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Como verificar a disponibilidade de recursos no PWA

Leandro Lima e Nathalia Souza
15/06/2022
Como verificar a disponibilidade de recursos no PWA

Uma das principais preocupações do gerente de projetos é saber se o recurso desejado estará disponível ou não para executar determinada tarefa em uma data específica e pelo período necessário para sua conclusão.

Logo, é extremamente importante entender como consultar a disponibilidade de cada recurso, a fim de equilibrar as cargas de trabalho, realizar a revisão da eficiência e evitar riscos com a fácil a identificação do impacto que determinada indisponibilidade pode causar em cada etapa do projeto.

Passo a passo para consultar a disponibilidade de recursos no Project Online

Para o gerente de projetos encontrar informações dos recursos e exibir um gráfico e tabela de suas disponibilidades, basta acessar o Project Online e seguir os seguintes passos:

  1. No Project Online, vá até “Recursos” no menu do lado esquerdo.

  2. Recursos menu
  3. Em seguida, selecione Recursos, localizado no canto superior esquerdo.

  4. Recursos menu
  5. Selecione o nome do recurso que você deseja consultar as informações de disponibilidade.

  6. Nome do Recurso

    Obs.: Você consegue selecionar mais de um recurso e obter a visualização. Porém, é necessário se atentar que a capacidade irá considerar a quantidade de recursos selecionados! Exemplo: 2 recursos de 8h, total = 16h.

  7. Selecione a opção “Planejamento de Capacidade” na guia de Recursos > seção Navegar, localizado no canto superior direito.

  8. Planejamento de capacitade
  9. Feito isso, será exibido um gráfico com a capacidade e disponibilidade do recurso selecionado.

    • O Gráfico de Recursos mostra a carga de trabalho e disponibilidade de um recurso individual. Esse modo de exibição permite a fácil visualização de superalocação ou subalocação do recurso em determinado período.

    Login no Tenant

    Neste caso, o gráfico exibe a capacidade de 8 horas pois a capacidade é baseada no calendário criado para o Projeto.

    • Abaixo do gráfico é exibida a tabela de Detalhes, onde contém as informações de capacidade e disponibilidade do recurso.

    Login no Tenant
    • Para verificar os detalhes sobre em quais projetos o recurso já tem horas alocadas, basta clicar em “Atribuições de Projeto”.

    Login no Tenant
  10. Caso seja necessário, o gerente de projetos pode alterar o intervalo de datas que deseja consultar clicando em “Definir Intervalo de Data”.

  11. Login no Tenant

    E então, será exibida uma tela para definir o intervalo de datas desejado.

    Login no Tenant

    É so clicar em "Ok" e pronto.

    Este são os relatórios nativos oferecidos pelo PWA para ajudar na verificação da disponibilidade dos recursos. Entretanto, a MLPro também pode gerar relatórios adicionais e personalizados com ampla e fácil visualização das informações dos recursos! Segue exemplos abaixo:

  • Análise de Capacidade
    • Análise de Demanda

    No relatório de Análise de Capacidade, você possui uma ampla visão em relação a análise de disponibilidade, alocação e capacidade dos recursos.

Análise de Capacidade
  • Dashboard de Recursos
    • Minha Linha do Tempo

    Na linha do tempo você consegue filtrar o ano / departamento / recurso e escolher o tipo de visualização (ano / mês / semana / dias) para verificar a disponibilidade.

Análise de Capacidade

    • Atribuições dos Recursos

    Essa página permite a visualização de gráficos de Esforço (Horas) por Recurso, Projetos e Esforço Concluído/Restante por Gerente de Projeto.

Análise de Capacidade

Pronto! Agora você já sabe as formas de verificação de disponibilidade dos recursos e pode alocar os recursos nos seus projetos!

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.