De acordo com o PMBOK, recomenda-se que o gerente de projetos realize a gestão das 10 áreas de conhecimento para aumentar a possibilidade de sucesso ao gerenciar os projetos da empresa.

A gestão de recursos humanos é considerada por muitos profissionais como uma das mais complexas, pois além de tratar das características individuais das pessoas, aborda também a alocação dos recursos no projeto.

Em algumas situações, o gerente de projetos precisa verificar a disponibilidade de um recurso para alocação em alguma atividade dentro do projeto. Porém, muitas vezes ele não tem certeza se o profissional está ou não disponível para atender esta demanda.

Muitas vezes o gerente de projetos se depara com uma situação onde precisa verificar a disponibilidade de um recurso para alocação em alguma atividade dentro do projeto. Porém, muitas vezes ele não tem certeza se o profissional está ou não disponível para executar determinada atividade.

Neste artigo, apresentaremos um relatório que permite a análise de capacidade de recursos para solucionar o problema descrito acima.

No meio do projeto surge um imprevisto

Imaginem uma situação onde o gerente de projetos precisa realocar os integrantes de sua equipe, porém não tem certeza sobre a disponibilidade ou não de alguns profissionais. Para que o projeto possa ser entregue no prazo, a equipe precisa realizar as atividades no prazo previsto.

Tudo estava caminhando conforme planejado, mas houve um imprevisto com um dos recursos e algumas atividades precisarão ser realizadas por outros profissionais.

E agora, como realocar as atividades do projeto garantindo que os profissionais irão executá-las não fiquem super alocados?

Antes de responder a este questionamento, vamos apresentar as funcionalidades do relatório de análise de capacidade de recursos que foi desenvolvido pela MLPro.

O que é o relatório de análise de capacidade de recursos?

O relatório de análise de capacidade de recursos é um relatório desenvolvido pela MLPro para facilitar a visualização das informações sobre a alocação, disponibilidade ou mesmo indisponibilidade dos recursos do projeto.

Este relatório exibe as informações da capacidade mensal de alocação dos recursos versus qual é a alocação dos recursos dentro de determinado mês. Com estas informações, o gerente de projetos consegue visualizar o total de horas e o percentual de alocação de cada recurso da empresa.

Além disso, o relatório exibe um gráfico com percentual da alocação do recurso separado por departamentos sendo que também é possível realizar um filtro por ano, mês, departamento, recurso ou projeto.

Com o acesso fácil a estas informações, o gerente de projetos tem condições de analisar a disponibilidade de seu time e com isso realocar os profissionais de acordo com a necessidade do projeto.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre os relatórios desenvolvidos pela MLPro e como eles podem colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas precisam otimizar a utilização de seus recursos para evitar desperdícios que podem resultar em perda de dinheiro, atrasos ou até mesmo aplicação de multas por não cumprimento contratual.

Independente do tamanho do projeto, o gerente de projetos deve estar atento à alguns fatores para evitar que o projeto “saia do trilho”.

Neste artigo, falaremos sobre 5 pontos que recomendamos para que todo gerente de projetos esteja atento ao gerenciar os projetos de sua empresa.

Pontos de Atenção em Gerenciamento de Projetos

Primeiramente, precisamos ressaltar que o papel fundamental do gerente de projetos é realizar a gestão da comunicação, pois a informação sobre os projetos devem transitar pela empresa para que todos os níveis hierárquicos saibam sobre o andamento do projeto.

Possuir esta habilidade de comunicação é fundamental para que o gerente de projetos traduza a informação para cada uma das camadas da empresa, pois apesar de falar sobre o mesmo projeto, os níveis operacionais, táticos e estratégicos tem necessidades diferentes e a informação para cada uma dessas camadas também precisa ser transmitida de forma diferente.

O segundo ponto que ressaltamos, que também está relacionado a comunicação, é a importância da gestão da documentação do projeto. Imaginem uma situação onde foi elaborado um manual técnico e na hora da validação do cliente a versão que está sendo validada não é a correta. Além de demonstrar desorganização, esta situação pode gerar retrabalho tanto para a empresa contratante quanto para a equipe do projeto.

Para resolver este problema, é necessário que os documentos estejam em um repositório de arquivos e que a equipe do projeto saiba onde eles estão e quais as versões devem ser utilizadas.

Outro item que sugerimos que se tenha uma atenção especial é a gestão e registo dos problemas. Durante o projeto, é bem provável que muitos problemas possam surgir e ter o registro deles e respectivos planos de ações é fundamental para que a equipe do projeto possa acompanhar e atuar sempre que necessário. Além disso, o registro dessas informações gera base de conhecimento que pode servir como aprendizado para outras equipes ou também pode ser utilizada nas reuniões para tratativas das lições aprendidas do projeto.

