O Microsoft Power Automate foi lançado como evolução do antigo Microsoft Flow, sendo um serviço baseado na nuvem com o objetivo de ser uma ferramenta prática e simples para a criação de fluxos de trabalhos automatizados para tarefas, processos, aplicativos e serviços.

Ele pode ser facilmente conectado com outras ferramentas, pois permite a integração com mais de 200 ferramentas.

Além de contar com a facilidade de conexão com outras ferramentas, o Microsoft Power Automate é seguro, pois as informações compartilhadas só poderão ser acessadas por usuários que realmente devem ter acesso aos dados, pois ele possui gerenciamento de acesso e identidade.

Por ser de fácil manuseio, o Microsoft Power Automate pode ser utilizado tanto por usuários das áreas de negócios, para criação de fluxos de tarefas comerciais como por usuários de TI, que o utilizam para criação de fluxos automatizados para serviços e aplicativos.

O Power Automate trabalha com o conceito de RPA (Automação de Processo Robótico) que permite a automatização de tarefas comuns e repetitivas sendo que o usuário apenas precisará gravar o passo a passo do que precisa ser realizado.

Principais Benefícios do Microsoft Power Automate

Com a utilização do Microsoft Power Automate, a sua empresa pode obter diversos benefícios entre os quais destacamos:

• Integração: Através da conexão do Power Automate com outros aplicativos, os dados poderão ser facilmente enviados para outras plataformas e ferramentas.
• Conectividade: Um dos pontos que podemos destacar do Microsoft Power Automate está relacionado com a conectividade. Você pode conectá-lo a diversas ferramentas facilitando assim o trabalho através dos processos automatizados.
• Maior produtividade e agilidade: Com a automação de tarefas repetidas, o processo se tornará mais simples e menos burocrático e, com isso, a equipe do projeto não precisará utilizar o tempo realizando as tarefas manualmente, portanto terá mais tempo disponível para as tarefas relevantes do projeto.
• Praticidade: O Power Automate permite a utilização de modelos previamente criados para algumas tarefas mais comuns. Para isto, basta que você tenha acesso aos serviços do modelo e preencha as configurações necessárias.
• Compartilhamento: Você pode compartilhar os fluxos de trabalho com a sua equipe para que eles também possam editar ou gerenciar o fluxo.

Tipos de Fluxo

Para a gravação do passo a passo, o usuário precisa saber que o Microsoft Power Automate permite a criação de diversos tipos de fluxos diferentes, conforme descrevemos abaixo:

• Fluxos automatizados: Neste caso, é possível criar uma automação que seja disparada por um evento como a chegada de um e-mail de uma pessoa ou menção à sua empresa em rede social.
• Fluxos instantâneos: Você pode iniciar uma automação com o clique de um botão, automatizando tarefas repetitivas de seu desktop ou de dispositivos móveis. Por exemplo, envie instantaneamente um lembrete para a equipe pressionando um botão do seu dispositivo móvel.
• Fluxos agendados: Agende uma automação como o upload diário de dados para o SharePoint ou um banco de dados.
• Fluxos do processo empresarial: Garanta que todos na sua empresa sigam o mesmo processo, definindo um conjunto de etapas para as pessoas seguirem.
• Fluxos de interface do usuário: Grave cliques e pressionamentos de teclado no seu desktop e em aplicativos da Web, automatizando reprodução de etapas manuais no software herdado.

Navegadores Compatíveis

O Power Automate possui compatibilidade com os seguintes navegadores abaixo:

• Microsoft Edge
• Internet Explorer 11
• Safari
• Chrome
• Firefox

Conectividade

Para agilizar as tarefas e ganhar maior produtividade é preciso que as informações estejam conectadas para ganhar agilidade em nosso trabalho. O Power Automate permite a conexão com diversas plataformas ou serviços, tanto com produtos Microsoft quanto com produtos desenvolvidos por terceiros, entre as quais podemos destacar:

• Microsoft SharePoint
• Microsoft SQL
• Microsoft OneDrive
• OneDrive for Business
• Google Drive
• Google Sheets
• Trello
• Twitter
• Facebook
• Dynamics 365
• SalesForce.com
• Mailchimp
• Dropbox
• APIs de cliente

Além disso, a versão mobile do Power Automate está disponível para o Android, iOS ou Windows Phone.

