Blog MLPro

Microsoft Planner vs Microsoft Project Online

Ricardo Sabino e Leandro Lima
30/04/2020

Com a constante evolução das tecnologias e ferramenta de trabalho, cada vez mais é preciso estarmos atentos com as ferramentas disponíveis para facilitar o nosso dia a dia. Quando falamos em gerenciamento de projetos esta situação também se aplica, pois as empresas precisam constantemente acompanhar as ferramentas existentes e comparar se atendem as suas necessidades.

Neste artigo, faremos um comparativo entre as funcionalidades do Microsoft Planner e o Microsoft Project Online que são ferramentas utilizadas pelas empresas para controlar os seus projetos.

O que é o Microsoft Planner

Primeiramente, vamos falar sobre o Microsoft Planner que é uma ferramenta com interface simples e intuitiva utilizada para organização, planejamento e estruturação de projetos. Ele é utilizado para gerenciamento das tarefas e trabalho da equipe. Por ser mais simples, ele não possui recursos para personalização.

O Planner permite a criação de planos de serviços, delegar tarefas e compartilhamento de arquivos, sendo que estas atividades são controladas via notificação por e-mail.

planner vs project online(1)

Além disso, o Microsoft Planner possui gráficos circulares que representam o status das tarefas, além de gráficos para acompanhamento da quantidade de tarefas e visualização das prioridades.

planner vs project online(2)

O que é o Microsoft Project Online

O Project Online é mais indicado para gerenciamento de projetos ou portfólio de projetos da empresa, pois possui muito mais recursos do que o Planner. Geralmente, o Project Online é utilizado por empresas que possuem um nível mais elevado em gerenciamento de projetos onde a cultura de gestão já está amplamente incorporada na empresa.

Ele possui muito mais recursos e possibilidade de personalizações, permitindo que a gestão dos projetos via Microsoft Project Online seja muito mais completa e efetiva.

Comparando as duas ferramentas

Agora que já apresentamos as duas ferramentas, podemos compará-las para que vocês possam analisar as principais diferenças.

Este comparativo das duas ferramentas foi realizado levando em consideração:

  • Custos;
  • Visualização do Portfólio;
  • Estrutura;
  • Detalhes do Projeto;
  • Detalhes das Tarefas;
  • Site Colaborativo;

Para facilitar a visualização das informações, elaboramos o quadro abaixo:

planner vs project online(3)

Concluindo

Como vocês puderam perceber, cada uma das ferramentas possui características e particularidades e não podemos afirmar qual é a mais indicada para a sua empresa, pois essa escolha depende de outros fatores como momento atual da empresa, maturidade em gestão de projetos, grau de complexidade dos projetos entre outros.

Para algumas pessoas, o Microsoft Planner possui uma interface mais amigável mas não tem recursos fundamentais para um controle efetivo dos projetos.

Já o Project Online, é considerado mais completo com diversas possibilidades de parametrizações, permitindo uma série de customizações que recomendamos que sejam realizadas por uma consultoria especializada.

Para saber mais sobre o Planner, possibilidades de customizaçãoes do Project Online ou soluções PPM entre em contato conosco.

Gestão de atividades com o uso do Quadro de Tarefas

Ricardo Sabino e Leandro Lima
15/04/2020

Na publicação anterior apresentamos as funcionalidades do quadro de horas e seus principais benefícios tanto para os colaboradores da empresa quanto para os gestores.

Neste artigo traremos uma nova funcionalidade chamada quadro de tarefas e abordaremos suas principais características e benefícios para facilitar a gestão das atividades do colaborador.

O que é o Quadro de Tarefas?

O quadro de Tarefas é uma funcionalidade do PPM que tem como objetivo permitir a visualização simplificada das tarefas do colaborador.

quadro de tarefas(1)

Com a sua utilização o colaborador terá maior facilidade para identificar as tarefas onde precisará atuar nos projetos e desta forma pode planejar de maneira mais eficiente o seu trabalho, melhorando a gestão de suas atividades.

Como utilizar o quadro de tarefas ?

Com o quadro de tarefas, o colaborador pode configurar filtros, para que se possa enxergar de forma mais ampla todo o trabalho, conforme descrito abaixo:

  • Todas as tarefas Incompletas;
  • Tarefas Vencidas;
  • Atribuídas Recentemente;
  • Tarefas Concluídas;

Estas visualizações permitirão que o colaborador tenha controle de todas as tarefas que forem atribuídas para ele nos projetos permitindo que todas as atividades dos projetos sejam acompanhadas ou realizadas dentro dos prazos estabelecidos.

