Blog MLPro

Como utilizar o organizador de Projetos do Microsoft Project?

Eduardo Colares e Leandro Lima
30/04/2021
Migração do Project Online

O Microsoft Project possui uma função bastante útil e que pode poupar muito tempo para o gerente de projetos: o Organizador de Projetos, que permite copiar objetos de um projeto do MS Project (Standard ou Professional) para outro.

Isso inclui os modos de exibição, relatórios, módulos, tabelas, filtros, calendários, mapas, campos e grupos.

Caso sua organização use apenas os modelos padrão do Microsoft Project, talvez essa informação não seja relevante, mas o mais comum é que os gerentes de projeto customizem os modelos de acordo com suas necessidades.

Em qual situação eu usaria esta função?

Imagine esta situação: sua empresa possui cem projetos. Setenta deles usam o calendário tradicional. Os outros trinta exigem um calendário customizado adicional, como por exemplo um que contenha maior número para dias de trabalho por semana, horários diferenciados (para período noturno, por exemplo) entre outros.

Neste cenário, a pior opção certamente seria fazer manualmente o calendário customizado para cada projeto. E as chances de ocorrer erros nesse processo é alta também.

Com o organizador de projetos, o processo de copiar estes objetos é bastante rápido e simples.

Como funciona o processo de migração?

Para iniciar, abra o projeto que receberá a cópia dos modelos no Microsoft Project com check-out feito.

Vá em Informações > Organizador (No menu “Organize o Modelo Global”) > Organizador

Menu inicial do Project Professional Menu organizador do Project Professional

A seguinte caixa de diálogo será aberta:

Caixa de diálogo Project Professional

Neste exemplo, do lado esquerdo temos os modelos globais da organização e todas as suas tabelas disponíveis. Do lado esquerdo, o projeto Modelo_suporte e sua única tabela disponível, a tabela Entrada.

Em “Tabelas disponíveis em:” você pode selecionar os projetos de origem e destino.

Aqui é possível realizar dois tipos de intercâmbio:

  • Modelo Global > Projeto
  • Projeto > Modelo Global

As setas do botão Copiar >> indicam para o modelo que receberá a cópia. Na imagem acima, estamos copiando uma tabela de modelo global para um projeto específico.

Os outros botões disponíveis são:

  • Renomear: Renomeie o modelo no campo de destino caso seja necessária uma diferenciação do nome do modelo de origem.
  • Excluir: Copiou um modelo por engano? Basta excluir o modelo no campo destino (nunca no campo de origem).
transferência de modelos no MS Project

No exemplo acima, copiamos o modelo Controle para o projeto Modelo_suporte.

Próximo passo: Depois de copiar todos os modelos necessários, vá em Fechar para sair da caixa de diálogo do Organizador. Salve e faça o check-in.

Pronto, agora você pode usar o modelo no seu projeto sem necessidade de retrabalho e sem perda de informações.

Para saber mais como o Project Professional pode facilitar a gestão de seus projetos, fale conosco. Ainda não utiliza Project Professional e o Project Online? Consulte-nos sobre a migração.

Lists - o aplicativo de listas e tarefas da Microsoft

Eduardo Colares e Leandro Lima
15/04/2021
Microsoft Lists

A Microsoft anunciou um novo aplicativo para a sua suíte Microsoft 365, o Lists, voltado para uso corporativo. Como diz o nome, o aplicativo permite a criação de listas, inteligentes e ordenadas para o que você desejar, seja para fazer inventários, criar tarefas, calendários, cronogramas, contatos e anotações, só para citar alguns exemplos.

Uma vez criada e compartilhada sua lista, é possível rastrear o andamento das atividades e tarefas. No mercado existem diversos aplicativos para gerenciamento de listas e atividades, alguns pagos, outros gratuitos, alguns famosos e outros nem tanto. O diferencial do Lists, no entanto, é sua conectividade nativa com outras aplicações da Microsoft, como SharePoint, Teams e Excel.

A promessa é de resolver o problema de ter que gerenciar diversas aplicações para consultar uma informação. É possível gerenciar tudo pelo Teams ou na central Microsoft 365. A produtividade agradece.

Como acessar

Para utilizar o Lists, é necessário ter uma conta do Microsoft 365, seja educacional ou corporativa, com acesso ao SharePoint.

Para acessar, basta selecionar o inicializador . localizado na parte superior de qualquer página do ambiente 365, e selecione Lists.

Ao clicar em + Nova lista, o aplicativo exibe todas as opções:

Microsoft Lists

Você pode criar uma lista em branco ou utilizar um template da Microsoft e customizá-lo. Há ainda a opção de importar uma lista a partir de uma planilha do Excel.

Ao selecionar a opção “De uma lista...”, você consegue selecionar uma lista de um site ou equipe do SharePoint.

