Este ano foi um ano bastante desafiador, onde as empresas tiveram que se reinventar, replanejar e realizar uma série de ajustes para continuarem com as suas operações.

Para que isto se tornasse viável, foi fundamental a utilização da tecnologia para conectar e até aproximar as pessoas. Foram incontáveis reuniões via Microsoft Teams, apresentações, atualizações de projetos e treinamentos realizados à distância.

E quando falamos de projetos, tivemos a necessidade de atuar, colaborar e compartilhar informações para que os projetos continuem sendo executados de acordo com o que foi planejado. Conseguimos realizar estas atividades utilizando o Microsoft Project Online.

Neste cenário atual, a tecnologia foi fundamental pois ela nos deu o suporte necessário para seguirmos em frente. Sabemos das dificuldades que muitas pessoas enfrentaram ao ter que conciliar o trabalho de home office com as tarefas de casa, escola , marido, esposas e filhos mas superamos estes desafios, persistimos e superamos essas dificuldades.

Neste post, queremos agradecer a todos os amigos, parceiros, clientes e colaboradores por continuarem conosco nesta jornada.

Desejamos que em 2021 todos continuem com a mesma garra, dedicação e motivação para alcançar todos os seus objetivos.

Esperamos que neste novo ano venham novos projetos, novos clientes, novas metas, novos amigos e novos motivos para comemorarmos o nosso sucesso e que possamos crescer ainda mais.

Nós estamos prontos para 2021 e vocês?

O Microsoft Power Automate foi lançado como evolução do antigo Microsoft Flow, sendo um serviço baseado na nuvem com o objetivo de ser uma ferramenta prática e simples para a criação de fluxos de trabalhos automatizados para tarefas, processos, aplicativos e serviços.

Ele pode ser facilmente conectado com outras ferramentas, pois permite a integração com mais de 200 ferramentas.

Além de contar com a facilidade de conexão com outras ferramentas, o Microsoft Power Automate é seguro, pois as informações compartilhadas só poderão ser acessadas por usuários que realmente devem ter acesso aos dados, pois ele possui gerenciamento de acesso e identidade.

Por ser de fácil manuseio, o Microsoft Power Automate pode ser utilizado tanto por usuários das áreas de negócios, para criação de fluxos de tarefas comerciais como por usuários de TI, que o utilizam para criação de fluxos automatizados para serviços e aplicativos.

O Power Automate trabalha com o conceito de RPA (Automação de Processo Robótico) que permite a automatização de tarefas comuns e repetitivas sendo que o usuário apenas precisará gravar o passo a passo do que precisa ser realizado.

Principais Benefícios do Microsoft Power Automate

Com a utilização do Microsoft Power Automate, a sua empresa pode obter diversos benefícios entre os quais destacamos:

• Integração: Através da conexão do Power Automate com outros aplicativos, os dados poderão ser facilmente enviados para outras plataformas e ferramentas.
• Conectividade: Um dos pontos que podemos destacar do Microsoft Power Automate está relacionado com a conectividade. Você pode conectá-lo a diversas ferramentas facilitando assim o trabalho através dos processos automatizados.
• Maior produtividade e agilidade: Com a automação de tarefas repetidas, o processo se tornará mais simples e menos burocrático e, com isso, a equipe do projeto não precisará utilizar o tempo realizando as tarefas manualmente, portanto terá mais tempo disponível para as tarefas relevantes do projeto.
• Praticidade: O Power Automate permite a utilização de modelos previamente criados para algumas tarefas mais comuns. Para isto, basta que você tenha acesso aos serviços do modelo e preencha as configurações necessárias.
• Compartilhamento: Você pode compartilhar os fluxos de trabalho com a sua equipe para que eles também possam editar ou gerenciar o fluxo.

Tipos de Fluxo

Para a gravação do passo a passo, o usuário precisa saber que o Microsoft Power Automate permite a criação de diversos tipos de fluxos diferentes, conforme descrevemos abaixo:

• Fluxos automatizados: Neste caso, é possível criar uma automação que seja disparada por um evento como a chegada de um e-mail de uma pessoa ou menção à sua empresa em rede social.
• Fluxos instantâneos: Você pode iniciar uma automação com o clique de um botão, automatizando tarefas repetitivas de seu desktop ou de dispositivos móveis. Por exemplo, envie instantaneamente um lembrete para a equipe pressionando um botão do seu dispositivo móvel.
• Fluxos agendados: Agende uma automação como o upload diário de dados para o SharePoint ou um banco de dados.
• Fluxos do processo empresarial: Garanta que todos na sua empresa sigam o mesmo processo, definindo um conjunto de etapas para as pessoas seguirem.
• Fluxos de interface do usuário: Grave cliques e pressionamentos de teclado no seu desktop e em aplicativos da Web, automatizando reprodução de etapas manuais no software herdado.

Navegadores Compatíveis

O Power Automate possui compatibilidade com os seguintes navegadores abaixo:

• Microsoft Edge
• Internet Explorer 11
• Safari
• Chrome
• Firefox

Conectividade

Para agilizar as tarefas e ganhar maior produtividade é preciso que as informações estejam conectadas para ganhar agilidade em nosso trabalho. O Power Automate permite a conexão com diversas plataformas ou serviços, tanto com produtos Microsoft quanto com produtos desenvolvidos por terceiros, entre as quais podemos destacar:

• Microsoft SharePoint
• Microsoft SQL
• Microsoft OneDrive
• OneDrive for Business
• Google Drive
• Google Sheets
• Trello
• Twitter
• Facebook
• Dynamics 365
• SalesForce.com
• Mailchimp
• Dropbox
• APIs de cliente

Além disso, a versão mobile do Power Automate está disponível para o Android, iOS ou Windows Phone.

