Uma ferramenta de gestão de projetos é um software usado para facilitar o planejamento e a organização na gestão de projetos, simplificando o fluxo de trabalho e aumentando a produtividade. Ele permite que o gerente de projeto e sua equipe tenha uma melhor visão do andamento de tarefas, crie cronogramas, relatórios e acompanhe desempenhos, além de facilitar a colaboração e comunicação entre todos os envolvidos e agilizar processos de forma automatizada.

Quais são as funções essenciais em uma ferramenta para gestão de projetos?

Na hora de escolher qual ferramenta utilizar, é importante levar em conta algumas funcionalidades que podem ser fundamentais. Como por exemplo:

Sabendo disso, agora vamos conhecer quais são os melhores softwares de gerenciamento de projetos.

1. Microsoft Project







O Microsoft Project é uma das ferramentas para gestão de projetos mais antigas, lançada pela Microsoft. Sua interface lembra bastante o Microsoft Excel, nela é possível estruturar o fluxograma de projetos de acordo com modelos predefinidos e customizáveis, sendo de fácil usabilidade.

O software também usa o gráfico de Gantt para organizar o cronograma do projeto e permite a atribuição e atualização de status das tarefas para cada colaborador. É possível também criar relatórios, administrar orçamentos, monitorar o andamento dos recursos e analisar horas de trabalho.

Com o MS Project, você tem controle total sobre seus projetos de forma automatizada, sendo ele uma ferramenta extremamente completa e uma das mais utilizadas. Os planos são pagos e variam de acordo com a demanda da empresa.

2. Operand

   
   
   
   
   
   
   

   O Operand é uma ferramenta desenvolvida para atender equipes criativas. Ele possui diversas funções que permitem otimizar a comunicação e a produtividade, manter o fluxo de processos organizado, ter uma boa visualização dos projetos, entre outros.

3. Artia

   
   
   
   
   
   

   Artia é um software de gestão de projetos que contém recursos que tornam a gestão de projetos mais dinâmica e colaborativa e aumentam a produtividade. Algumas de suas principais funcionalidades são o cronograma de projetos, apontamento de horas, indicadores de projetos e gerenciador de tarefas.

4. Jira

   
   
   
   
   

   O Jira é um software de gerenciamento de projetos muito utilizado para projetos de desenvolvimento de software. Ele oferece uma série de ferramentas para gerenciar o fluxo de trabalho das equipes com eficiência e é capaz de gerar relatórios ágeis do desempenho da equipe ou da porcentagem de conclusão do projeto.

5. Asana

   
   
   
   
   
   
   
   

   A ferramenta Asana reúne diversas funcionalidades como a atribuição de tarefas aos colaboradores, possibilidade de comunicação, a visualização das estatísticas do projeto e da linha do tempo do cronograma. Sua interface mostra o andamento de cada atividade, permitindo correr pelos dias e analisar qual a tarefa de cada colaborador.

6. Trello

   

   
   
   
   
   
   
   

   O Trello é uma ferramenta extremamente conhecida. Sua interface é organizada em quadros e listas que permitem o anexo de arquivos, atribuição de tarefas aos membros, acompanhar o status do fluxo de trabalho e a evolução. Ele oferece recursos que envolve o monitoramento e acompanhamento de todas as fases do desenvolvimento do projeto.

7. Wrike

   
   
   
   
   

   O Wrike oferece uma visão completa dos processos que regem um projeto, bem como total visibilidade sobre o trabalho. Ele ajuda na comunicação e colaboração entre os envolvidos e oferece a opção de transformar e-mails em tarefas.

8. Pódio

   
   
   
   
   
   
   
   

   O Pódio centraliza a organização de tarefas, prazos e arquivos. O software também conta com o recurso de armazenamento do histórico dos antigos projetos, o que pode ser útil para que o time use como referência.

9. Slack

   
   
   
   
   
   
   

   O Slack tem como objetivo centralizar a comunicação, facilitando a interação e economizando tempo. Contém funcionalidades como listas de tarefas, upload de arquivos e seu principal objetivo é manter os colaboradores do projeto alinhados.

10. Monday.com

    
    
    
    
    
    

    O Monday oferece melhor comunicação, colaboração e visibilidade aos seus projetos. Ele possui painéis que facilitam a visualização do andamento do projeto, automatizações que cuidam de tarefas repetidas, diferentes formas de visualizar as tarefas no quadro, possibilidade de integração com outras ferramentas, entre outros.

Agora é só escolher qual a ferramenta mais adequada de acordo com os objetivos e necessidades da sua organização! Quer saber mais sobre gestão de projetos? Confira nosso artigo com 5 dicas para realizar uma boa gestão de projetos e saiba se planejar para realizar uma gestão eficiente.

