Inicialmente, a diferença entre o Project Online e o Project Server começa no seu local de hospedagem, o Project Online é hospedado nos servidores da Microsoft. Já o Project Server é hospedado nos servidores locais da empresa ou em algum servidor privado, porém o Project Server por ter menos acessos e ser menos exposto, é considerado por muitos como sendo mais seguro do que o Project Online.

Outra diferença que podemos mencionar estão relacionadas ao tipo de licenças necessárias para o funcionamento dos dois. No Project Online você poderá escolher 3 planos, "Project Online Essentials", "Project Online Professional" e "Project Online Premium".

O Project Online Essentials é usado pelos membros de equipes na qual a interface é baseada para membros com as funcionalidades de atualizar tarefas, relatar problemas e riscos, enviar quadro de horários, compartilhar documentos e utilizar as plataformas "Microsoft Teams" ou "Skype for Business".

O Project Online Professional é usado pelos gerentes de projeto com todas as funcionalidades do Project Online Essentials, controle de custos, agendamento de projetos, gerenciamento de recurso, publicação dos projetos na nuvem, aplicativo do Project para área de trabalho na versão mais recente. Cada licença de assinatura permite até cinco instalações simultâneas do aplicativo Project para área de trabalho.

O Project Online Premium é usado pelos gerentes de recursos e portfólios, a licença possui todas as funcionalidades do Project Online Professional e adiciona a função de seleção e otimização de portfólios, gerenciamento de demanda, gerenciamento de recursos da empresa e opções de relatórios prontos de portfólio.

No caso do Project Server, o custo com licenciamento é maior pois dependerá da quantidade de usuários sendo que as licenças serão de propriedade da empresa.

Para o Project Online, não há a necessidade de se preocupar com o investimento para aquisição ou atualização de servidores, pois estes são de responsabilidade de Microsoft. O atendimento e suporte técnico será realizado via central online.

Já para o Project Server, a empresa é responsável pela aquisição e atualização dos servidores devendo, para isto, ter uma estrutura interna com departamento de TI para a realização desta atividade. Além disso, os pacotes de atualização também são de responsabilidade da empresa. O suporte técnico da Microsoft será realizado via telefone.

Partindo do princípio que os servidores já foram contratados ou instalados, o passo seguinte é avaliarmos como seriam realizados os acessos a estes servidores.

Para o Project Online, a Microsoft não disponibiliza acesso ao banco de dados e tanto o backup quanto a segurança contra vírus, spams e bots também ficam sob a responsabilidade da Microsoft. No Project Online, a Microsoft prevê Uptime de 24x7 garantidos por eles.

O Project Server permite acesso ao banco de dados e log de erros. Além disso, o backup de projetos é nativo e o backup da base de dados é feita via SQL. O Project Server também permite o acesso a central administrativa completa para a realização da configuração do servidor.

O próximo item que abordaremos é a integração do Project com outras ferramentas de mercado. No Project Online temos maior facilidade para extrair relatórios do sistema, porém é necessário utilizarmos ODATA. Outra característica que podemos listar é a fácil integração com aplicativos Microsoft (PowerApp, Flow, PowerBI, Exchange Online).

Por outro lado, Project Server tem maior facilidade para integrações com produtos de terceiros como por exemplo SAP ou Oracle.

Por último, analisaremos a diferença entre eles quando pensamos em migração de versões.

No caso do Project Online, a migração para as próximas versões do PPM é automática, sem a necessidade de nenhum processo manual a ser realizado pela empresa, pois toda migração é realizada pela Microsoft.

Para a migração do Project Server, o trabalho a ser realizado pode ser considerado maior pois:

• O Produto fica desatualizado com o tempo;
• A cada 3 anos a Microsoft lança um Novo Project Server;
• É esperado que de 5 em 5 anos seja necessário fazer a migração;
• O Suporte da Microsoft expira após alguns anos.

Considerando os itens que apresentamos neste artigo, a decisão para escolha de qual versão do Project será indicada para a sua empresa talvez leva em consideração outros pontos que além dos citados neste artigo como: tamanho da empresa, quantidade de usuários, estrutura, budget entre outros. Esperamos ter esclarecido suas principais dúvidas com este artigo para que você possa promover uma discussão em sua empresa sobre as vantagens e desvantagens da instalação do Project Online e Project Server.

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Para resolver isso existe um recurso do Project Online chamado Roadmap.

Este recurso está disponível para todos os assinantes do Project Online Professional ou Project Online Premium e permite a visualização dos status de cada um de seus projetos.

Ele foi desenvolvido na plataforma Microsoft Power, uma solução robusta que combina uma série de produtos Microsoft - Office 365, Dynamics 365, DevOps do Azure, Power BI, PowerApps e Flow em uma única solução de conexão de dados. O Roadmap em si é baseado no Microsoft Flow. [1]

Caso o Roadmap não esteja disponível para visualização em sua página inicial contate o administrador do Office 365 para habilitá-lo.

Talvez você esteja pensando "legal" , "pode resolver meus problemas" mas como eu faço isso?

Para utilizar o Roadmap basta seguir os passos descritos a seguir:

Para acessar o Roadmap clicar em Criar Novo e em seguida em Roteiro conforme figura abaixo.

Para adicionar um projeto e depois adicionar as tarefas relacionadas a ele você deve primeiro adicionar uma linha, basta clicar no botão "Adicionar linha".

Após clicar você verá algumas linhas para preencher como título, proprietário e conexão. Em "Conexão" você deve selecionar a opção Project.

Depois de selecionar a opção do Project você deverá colocar a url do site onde estão os projetos, digite o nome do Projeto e clique em Conectar.

Agora basta digitar o nome das tarefas que deseja selecionar e após isso clicar em salvar.

Após a realização dos passos acima você terá uma visualização na linha do tempo de suas tarefas ou marcos conforme exemplo abaixo:

Pronto, agora você já tem uma uma maneira simples e visual de visualizar o status em tarefas, projetos, portfólios ou programas. Você pode ver todos os tipos de projetos atuais, como o Project Online e o Azure Boards, em um só lugar e editar e filtrar facilmente apenas as tarefas, os marcos e as fases que deseja visualizar.

O Roadmap facilitará tanto a visão executiva quanto a visão do PMO que poderá monitorar o progresso das atividades mais relevantes do projeto acompanhando eventuais desvios do cronograma de forma visível em uma linha do tempo. Você pode criar vários roadmaps criando assim uma visão executiva para o portfólio de projetos, agilizando a análise das informações e tomada de decisões.

Entendendo agora como o Roadmap funciona, talvez em sua próxima reunião, para apresentar os status dos projetos, você pode utilizá-lo e implantar em sua empresa a utilização desta funcionalidade melhorando a gestão dos projetos de sua empresa.

Nas soluções oferecidas pela MLPro além da implementação do Project Online, parametrização, treinamentos e relatórios personalizados contemplamos a utilização do Roadmap para que a sua empresa possa ter acesso as informações de seu portfólio de projetos de forma rápida, prática e ágil.

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Você pode aprender mais sobre como começar a usar o Roadmap acessando os links da Microsoft abaixo:

• Welcome to Roadmap
• Announcing Project Roadmaps

[1] Texto adaptado do site Visualize the status of your projects with Roadmap today.