Inserindo o Microsoft Power Automate no Microsoft Teams

Para incluir o Microsoft Power Automate, basta clicar em aplicativos e digitar Power Automate.

Caso ele não tenha sido adicionado será necessário adicioná-lo, ou apenas abrí-lo, se ele tiver sido utilizado anteriormente.

Você pode iniciar um novo fluxo através de um modelo pré-existente:

O Automate possui inúmeros modelos disponíveis permitindo por exemplo, salvar anexos, enviar lembretes, receber notificações, enviar e-mail, postar mensagens no Microsoft Teams, postar mensagens no Teams e muito mais.

Explorando Recursos do Microsoft Power Automate

Uma vez que você adicionou o Microsoft Power Automate, você poderá criar fluxos específicos que atendam a necessidade de sua empresa e assim ganhar mais agilidade e praticidade na execução das tarefas.

Entre as diversas funcionalidades do Power Automate, você pode utilizar o Chat, histórico de aprovações e criar fluxos de processos de negócios para otimizar os processos de sua empresa.

Recomendamos que antes de criar um fluxo, verifique se já existe um modelo disponível pois caso exista, ele poderá ser utilizado gerando maior agilidade no processo de criação.

Você pode explorar as inúmeras possibilidades existentes no Microsoft Power Automate, verificando os modelos já existentes ou criando fluxos personalizados.

Para saber mais sobre os recursos do Microsoft Power Automate, como automatizar os fluxos de trabalho de sua empresa, soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Recentemente a Microsoft anunciou a possibilidade de visualização em Guias do Project for the Web e do Roadmap para Microsoft Teams. Com isso, os usuários do Microsoft Teams poderão contar com algumas funções básicas do Project for the Web e do Roadmap dentro aplicativo. Desta forma, o gerenciamento, rastreamento e colaboração nos projetos poderão ser realizados em um único lugar, simplificando e integrando a navegação para a equipe do projeto.

Neste artigo, demonstraremos como os membros da equipe de projetos podem habilitar, criar projetos e roadmaps utilizando os aplicativos Project e Roadmap através do Microsoft Teams.

Incluindo a guia de Project e Roadmap

O Primeiro passo é selecionar o canal e incluir as guias para acessar os aplicativos. Para isto, basta selecionar o canal da sua equipe e depois clicar para adicionar uma guia conforme tela abaixo:

Em seguida será exibida uma tela com os aplicativos mais recentes que foram utilizados:

Caso o Project não esteja visível, basta procurá-lo na lista de aplicativos ou digitar Project e automaticamente o Teams irá exibir os aplicativos de acordo com o nome digitado.

Selecione Project e em seguida adicionar:

Clicando em criar novo Projeto basta digitar o nome do projeto e em seguida clicar no botão Salvar.

Com isso, o Projeto foi criado e já está pronto para que o usuário inclua as tarefas.

O usuário pode incluir as informações, atribuir as atividades e adicionar colunas de acordo com a sua necessidade:

Você pode selecionar a visualização por Tarefas.

Na guia Project, além da visualização das tarefas, permite que o usuário selecione a visualização por Quadro, que permite uma gestão ágil dos projetos, usando os princípios do Kanban:

Com este método ágil é possível adicionar Buckets para controlar as atividades do projeto, melhorando assim a sua visualização.

Por último temos a visualização da linha do tempo que permite a aplicação de Zoom nas atividades. Neste exemplo incluímos a coluna predecessora para demonstrar algumas das colunas que podem ser incluídas no projeto.

Existe ainda a possibilidade de exportação dos dados para o Excel, sendo que o arquivo será exportado para a pasta de downloads.

