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5 funcionalidades indispensáveis em ferramentas de gestão de projetos

Larissa Gonçalves
17/03/2025

Uma boa ferramenta de gestão de projetos precisa oferecer recursos essenciais para planejamento, acompanhamento e execução eficaz das tarefas. Confira as funcionalidades indispensáveis!

5 funcionalidades indispensaveis em ferramentas de gestão de projetos

Com a crescente demanda por eficiência e organização, as empresas precisam de ferramentas de gestão de projetos que otimizem processos e melhorem a colaboração.

Mas com tantas opções disponíveis, quais funcionalidades fazem realmente a diferença? Listamos os recursos essenciais para garantir que sua equipe trabalhe com mais produtividade e controle.


A importância das ferramentas de gestão de projetos para as empresas

Hoje, sabemos que as empresas precisam de ferramentas eficazes para gerenciar seus projetos de forma ágil e eficiente.

Com a tecnologia certa, é possível planejar, distribuir tarefas e acompanhar o progresso em tempo real, garantindo mais organização e previsibilidade. Ferramentas como dashboards interativos, gráficos de Gantt e metodologias ágeis, como o Kanban, tornam tudo mais claro e facilitam ajustes rápidos.

A automação de processos reduz erros manuais, melhora a comunicação entre as equipes e assegura que prazos e orçamentos sejam cumpridos. As notificações automáticas ajudam a evitar esquecimentos e mantêm todos alinhados sobre os próximos passos.

Assim, com uma gestão mais eficiente, os projetos avançam com menos obstáculos, aumentando a produtividade e a qualidade das entregas.

Benefícios de uma ferramenta completa para a equipe e os gestores

Uma boa ferramenta de gestão de projetos traz benefícios para todo mundo, da equipe aos gestores. Para os times, ela facilita a organização, melhora a comunicação e elimina aquele famoso retrabalho.

Com recursos como centralização de informações, atualizações em tempo real e automação de tarefas, os profissionais podem focar no que realmente importa, em vez de perder tempo com aquelas tarefas manuais que ninguém ama - como atualizar planilhas o dia inteiro.

Para os gestores, ter visibilidade total do andamento dos projetos significa controlar prazos, custos e recursos com muito mais precisão. Relatórios detalhados e dashboards intuitivos ajudam a tomar decisões rápidas e certeiras, evitando riscos.

E quando as áreas da empresa se integram, a colaboração melhora, e todo mundo segue na mesma direção, como um time bem afinado. Porque, no fim, trabalhar alinhado é sempre melhor do que se perder em mil direções.

5 funcionalidades indispensáveis para uma boa ferramenta de gestão de projetos

Para garantir um gerenciamento eficiente, uma ferramenta de gestão de projetos precisa oferecer funcionalidades que otimizem processos e facilitem a tomada de decisão. Listamos as 5 principais que vale a pena ficar de olho.

Planejamento e estruturação de tarefas (cronogramas, Gantt, Kanban)

Um bom planejamento é a base de qualquer projeto bem-sucedido. Ferramentas de gestão de projetos que oferecem cronogramas detalhados, gráficos de Gantt e quadros Kanban permitem estruturar tarefas com clareza, definir prioridades e acompanhar a evolução do trabalho.

Com essas funcionalidades, a equipe visualiza prazos, dependências e responsáveis por cada atividade, facilitando ajustes quando necessário.

O gráfico de Gantt, por exemplo, mostra a linha do tempo do projeto, ajudando na alocação de recursos e na identificação de gargalos. Já o Kanban proporciona um fluxo de trabalho mais dinâmico, ideal para metodologias ágeis.

Nesse contexto, o Planner for the Web é uma solução prática e eficiente. Combinando a simplicidade do Microsoft To Do, a colaboração do Microsoft Planner e a potência do Microsoft Project for the Web, o Planner permite organizar tanto o trabalho individual quanto em equipe.

Ele oferece funcionalidades avançadas como a linha do tempo (Gantt), dependências e a gestão de metas, além de contar com a inteligência do Microsoft Copilot para otimizar ainda mais o processo.

