No artigo publicado em setembro de 2019, abordamos as diferenças e particularidades de cada uma das versões do Microsoft Project Online e Microsoft Project Server. Nesta publicação falaremos sobre a importância e benefícios da migração do Project Server para o Microsoft Project Online.

Primeiramente, vamos recordar algumas diferenças de cada uma das versões entre as quais podemos destacar:

• Hospedagem: No caso do Project Server, ele é hospedado localmente no servidor sendo que o Project Online ficará armazenado nos servidores da Microsoft.
• Custos: O custo com licenciamento do Project Server é maior, pois dependerá da quantidade de usuários, sendo que as licenças serão de propriedade da empresa. Para o Project Online, não há a necessidade de se preocupar com o investimento para aquisição ou atualização de servidores, pois estes são de responsabilidade da Microsoft.
• Acesso ao Servidores: Ao optar pelo Project Online, saiba que a Microsoft não permitirá acesso ao banco de dados e as rotinas de backup ou segurança serão de responsabilidade da Microsoft. O Project Server permitirá acesso ao banco de dados, configuração do servidor, acesso a central administrativa, log de erros e execução de rotina de backups através do Microsoft SQL.
• Migração: No Project Online não há a necessidade de migração, já que a atualização para novas versões é automática sem a necessidade de intervenção manual por parte da equipe de TI de sua empresa. No caso do Project Server, o produto ficará desatualizado com o tempo, pois a cada 3 anos a Microsoft lança uma nova versão do Project Server, sendo que é recomendado que seja realizada a migração de versão a cada 5 anos. É importante ressaltarmos também que o suporte da Microsoft irá expirar de acordo com a tabela abaixo:

Quando a empresa deve migrar para o Microsoft Project Online?

Quando a empresa avalia e constata que haverá um benefício financeiro (redução de despesa) ou devido à necessidade de modernização dos serviços para que assim, possa se manter competitiva diante de seus principais concorrentes.

Antes da decisão da migração, geralmente é realizado um estudo para que seja analisado se haverá algum tipo de redução de despesa ou se apenas haverá o benefício de atualização e modernização dos serviços. Este estudo, entre outros pontos, deve levar em consideração a depreciação de equipamentos, custo da mão de obra para manter a equipe responsável pelos servidores, aquisição de licenças, etc.

Conforme já dissemos, para manter o Project Server, a empresa precisará de um servidor ativo, gerando a necessidade de recursos para cuidar da manutenção e garantir a disponibilidade do servidor e também de recursos financeiros para manter esta estrutura.

Principais benefícios da utilização do Project Online

Seja pelo motivo de redução de despesa ou devido a necessidade de modernização, podemos considerar que os principais benefícios de uma migração do Project Server para o Project Online são:

• Custo de Hospedagem: Como o servidor fica hospedado na Microsoft, não temos os custos de hospedagem do servidor, manutenção e upgrade do hardware.
• Custo de Licenciamento: Os custos de licenciamento são reduzidos visto que no Project Online não existe a necessidade de compra de licenças permanente do Project Server, do SharePoint e do Microsoft SQL Enterprise. No caso do Project Online a única licença que é adquirida é a dos usuários.
• Garantia de um ambiente atualizado: O Project Online é atualizado constantemente sem a necessidade de intervenção do cliente, no caso do Project Server existe a necessidade de instalações manuais de atualizações que a Microsoft disponibiliza mensalmente para a correção de problemas e tambem existe a necessidade de migrações constantes, pois o ambiente fica desatualizado a cada 3 anos e após 5 anos o produto perde a garantia e suporte da Microsoft.
• Proteção dos dados: O Project Online é armazenado nos servidores da Microsoft do Brasil, seguindo as leis brasileiras de proteção de dados. Sendo que a própria Microsoft garante a proteção dos servidores, utilizando diversos recursos de criptografia para proteção dos dados. O Project Server está mais propenso a ataques cibernéticos, sendo necessário atualizações constantes do servidor. Tambem se faz necessário a construção de proteções como VPN e bloqueio de firewall, e isto pode dificultar o acesso dos usuários da própria empresa caso a estruturação para liberação de acesso não seja bem construída ou parametrizada.
• Velocidade de acesso: A velocidade do acesso ao Project Online é garantida, pois, os serviços ficam na Microsoft, garantindo assim maior facilidade de acesso e maior disponibilidade do servidor.
• Custo de manutenção: Como o servidor fica hospedado na Microsoft, não temos os custos de de hospedagem do servidor, manutenção e upgrade do hardware.

