Para gerenciar os projetos da sua empresa, os gerentes de projetos contam com diversas ferramentas disponíveis no mercado. Para definir qual ferramenta é a mais adequada para a sua necessidade, é necessário entender as principais características de cada uma delas para verificar se elas atendem a realidade de seus projetos. Mesmo a Microsoft tem diversas ferramentas, que são o Microsoft Planner, Microsoft Project for Web, Microsoft Project (desktop) e Microsoft Project Online.

Quadro Comparativo

O quadro comparativo abaixo, tem como objetivo comparar as principais características e funcionalidades de cada uma das ferramentas, para que assim, a sua empresa possa analisar a aderência das ferramentas à sua real necessidade.

Conforme apresentado no quadro acima, dentre as ferramentas analisadas, o Microsoft Planner é a que apresenta maiores restrições quanto às funcionalidades disponíveis.

Já o Project for Web, possui uma disponibilidade maior de funções, mas ainda possui pontos que na maioria das empresas não atendem a necessidade de seus projetos, como por exemplo, controle de recursos, custos, gerenciamento de programas ou portfólio.

Analisando o Microsoft Project (Desktop), temos um nível maior em relação à possibilidade de gestão de custos e recursos, mas como ele não possui funcionalidades para gestão de programas e portfólio, o Microsoft Project (Desktop) é uma ferramenta incompleta.

Dentre as ferramentas analisadas, o Microsoft Project Online é o mais completo, pois permite desde o gerenciamento de tamrefas, atribuição de recursos, controle de custos e recursos até o controle e gerenciamento de programas e portfólio.

Conclusão

A definição sobre qual ferramenta escolher, dependerá da característica, quantidade, necessidades, nível de complexidade e até mesmo da metodologia (nível de maturidade) dos projetos da sua empresa.

Entretanto, se a sua empresa necessita de uma ferramenta mais completa para a gestão de projetos, com possibilidade maior de configuração, personalização ou mesmo customização, a ferramenta mais adequada para atender a esta necessidade é o Project Online.

Para saber mais sobre o Microsoft Planner, Microsoft Project, Project for Web, Project Online, conhecer mais sobre o PPM, ou como otimizar a gestão dos projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Com o lançamento do Project for the web, algumas empresas começaram a se questionar quanto a viabilidade de utilizarem apenas esta versão ao invés de utilizarem o Project Online.

Para esclarecer esta questão, neste artigo traremos mais informações sobre as duas versões do Project e suas respectivas características.

Quadro comparativo

Para facilitar a visualização das informações, criamos um quadro comparativo com as principais características de cada uma das versões:

Project for the web

O Project for the web apresenta uma navegação mais amigável, intuitiva e atualmente é uma versão simplificada do Project Online, sendo que, futuramente poderá ser a versão principal do produto.

O Project for the web foi desenvolvido com base e principalmente para trabalhar com a arquitetura abaixo:

Project Online

O Microsoft Project Online é uma solução mais completa para gerenciamento de portfólio e projetos das organizações. Ele permite o monitoramento do trabalho e custos dos projetos de forma remota, facilitando o acesso as informações dos relatórios do projeto.

As principais características do Project Online são:

Gerenciamento de recursos: No Project online, além da gestão de recursos de mão de obra (pool de recursos) também é possível controlar recursos materiais e custos.

Gerenciamento do Tempo: O Project Online permite a otimização do cronograma por agendamento com base nas informações do projeto, recursos ou custos.

Gerenciamento de custos: É possível realizar a gestão do orçamento por contabilização de recursos, por itens de custo ou controlar o orçamento em nível de projeto.

Facilidade de colaboração: Com o Project Online a equipe consegue colaborar com o projeto de forma prática e ágil através do PWA. Além disso, é possível utilizar as listas padrões do Sharepoint para criar e compartilhar os problemas ou riscos que possam ocorrer durante o projeto.

Customização de Relatórios: O Project Online permite a criação e customização de diversos relatórios. Para a personalização e customização dos relatórios, recomendamos a contratação de uma consultoria especializada para garantir a integridade dos dados.

Conclusão

O Project for the web ainda é considerado uma versão simplificada do Project Online, que permite apenas atualizações consideradas mais simples nos projetos. Apesar de funcional, ele possui restrições em relação a possibilidade de personalização e funcionalidades. Por conta da simplicidade do Project for the web, ele geralmente é utilizado para apresentações ou reuniões onde não há a necessidade de um detalhamento maior das informações do projeto.

O Project for the web não substitui o Project Online mas agrega novas funcionalidades ao ambiente de projetos da Microsoft.

