Na gestão dos projetos, cada vez mais é necessário agilidade para identificar os GAP's dos projetos e assim tomar medidas corretivas para que o projeto siga de acordo com o planejamento inicial.

Além da utilização do Microsoft Project, o gerente de projetos utiliza os relatórios customizados para ter maior visibilidade do ponto de situação dos projetos e com isso ter condições de atuar sempre que seja necessário.

Sabemos que muitas vezes, em decorrência do volume de atividades, nem sempre a equipe do projeto ou até mesmo o gerente de projetos conseguem atualizar as informações ou preencher corretamente, e isso, pode gerar problemas no controle e acompanhamento dos projetos.

Para ajudar na gestão dos projetos e resolver esta questão, existem relatórios de Quality Assurance (QA) que podem indicar onde existem falhas no apontamento das informações nos projetos, permitindo aos responsáveis que identifiquem o que precisa ser corrigido para garantir a qualidade da informação.

Neste artigo falaremos sobre a importância do Relatório de QA na gestão dos projetos e dos principais benefícios de sua utilização.

O que é Quality Assurance (QA)?

Podemos dizer que originalmente Quality Assurance (QA) é um conjunto de atividades voltadas para garantir a qualidade nos processos de desenvolvimento de sistemas.

As atividades de QA tem foco na prevenção de defeitos relacionados aos processos de desenvolvimento de software.

Como não estamos tratando de desenvolvimento de sistemas, consideraremos que as atividades de QA estarão voltadas para garantir a qualidade da informação apontada nos projetos, para que os dados estejam corretos e assim mantenham a confiabilidade das mesmas.

Quando falamos em projetos, temos uma infinidade de informações que podem ser lançadas de forma incorreta ou mesmo que podem não ser atualizadas corretamente.

Além de seguir as normas e procedimentos internos, a equipe do projeto deve manter o cronograma de atividades atualizado para que o Gerente de Projetos tenha sempre a visão correta das informações.

Podemos ter, por exemplo, projetos que foram lançados sem linha de base, impossibilitando que seja realizada uma análise dos desvios do projeto. Além disso, podemos ter tarefas atrasadas que não foram realizadas ou tarefas com recursos inativos, gerando assim inconsistência das informações.

Existem atividades críticas que, se atrasadas, podem comprometer o andamento do projeto gerando atrasos no cronograma ou até mesmo impacto financeiro negativo no projeto. Por conta da importância dessas atividades, é fundamental que se tenha a visibilidade de suas datas de início e fim previstos. Além disso, podemos cadastrar riscos e/ou problemas que precisam ser previstos para que sejam tratados durante a execução do projeto.

Para identificar eventuais inconformidades nos lançamentos e apontamentos das informações, existem relatórios de auditoria que tem como objetivo facilitar a identificação dessas inconformidades, para que assim o gerente de projetos possa orientar a equipe do projeto ou corrigir os apontamentos incorretos.

Tipos de Auditoria de Projetos

As auditorias em projetos podem ser internas ou externas. As auditorias internas são realizadas por funcionários da empresa que tem a responsabilidade de avaliar e analisar os sistemas internos da companhia e reportar os resultados da análise diretamente para a diretoria da empresa.

As auditorias externas são realizadas por uma equipe independente, que geralmente é contratada para analisar e avaliar os sistemas ou projetos da companhia.

Abaixo estão as principais diferenças entre as auditorias:

Principais benefícios dos relatórios de QA

Entre os inúmeros benefícios obtidos com a utilização do relatório, podemos destacar:

• Maior facilidade para identificação dos problemas dos projetos;
• Maior confiabilidade da informação para a tomada de decisões;
• Padronização do input de informações;
• Melhorar a performance dos projetos;
• Possibilidade de identificação do Projeto e responsável, permitindo avaliação de necessidade de capacitação interna;
• Aumentar a aderência na utilização da metodologia de projetos dentro da empresa.

