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Comunicação com a equipe do projeto

Ricardo Sabino
30/11/2019

Quando falamos em gestão de projetos, muitas empresas geralmente se preocupam principalmente com o cronograma do projeto e como irão controlar as atividades, porém, algumas vezes se esquecem de um item fundamental para qualquer projeto: como fazer para estabelecer uma comunicação eficiente com a equipe do Projeto?

Neste artigo iremos falar sobre como utilizar uma comunicação mais eficiente com a equipe de projetos e de como extrair o máximo de sua equipe para que ela possa gerar os resultados esperados por sua empresa.

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De acordo com as boas práticas em gerenciamentos descritas no PMBOK, recomenda-se que o gerente de projetos faça a gestão das 10 áreas de conhecimento (integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas no projeto) durante todo o projeto. Muitos problemas que ocorrem nas empresas e consequentemente em seus projetos estão ligados a falha na comunicação com a equipe do projeto.

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Por mais que a empresa tenha um sistema eficiente para registro das informações do projeto, a execução das atividades sempre dependerá das pessoas e da habilidade de comunicação do gerente de projetos para engajar as pessoas e fazer com que uma comunicação eficiente seja implantada com todos os stakeholders do projeto.

Na maioria dos projetos, o gerente de projetos é o responsável pela gestão da equipe e, mais do que transmitir a informação para a equipe, ele precisa saber como transmiti-la para que todos a compreendam e saibam o que exatamente precisa ser feito.

Partindo do princípio que as pessoas são diferentes, então a forma como cada um “capta” e entende a informação também é diferente e saber como transmitir a informação poderá fazer toda a diferença para a compreensão e execução das atividades para a equipe de trabalho.

Como fazer para identificar as preferências de sua equipe?


Existem diversas maneiras para que o gerente de projetos identifique o perfil de cada integrante de sua equipe e ajuste a sua linguagem de acordo com as preferências de cada profissonal. Uma das formas para adaptar a sua linguagem para ser melhor compreendido é identificar em sua equipe se eles tem preferências visuais, auditivas ou cinestésicas.

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A pessoa com preferência visual costuma utilizar palavras visuais em sua comunicação e podem falar algo como “não está claro para mim”, “não vejo a luz desta situação”, “preciso te mostrar um problema”, “tive um insight” ou “quero ilustrar essa ideia”. Resumidamente, uma pessoa com preferência visual irá utilizar na grande maioria das vezes palavras visuais para descrever uma ideia, problema ou mesmo para apresentar uma solução.

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Por outro lado, existem pessoas que tem a preferência auditiva, que preferem conversar, "ouvir bastante sobre a situação", "escutar o que está acontecendo", pois algumas vezes parece que as coisas não estão “soando bem para eles”. Quando você precisar transmitir alguma informação para essas pessoas, esteja preparado para falar e use palavras que tem relação com sons como por exemplo, afinado, sonoro , ruído, etc.

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E por último, existem pessoas com preferências cinestésicas, que podem compreender melhor sempre que são utilizadas palavras como “pegar", "tocar", "sentir", "passar por cima de problemas", “por a mão na massa”, entre outras.

Para estas pessoas, as atividades precisam “fazer sentido” ou se encaixar pois assim elas poderão executar as tarefas sem que existam dúvidas em relação as atividades a serem realizadas. Além disso, estes profissionais demonstram maior habilidade para atividades manuais, pois tem , de forma natural, facilidade para a realização de atividades desta natureza.

Não existe característica melhor ou pior, certa ou errada, mas é possível utilizar as características das pessoas para, sempre que possível, atribuir tarefas onde elas possam usar essas características em atividades que estejam relacionadas com a preferência delas. Por exemplo, em um trabalho de validação de relatórios, um profissional com preferência visual pode ter mais facilidade para identificar divergências, problemas na formatação ou mesmo valores inconsistentes.

Por outro lado, um profissional com preferência auditiva pode ser responsável por anotar tudo o que foi falado e acordado em uma reunião, pois pode ter maior facilidade para ouvir tudo com atenção.

No caso de profissionais com preferências cinestésicas, conforme dito acima, sempre que possível atribua à eles atividades que envolvem habilidades manuais.

Comunicando-se com a equipe

Um dos papéis principais do gerente de projetos, além de cuidar do projeto como um todo, é saber se comunicar e, sabendo que as equipes são compostas por pessoas diferentes, saber como aplicar na prática este ajuste na comunicação pode fazer toda a diferença para melhorar a comunicação dentro do projeto.