Observe como a lista segue o padrão do SharePoint. É uma tendência que a Microsoft está aplicando a todo seu ecossistema.

Microsoft Lists

Compartilhamento

Listas são feitas para serem compartilhadas. O Lists permite compartilhar sua lista com outros usuários e manter o controle de edição e leitura de cada usuário.

Para enviar sua lista, selecione sua lista na página inicial e em seguida a opção “Compartilhar”.

Microsoft Lists - Compartilhar

Insira o endereço de e-mail do usuário.

Escolha o tipo de acesso concedido. São três as opções:

  • Controle total – É possível configurar, editar e compartilhar completamente.
  • Pode editar - Pode editar ou adicionar itens. Não é possível compartilhar.
  • Pode exibir - Não é possível editar ou compartilhar esta lista.
  • Depois disso, basta ir em conceder acesso.

Para usuários mais avançados, é possível usar o Lists para criar um aplicativo pelo Power Apps ou automatizar funções com o Power Automate.

Além da versão web, o aplicativo está disponível para iOS. Até o momento não há uma versão para Android.

Para saber mais sobre os recursos da suíte Microsoft 365, Project Web, soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Nova Ferramenta MLPro – Migração PPM

Eduardo Colares e Leandro Lima
31/03/2021
Migração do Project Online

Já falamos por diversas vezes aqui no blog sobre as vantagens de fazer a migração do Project Server para o Project Online, tais como redução de custo, maior segurança, garantia de ambiente atualizado, entre outras.

Hoje, no entanto, falaremos da migração em si e da nova ferramenta automatizada da MLPro que otimiza este processo e oferece maior segurança e rapidez.

Como funciona o processo de migração?

Embora todas as versões do Project Server e o Project Online estejam sob o guarda-chuva da Microsoft, a empresa não conta com uma solução nativa e confiável para realizar a migração entre os sistemas.

A própria empresa recomenda que este processo seja realizado por parceiros Microsoft Gold Partner como a MLPro. Afinal, é uma atividade que requer muita preparação e planejamento.

O processo de migração é feito em sua maior parte de forma manual, projeto a projeto, analisando todos os campos para garantir a confiabilidade das informações para que nada se perca no caminho. Isso pode levar muito mais tempo dependendo da quantidade e complexidade dos projetos. E como dizia Benjamin Franklin, “Tempo é dinheiro”.

Pensando nisso, a MLPro desenvolveu uma ferramenta que fará boa parte desse trabalho de forma automatizada, ponto a ponto, garantindo maior celeridade e precisão.

Ferramenta de Migração

Nossa ferramenta faz a extração dos principais dados a partir do Project Server e transfere para o Project Online de forma automática e mais eficiente:

  • Tabelas de pesquisa
  • Campos personalizados
  • Calendários
  • Recursos
  • Projetos

Principais benefícios da ferramenta

Prazo: Uma combinação frequente na área de tecnologia é a de “Projetos Grandes x Prazos Curtos".

Grandes empresas normalmente possuem grandes quantidades de informações para serem migradas e nem sempre com um deadline confortável. Projetos e recursos podem chegar à casa das centenas ou milhares, e a migração nestes casos costuma demandar muito mais tempo.

Automatizando este processo, o prazo da migração será menor e sua empresa poderá fazer uso do Project Online em um período mais breve.

Confiabilidade: Embora todos os produtos que citamos sejam propriedade da Microsoft, é muito comum existirem incompatibilidades ao migrar do Project Server para o Project Online.

Um exemplo prático são os calendários, que em certos casos são recalculados de forma automática no Project Online e podem apresentar inconsistência na data de término de um determinado projeto.

Nossa ferramenta prevê esta situação, realizando um De > Para e avaliando previamente futuros problemas. Dessa forma temos um mapeamento que nos permite saber exatamente onde ocorreu uma falha e onde devemos agir.

Integridade das informações: Em uma migração que contenha centenas de recursos, por exemplo, a validação é sempre mais complexa, tendo de ser feita a posteriori e utilizando ferramentas externas como o Excel ou outros meios.

Agora temos a possibilidade de realizar esta validação durante o processo de migração, realizando o mesmo processo em menos etapas.

Na imagem abaixo temos um exemplo do funcionamento:

Há um "farol" fazendo um comparativo entre os campos de origem e destino.

  • Verde - Itens migrados com sucesso
  • Amarelo - Itens que precisam de revisão
  • Vermelho - Itens constantes somente na origem ou no destino

Com isso, continuamos trabalhando para melhorar nossos processos e oferecer os melhores produtos para nossos clientes.

Quer saber mais sobre como migrar seu sistema de gestão para o Project Online e obter toda uma gama de serviços para melhorar a produtividade na sua empresa? Fale conosco.

Project Server

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