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O Microsoft PPM (Project Portfolio Management ou em português, Gestão de Portfólio de Projetos) é um software para gestão de Portfólio de Projetos que garante melhor planejamento, controle e organização em diferentes etapas da gestão de projetos, colaboração entre equipes, gerenciamento de recursos, visualização da linha do tempo e acompanhamento do projeto.

Além da praticidade e versatilidade oferecida, o PPM permite integração nativa com outras plataformas de serviços amplamente utilizadas mundialmente, como Microsoft Office e Microsoft Power Platform.

O que é gestão de portfólio de projetos?

Em suma, é a gestão do conjunto de projetos e operações gerenciadas em grupo para alcançar um objetivo determinado pela empresa. Esse conceito surgiu para facilitar a gestão das informações, já que podemos ter diversos projetos executados em paralelo, sendo todos relacionados ao mesmo objetivo estratégico da organização.

Para saber mais sobre esse conceito e a diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos, leia nosso artigo sobre "O que é PPM".

Licenças do Microsoft PPM

Para utilizar o PPM é necessário contratar uma licença, dividida em diversas categorias, como Project Online Essentials, Project Plan 1, Project Plan 3 e Project Plan 5, cada uma com diferentes níveis de permissões. Se você deseja saber mais sobre cada tipo de licença e os recursos oferecidos por cada uma, acesse nosso artigo onde falamos sobre os Tipos de Licença do Microsoft Project.

Para que serve o Microsoft PPM?

Além de permitir organização e visualização do portfólio de projetos no geral, a ferramenta gerencia todo o ciclo de vida de um projeto, do planejamento ao monitoramento, contando com inúmeras funções e recursos, permitindo o acompanhamento e a colaboração de todo o time.

Dentre os seus principais recursos, estão:

• Criar cronogramas
• Avaliar orçamentos e definir custos
• Obter Relatórios e gráficos
• Controle de riscos
• Gerencias Problemas
• Gerencias Lições aprendidas
• Compartilhar arquivos
• Acompanhar o andamento das tarefas
• Sequenciar atividades
• Administrar prazos
• Priorizar projetos

O PPM proporciona uma boa gestão e visão dos recursos, facilitando o monitoramento do gerente de projeto em tempo real e permitindo evitar ou mitigar problemas com mais agilidade.

Quais as vantagens do Microsoft PPM?

• Visualização e monitoramento do projeto: Oferece fácil visualização de gráficos, dados e andamento das atividades e outros recursos.
• Contribui para melhor planejamento e organização: O planejamento do projeto é uma etapa extremamente importante, em que todos os colaboradores devem estar por dentro. O PPM contém recursos para além de facilitar a distribuição das tarefas, como a visualização de atividades e prazos, contribuindo para a organização de todos os envolvidos.
• Possibilidade de integração: Permite a possibilidade de integração com o ecossistema Microsoft (como Azure, Microsoft Teams e Power BI), contribuindo para a organização e agilidade na gestão do portfólio e dos projetos.
• Facilita a colaboração e atuação da equipe: Os recursos possibilitam a visualização de detalhes do projeto, facilita e estimula a colaboração dos envolvidos, além da facilidade em compartilhar informações com o Microsoft Teams, facilitando a comunicação da equipe.
• Permite o trabalho em projetos diferentes: Permite a atuação do gerente de projetos em diferentes projetos na mesma ferramenta.

Em suma, o Microsoft PPM traz diversos benefícios para organização e grande flexibilidade de gerenciamento, tornando a gestão do portfólio e dos projetos muito ágil e eficiente. Se você quer saber mais sobre o Microsoft PPM e sobre gestão de portfólio e projetos, nosso blog contém diversos artigos que podem te ajudar!

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Um cronograma de projetos é um documento criado pelo gestor do projeto com ajuda dos colaboradores responsáveis pelas tarefas.

Geralmente realizado dentro de um software ou por meio de planilhas, ele serve para obter um planejamento das atividades contando com prazos, recursos, tarefas, datas de entrega, custos, marcos, entre outras características e detalhes importantes a se destacar dentro de um projeto da empresa.

Desenvolver um cronograma é fundamental para garantir o planejamento e a organização de todos os envolvidos do projeto, mantendo todos alinhados em relação as atividades.

Lembre-se que um bom gestor de projeto precisa criar um cronograma eficiente e que ele deve obter aprovação do cliente.

Por que um cronograma de projetos é tão importante?