Caso a sua empresa ainda esteja utilizando o Project Server, recomendamos que seja feita a migração para o Project Online para usufruir dos benefícios citados neste artigo.

A MLPro já realizou mais de 125 projetos de implantação de PPM, adquirindo ao longo de 15 anos, larga experiência em projetos de migração de versões do Project Server para o Project Online, garantindo para a sua empresa maior segurança, confiabilidade e satisfação na realização da migração.

Para saber mais sobre a migração das versões do Microsoft Project Server para o Microsoft Project Online entre em contato conosco.

• ROI (Return of Investment);
• IDC (Índice de Desempenho de Custo);
• IDP (Índice de Desempenho de Prazo);
• VA (Valor Agregado);

Entendendo os principais indicadores

O ROI (Return of Investment) ou simplesmente “Retorno sobre Investimento” é um indicador que demonstra o retorno obtido com o investimento que foi realizado no projeto.

O cálculo do ROI é realizado aplicando a fórmula abaixo:

ROI = (Retorno – Investimento) / Investimento

Para saber qual foi o retorno do investimento em um projeto, basta verificar o valor do ROI conforme descrito abaixo:

• Se o ROI for maior do que 0, significa que o projeto teve retorno positivo (lucro);
• Por outro lado, se o valor do ROI for menor do que zero, isto significa que o projeto não atingiu os resultados esperados;
• Caso o resultado seja 0, indica que o projeto pagou o valor investido, não houve perda e também não houve lucro para projeto.

Imagine que um grupo de investidores fez um investimento de R$ 1 Milhão em um projeto e que, após seis meses, esse projeto rendeu R$ 1,2 Milhões. De acordo com a fórmula apresentada anteriormente, teríamos o seguinte resultado:

(R$ 1.200.000,00 – R$ 1.000.000,00) / 1.000.000,00 = 0,20

Neste caso, consideramos que para R$ 1,00 investido no projeto houve um retorno de R$ 0,20, ou seja, o investimento no projeto foi pago e ainda gerou um resultado positivo.

O Índice de Desempenho de Prazo (IDP) ou simplesmente SPI (Schedule Performance Index), indica como está o andamento do projeto em relação ao cronograma planejado para o momento.

Para calcular o IDP basta dividir o valor agregado (VA) pelo valor planejado (VP), dessa forma:

IDP = Valor agregado / Valor planejado

Para acompanhar como está o IDP dos projetos basta seguir a regra abaixo:

• IDP acima de 1 significa prazo acima do planejado, ou seja, as entregas estão sendo feitas antes da data estimada;
• IDP abaixo de 1 significa que o prazo está abaixo do planejado, ou seja, as entregas estão sendo feitas com atraso (depois da data estimada);
• IDP igual a 1 significa que o prazo está igual ao prazo planejado, ou seja, as entregas estão sendo feitas conforme as datas estimadas no cronograma do projeto.

Vamos imaginar que estamos com um projeto de construção de uma linha do metrô onde deveriam ser construídos 10km de linha em 2 anos, com um custo previsto de R$ 1.000.000,00 por km, sendo que após 1 ano de projeto deveriam ter sido construídos 5km de linha. Ao realizar a medição do projeto, constatou-se que foram entregues apenas 4 km dos 5 km esperados até determinada data. Neste caso então teríamos:

IDP = VA / VP

IDP = 4/5

IDP=0,80

Como o IDP é menor do que 1, então consideramos que o projeto está atrasado.

O Índice de Desempenho de Custo (IDC) ou simplesmente CPI (Cost Performance Index), indica como está o andamento do projeto em relação ao orçamento planejado até determinado momento.

Para acompanhar como está o IDC dos projetos basta seguir a regra abaixo:

• IDC acima de 1 indica que os gastos estão abaixo do planejado.
• IDC abaixo de 1 indica que os gastos estão acima do planejado.
• IDC igual a 1 indica que os gastos do projeto são equivalentes aos gastos planejados.