O usuário pode clicar em detalhes do projeto, e assim exibir as informações básicas do projeto como: data de início, data de conclusão, duração e percentual concluído.

Ressaltamos que o aplicativo Project se integra ao Project for the Web, permitindo a adição de projetos que foram criados no Project For the Web mas ele não oferece suporte aos projetos criados no Project Online.

Visualizando o aplicativo Roadmap no Microsoft Teams

Além dos projetos, outra funcionalidade que foi implementada no Microsoft Teams é a possibilidade de visualização do Aplicativo Roadmap, para que o time de projetos tenha visibilidade de todo o trabalho dos projetos. Através do Roadmap, é possível integrar as informações do Project Online e do Project for the Web e acompanhar o status de forma simples e unificada.

O processo para incluir a guia de Roadmap é semelhante a guia de Projeto, portanto basta digitá-lo na pesquisa como explicado no tópico anterior.

A diretoria e a equipe podem visualizar o resumo dos projetos, destacando marcos ou atividades principais dos projetos e assim ter uma visibilidade maior das atividades a serem executadas.

A guia Project e a guia roadmaps poderão ser acompanhados, em modo somente leitura, por todos os usuários do Office 365 desde que estejam compartilhados com eles. A permissão para criação e edição de projetos e roadmaps, dentro de suas equipes (canais) dependerá de licenças apropriadas do Project for the Web.

Conclusão

A disponibilização dos aplicativos Project for the Web e Roadmap dentro do Microsoft Teams pode ser considerado como um upgrade interessante do produto, pois podem atender de forma simples e intuitiva as necessidades básicas dos usuários.

As funções do Project for the Web não podem ser comparadas com as funcionalidades de ferramentas mais completas, como o Project Professional ou Project Online, pois possuem recursos básicos para a gestão de projetos. Se você necessita de um controle maior para realizar a gestão dos projetos da sua empresa, vale considerar a utilização o Project Professional ou Project Online.

Para saber mais sobre o aplicativo Project, Roadmap, Soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Com o avanço das tecnologias, os profissionais de TI precisam de atualização constante de seus conhecimentos em novas linguagens de programação ou metodologias de gestão para que possam atuar nos projetos da sua empresa. Quando falamos do papel do gerente de projetos, para gerenciar os projetos que estão sob sua responsabilidade, é necessário que além do conhecimento técnico, ele também possua conhecimento sobre gestão de pessoas para gerenciar de maneira mais eficiente a equipe do projeto.

Neste artigo, falaremos sobre os aspectos humanos, comunicação e o desenvolvimento das habilidades de liderança que permitem ao gerente de projetos, lidar com maior eficiência na resolução de conflitos e gestão dos recursos humanos do projeto.

Gerenciando a Equipe do Projeto

Em uma equipe multifuncional, temos colaboradores com perfis comportamentais completamente diferentes, executando atividades diferentes, com problemas pessoais e até mesmo profissionais diferentes. E neste cenário, cabe ao gerente de projetos manter a harmonia e motivação do time para que o projeto seja realizado de acordo com o que foi planejado.

A gestão do cronograma, atividades ou custo é considerada por muitos como a parte mais fácil do trabalho de gestão, mas lidar com os aspectos comportamentais do time pode ser a parte mais desafiadora para o gerente de projetos.

Para isto, é necessário que o gerente de projetos possua ou desenvolva algumas habilidades conhecidas como “soft skills”.

Podemos entender como soft Skills as habilidades de liderança, comunicação e comportamentos necessários para que os gerentes de projetos possam orientar, motivar e dirigir a equipe para que esta possa alcançar os objetivos do projeto.