Com um cronograma fica muito mais eficiente a visão, acompanhamento e monitoramento do andamento das atividades, garantindo a execução das tarefas dentro de um prazo que se alinham com a data de entrega do projeto em questão. Além disso, ajuda a estimular o time e a evitar atrasos, complicações e problemas com orçamento.

Como montar um cronograma de projetos?

1. Faça um planejamento prévio

Antes de começar qualquer cronograma de projeto, é importante definir alguns aspectos essenciais, como por exemplo:

• O que será realizado/objetivo.
• Onde será feito o cronograma (por planilha ou qual software/ferramenta).
• Recursos necessários para executar as ações dentro do cronograma.
• Definir orçamentos disponíveis.
• Definir instruções e regras para o monitoramento do projeto.

Tendo tudo isso estabelecido, será mais fácil identificar as etapas e tarefas do seu projeto.

2. Construa a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Essa é a etapa em que deve decompor o escopo visual do projeto, a lista de atividades. É como um mapa que ajuda a ter uma visão completa de todas as etapas do projeto e facilita a realização do cronograma.

O gerente do projeto deve identificar as fases e etapas principais, os responsáveis pela atividade e as tarefas necessárias para alcançar o objetivo final, desmembrando as atividades maiores para as menores.

A EAP servirá para a hierarquização das atividades e para planejar e conduzir o seu projeto. Além disso, ela ajuda os responsáveis pelo projeto a organizar as ideias e entender o que deve ser realizado como um todo.

3. Organize as atividades

Depois de feita a EAP, é hora de sequenciar as atividades por ordem de importância e execução, com detalhamentos e especificações. Estabeleça prioridades considerando as atividades mais importantes e a sequência que faz mais sentido.

Neste momento, é extremamente importante contar com o apoio da equipe para se atentarem sobre as interdependências entre elas. Ou seja, deixe claro se uma tarefa depende da outra, para não haver confusões entre os colaboradores futuramente, implicando no andamento do projeto.

4. Defina as durações das atividades

Agora que as atividades estão organizadas por ordem, é hora de determinar com a equipe qual será a duração/prazos de cada uma delas, levando em consideração os recursos disponíveis, riscos, imprevistos e prazo final.

5. Elabore o cronograma

Agora que já tem todas as informações necessárias organizadas, chegou a hora de criar de fato o seu cronograma para começar a acompanhá-lo.

Caso tenha escolhido um software de gestão de projetos, essa etapa torna-se mais fácil pois com essas atividades, a ferramenta irá adaptar o seu cronograma e gerar Gráfico de Gantt (ferramenta para monitorar a execução do projeto).

E, caso tenha optado por uma planilha como por exemplo no Excel ou no PowerPoint, terá que ordenar todas as informações manualmente, o que demanda um pouco mais de trabalho, já que tais ferramentas não foram desenvolvidas propriamente para planejar ou criar projetos.

Agora que elaborou o seu cronograma, é extremamente importante não se esquecer de salvar a linha de base para começar a monitora-lo.

6. Monitore o cronograma

Para obter um cronograma eficaz, é fundamental mantê-lo atualizado com quaisquer dados e novas informações.

Lembre-se também de que ele deve ser seguido! E é por isso todas essas etapas são extremamente importantes, um cronograma não deve ficar sofrendo alterações de prazos e principalmente, sequência das atividades!

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Ao trabalhar com quaisquer softwares, esperamos sempre seguir o caminho feliz em que tudo funciona perfeitamente bem. Numa solução PPM, como em qualquer segmento da tecnologia, problemas técnicos podem acontecer. Segue um exemplo disto.

E certas ocasiões é possível se deparar com a seguinte mensagem:

"Nenhuma instância do Project Web App encontrada. Crie pelo menos uma instância do PWA antes de acessar esta página."

Isto significa que uma instância do PWA não foi criada ou deixou de existir nos servidores da Microsoft. Isso pode acontecer em duas ocasiões:

1. Na criação do Project Web App (PWA), conforme já ensinado no nosso artigo "Project Web App: O que é e como instalar".
2. Quando já existe um PWA e por alguma razão ele sai do ar (por expiração de licença por exemplo).

A solução apresentada a seguir serve para restabelecer esta instância nas duas situações descritas acima, entretanto, para o segundo caso, ela não assegura a restauração do backup.

Restaurando uma instância

Para restaurar uma instância, acesse o Power Shell como administrador e insira os seguintes comandos:

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Connect-SPOService -Ur https://suaorganizacao-admin.sharepoint.com

Set-SPOSite -Identity https://suaorganizacao.sharepoint.com/sites/pwa -EnablePWA $true

Após o procedimento, a instância deve estar disponível novamente para uso.

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.