Controle de prazos e notificações automáticas

Manter os prazos sob controle é essencial para qualquer projeto de sucesso. Para isso, uma boa ferramenta é a chave. Ela precisa permitir acompanhar os deadlines em tempo real, avisando a equipe sobre tarefas pendentes e prazos que estão se aproximando.

As notificações automáticas fazem toda a diferença, garantindo que nada se perca. Com lembretes programáveis e alertas personalizados, a equipe fica sempre alinhada e evita aqueles atrasos que ninguém quer.

E para os gestores, essas funções são um alívio: com o acompanhamento do progresso sem precisar ficar checando o tempo todo, as decisões podem ser tomadas mais rápido – e os cronogramas, cumpridos com mais facilidade.

Gestão de recursos e alocação de equipe

Distribuir tarefas de maneira equilibrada é importante para evitar sobrecarga e garantir que o time se mantenha produtivo. Uma boa ferramenta de gestão deve permitir que os recursos sejam alocados de forma estratégica, mostrando a disponibilidade de cada pessoa e ajudando a identificar possíveis gargalos.

Com essa funcionalidade, os gestores conseguem ver exatamente quem está fazendo o quê, ajustar as demandas quando necessário e otimizar o uso dos recursos.

E analisar a carga de trabalho ajuda a manter tudo mais organizado, reduzindo atrasos e garantindo que os projetos sejam entregues no prazo e dentro do orçamento.

Relatórios e métricas para análise de desempenho

Tomar decisões estratégicas exige dados precisos e atualizados. Para isso, uma boa ferramenta de gestão de projetos precisa oferecer relatórios detalhados e métricas que ajudem a analisar o desempenho da equipe e o andamento das tarefas.

Com dashboards interativos e indicadores como tempo de execução, cumprimento de prazos e alocação de recursos, os gestores conseguem identificar gargalos, ajustar processos e melhorar a eficiência dos projetos.

E o melhor: relatórios automatizados reduzem o tempo que seria gasto com o acompanhamento manual, garantindo uma visão clara e objetiva para decisões mais rápidas e entregas mais certeiras.

Integração com outras ferramentas e plataformas corporativas

Uma ferramenta de gestão de projetos eficaz precisa se integrar bem com outras plataformas usadas pela empresa, como sistemas de CRM, ERP e ferramentas de comunicação. O objetivo é garantir que todas as informações circulem de maneira fluida e sem erros entre os departamentos.

Por exemplo, ao integrar a ferramenta de gestão com o CRM, a equipe de vendas pode acessar facilmente dados de projetos em andamento e atualizar os status diretamente. O resultado é uma melhor colaboração entre as áreas e aquele empurrãozinho na produtividade.

Sua equipe está preparada para aproveitar ao máximo as ferramentas de gestão de projetos que já utiliza?

Como escolher a melhor ferramenta para sua empresa?

Escolher a ferramenta de gestão de projetos certa para sua empresa envolve entender suas necessidades e os recursos disponíveis. Com tantas opções no mercado, é importante pensar em como a ferramenta vai se integrar aos processos já existentes e se ela vai ajudar a atingir os objetivos de produtividade e controle.

Aqui estão algumas dicas para te ajudar a fazer a escolha certa!

Avaliação de necessidades e orçamento

Antes de escolher uma ferramenta, é essencial entender as necessidades da sua empresa e o orçamento disponível.

Pergunte-se: qual o tamanho da minha equipe? Quais funcionalidades são mais importantes para o meu tipo de projeto?

O custo-benefício é um fator bastante importante, por isso, é importante pesar as opções de acordo com o que sua empresa realmente precisa.

Ferramentas mais completas podem exigir um investimento maior, mas oferecem recursos avançados que valem a pena para empresas com projetos mais complexos. Já soluções mais simples podem ser suficientes para empresas menores ou com processos menos sofisticados.

Comparação entre as principais soluções do mercado

Quando você for comparar as soluções de gestão de projetos, pense em alguns pontos chave, como a facilidade de uso, se elas se integram bem com outras ferramentas e o custo.