Caberá ao gerente de projetos, identificar o perfil de cada integrante de sua equipe e ajustar a sua linguagem para que todos possam compreender as informações e assim executar as suas atividades reduzindo dúvidas, “ruídos na comunicação, pontos que não estavam “claros” e sentindo que o projeto está caminhando no direção certa.

Visualizando a alocação de sua equipe

Considerando que a comunicação está fluindo durante o projeto, o gerente de projetos pode voltar a sua atenção para a parte sistêmica do projeto, controlando o cronograma, alocação de recursos, custos ou escopo do projeto.

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A MLPro oferece soluções que permitem a melhor visualização da informação para que a sua empresa possa fazer a gestão de seus projetos.

Um dos relatórios desenvolvidos pela MLPro, possibilita a verificação da análise da capacidade dos recursos, onde é possível verificar de forma sintética ou analítica as informações por ano, mês, departamento, recurso ou por projeto.

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Com este relatório, o gerente de projetos tem total visualização sobre a alocação dos recursos do projeto, podendo assim, tomar as melhores decisões de forma rápida e prática com base em informações de fácil visualização.

Portanto, se a sua empresa precisa de relatórios para visualizar a alocação dos recursos de seus projetos, entre em contato conosco e saiba como as soluções da MLPro podem ajudar a fazer uma gestão mais eficiente dos recursos de sua empresa.

Fim do Suporte ao Microsoft Project Server

Ricardo Sabino
15/11/2019

Com o lançamento da nova versão do Microsoft Project para Web, aproveitamos para comentar neste artigo sobre o fim do suporte técnico para as versões mais antigas do Microsoft Project Server.

A Microsoft adota uma política para manter as melhorias de funcionalidade, desempenho e estabilidade para seus produtos mais recentes, sendo assim, o suporte técnico para as versões mais antigas é descontinuado.

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E como fica o suporte ao Microsoft Project Server ?


Primeiramente, lembramos que a Microsoft oferece dois tipos de suporte para seus produtos: suporte convencional e suporte estendido.

A diferença principal entre eles está na quantidade de tempo de suporte que a Microsoft garante para cada produto. No caso do suporte convencional, o suporte tem o prazo de 5 (cinco) anos enquanto para o suporte estendido este prazo é de 10 (dez) anos, à contar da data de lançamento do produto.

Após o prazo de 5 (cinco) anos, a Microsoft não adicionará novos recursos e o suporte gratuito será encerrado, porém ela ainda oferecerá pacotes de correções.

Listamos abaixo as principais versões do Microsoft Project Server e as respectivas datas de vencimento do suporte convencional e estendido:

Produtos Início do Suporte Fim do Suporte
Convencional
Fim do Suporte
Estendido
Microsoft Office Project Server 2003 18/09/2007 14/04/2009 08/04/2014
Project Server 2010 19/07/2013 13/10/2015 13/10/2020
Project Server 2013 17/04/2014 10/04/2018 11/04/2023
Project Server 2016 01/05/2016 13/07/2021 14/07/2026
Project Server 2019 22/10/2018 09/01/2024 14/07/2026

O que significa o fim do suporte técnico para o Microsoft Project Server?


A Microsoft oferece para a grande maioria de seus produtos um ciclo de vida de suporte técnico, que é geralmente de 10 anos, e durante este tempo, oferece recursos, correções de erros e atualizações de segurança.

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Ao término deste ciclo a Microsoft deixará de fornecer:

  • Suporte técnico para problemas que podem ocorrer;
  • Correções de erros descobertas e que podem afetar a estabilidade e a usabilidade do servidor;
  • Correções de segurança para vulnerabilidades descobertas e que podem tornar o servidor vulnerável a brechas de segurança;
  • Atualizações de fuso horário.

Recentemente constatamos na prática o que acontece quando a versão do Microsoft Project está vencida. Realizamos um atendimento em nosso suporte técnico para um de nossos clientes e surgiu a necessidade de abrir um chamado com a Microsoft, pois nosso cliente não estava conseguindo fazer uma atualização de tarefas no cronograma após aprovação.

Verificamos que a versão do Project utilizada pelo cliente era 2013 e o cliente possuía apenas o suporte convencional (vencido em 10.04.2018).

Ao tentarmos abrir o chamado recebemos a informação de que a Microsoft não realiza mais atendimento para este produto, pois o suporte convencional estava vencido. Seria necessário que o cliente contratasse o suporte estendido ou fizesse a atualização do Microsoft Project Server para uma versão mais recente.

Portanto, para evitar este tipo de problema, recomendamos fortemente que a equipe de TI de sua empresa esteja atenta para os 5 anos de validade do suporte técnico, e caso necessário, verifique a necessidade de migrar ou atualizar a versão do Microsoft Project Server.