Além disso, é possível permitir o agrupamento das tarefas também por projeto, status ou grupos personalizados onde o colaborador pode utilizar um filtro por campos de grupos, e assim poderá escolher a melhor forma de visualizar as informações.

quadro de tarefas(2) quadro de tarefas(3) quadro de tarefas(4)

Além das opções de visualizações acima, o colaborador pode alterar o layout de exibição, escolhendo entre Gráfico de Gantt, Dados Divididos em Fases e Folha:

quadro de tarefas(5)

O colaborador também pode alterar as unidades de exibição de acordo com a sua preferência, alterando a duração, trabalho e formatação de data que será exibida.

quadro de tarefas(6)

Após a verificação dos apontamentos, o colaborador deverá encaminhar os status para aprovação do gerente.

quadro de tarefas(7)

A utilização do quadro de tarefas, permite melhor visualização das horas consumidas nos projetos e facilita o trabalho de acompanhamento das atividades para os gestores das áreas.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre a utilização do quadro de tarefas e como ele pode facilitar a gestão das tarefas de sua empresa.

Gestão de atividades com o uso do Quadro de Horas

Ricardo Sabino e Leandro Lima
31/03/2020

Em tempos de atividades realizadas remotamente, cada vez mais as empresas precisam encontrar maneiras para gerenciar as atividades que são realizadas por suas equipes de trabalho. Por outro lado, a execução do trabalho remoto, para os funcionários, pode gerar melhor qualidade de vida permitindo maior facilidade para apontar as atividades realizadas.

Uma forma de realizar este controle em grande escala, e que já está sendo utilizada por muitas empresas, é a utilização do quadro de horas.

Neste artigo, apresentaremos as funcionalidades do quadro de horas, seus principais benefícios e em como ele pode te ajudar a trabalhar melhor.

Como funciona o Quadro de Horas ?

O quadro de horas é uma ferramenta nativa do Project Online, que tem como objetivo permitir o apontamento das horas trabalhadas pelos profissionais e respectivas aprovações por parte de seus gestores.

Inicialmente, é preciso nomear um gerente de quadro de horas que será o responsável pela aprovação do quadro de horas que será enviado por cada colaborador da empresa.

O Profissional irá apontar as horas trabalhadas normalmente no Project, informando o trabalho que já foi realizado.

Após o apontamento, o colaborador deve fazer a publicação do projeto para que as alterações também sejam publicadas no PWA. Em seguida, ele deverá submeter o quadro de horas para aprovação.

Para verificar se o quadro foi criado corretamente, basta acessar o PWA e clicar no link Gerenciar quadro de horas. Será exibida a tela com todos os quadros de horas que foram apontados nas semanas anteriores, onde o colaborador pode verificar o período, total de horas e o status do quadro:

quadro de horas(1)

Neste exemplo, selecionamos o quadro da semana do dia 15.03 à 21.03 e podemos verificar o apontamento das horas e suas respectivas atividades:

quadro de horas(2)

O profissional deve consultar para verificar se as horas apontadas estão corretas. Caso estejam corretas, o colaborador deverá selecionar a opção para “Entregar o Quadro de Horários Final”:

quadro de horas(3)

E quais os benefícios ao utilizar o Quadro de Horas ?

Existem inúmeros benefícios que podemos listar, tanto para o gestor responsável pelo acompanhamento das atividades quanto para os profissionais responsáveis pela execução das atividades.

Primeiramente, vamos abordar os principais benefícios para o colaborador:

  • Maior facilidade para controle das atividades a serem executadas;
  • Apoio para gestão de tempo e controle de atividades;
  • Melhor organização e planejamento de atividades;

Podemos considerar que com os benefícios citados acima, o colaborar terá condições de planejar melhor a execução das atividades previstas nos projetos que irá atuar.

Por outro lado, podemos citar também alguns benefícios para os gestores e responsáveis das áreas:

  • Controle e acompanhamento das atividades executadas pelos funcionários;
  • Melhor visualização da disponibilidade de recursos;
  • Maior eficiência para gestão das horas utilizadas nos projetos;
  • Análise do desvio de horas previstas no projeto;
  • Melhoria no planejamento do projeto;

A utilização do quadro de horas, permite melhor visualização das horas consumidas nos projetos e facilita o trabalho de acompanhamento das atividades para os gestores das áreas.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre a utilização do quadro de horas e como ele pode colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

Project Server

Novidades e dicas relacionadas ao Microsoft Project Online e Project Server.

Posts:
2024
Janeiro
2023
Dezembro
Novembro
Setembro
Agosto
Junho
Maio
Abril
Março
Fevereiro
Janeiro
2022
Dezembro
Novembro
Outubro
Setembro
Agosto
Julho
Junho
Maio
Abril
Março
Fevereiro
Janeiro
2021
Dezembro
Novembro
Maio
Abril
Março
Fevereiro
Janeiro
2020
Dezembro
Novembro
Outubro
Setembro
Agosto
Julho
Junho
Maio
Abril
Março
Fevereiro
Janeiro
2019
Dezembro
Novembro
Outubro
Setembro
Agosto
Julho
2015
Setembro
Julho
Maio
Janeiro
2014
Outubro
Setembro
Agosto
Junho
Abril
Março
Fevereiro

31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.