Algumas plataformas são super completas, com muitos recursos, enquanto outras vão direto ao ponto, sem complicação. O mais importante é encontrar a que atenda às suas necessidades, sem sobrecarregar a equipe ou pesar no orçamento.

Na MLPro, somos especialistas em consultoria e implementação de soluções de gestão de projetos, como Microsoft Project Online e Project for the Web. Entre em contato e solicite uma demonstração do produto para descobrir como podemos otimizar a gestão do seu portfólio de projetos.

E caso tenha se interessado e queira uma apresentação dos nossos produtos, fique à vontade para agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

5 motivos para usar o Microsoft Project em sua empresa

Leandro Lima
26/02/2025

Gerencie seus projetos com mais eficiência usando o Microsoft Project! Planeje, distribua tarefas e acompanhe o progresso em tempo real

5 Motivos para usar o Microsoft Project

A forma como um projeto é gerenciado desde o início pode determinar seu sucesso ou fracasso, concorda? Além disso, empresas que adotam boas práticas de gerenciamento de projetos conseguem economizar até 28 vezes mais. Nesse sentido, o Microsoft Project pode garantir que essas estratégias eficientes sejam seguidas.

Quer dizer, com ele, você tem uma plataforma completa para planejar, monitorar e controlar todos os aspectos de um projeto. Desse modo, é possível criar cronogramas precisos, alocar recursos e identificar riscos antes que se tornem problemas, evitando erros e custos extras.

Então, notou como o Microsoft Project pode te ajudar no gerenciamento dos seus projetos? Listamos 5 motivos que comprovam isso. Continue a leitura e confira!

Por que escolher o Microsoft Project para gestão de projetos?

Se você busca uma ferramentas de gestão, o Microsoft Project é a escolha adequada. Entenda:

Interface familiar e fácil integração com o ecossistema Microsoft

O Microsoft Project se conecta facilmente com ferramentas como Teams e SharePoint, por exemplo, que muitas empresas já utilizam na sua rotina.

Com isso, seus colaboradores podem acessar tudo o que precisa sem sair do ambiente já conhecido. Isso torna o trabalho muito mais ágil, sem perder tempo alternando entre plataformas.

É como usar o mesmo controle remoto para vários dispositivos em casa. Em vez de usar vários, sua equipe gerencia tudo em uma única interface, facilitando a navegação e economizando tempo.

Recursos completos para planejamento detalhado

Com o Microsoft Project, você pode criar cronogramas e distribuir tarefas de forma bem clara. Assim, seu grupo cumpre os prazos e orçamentos sem surpresas.

E o melhor: ao acompanhar tudo em tempo real, é possível ver problemas antes que eles cresçam. Até porque, já pensou em perceber um atraso na entrega de materiais só depois de afetar toda a produção?

5 Benefícios do Microsoft Project para empresas

O Microsoft Project oferece uma solução completa para que sua empresa planeje, execute e monitore projetos de forma mais eficiente. Saiba mais!

1. Organização eficiente

Com o Microsoft Project, sua equipe sabe exatamente o que precisa ser feito e quando. Isso porque a ferramenta facilita a organização do cronograma e a distribuição das tarefas.

E por que isso importa para sua empresa? Porque, quando todos sabem suas responsabilidades e prazos, as chances de erros e retrabalho diminuem. Ou seja, menos confusão e mais resultados concretos.

2. Automação e inteligência

Ao invés de perder tempo com cálculos manuais ou ajustes nos cronogramas, a ferramenta faz o trabalho pesado por você.

Dessa maneira, você reduz falhas na atribuição de demandas, garante que os recursos sejam usados de maneira mais inteligente e reduz desperdícios. Isso cria uma equipe mais produtiva e projetos que ficam dentro do orçamento e prazo.

3. Acompanhamento em tempo real

Com o Microsoft Project, você pode ver o progresso do projeto e identificar qualquer sinal de atraso ou problema imediatamente.

Por exemplo, suponha que você tem um trabalho com vários fornecedores. A ferramenta pode mostrar se algum fornecedor está atrasado na entrega. Desse jeito, é possível agir rápido, como renegociar prazos ou buscar alternativas.