Quando falamos em projetos, por mais que tenhamos um bom planejamento estamos expostos a incertezas e riscos. Ter uma gestão eficiente dos riscos é fundamental para reduzir os impactos deles nos projetos, caso eles venham a ocorrer.

Uma gestão eficiente dos riscos deve levar em consideração :

• impacto do risco;
• status do risco (ativo, fechado, cancelado);
• probabilidade que ele venha a acontecer;
• exposição do risco;
• plano de ação a ser executado caso o risco aconteça.

Por último, para otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, recomendamos que ela tenha um sistema de gestão que permita que o gerente de projetos tenha acesso a estas informações de forma prática e ágil.

Muitas empresas ainda realizam “controles paralelos” em planilhas de Excel e, com isso, correm o risco das informações estarem desatualizadas ou mesmo incompletas pois dependem de processamento manual.

Para resolver este problema, A MLPro desenvolve relatórios que tem como objetivo permitir que o gerente de Projetos ou PMO tenham acesso a informação de forma rápida e confiável e assim possam tomar decisões de forma mais segura.

Resumindo as informações

Para resumir, para aumentar a probabilidade de sucesso dos projetos em sua empresa, o gerente de projetos deve estar atento aos 5 pontos abaixo:

1) Gestão da comunicação;

2) Gestão da documentação;

3) Gestão de problemas;

4) Gestão de riscos;

5) Sistema de apoio ao gerente de projetos;

Estes itens podem até parecer simples, mas negligenciá-los pode fazer com que alguns problemas aconteçam em seus projetos, mas com estas simples ações o gerente de projeto consegue evitá-los.

Claro que existem outros itens que o gerente de projetos deve observar, mas nosso objetivo com este artigo, foi promover uma reflexão alertando sobre outros pontos relevantes do projeto que muitas vezes não recebem a devida atenção, seja por falta de tempo ou mesmo por algum outro motivo.

Entre em contato conosco, saiba mais sobre os relatórios desenvolvidos pela MLPro e como eles podem colaborar com a gestão dos projetos de sua empresa.

Com o apoio deste relatório, o gerente de projetos tem acesso a visualização das informações dos projetos e consegue checar se existem não conformidades no lançamento das informações.

Além do relatório de QA de projetos, a MLPro desenvolveu o relatório de QA de portfólio para que, tanto o gerente de projetos quanto o PMO, possam analisar e avaliar o ponto de situação do portfólio de projetos da empresa.

Neste artigo apresentaremos o relatório de QA de portfólio e suas principais características.

Visualizando informações do Projeto

Para facilitar a análise e gestão dos projetos, o relatório de QA de portfólio permite a visualização de informações e indicadores do projeto, fornecendo ao gerente de projetos e PMO informações relevantes para a tomada de decisões.

Conforme relatamos anteriormente, os relatórios de QA tem como objetivo apontar se existem falhas no lançamento das informações nos projetos, permitindo aos responsáveis que identifiquem o que precisa ser corrigido para garantir a qualidade da informação. Estas informações geralmente são utilizadas em auditorias, sejam elas internas ou externas.

O relatório de QA de portfólio desenvolvido pela MLPro permite a visualização gráfica das seguintes informações:

• % Projetos sem linha de base;
• % Projetos com término no passado sem conclusão;
• % Projetos desatualizados;
• % Projetos fora do orçamento;
• % Projetos atrasados;

Detalhamento das Informações

Além das informações gráficas, também é possível realizar uma análise mais detalhada das informações. Por exemplo, no caso dos projetos sem linha de base, o relatório exibe também o nome do projeto e o proprietário do projeto.

O detalhamento da informação tem como objetivo permitir que o PMO da empresa identifique o responsável pelo projeto, e assim possa orientá-lo quanto as melhores práticas a serem realizadas na gestão de projetos.

No caso de Projetos com término no passado sem conclusão, temos a informações do nome do projeto, quantidade de dias, nome do proprietário e percentual de conclusão do projeto.

Podemos parametrizar para que o relatório informe a quantidade de projetos que não são atualizados há mais de 10 dias, descrevendo o nome do projeto, nome do proprietário e quantidade de dias desde a última publicação.

Neste relatório o gerente de projetos pode verificar se existe algum projeto com proprietário inativo. Esta situação pode ocorrer no caso de desligamento de um colaborador que havia sido informado como responsável por um projeto.

O controle do orçamento do projeto é um item que merece atenção especial do gerente de projetos, já que eventuais desvios no orçamento do projeto podem comprometer a saúde financeira da empresa pois estão relacionados ao calendário de recebimento e desembolso do projeto.

Para atender a esta necessidade, o relatório de QA de portfólio desenvolvido pela MLPro permite a visualização dos projetos com desvio no orçamento, trazendo também o custo orçado e o custo planejado do projeto.

Para saber mais sobre relatório de QA de portfólio, implementação de soluções PPM, migrações do Microsoft Project Online ou Project Server entre em contato conosco.