Se a sua empresa necessita de uma ferramenta mais completa para a gestão de projetos, com possibilidade maior de configuração, personalização ou mesmo customização, a ferramenta mais adequada para atender a esta necessidade é o Project Online.

Para saber mais sobre o Project for the web, Project Online, conhecer mais sobre o PPM, ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

A Microsoft anunciou que à partir do dia 01 de novembro de 2020 encerrará o atendimento de suporte para o workflow do SharePoint 2010, no SharePoint Online.

Abaixo temos maiores informações sobre o plano e prazos da Microsoft para o encerramento dessa atividade.

Além disso, temos alguns esclarecimentos sobre dúvidas referentes ao término deste suporte.

Prazos e Recomendações

De acordo com as informações da Microsoft, desde o dia 01 de agosto de 2020 o workflow do SharePoint já foi retirado para os Tenants que haviam sido criados há pouco tempo, sendo que à partir de 01 de novembro de 2020 a capacidade para rodar ou criar workflows para os Tenants já existentes será removida.

Para manter a conectividade e funcionalidade dos workflows do Sharepoint 2010 que já estão em uso pela empresa, a Microsoft recomenda a migração para o Power Automate para que não haja impacto em qualquer processo de negócio que utilize o workflow.

O Power Automate foi desenvolvido pela Microsoft para conectar todos os serviços do Microsoft 365 e também para permitir a criação de workflows personalizados para sua empresa.

Como verificar a versão do workflow ?

Para verificar se a sua empresa utiliza o workflow do Sharepoint 2010, ou mesmo para planejar a migração para o Power Automate, a Microsoft recomenda a utilização de uma ferramenta chamada Scanner de Modernização do Sharepoint (SharePoint Modernization Scanner) para verificar a versão dos workflows utilizados no Tenant. Esta ferramenta irá gerar um relatório dos workflows utilizados no Sharepoint permitindo a análise dos seguintes dados:

• Verificação do “legado” de workflows do SharePoint 2010 e SharePoint 2013;
• Análise de sites e listas que utilizam os workflows.
• Análise e pontuação do Power Automate.

Esta análise, tem como objetivo indicar se os workflows que foram detectados poderão ser atualizados com sucesso para o Workflow do Power Automate;

Com a utilização das informações do site e do relatório de workflows, os administradores do Tenant poderão comunicar aos usuários, elaborar um plano de migração para terem o mínimo de impacto ou interrupção nos processos de negócios.

E como fica o suporte para o Workflow do SharePoint 2013?

No caso dos workflows do SharePoint 2013, o suporte da Microsoft será mantido, porém sem priorização nos atendimentos. Neste caso, mesmo contando com o suporte da Microsoft, é recomendado que também seja feita a migração para o Power Automate. Caso a empresa tenha interesse em mudar para outra solução que não seja o Power Automate, a Microsoft permite, desde que a solução tenha suporte e seja do Programa de parceiros de aplicativos empresariais do Microsoft 365 (Microsoft 365 Business Apps Partner Program).

Os workflows do SharePoint 2013 serão desativados por padrão para os novos Tenants à partir de novembro de 2020.

A Microsoft irá fornecer um script em PowerShell para permitir que as empresas ativem no Tenant o workflow baseado no Sharepoint 2013.

E como ficam as licenças para uso do Power Automate ?

Não será necessário a aquisição de novas licenças, pois todas as licenças do Microsoft 365 já incluem o uso do Power Plataform para personalização e utilização dos aplicativos do Microsoft 365 incluindo o Power Automate e Power Apps.

E como fica o suporte para o workflow do SharePoint Server 2010 e SharePoint Server 2013 ?

Os workflows baseados no SharePoint Server 2010 e SharePoint Server 2013 continuarão a ter suporte da Microsoft para SharePoint On premise 2016 e do SharePoint Server 2019 até o ano de 2026.

Haverá alguma alteração para o SharePoint Designer 2013 ?

A criação dos workflows do SharePoint 2010 com o SharePoint Online usando o SharePoint Designer 2013 será desativada para qualquer Tenant à partir de novembro de 2020. O SharePoint Designer 2013 funcionará com o SharePoint Server 2019 até o restante do ciclo de suporte da empresa no máximo até o ano de 2026. Após esta data o SharePoint Designer 2013 não terá mais suporte da Microsoft.

Para maiores informações sobre o fim do suporte ao workFlow do SharePoint 2010 ou conhecer mais sobre o PPM, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

Referência:

• Support update for SharePoint 2010 workflows in Microsoft 365