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Relatório de Quality Assurance (QA) de Portfólio

Ricardo Sabino e Leandro Lima
18/02/2020

Com o apoio deste relatório, o gerente de projetos tem acesso a visualização das informações dos projetos e consegue checar se existem não conformidades no lançamento das informações.

Além do relatório de QA de projetos, a MLPro desenvolveu o relatório de QA de portfólio para que, tanto o gerente de projetos quanto o PMO, possam analisar e avaliar o ponto de situação do portfólio de projetos da empresa.

Neste artigo apresentaremos o relatório de QA de portfólio e suas principais características.

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Visualizando informações do Projeto

Para facilitar a análise e gestão dos projetos, o relatório de QA de portfólio permite a visualização de informações e indicadores do projeto, fornecendo ao gerente de projetos e PMO informações relevantes para a tomada de decisões.

Conforme relatamos anteriormente, os relatórios de QA tem como objetivo apontar se existem falhas no lançamento das informações nos projetos, permitindo aos responsáveis que identifiquem o que precisa ser corrigido para garantir a qualidade da informação. Estas informações geralmente são utilizadas em auditorias, sejam elas internas ou externas.

O relatório de QA de portfólio desenvolvido pela MLPro permite a visualização gráfica das seguintes informações:

  • % Projetos sem linha de base;
  • % Projetos com término no passado sem conclusão;
  • % Projetos desatualizados;
  • % Projetos fora do orçamento;
  • % Projetos atrasados;

Detalhamento das Informações

Além das informações gráficas, também é possível realizar uma análise mais detalhada das informações. Por exemplo, no caso dos projetos sem linha de base, o relatório exibe também o nome do projeto e o proprietário do projeto.

O detalhamento da informação tem como objetivo permitir que o PMO da empresa identifique o responsável pelo projeto, e assim possa orientá-lo quanto as melhores práticas a serem realizadas na gestão de projetos.

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No caso de Projetos com término no passado sem conclusão, temos a informações do nome do projeto, quantidade de dias, nome do proprietário e percentual de conclusão do projeto.

Podemos parametrizar para que o relatório informe a quantidade de projetos que não são atualizados há mais de 10 dias, descrevendo o nome do projeto, nome do proprietário e quantidade de dias desde a última publicação.

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Neste relatório o gerente de projetos pode verificar se existe algum projeto com proprietário inativo. Esta situação pode ocorrer no caso de desligamento de um colaborador que havia sido informado como responsável por um projeto.

O controle do orçamento do projeto é um item que merece atenção especial do gerente de projetos, já que eventuais desvios no orçamento do projeto podem comprometer a saúde financeira da empresa pois estão relacionados ao calendário de recebimento e desembolso do projeto.

Para atender a esta necessidade, o relatório de QA de portfólio desenvolvido pela MLPro permite a visualização dos projetos com desvio no orçamento, trazendo também o custo orçado e o custo planejado do projeto.

Para saber mais sobre relatório de QA de portfólio, implementação de soluções PPM, migrações do Microsoft Project Online ou Project Server entre em contato conosco.

Utilizando o Relatório de Quality Assurance (QA)

Ricardo Sabino e Leandro Lima
30/01/2020

Na gestão dos projetos, cada vez mais é necessário agilidade para identificar os GAP's dos projetos e assim tomar medidas corretivas para que o projeto siga de acordo com o planejamento inicial.

Além da utilização do Microsoft Project, o gerente de projetos utiliza os relatórios customizados para ter maior visibilidade do ponto de situação dos projetos e com isso ter condições de atuar sempre que seja necessário.

Sabemos que muitas vezes, em decorrência do volume de atividades, nem sempre a equipe do projeto ou até mesmo o gerente de projetos conseguem atualizar as informações ou preencher corretamente, e isso, pode gerar problemas no controle e acompanhamento dos projetos.

Para ajudar na gestão dos projetos e resolver esta questão, existem relatórios de Quality Assurance (QA) que podem indicar onde existem falhas no apontamento das informações nos projetos, permitindo aos responsáveis que identifiquem o que precisa ser corrigido para garantir a qualidade da informação.

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Neste artigo falaremos sobre a importância do Relatório de QA na gestão dos projetos e dos principais benefícios de sua utilização.

O que é Quality Assurance (QA) ?

Podemos dizer que originalmente Quality Assurance (QA) é um conjunto de atividades voltadas para garantir a qualidade nos processos de desenvolvimento de sistemas.

