem oportunidades de melhorias, pois muitas empresas ainda cometem falhas que podem comprometer os resultados dos projetos. Manter os resultados dentro do plano do projeto é fundamental para que as empresas possam se manter competitivas ou mesmo conquistar novos objetivos estratégicos. Neste artigo listaremos os 7 principais erros cometidos pelas empresas na gestão de seus projetos.

  1. Mudanças constantes de escopo:

    A falta de um escopo bem definido é um erro comum na gestão de projetos. Muitas empresas sofrem com mudanças constantes no escopo do projeto, o que pode causar confusão, retrabalhos e atrasos. Para evitar essa falha, é importante definir claramente o escopo do projeto desde o início e garantir que todas as mudanças sejam revisadas e aprovadas antes de serem implementadas.

  2. Falta de Planejamento:

    Um dos erros mais comuns é a falta de um planejamento detalhado para o projeto. É essencial definir claramente os objetivos, escopo, prazos e recursos necessários para a execução do projeto, para garantir que ele seja bem-sucedido. Os brasileiros têm a preferência pela execução ao invés de dedicar um tempo maior para o planejamento, e muitas vezes ter que replanejar ou contornar algum obstáculo que não havia sido previsto fará com que o projeto atrase ou fique mais caro. A falta de um planejamento eficiente poderá ter um impacto negativo em seus projetos.

  3. Falta de comunicação eficaz:

    É essencial que o gerente de projetos estabeleça uma comunicação eficiente com todos os stakeholders do projeto, pois ele precisa disponibilizar a informação para diversos públicos na empresa e este processo de comunicação precisa estar alinhado com a estratégia, objetivos e atividades do projeto. O gerente de projetos precisa saber divulgar as informações do projeto para os diferentes públicos e quando ele não faz isso corretamente os resultados do projeto podem ser impactados. Falhas na comunicação além de gerar mal-entendidos podem gerar retrabalhos e atrasos nas entregas dos projetos.

  4. Má gestão de recursos:

    Com um planejamento ineficiente, a alocação dos recursos acaba sendo prejudicada e, desta forma, provavelmente serão necessários replanejamentos e realocações de recursos, causando impacto nos outros projetos da empresa. Sabemos que tanto os recursos humanos quanto máquinas, equipamentos e até mesmo os recursos financeiros são limitados nos projetos e ter a previsibilidade de sua alocação ou utilização pode aumentar a possibilidade de sucesso dos projetos.

  5. Má gestão ou ignorar os riscos do projeto:

    Todo projeto apresenta riscos que podem comprometer o andamento do projeto. Quando a empresa não realiza uma boa gestão dos riscos, ela pode ser surpreendida com problemas que podem causar impactos nos projetos gerando atrasos ou custos adicionais nos projetos. Não ter um local adequado para registrar e principalmente fazer a gestão adequada dos riscos também colabora para a gestão ineficiente dos riscos.

  6. Falha no monitoramento e controle:

    Uma vez que o planejamento do projeto e o monitoramento dos riscos foi realizado, é necessário que exista um monitoramento constante do projeto, pois provavelmente ao longo do projeto serão necessários ajustes e correções de “rota”. Os projetos naturalmente tendem a desviar de seu planejamento inicial e realizar o monitoramento e controle das etapas do projeto ajudam a corrigir eventuais desvios, colocando o projeto de volta no “trilho” ou reduzindo o impacto de seus desvios. Quando o gerente de projetos deixa de dar atenção para o acompanhamento das tarefas do projeto estará colaborando negativamente para que o projeto seja concluído de acordo com o planejamento.

  7. Não ter o registro de lições aprendidas:

    Muitas empresas ainda não dão a devida atenção aos problemas e principalmente aprendizados durante a implantação do projeto. É recomendado que ao término do projeto exista uma análise das lições aprendidas do projeto para que elas possam ser aplicadas em projetos futuros, impedindo assim que os mesmos problemas aconteçam novamente. O registro de lições aprendidas faz parte do processo de melhoria contínua e garantem uma evolução na maturidade de gestão dos projetos da empresa.

Para evitar estes problemas, é fundamental que a empresa tenha um sistema para ajudar na gestão dos projetos, visto que, o ecossistema em que eles estão inseridos é altamente complexo e podem sofrer alterações a qualquer momento. Além disso, investir em capacitação, tanto dos gerentes de projetos quanto nos membros da equipe irá colaborar para a evolução da maturidade na gestão dos projetos, reduzindo falhas e aumentando a probabilidade de sucesso na execução dos projetos. A MLPro oferece soluções que podem

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Novidades e dicas relacionadas ao Microsoft Project Online e Project Server.

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.