Este tema é tão relevante para contribuir com o sucesso do projeto que o PMBOK, em sua sexta edição, aborda este assunto mencionando que os estilos, tendências e práticas em gerenciamento dos recursos dos projetos, estão migrando de uma estrutura de comando e controle em gerenciamento para a adoção de uma abordagem de gestão mais colaborativa e apoiadora, que dá autonomia às equipes com delegação das decisões para os membros da equipe. Além disso, as abordagens modernas para gerenciamento dos recursos do projeto, procuram otimizar a utilização dos recursos e recomenda-se, que o gerente de projetos deve investir em Inteligência Emocional (IE) pessoal, aprimorando as competências internas (por exemplo, autogerenciamento e autoconsciência) e externas (por exemplo, gerenciamento de relacionamentos).

Pesquisas sugerem que as equipes de projeto que têm êxito no desenvolvimento de IE se tornam um grupo emocionalmente competente e eficazes. Inclusive, de acordo com essa pesquisa, há redução na rotatividade dos membros da equipe.

Podemos citar que para melhorar a gestão da equipe, o gerente de projetos deve além do que já é recomendado no PMBOK, desenvolver os 4 pilares abaixo:

• Autoconhecimento: O primeiro passo recomendado é que o gerente de projetos desenvolva o autoconhecimento, conhecendo mais sobre as suas preferências comportamentais e psicológicas. Com isso, ele irá aprender sobre os diferentes tipos de perfis, desenvolverá a sua comunicação podendo melhorar a gestão da equipe.
• Relações Interpessoais: Por mais que esteja em ambiente profissional, é importante que o gerente de projetos saiba criar vínculos com o time de projeto, criando sintonia, desenvolvendo empatia ou estando mais aberto para ouvir as pessoas. Desenvolver esta habilidade irá facilitar a comunicação em qualquer nível hierárquico da empresa.
• Entendendo os seus colaboradores: Para realizar a gestão efetiva dos recursos humanos do projeto, é fundamental que o gerente de projetos saiba entender os seus colaboradores. Quando falamos de entender, ampliamos o sentido da palavra, propondo uma compreensão individual das habilidades ou dificuldades de cada membro de equipe. Será que os gerentes de projetos estão aptos para identificar o perfil comportamental e psicológico de cada um dos colaboradores para ajustar a sua própria comunicação e melhorar a absorção da informações, reduzir o prazo das reuniões e fazer com que a comunicação possa fluir durante o projeto?

  Podemos citar algumas ferramentas como o DISC ou MBTI, que poderiam ajudar nesta identificação, mas o ponto mais importante que devemos abordar é como o gerente de projetos vai usar na prática as informações geradas nestes relatórios?

• Compreendendo a sua equipe: Após a identificação individual dos colaboradores, o gerente de projetos precisa aplicar o conhecimento em sua equipe para conhecer o time como um todo para que saiba a melhor forma de se comunicar, motivar, controlar, incentivar e direcionar o trabalho da equipe do projeto.

Apesar das citações sobre desenvolvimento de habilidades de liderança e comunicação no PMBOK, o gerente de projetos não deve limitar-se em utilizar apenas as ferramentas e técnicas recomedadas pelo PMI, pois quando falamos em aspecto humanos temos necessidades, expectativas e características bem distintas e o gerente de projetos deve estar preparado para lidar com as particularidades de sua equipe de projetos.

Ainda hoje, muitas empresas promovem cursos, palestras e seminários para a sua equipe porém concentram-se apenas em abordar temas técnicos, deixando um pouco de lado os aspectos comportamentais ou psicológicos e com isso, continuam com problemas de relacionamento ou comunicação em suas empresas.

Você já parou para pensar quando foi a última vez que a sua empresa promoveu algum treinamento deste tipo para os gestores ou equipe de projetos e o que a empresa pode ganhar ao desenvolver esta habilidade em seu time de projetos?

Mesmo com toda evolução tecnológica, devemos lembrar que os projetos são executados por pessoas e para que o gerente de projetos obtenha sucesso na execução dos projetos é fundamental que ele entenda de pessoas.

Para saber mais sobre os treinamentos para gestão de projetos, desenvolvimento de equipe ou otimização do seu escritório de projetos, entre em contato conosco.