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As atividades de QA tem foco na prevenção de defeitos relacionados aos processos de desenvolvimento de software.

Como não estamos tratando de desenvolvimento de sistemas, consideraremos que as atividades de QA estarão voltadas para garantir a qualidade da informação apontada nos projetos, para que os dados estejam corretos e assim mantenham a confiabilidade das mesmas.

Quando falamos em projetos, temos uma infinidade de informações que podem ser lançadas de forma incorreta ou mesmo que podem não ser atualizadas corretamente.

Além de seguir as normas e procedimentos internos, a equipe do projeto deve manter o cronograma de atividades atualizado para que o Gerente de Projetos tenha sempre a visão correta das informações.

Podemos ter, por exemplo, projetos que foram lançados sem linha de base, impossibilitando que seja realizada uma análise dos desvios do projeto. Além disso, podemos ter tarefas atrasadas que não foram realizadas ou tarefas com recursos inativos, gerando assim inconsistência das informações.

Existem atividades críticas que, se atrasadas, podem comprometer o andamento do projeto gerando atrasos no cronograma ou até mesmo impacto financeiro negativo no projeto. Por conta da importância dessas atividades, é fundamental que se tenha a visibilidade de suas datas de início e fim previstos. Além disso, podemos cadastrar riscos e/ou problemas que precisam ser previstos para que sejam tratados durante a execução do projeto.

Para identificar eventuais inconformidades nos lançamentos e apontamentos das informações, existem relatórios de auditoria que tem como objetivo facilitar a identificação dessas inconformidades, para que assim o gerente de projetos possa orientar a equipe do projeto ou corrigir os apontamentos incorretos.

Tipos de Auditoria de Projetos

As auditorias em projetos podem ser internas ou externas. As auditorias internas são realizadas por funcionários da empresa que tem a responsabilidade de avaliar e analisar os sistemas internos da companhia e reportar os resultados da análise diretamente para a diretoria da empresa.

As auditorias externas são realizadas por uma equipe independente, que geralmente é contratada para analisar e avaliar os sistemas ou projetos da companhia.

relatorio-qa-de-projetos(3) Abaixo estão as principais diferenças entre as auditorias:

Interna Externa
Mão de Obra Interna Mão de Obra Externa
Menor Grau de Independência Maior Grau de Independência
Foco nas Normas Internas Foco nas Normas do Mercado

Principais benefícios dos relatórios de QA

Entre os inúmeros benefícios obtidos com a utilização do relatório, podemos destacar:

  • Maior facilidade para identificação dos problemas dos projetos;
  • Maior confiabilidade da informação para a tomada de decisões;
  • Padronização do input de informações;
  • Melhorar a performance dos projetos;
  • Possibilidade de identificação do Projeto e responsável, permitindo avaliação de necessidade de capacitação interna;
  • Aumentar a aderência na utilização da metodologia de projetos dentro da empresa.

Além dos benefícios acima listados, o relatório de QA permite a realização de melhoria contínua nos processos de gerenciamento de projetos aumentando a maturidade na gestão dos projetos da empresa.

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Ao contrário do que muitos profissionais talvez imaginem, o objetivo do relatório de QA de Projetos é atuar na prevenção dos problemas referentes ao apontamento das informações e, caso seja identificada alguma não conformidade, permitir ao gerente de projetos orientar o responsável pelo preenchimento, já que o relatório permite a visualização do nome e do responsável pelo projeto.

Com a utilização do Relatório de QA de Projetos desenvolvidos pela MLPro, o gerente de projetos tem acesso a informações relevantes do projeto, podendo acompanhar se existem inconsistências nos lançamentos e assim tomar as devidas ações para solucionar cada caso.

Para saber mais sobre Relatórios de QA de Projetos, implementação de soluções PPM, migrações do Microsoft Project Online ou Project Server, entre em contato conosco.

Migração para o Microsoft Project Online

Ricardo Sabino
15/01/2020

No artigo publicado em setembro de 2019, abordamos as diferenças e particularidades de cada uma das versões do Microsoft Project Online e Microsoft Project Server. Nesta publicação falaremos sobre a importância e benefícios da migração do Project Server para o Microsoft Project Online.