Além dos benefícios acima listados, o relatório de QA permite a realização de melhoria contínua nos processos de gerenciamento de projetos aumentando a maturidade na gestão dos projetos da empresa.

Ao contrário do que muitos profissionais talvez imaginem, o objetivo do relatório de QA de Projetos é atuar na prevenção dos problemas referentes ao apontamento das informações e, caso seja identificada alguma não conformidade, permitir ao gerente de projetos orientar o responsável pelo preenchimento, já que o relatório permite a visualização do nome e do responsável pelo projeto.

Com a utilização do Relatório de QA de Projetos desenvolvidos pela MLPro, o gerente de projetos tem acesso a informações relevantes do projeto, podendo acompanhar se existem inconsistências nos lançamentos e assim tomar as devidas ações para solucionar cada caso.

Para saber mais sobre Relatórios de QA de Projetos, implementação de soluções PPM, migrações do Microsoft Project Online ou Project Server, entre em contato conosco.

No artigo publicado em setembro de 2019, abordamos as diferenças e particularidades de cada uma das versões do Microsoft Project Online e Microsoft Project Server. Nesta publicação falaremos sobre a importância e benefícios da migração do Project Server para o Microsoft Project Online.

Primeiramente, vamos recordar algumas diferenças de cada uma das versões entre as quais podemos destacar:

• Hospedagem: No caso do Project Server, ele é hospedado localmente no servidor sendo que o Project Online ficará armazenado nos servidores da Microsoft.
• Custos: O custo com licenciamento do Project Server é maior, pois dependerá da quantidade de usuários, sendo que as licenças serão de propriedade da empresa. Para o Project Online, não há a necessidade de se preocupar com o investimento para aquisição ou atualização de servidores, pois estes são de responsabilidade da Microsoft.
• Acesso ao Servidores: Ao optar pelo Project Online, saiba que a Microsoft não permitirá acesso ao banco de dados e as rotinas de backup ou segurança serão de responsabilidade da Microsoft. O Project Server permitirá acesso ao banco de dados, configuração do servidor, acesso a central administrativa, log de erros e execução de rotina de backups através do Microsoft SQL.
• Migração: No Project Online não há a necessidade de migração, já que a atualização para novas versões é automática sem a necessidade de intervenção manual por parte da equipe de TI de sua empresa. No caso do Project Server, o produto ficará desatualizado com o tempo, pois a cada 3 anos a Microsoft lança uma nova versão do Project Server, sendo que é recomendado que seja realizada a migração de versão a cada 5 anos. É importante ressaltarmos também que o suporte da Microsoft irá expirar de acordo com a tabela abaixo:

Quando a empresa deve migrar para o Microsoft Project Online?

Quando a empresa avalia e constata que haverá um benefício financeiro (redução de despesa) ou devido à necessidade de modernização dos serviços para que assim, possa se manter competitiva diante de seus principais concorrentes.

Antes da decisão da migração, geralmente é realizado um estudo para que seja analisado se haverá algum tipo de redução de despesa ou se apenas haverá o benefício de atualização e modernização dos serviços. Este estudo, entre outros pontos, deve levar em consideração a depreciação de equipamentos, custo da mão de obra para manter a equipe responsável pelos servidores, aquisição de licenças, etc.

Conforme já dissemos, para manter o Project Server, a empresa precisará de um servidor ativo, gerando a necessidade de recursos para cuidar da manutenção e garantir a disponibilidade do servidor e também de recursos financeiros para manter esta estrutura.