Inserindo o Microsoft Power Automate no Microsoft Teams

Para incluir o Microsoft Power Automate, basta clicar em aplicativos e digitar Power Automate.

Caso ele não tenha sido adicionado será necessário adicioná-lo, ou apenas abrí-lo, se ele tiver sido utilizado anteriormente.

Você pode iniciar um novo fluxo através de um modelo pré-existente:

O Automate possui inúmeros modelos disponíveis permitindo por exemplo, salvar anexos, enviar lembretes, receber notificações, enviar e-mail, postar mensagens no Microsoft Teams, postar mensagens no Teams e muito mais.

Explorando Recursos do Microsoft Power Automate

Uma vez que você adicionou o Microsoft Power Automate, você poderá criar fluxos específicos que atendam a necessidade de sua empresa e assim ganhar mais agilidade e praticidade na execução das tarefas.

Entre as diversas funcionalidades do Power Automate, você pode utilizar o Chat, histórico de aprovações e criar fluxos de processos de negócios para otimizar os processos de sua empresa.

Recomendamos que antes de criar um fluxo, verifique se já existe um modelo disponível pois caso exista, ele poderá ser utilizado gerando maior agilidade no processo de criação.

Você pode explorar as inúmeras possibilidades existentes no Microsoft Power Automate, verificando os modelos já existentes ou criando fluxos personalizados.

Para saber mais sobre os recursos do Microsoft Power Automate, como automatizar os fluxos de trabalho de sua empresa, soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.

Recentemente a Microsoft anunciou a possibilidade de visualização em Guias do Project for the Web e do Roadmap para Microsoft Teams. Com isso, os usuários do Microsoft Teams poderão contar com algumas funções básicas do Project for the Web e do Roadmap dentro aplicativo. Desta forma, o gerenciamento, rastreamento e colaboração nos projetos poderão ser realizados em um único lugar, simplificando e integrando a navegação para a equipe do projeto.

Neste artigo, demonstraremos como os membros da equipe de projetos podem habilitar, criar projetos e roadmaps utilizando os aplicativos Project e Roadmap através do Microsoft Teams.

Incluindo a guia de Project e Roadmap

O Primeiro passo é selecionar o canal e incluir as guias para acessar os aplicativos. Para isto, basta selecionar o canal da sua equipe e depois clicar para adicionar uma guia conforme tela abaixo:

Em seguida será exibida uma tela com os aplicativos mais recentes que foram utilizados:

Caso o Project não esteja visível, basta procurá-lo na lista de aplicativos ou digitar Project e automaticamente o Teams irá exibir os aplicativos de acordo com o nome digitado.

Selecione Project e em seguida adicionar:

Clicando em criar novo Projeto basta digitar o nome do projeto e em seguida clicar no botão Salvar.

Com isso, o Projeto foi criado e já está pronto para que o usuário inclua as tarefas.

O usuário pode incluir as informações, atribuir as atividades e adicionar colunas de acordo com a sua necessidade:

Você pode selecionar a visualização por Tarefas.

Na guia Project, além da visualização das tarefas, permite que o usuário selecione a visualização por Quadro, que permite uma gestão ágil dos projetos, usando os princípios do Kanban:

Com este método ágil é possível adicionar Buckets para controlar as atividades do projeto, melhorando assim a sua visualização.

Por último temos a visualização da linha do tempo que permite a aplicação de Zoom nas atividades. Neste exemplo incluímos a coluna predecessora para demonstrar algumas das colunas que podem ser incluídas no projeto.

Existe ainda a possibilidade de exportação dos dados para o Excel, sendo que o arquivo será exportado para a pasta de downloads.

O usuário pode clicar em detalhes do projeto, e assim exibir as informações básicas do projeto como: data de início, data de conclusão, duração e percentual concluído.

Ressaltamos que o aplicativo Project se integra ao Project for the Web, permitindo a adição de projetos que foram criados no Project For the Web mas ele não oferece suporte aos projetos criados no Project Online.

Visualizando o aplicativo Roadmap no Microsoft Teams

Além dos projetos, outra funcionalidade que foi implementada no Microsoft Teams é a possibilidade de visualização do Aplicativo Roadmap, para que o time de projetos tenha visibilidade de todo o trabalho dos projetos. Através do Roadmap, é possível integrar as informações do Project Online e do Project for the Web e acompanhar o status de forma simples e unificada.

O processo para incluir a guia de Roadmap é semelhante a guia de Projeto, portanto basta digitá-lo na pesquisa como explicado no tópico anterior.

A diretoria e a equipe podem visualizar o resumo dos projetos, destacando marcos ou atividades principais dos projetos e assim ter uma visibilidade maior das atividades a serem executadas.

A guia Project e a guia roadmaps poderão ser acompanhados, em modo somente leitura, por todos os usuários do Office 365 desde que estejam compartilhados com eles. A permissão para criação e edição de projetos e roadmaps, dentro de suas equipes (canais) dependerá de licenças apropriadas do Project for the Web.

Conclusão

A disponibilização dos aplicativos Project for the Web e Roadmap dentro do Microsoft Teams pode ser considerado como um upgrade interessante do produto, pois podem atender de forma simples e intuitiva as necessidades básicas dos usuários.

As funções do Project for the Web não podem ser comparadas com as funcionalidades de ferramentas mais completas, como o Project Professional ou Project Online, pois possuem recursos básicos para a gestão de projetos. Se você necessita de um controle maior para realizar a gestão dos projetos da sua empresa, vale considerar a utilização o Project Professional ou Project Online.

Para saber mais sobre o aplicativo Project, Roadmap, Soluções PPM ou como otimizar a gestão de projetos da sua empresa, entre em contato conosco.