A MLPro é uma consultoria especializada em Soluções PPM (Project and Portfolio Management). Se tiver alguma alguma dúvida ou precisar de ajuda, favor preencher o formulário de 1º contato, e em seguida podemos disponibilizar um especialista para tirar suas dúvidas e explicar como podemos ajudar no processo de Implantação, Treinamento e Suporte do Project Online.

O ano de 2023 já começou com novidade para todos os usuários do Project for the Web!

A Microsoft trouxe atualizações para tornar sua experiência para gerenciamento de portfólio e projetos ainda mais visual. As atualizações de janeiro para o Project for the Web são as seguintes:

Aumento do limite de tarefas

Antes, era possível criar até 500 tarefas por projeto dentro do Project Web App. Agora, você consegue criar até 1.000 tarefas por projeto.

Coloração Condicional de Grade

Crie regras em vários campos do projeto para destacar visualmente os padrões nos dados do projeto. Agora você consegue se organizar com uma visualização muito mais fácil e funcional das suas tarefas, e do jeito que preferir.

• Para adicionar a coloração, dentro do projeto clique em “Coloração Condicional” no canto superior direito.

• Em seguida, uma tela para edição irá abrir. Agora é só configurar como quiser!

• Você pode adicionar novas cores e escolher um novo Campo, Operador e Valor. Depois é só salvar.

Próximos Recursos

• Zoom estendido da linha do tempo: Obtenha uma imagem mais completa do seu projeto de longo prazo na visualização “Linha do tempo” usando 4 novas opções de escala de zoom.
• Dependências avançadas: Defina dependências não padrão entre tarefas como do Início, do Término ao Término e do Início ao Fim.
• Atribuído a Mim: Pemite exibição e atualização das tarefas do Project atribuídas a você na guia "Atribuído a mim" no Planner, Tarefas no Teams e To Do.

E aí, gostou das novidades? Acompanhe nosso blog para ficar por dentro de todas as atualizações e aproveitar o Project Online ao máximo!

Caso tenha se interessado e queira uma apresentação do produto, favor agendar um horário conosco no link a seguir: Apresentação Microsoft PPM Easy.

O PWA (Project Web App - Project Online) e o PSA (Project Service Automation - Dynamics 365) são ferramentas Microsoft para gestão de portfólio e projetos que, apesar de incluírem funções parecidas, possuem suas diferenças para que cada produto se adeque à necessidade e perfil da organização.

O PWA é indicado para projetos com atividades em cascata e permite a conexão com o Microsoft Project Professional. Já o PSA é indicado para gestão ágil de projetos e permite a conexão com o Project for the Web.

O PWA une as funções do Project com um robusto site de Project Web App criado a partir do SharePoint para gestão dos projetos de forma holística, em especial utilizando a metodologia preditiva. Ou seja, é um produto com escopo mais completo e com alto nível de maturidade para gerenciamento de equipes, visualização e controle gerencial de portfólios.

O PSA por sua vez, é uma aplicação que oferece recursos de gerenciamento de trabalho de forma mais simplificada, desenvolvida a partir do Dynamics 365, a plataforma de aplicativos para negócios da Microsoft. Ele permite conectar a estrutura do Project for the Web à uma gama de recursos criados no Dynamics 365, além da possibilidade de conexão com outras aplicações da plataforma.

Para uma melhor visão sobre as diferenças e semelhanças de recursos entre os dois produtos, fizemos uma tabela comparativa:

Para facilitar a visualização das informações, criamos um quadro comparativo com as principais características de cada uma das versões:

Recursos não nativos da plataforma PSA. A MLPro oferece uma versão customizada com estes recursos.

A solução PSA oferecida pela MLPro é otimizada para trazer todas as funcionalidades de gestão de projetos do Project Web App com a interface simplificada do Project for the Web, além de um sistema de gestão de demandas. Caso tenha interesse nas soluções da MLPro ou queira saber mais, favor Agendar uma conferência e teremos o maior prazer em responder as suas dúvidas.

31 de agosto de 2022

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Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.

Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.

Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.

Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.

E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.

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Como Gerenciar Riscos no PWA

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Como Gerenciar Problemas no Project Online

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Fim do Suporte ao Microsoft Project Server

Novidade: Integração do Power BI no Power Point

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Novidade: Microsoft Power Pages

Como verificar a disponibilidade de recursos no PWA

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Quais opções de licença do Power BI e suas diferenças

Qual a diferença entre empresa baseada em Projetos e baseada em Produtos?

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Project for Office (Plan E3) 365 vs Project Plan 3

O que é Microsoft PPM?

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Como realizar um bom cronograma de projetos

Erro de instância no PWA: O que fazer

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Project Web App: O que é e como instalar

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