Principais benefícios da utilização do Project Online

Seja pelo motivo de redução de despesa ou devido a necessidade de modernização, podemos considerar que os principais benefícios de uma migração do Project Server para o Project Online são:

• Custo de Hospedagem: Como o servidor fica hospedado na Microsoft, não temos os custos de hospedagem do servidor, manutenção e upgrade do hardware.
• Custo de Licenciamento: Os custos de licenciamento são reduzidos visto que no Project Online não existe a necessidade de compra de licenças permanente do Project Server, do SharePoint e do Microsoft SQL Enterprise. No caso do Project Online a única licença que é adquirida é a dos usuários.
• Garantia de um ambiente atualizado: O Project Online é atualizado constantemente sem a necessidade de intervenção do cliente, no caso do Project Server existe a necessidade de instalações manuais de atualizações que a Microsoft disponibiliza mensalmente para a correção de problemas e tambem existe a necessidade de migrações constantes, pois o ambiente fica desatualizado a cada 3 anos e após 5 anos o produto perde a garantia e suporte da Microsoft.
• Proteção dos dados: O Project Online é armazenado nos servidores da Microsoft do Brasil, seguindo as leis brasileiras de proteção de dados. Sendo que a própria Microsoft garante a proteção dos servidores, utilizando diversos recursos de criptografia para proteção dos dados. O Project Server está mais propenso a ataques cibernéticos, sendo necessário atualizações constantes do servidor. Tambem se faz necessário a construção de proteções como VPN e bloqueio de firewall, e isto pode dificultar o acesso dos usuários da própria empresa caso a estruturação para liberação de acesso não seja bem construída ou parametrizada.
• Velocidade de acesso: A velocidade do acesso ao Project Online é garantida, pois, os serviços ficam na Microsoft, garantindo assim maior facilidade de acesso e maior disponibilidade do servidor.
• Custo de manutenção: Como o servidor fica hospedado na Microsoft, não temos os custos de de hospedagem do servidor, manutenção e upgrade do hardware.

Caso a sua empresa ainda esteja utilizando o Project Server, recomendamos que seja feita a migração para o Project Online para usufruir dos benefícios citados neste artigo.

A MLPro já realizou mais de 125 projetos de implantação de PPM, adquirindo ao longo de 15 anos, larga experiência em projetos de migração de versões do Project Server para o Project Online, garantindo para a sua empresa maior segurança, confiabilidade e satisfação na realização da migração.

Para saber mais sobre a migração das versões do Microsoft Project Server para o Microsoft Project Online entre em contato conosco.

• ROI (Return of Investment);
• IDC (Índice de Desempenho de Custo);
• IDP (Índice de Desempenho de Prazo);
• VA (Valor Agregado);

Entendendo os principais indicadores

O ROI (Return of Investment) ou simplesmente “Retorno sobre Investimento” é um indicador que demonstra o retorno obtido com o investimento que foi realizado no projeto.

O cálculo do ROI é realizado aplicando a fórmula abaixo:

ROI = (Retorno – Investimento) / Investimento

Para saber qual foi o retorno do investimento em um projeto, basta verificar o valor do ROI conforme descrito abaixo:

• Se o ROI for maior do que 0, significa que o projeto teve retorno positivo (lucro);
• Por outro lado, se o valor do ROI for menor do que zero, isto significa que o projeto não atingiu os resultados esperados;
• Caso o resultado seja 0, indica que o projeto pagou o valor investido, não houve perda e também não houve lucro para projeto.

Imagine que um grupo de investidores fez um investimento de R$ 1 Milhão em um projeto e que, após seis meses, esse projeto rendeu R$ 1,2 Milhões. De acordo com a fórmula apresentada anteriormente, teríamos o seguinte resultado:

(R$ 1.200.000,00 – R$ 1.000.000,00) / 1.000.000,00 = 0,20

Neste caso, consideramos que para R$ 1,00 investido no projeto houve um retorno de R$ 0,20, ou seja, o investimento no projeto foi pago e ainda gerou um resultado positivo.

O Índice de Desempenho de Prazo (IDP) ou simplesmente SPI (Schedule Performance Index), indica como está o andamento do projeto em relação ao cronograma planejado para o momento.