4. Gestão de equipes

A ferramenta oferece uma visão clara de quem está fazendo o quê. Inclusive, no Microsoft Project, é possível dividir o projeto em etapas e atribuir tarefas específicas a cada membro - como design, desenvolvimento e testes.

A cada atualização, o sistema mostra o progresso de cada demanda e se algum item está com atraso. Esse controle mantém o time alinhado, garantindo que o projeto seja entregue no prazo e no orçamento.

5. Escalabilidade

Seja sua empresa pequena, média ou grande, o Microsoft Project se adapta às suas necessidades. Ou seja, você não precisa trocar de ferramenta conforme sua demanda aumenta.

Por exemplo, uma startup pode iniciar com pequenas entregas e, ao crescer, usar os mesmos recursos para gerenciar trabalhos maiores com mais equipes e orçamentos.

Como começar a usar o Microsoft Project na sua empresa

Para garantir uma adoção tranquila e maximizar os benefícios, siga estas etapas:

Treinamento e adaptação para uma implementação eficiente

  • Capacite sua equipe — ofereça treinamentos básicos para que todos aprendam a usar a ferramenta e se adaptem mais rápido;
  • Comece pequeno — inicie com projetos menores para entender o funcionamento antes de partir para desafios maiores;
  • Personalize para sua empresa — ajuste os templates e cronogramas conforme suas necessidades.

Dicas para otimizar o uso e aumentar a produtividade

  • Aproveite as automações — use lembretes e fluxos automáticos para evitar atrasos e melhorar a comunicação;
  • Integre ferramentas de gestão de projetos com outras recursos — conecte o Microsoft Project ao Teams, Outlook e SharePoint para facilitar o dia a dia;
  • Acompanhe tudo em tempo real — use dashboards e relatórios para ajustar estratégias e resolver problemas rápido.

Quer potencializar a gestão dos seus projetos com o Microsoft Project? A gente te ajuda a configurar e usar a ferramenta do jeito certo. Fale com um especialista e veja na prática como isso pode mudar seus resultados!

E caso tenha se interessado e queira uma apresentação dos nossos produtos, fique à vontade para agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

Como escolher a ferramenta de gestão de projetos certa para sua empresa

Leandro Lima
24/02/2025

Organize tarefas, melhore a colaboração e garanta resultados eficientes com a melhor ferramenta de gestão de projetos para o seu negócio

Ferramentas para gestão de Projetos

Você já sentiu que os prazos apertam, as tarefas se acumulam e a falta de organização atrapalha seus projetos? 69,05% das obras públicas descumpriram o prazo e 61,89% não terminaram com o custo previsto. Isso acontece quando as ferramentas de gestão de projetos não atendem às necessidades.

Mas como escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos para o seu time? É preciso avaliar as necessidades específicas da sua empresa, a facilidade de uso e outros aspectos.

Quer ficar por dentro do assunto? Confira os principais critérios para escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos e outras informações importantes!

Por que usar uma ferramenta de gestão de projetos?

Usar uma ferramenta de gestão de projetos pode trazer mais organização e colaboração para o seu negócio. Quer saber como? Quando você coloca uma ferramenta de gestão de projetos no dia a dia, os benefícios são enormes. Veja só:

  • Mais organização - com o Microsoft Project, por exemplo, é possível centralizar tarefas, prazos e responsabilidades em um só lugar;
  • Colaboração sem estresse - a equipe tem tudo ao alcance e pode colaborar de forma eficiente, sem confusão;
  • Visibilidade do progresso - acompanhe o andamento e ajuste prioridades, garantindo que nada seja esquecido.

Como a tecnologia pode melhorar o gerenciamento de tarefas

Além de deixar tudo mais organizado, as ferramentas de gestão de projetos ajudam a executar as tarefas de forma mais rápida e eficiente:

  • Automatização de tarefas - a tecnologia automatiza as tarefas repetitivas, economizando tempo e liberando sua equipe para o que importa;
  • Acompanhamento em tempo real - veja o progresso em tempo real e faça ajustes rápidos quando necessário;
  • Integração com outras ferramentas - as plataformas se integram com outros sistemas, criando um fluxo de trabalho conectado.