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Primeiramente, vamos recordar algumas diferenças de cada uma das versões entre as quais podemos destacar:

  • Hospedagem: No caso do Project Server, ele é hospedado localmente no servidor sendo que o Project Online ficará armazenado nos servidores da Microsoft.
  • Custos: O custo com licenciamento do Project Server é maior, pois dependerá da quantidade de usuários, sendo que as licenças serão de propriedade da empresa. Para o Project Online, não há a necessidade de se preocupar com o investimento para aquisição ou atualização de servidores, pois estes são de responsabilidade da Microsoft.
  • Acesso ao Servidores: Ao optar pelo Project Online, saiba que a Microsoft não permitirá acesso ao banco de dados e as rotinas de backup ou segurança serão de responsabilidade da Microsoft. O Project Server permitirá acesso ao banco de dados, configuração do servidor, acesso a central administrativa, log de erros e execução de rotina de backups através do Microsoft SQL.
  • Migração: No Project Online não há a necessidade de migração, já que a atualização para novas versões é automática sem a necessidade de intervenção manual por parte da equipe de TI de sua empresa. No caso do Project Server, o produto ficará desatualizado com o tempo, pois a cada 3 anos a Microsoft lança uma nova versão do Project Server, sendo que é recomendado que seja realizada a migração de versão a cada 5 anos. É importante ressaltarmos também que o suporte da Microsoft irá expirar de acordo com a tabela abaixo:
Produtos Início do Suporte Fim do Suporte
Convencional
Fim do Suporte
Estendido
Microsoft Office Project Server 2003 18/09/2007 14/04/2009 08/04/2014
Project Server 2010 19/07/2013 13/10/2015 13/10/2020
Project Server 2013 17/04/2014 10/04/2018 11/04/2023
Project Server 2016 01/05/2016 13/07/2021 14/07/2026
Project Server 2019 22/10/2018 09/01/2024 14/07/2026

Quando a empresa deve migrar para o Microsoft Project Online?

Quando a empresa avalia e constata que haverá um benefício financeiro (redução de despesa) ou devido à necessidade de modernização dos serviços para que assim, possa se manter competitiva diante de seus principais concorrentes.

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Antes da decisão da migração, geralmente é realizado um estudo para que seja analisado se haverá algum tipo de redução de despesa ou se apenas haverá o benefício de atualização e modernização dos serviços. Este estudo, entre outros pontos, deve levar em consideração a depreciação de equipamentos, custo da mão de obra para manter a equipe responsável pelos servidores, aquisição de licenças, etc.

Conforme já dissemos, para manter o Project Server, a empresa precisará de um servidor ativo, gerando a necessidade de recursos para cuidar da manutenção e garantir a disponibilidade do servidor e também de recursos financeiros para manter esta estrutura.

Principais benefícios da utilização do Project Online

Seja pelo motivo de redução de despesa ou devido a necessidade de modernização, podemos considerar que os principais benefícios de uma migração do Project Server para o Project Online são:

  • Proteção dos dados: O Project Online é armazenado nos servidores da Microsoft, sendo que a própria Microsoft garante a proteção dos servidores, utilizando diversos recursos de criptografia para proteção dos dados. Um servidor ativo em cliente (Project Server) está mais propenso a ataques cibernéticos, sendo necessário construir uma proteção via VPN e bloqueio de firewall, e isto pode dificultar o acesso dos usuários da própria empresa caso a estruturação para liberação de acesso não seja bem construída ou parametrizada.
  • Velocidade de acesso: A velocidade do acesso ao Project Online é garantida, pois, os serviços ficam na Microsoft, garantindo assim maior facilidade de acesso e maior disponibilidade do servidor.
  • Zero custo de manutenção: Uma vez que a empresa fez a contratação do Project Online, a Microsoft garante a disponibilidade e assistência técnica, portanto não há custos de manutenção ou atualização de versões;
  • Atualização de versão garantida: O Project Online tem por sua vez a garantia de atualização de versão enquanto o serviço estiver ativo. Uma vez contratado, as migrações de sistema não serão necessárias (sendo necessária apenas uma única migração do Project Server para o Project Online), pois a Microsoft garante a atualização em seus servidores de forma direta e contínua.
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Caso a sua empresa ainda esteja utilizando o Project Server, recomendamos que seja feita a migração para o Project Online para usufruir dos benefícios citados neste artigo.

A MLPro já realizou mais de 125 projetos de implantação de PPM, adquirindo ao longo de 15 anos, larga experiência em projetos de migração de versões do Project Server para o Project Online, garantindo para a sua empresa maior segurança, confiabilidade e satisfação na realização da migração.

Para saber mais sobre a migração das versões do Microsoft Project Server para o Microsoft Project Online entre em contato conosco.

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Project Server

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