Para saber mais sobre o fim do suporte Microsoft ou sobre as migrações de versões do Microsoft Project Server, entre em contato conosco para maiores informações.

Referências:

Microsoft anuncia o Novo Project

Leandro Lima
01/11/2019

Conforme anunciamos no post que publicamos no início do mês passado, a Microsoft anunciou oficialmente o lançamento do Novo Project.

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O Novo Project será chamado de Project para Web ou simplesmente Project e foi projetado para ser simples e poderoso, permitindo que os membros das equipes de trabalho possam trabalhar de forma mais interativa e colaborativa.

O Project para Web apresenta uma navegação mais amigável, intuitiva e atualmente é uma versão simplificada do Project Online, sendo que, futuramente poderá ser a versão principal do produto. Reforçando o Project para Web não substitui o Project Online mas agrega novas funcionalidades ao ambiente de projetos da Microsoft, conforme apresentado abaixo:

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Criando um Projeto com o Project para Web


Para que você possa conhecer um pouco mais sobre a aparência do Novo Project, criamos um projeto chamado de Novo Projeto 2019 que descrevemos à seguir.

Para criar um novo projeto, você deve ter uma licença do Project no Office 365 e clicar em https://project.microsoft.com e em seguida clicar em novo projeto em branco.

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Em seguida você pode alterar o nome do projeto e informar a descrição das atividades;

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Para criar uma subtarefa basta clicar na tarefa e com o botão direito selecionar transformar em subtarefa:

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Após a criação das subtarefas você pode informar as dependências entre as atividades. Para isso, basta clicar na tarefa e clicar no botão adicionar dependência e em seguida selecione a tarefa:

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Em seguida, basta selecionar a tarefa que deseja associar a dependência da atividade.

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Após a criação das dependências, você pode visualizar as informações de seu projeto conforme exemplo abaixo:

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Você pode verificar o status das atividades acessando o quadro de seu projeto. As atividades estão classificadas em "Não Iniciadas" , "Em Andamento" e "Concluídas".

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Mais colaborativo e interativo


O Novo Project para Web tem como objetivo colaborar com as equipes de trabalho, facilitar o gerenciamento e gestão de projetos, e deverá permitir o compartilhamento de arquivos, bate-papos, reuniões, edição de tarefas de forma simultânea, agendamento automatizado baseado em esforço, duração, recursos e muito mais.

Além disso, o Novo Project possui conexão com Microsoft 365, permitindo que as equipes economizem tempo e tenham maior produtividade, pois ele permite integração com o Microsoft Teams e Office.

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Plataforma Microsoft Power


O Novo Project para Web foi criado na Plataforma Microsoft Power que permite que você conecte rapidamente os aplicativos e serviços que utiliza atualmente. Você poderá conectar os recursos do Power BI, Microsoft Flow e PowerApps. Com isso, você pode criar projetos personalizados, processos, fluxos de trabalho automatizados de acordo com a necessidade específica de sua empresa.

Verificamos também que o Novo Project fornece maior visibilidade aos seus projetos e ferramentas permitindo a criação de painéis informativos no Power BI. Com isso é possível ter um roadmap com aspecto visual mais moderno e interativo.

Você pode contar também com a confiabilidade dos recursos de segurança do Microsoft Azure, armazenando suas informações na nuvem corporativa considerado como uma das mais confiáveis do mundo.

Mudança nos planos de assinatura


Além do anúncio do Novo Project para Web, a Microsoft anunciou também a criação de um novo plano de assinatura chamado Project Plan 1. Este plano é indicado para equipes que precisam dos recursos essenciais do Novo Project para gerenciar seus projetos. Essa assinatura é considerada como a maneira mais simples e ideal para começar a utilizar o Novo Project.

A Licença do Project Online Essencial, não foi alterada. As assinaturas do Project Online Professional e Project Online Premium, foram renomeadas para Project Plan 3 e Project Plan 5, respectivamente. Os clientes que já usam o Project Online podem continuar a usá-lo da mesma forma, independentemente da assinatura do Project utilizado por sua empresa.

Se você já possui um plano de assinatura do Project Online, deverá receber uma notificação convidando-o a experimentar a nova versão do Project para Web.

Para maiores informações contate o administrador de sistemas de sua empresa.

Neste artigo, trouxemos as informações preliminares sobre o Novo Project para Web mas, sabemos que existem outras opções a serem exploradas nesta nova versão.

Para ficar por dentro das novidades ou saber mais sobre Microsoft Project para Web, entre em contato conosco para maiores informações.

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Referências:

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