4 Critérios para escolher a ferramenta ideal

Vamos dar uma olhada no que você precisa considerar para escolher a ferramenta de gestão de projetos ideal:

1. Integração com outras ferramentas da empresa

Veja se a ferramenta se integra bem com os sistemas que você já usa na empresa. Se a ferramenta se integrar bem aos seus CRMs e sistemas, o trabalho fluirá de forma mais eficiente, sem problemas de "importação de dados".

2. Facilidade de uso e interface intuitiva

Quem tem tempo para perder tentando descobrir como usar uma ferramenta complicada? Por isso, é importante que a plataforma tenha uma interface simples e fácil de navegar. Desse modo, sua equipe se adapta rapidamente e aproveita todos os recursos da ferramenta.

3. Recursos como gráficos, painéis e automação

Acompanhar o progresso do projeto fica bem mais fácil com gráficos e painéis interativos. Enquanto isso, a automação ajuda a economizar tempo e aumentar a eficiência do time.

4. Escalabilidade: crescer junto com o negócio

Sua empresa está crescendo? Então, a ferramenta precisa crescer junto. Certifique-se de que ela seja escalável para lidar com mais usuários e projetos sem perder desempenho, evitando o trabalho de trocar de plataforma futuramente.

Comparação entre algumas das principais ferramentas do mercado

Entender as opções mais populares do mercado pode facilitar a escolha da melhor ferramenta.

Microsoft Project

  • Quem se beneficia - empresas maiores ou aquelas com projetos mais detalhados e complexos;
  • O que oferece - gestão de cronogramas, gráficos de Gantt, relatórios avançados e integração com o Microsoft 365;
  • Pontos fortes - perfeito para quem já usa Microsoft Office e precisa de uma solução mais completa para projetos grandes;
  • Pontos fracos - pode ser mais difícil de usar no começo, além de exigir um investimento maior.

Trello

  • O que oferece - quadros Kanban, integração com Slack e Google Drive, e uma visão clara das tarefas;
  • Pontos fortes - fácil de usar e visualmente atrativo. Ideal para tarefas mais simples e pequenas equipes;
  • Pontos fracos - faltam recursos para projetos mais complexos.

Asana

  • Quem se beneficia - equipes de qualquer porte, especialmente aquelas que precisam de mais controle no planejamento e execução;
  • O que oferece - tarefas com subtarefas, gráficos de progresso, fluxos de trabalho personalizados e integração com outras ferramentas para gestão de projetos;
  • Pontos fortes - uma boa combinação de recursos e facilidade de uso. Ótima para acompanhar o progresso de cada tarefa;
  • Pontos fracos - algumas funcionalidades só estão disponíveis nas versões pagas.

Monday.com

  • Quem se beneficia - empresas de todos os tamanhos que buscam flexibilidade e personalização;
  • O que oferece - visuais personalizados, automação de tarefas, e integração com diversas plataformas;
  • Pontos fortes - interface fácil de usar, ótima personalização e suporte ao cliente;
  • Pontos fortes - interface fácil de usar, ótima personalização e suporte ao cliente;

Qual ferramenta escolher para sua empresa?

Para pequenas ou grandes empresas, bem como projetos complexos - o Microsoft Project é perfeito, com todos os recursos necessários para facilitar a gestão.

Escolha o Microsoft Project para gestão de projetos

Como visto, escolher a ferramentas de gestão de projetos correta faz toda a diferença no dia a dia da sua equipe. O Microsoft Project, por exemplo, é ótimo para projetos grandes e complexos. O segredo é entender as necessidades da sua empresa.

Quer ver como o Microsoft Project pode facilitar a gestão dos seus projetos? Vem conversar com a gente na nossa consultoria Microsoft Online. Mostraremos como essa ferramenta pode ajudar sua equipe a ir ainda mais longe!

E caso tenha se interessado e queira uma apresentação dos nossos produtos, fique à vontade para agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.

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