Para calcular o IDC é necessário dividir o valor agregado (VA) pelo custo realizado (CR), conforme demonstrado abaixo:

IDC = Valor Agregado / Custo Realizado

Considerando o mesmo projeto de construção de linha de metrô utilizado anteriormente teríamos:

No projeto de construção de uma linha do metrô onde deveriam ser construídos 10km de linha em 2 anos, com um custo previsto de R$ 1.000,000,00 por km, sendo que após 1 ano de projeto deveriam ter sido construídos 5km de linha. Ao realizar a medição do projeto, constatou-se que foram entregues apenas 4 km dos 5 km esperados até determinada data e o custo realizado foi de R$ 4.200.000,00. Neste caso então teríamos:

IDC = 3.200.000,00 / 4.200.000,00

IDC = 0,76

Dessa forma, concluímos que os gastos do projeto estão acima do planejado.

O valor agregado (VA) consiste em medir o desempenho e progresso do projeto (o quanto do escopo foi entregue) até determinado momento do projeto.

O custo e o prazo de determinada entrega podem ter sido menores ou maiores e, por isso, o IDP e o IDC têm relação direta com o cálculo do valor agregado.

O Cálculo do VA é realizado dividindo o percentual de escopo concluído pelo percentual de escopo que foi planejado inicialmente.

Quais os benefícios da utilização dos indicadores?

Agora que já explicamos sobre os principais indicadores, podemos citar sobre a importância do controle desses indicadores na gestão dos projetos da empresa.

Seria inviável se as empresas tivessem que controlar manualmente estes indicadores, porém, fazendo isso de forma automatizada através de uma ferramenta de gestão, além de facilitar o trabalho do gerente de projetos também podem ter maior agilidade e ganho de tempo no controle dos projetos.

Ter uma ferramenta que permita uma rápida visualização das informações dos projetos e seus respectivos indicadores permite que o gerente de projetos faça uma gestão mais eficiente dos projetos, atuando de forma mais rápida corrigindo eventuais desvios para colocar o projeto no “caminho certo”.

Os relatórios desenvolvidos pela MLPro permitem que o gerente de projetos visualize as informações dos projetos além de exibir os indicadores de SPI e CPI, permitindo que o gerente de projetos acompanhe as informações de custo e prazo e seus respectivos indicadores em relatórios do tipo “One Page Report”, podendo exibir os relatórios filtrando por departamento, status, fase ou projeto, conforme exemplo abaixo:

Entre em contato conosco e saiba mais sobre indicadores de projeto ou como implementar soluções PPM em sua empresa.

Quando falamos em gerenciamento de projetos e em toda complexidade na execução desta atividade, precisamos ressaltar a importância da escolha de uma ferramenta de apoio ao gerente de projetos para que este possa ter acesso a informação de forma rápida e clara, para que assim possa tomar as melhores decisões ou mesmo reportar o andamento dos projetos para os stakeholders em todos os níveis hierárquicos da empresa.

Neste artigo, abordaremos a importância da escolha e utilização de uma ferramenta de apoio para o gerente de projetos e como ela pode agilizar o trabalho do gerente de projetos e melhorar a comunicação durante o projeto.

Atualmente, um dos principais problemas das empresas está relacionado a falhas na comunicação, por outro lado, um dos papéis principais do gerente de projeto é transmitir a informação de forma eficiente, seja para atuar como um facilitador do time ao remover empecilhos, orientador das atividades ou mesmo como responsável por reportar as informações para os executivos.

Independente de qual está sendo o foco de atuação do gerente de projetos, é fundamental que a informação consiga fluir tanto pelo time de projetos, executivos ou mesmo através da empresa para que todos saibam sobre a existência ou andamento de determinado projeto.

É fundamental para o gerente de projetos que ele tenha informações atualizadas e que elas possam ser analisadas sem que haja a necessidade de convocar reuniões ou mesmo atualização de documentos para que ele possa participar de alguma reunião.

Diversas opções de ferramentas para atender a sua necessidade

Para facilitar a gestão e controle dos projetos, existem diversas ferramentas de mercado como Artia, Jira, Primavera, Trello, Microsoft Project entre outras.

Durante o processo para escolha da ferramenta adequada para a sua empresa, é normal surgirem algumas dúvidas e listamos abaixo alguns itens simples, porém importantes que devem ser levados em consideração ao escolher uma ferramenta de apoio ao gerente de projetos.