Para calcular o IDP basta dividir o valor agregado (VA) pelo valor planejado (VP), dessa forma:

IDP = Valor agregado / Valor planejado

Para acompanhar como está o IDP dos projetos basta seguir a regra abaixo:

• IDP acima de 1 significa prazo acima do planejado, ou seja, as entregas estão sendo feitas antes da data estimada;
• IDP abaixo de 1 significa que o prazo está abaixo do planejado, ou seja, as entregas estão sendo feitas com atraso (depois da data estimada);
• IDP igual a 1 significa que o prazo está igual ao prazo planejado, ou seja, as entregas estão sendo feitas conforme as datas estimadas no cronograma do projeto.

Vamos imaginar que estamos com um projeto de construção de uma linha do metrô onde deveriam ser construídos 10km de linha em 2 anos, com um custo previsto de R$ 1.000.000,00 por km, sendo que após 1 ano de projeto deveriam ter sido construídos 5km de linha. Ao realizar a medição do projeto, constatou-se que foram entregues apenas 4 km dos 5 km esperados até determinada data. Neste caso então teríamos:

IDP = VA / VP

IDP = 4/5

IDP=0,80

Como o IDP é menor do que 1, então consideramos que o projeto está atrasado.

O Índice de Desempenho de Custo (IDC) ou simplesmente CPI (Cost Performance Index), indica como está o andamento do projeto em relação ao orçamento planejado até determinado momento.

Para acompanhar como está o IDC dos projetos basta seguir a regra abaixo:

• IDC acima de 1 indica que os gastos estão abaixo do planejado.
• IDC abaixo de 1 indica que os gastos estão acima do planejado.
• IDC igual a 1 indica que os gastos do projeto são equivalentes aos gastos planejados.

Para calcular o IDC é necessário dividir o valor agregado (VA) pelo custo realizado (CR), conforme demonstrado abaixo:

IDC = Valor Agregado / Custo Realizado

Considerando o mesmo projeto de construção de linha de metrô utilizado anteriormente teríamos:

No projeto de construção de uma linha do metrô onde deveriam ser construídos 10km de linha em 2 anos, com um custo previsto de R$ 1.000,000,00 por km, sendo que após 1 ano de projeto deveriam ter sido construídos 5km de linha. Ao realizar a medição do projeto, constatou-se que foram entregues apenas 4 km dos 5 km esperados até determinada data e o custo realizado foi de R$ 4.200.000,00. Neste caso então teríamos:

IDC = 3.200.000,00 / 4.200.000,00

IDC = 0,76

Dessa forma, concluímos que os gastos do projeto estão acima do planejado.

O valor agregado (VA) consiste em medir o desempenho e progresso do projeto (o quanto do escopo foi entregue) até determinado momento do projeto.

O custo e o prazo de determinada entrega podem ter sido menores ou maiores e, por isso, o IDP e o IDC têm relação direta com o cálculo do valor agregado.

O Cálculo do VA é realizado dividindo o percentual de escopo concluído pelo percentual de escopo que foi planejado inicialmente.

Quais os benefícios da utilização dos indicadores?

Agora que já explicamos sobre os principais indicadores, podemos citar sobre a importância do controle desses indicadores na gestão dos projetos da empresa.

Seria inviável se as empresas tivessem que controlar manualmente estes indicadores, porém, fazendo isso de forma automatizada através de uma ferramenta de gestão, além de facilitar o trabalho do gerente de projetos também podem ter maior agilidade e ganho de tempo no controle dos projetos.

Ter uma ferramenta que permita uma rápida visualização das informações dos projetos e seus respectivos indicadores permite que o gerente de projetos faça uma gestão mais eficiente dos projetos, atuando de forma mais rápida corrigindo eventuais desvios para colocar o projeto no “caminho certo”.

Os relatórios desenvolvidos pela MLPro permitem que o gerente de projetos visualize as informações dos projetos além de exibir os indicadores de SPI e CPI, permitindo que o gerente de projetos acompanhe as informações de custo e prazo e seus respectivos indicadores em relatórios do tipo “One Page Report”, podendo exibir os relatórios filtrando por departamento, status, fase ou projeto, conforme exemplo abaixo:

Entre em contato conosco e saiba mais sobre indicadores de projeto ou como implementar soluções PPM em sua empresa.