Para a escolha da ferramenta mais adequada para a sua empresa, será necessário avaliar alguns itens como:

• Tamanho da empresa: Pode parecer óbvio, mas a escolha da ferramenta deve considerar o tamanho de sua empresa e consequentemente o orçamento disponível para a aquisição da ferramenta. Não faria sentido por exemplo, uma pequena empresa optar pela escolha do software Primavera, devido ao seu custo mais elevado e ser mais utilizado por grandes corporações.
• Área de atuação: Alguns softwares possuem características que podem ser mais importantes para determinado segmento de atuação. Por exemplo, se a sua empresa trabalha com desenvolvimento de software, pode ser mais adequado a utilização de software que tenha funções específicas que atendam a esta necessidade.
• Navegação: A ferramenta deve ser de fácil navegação permitindo que a equipe o projeto tenha agilidade na utilização da ferramenta. Além disso, deve-se avaliar se a ferramenta é online e também se permite acesso através de dispositivos móveis.
• Suporte Técnico: Um dos pontos fundamentais para qualquer sistema é estrutura oferecida pelo suporte técnico, bem como tempo de resposta dos atendimentos. Se possível, verifique junto a empresa maiores informações sobre o funcionamento do suporte técnico.
• Facilidade de Integração com outros Sistemas: Por mais que a ferramenta atenda ao negócio, na grande maioria das vezes, as empresas tem a necessidade de personalização de algum item ou relatório que o sistema não possui de forma nativa. Recomenda-se que a ferramenta permita a integração ou customização com outros sistemas para atender às necessidades da empresa.

Existem outros itens que poderiam ser avaliados antes da escolha da ferramenta, e antes da aquisição do software recomendamos que a equipe de TI faça uma análise aprofundada da necessidade de sua empresa e da aderência das principais ferramentas de mercado para atender a estas necessidades.

E como fica a integração com outros sistemas ?

Uma vez que a ferramenta foi escolhida, cabe a área de TI avaliar quais as necessidades de integração ou customização da ferramenta para atender as particularidades do negócio.

Apesar das ferramentas, em sua grande maioria, atenderem as necessidade do negócio, existem casos onde o gerente de projetos deseja ter uma visão diferenciada através de relatórios ou gráficos como por exemplo: Dashboard de Projetos, Projetos por fase, data de última atualização dos projetos, projetos por departamento, projetos por prioridade, controle de marcos ou informações sobre custos.

Outra situação bastante comum nas empresas é a necessidade da visualização das informações em relatórios de auditoria, onde é possível verificar por exemplo: projetos sem linha de base, projetos desatualizados à mais de 10 dias, projetos atrasados ou com desvio no orçamento.

As ferramentas de mercado não atendem a esta demanda e, por conta disso, as empresas precisam fazer customizações de seus relatórios e gráficos.

Por incrível que pareça, ainda hoje encontramos situações onde as empresas escolhem ferramentas de gestão de projetos e ao utilizá-las acabam exportando os dados para Excel para cruzar informações e gerar manualmente relatórios e gráficos que podem estar desatualizados e além disso demandam uma atividade extra para o gerente de projetos gerar e consolidar as informações.

E como resolver esse problema?

A MLPro atua na implementação, configuração parametrização e customização do Microsoft Project Online e Project Server e possui uma solução que contempla desde relatórios de Dashboard de Projetos, DashBoard de Portfólio, Quality Assurance (QA) de Portfólio e Projetos além de informações dos projetos no formato “One Page Report”.

Estes relatórios otimizam o trabalho do gerente de projetos, fornecendo informações gerenciais sobre o andamento dos projetos e do portfólio de projetos da empresa. Com isto, o gerente de projetos tem condições de visualizar as informações dos projetos de forma mais rápida e eficiente, melhorando a comunicação e otimizando o trabalho na gestão dos projetos.

A integração com o Microsoft Project ocorre de maneira simples e rápida pois a MLPro conta com mais de 15 anos de experiência na implantação de soluções PPM. Além disso, a MLPro é certificada pela Microsoft com a competência Gold, que é o maior nível de associação de competências que uma empresa pode obter dentro do programa de parcerias da Microsoft.

Para saber mais sobre as soluções da MLPro, implementações de PPM ou relatórios customizados entre em contato conosco.