Blog MLPro

Microsoft Power BI e a Gestão de Projetos

Ricardo Sabino e Leandro Lima
15/06/2020
gerenciando projetos com power bi(0)

Quando pensamos em gestão de múltiplos projetos, ter acesso a informação de forma rápida, prática e dinâmica pode fazer toda diferença para identificar desvios e principalmente tomar ações corretivas para ajustar a “rota” dos projetos, direcionando-os de acordo com o que foi planejado.

Para isto, é fundamental que o gerente de projetos tenha acesso a uma ferramenta ágil que permita a análise dos dados de seus projetos.

Existem inúmeros indicadores relevantes para a gestão dos projetos de sua empresa, e neste artigo, traremos dois gráficos que facilitarão a análise das informações de seus projetos.

Projetos por Prioridade

Podemos considerar que os recursos dentro do projeto podem ser recursos humanos, materiais ou até mesmo recursos financeiros.

Como sabermos, os recursos nem sempre são suficientes e para uma gestão eficiente dos projetos é necessário planejar a alocação dos recursos de acordo com a prioridade que eles devem ser executados.

microsoft-power-bi-e-a-gestao-de-projetos(1)

Existem algumas maneiras de classificar os projetos, sendo que uma delas é classificá-los de acordo com as suas prioridades.

Em uma organização que possua uma quantidade grande de projetos, esta classificação aliadada a análise quantitativa de projetos facilitará a visualização das informações e o processo de tomada de decisões.

microsoft-power-bi-e-a-gestao-de-projetos(2)

Projetos por Departamento

Podemos ter diversos projetos sendo executados simultaneamente, sendo que para garantir a saúde financeira do projeto, é importante que seja feita uma análise para verificar onde os projetos estão distribuídos dentro da empresa e assim controlar se estão dentro do orçamento de cada área.

microsoft-power-bi-e-a-gestao-de-projetos(3)

Para isso, o gráfico ao lado exibe a distribuição dos projetos por departamentos, facilitando assim a visualização das informações para possibilitar um controle mais eficiente do orçamento do centro de custos de cada área.

Com a fácil visualização dessas informações, os responsáveis podem ter uma visão geral do mapa de projetos da empresa facilitando e melhorando a gestão do portfólio de projetos.

microsoft-power-bi-e-a-gestao-de-projetos(4)

Este relatório permite a visualização dos Projetos por departamento utilizando os seguintes filtros de pesquisa:

  • Nome do Projeto;
  • Status do Projeto;
  • Departamento do Projeto;
  • Fase do Projeto;
  • Categoria do Projeto;
  • Priorização;

Para saber mais sobre o Microsoft Power BI, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

Gerenciando Projetos com Microsoft Power BI

Ricardo Sabino e Leandro Lima
30/05/2020
gerenciando projetos com power bi(0)

Quando falamos em gestão de projetos, temos uma infinidade de informações que precisam ser analisadas para que os gestores tenham condições de tomar as melhores decisões durante o projeto.

Porém, com o volume de informações que temos acesso atualmente, cada vez mais precisamos ter uma forma ágil para analisar estas informações e avaliar os impactos delas na gestão de nossos projetos.

Neste artigo, vamos apresentar algumas características do relatório de Dashboard de Portfólio desenvolvido em Power BI pela MLPro e os principais benefícios de sua utilização na gestão dos projetos de sua empresa.

Antes de falarmos sobre a gestão de Projetos com Power BI e do relatório de dashboard de portfólio, vamos iniciar comentando sobre o Microsoft Project Online.

Microsoft Project Online

O Microsoft Project permite a gestão completa dos projetos de sua empresa através do planejamento do cronograma, controle de tarefas, alocação, análise de capacidade de recursos, controle de linhas de base do projeto e geração de relatórios “nativos” do Project.

gerenciando projetos com power bi(3)

Por mais que os relatórios nativos do Project permitam algumas parametrizações, dependendo das características de seus projetos, talvez a sua empresa tenha a necessidade de informações personalizadas e customizadas.

Para suprir esta necessidade, a Microsoft recomenda a utilização do Microsoft Power BI que permite uma avaliação mais refinada das informações de seus projetos.

O que é o Microsoft Power BI?

O Power BI é uma ferramenta de Business Inteligence desenvolvida pela Microsoft que possibilita a criação de dashboards e relatórios dinâmicos permitindo a análise de forma simples e intuitiva para melhorar o processo de análise e tomada de decisões.

Com a utilização do Power BI, é possível realizar uma análise dos dados do projeto, permitindo a visualização completa de seus indicadores e com isso ter uma análise de 360 graus de seus projetos.

Controlando o Portfólio de Projetos com Power BI

Para facilitar a visualização das informações do portfólio de projetos da empresa, a MLPro desenvolveu um relatório em Power BI que permite uma gestão mais efetiva dos projetos de sua empresa.

gerenciando projetos com power bi(5)

Neste relatório, é possível filtrar os projetos por departamento, gerente de projetos, tipo de projeto e data de término do projeto.

Além destes filtros, o relatório da MLPro permite a visualização dos seguintes gráficos:

Ao analisarmos o gráfico de Portfólio por Status temos a possibilidade de acompanharmos o status de cada projeto de acordo com a sua respectiva fase de execução. gerenciando projetos com power bi(4)

Com a visualização destas informações, o gerente de projetos tem condições de acompanhar de forma prática e ágil a situação dos projetos da empresa e assim tomar ações corretivas caso seja necessário.

Este relatório exibe a situação do Portfólio por Status utilização dos seguintes filtros de pesquisa:

  • Nome do Projeto;
  • Departamento do Projetos;
  • Fase do Projeto;
  • Departamento do projeto;
  • Priorização;

Além destes filtros, você pode acompanhar o Status de cada projeto, qual o percentual previsto, percentual concluído de cada projeto, data de início, data de término e o proprietário do projeto.

Os gráficos trazem as informações de todos os projetos mas, caso o gerente de projetos queira verificar qual é o projeto de uma fase específica basta clicar na no gráfico de acordo com o status desejado e apenas estes projetos serão exibidos.

Com o acesso fácil e rápido a essas informações, é possível analisar a situação de cada projeto de sua empresa e acionar o responsável para tomar ações corretivas, caso seja necessário.

Para saber mais sobre o Microsoft Power BI, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco.

Comparando Microsoft Planner e Microsoft Project Online

Ricardo Sabino e Leandro Lima
15/05/2020

Neste artigo, daremos continuidade no comparativo entre o Microsoft Planner e o Microsoft Projet Online abordando outras características que não foram mencionadas anteriormente.

Gerenciamento das Informações do Projeto

Primeiramente, vamos comparar as duas ferramentas em relação ao gerenciamento das informações em nível de projeto.

comparando planner e project online(1)

Como verificamos no quadro acima, o Microsoft Planner apresenta uma limitação maior em relação aos permissionamentos, criação de visões personalizadas, grupos e visão de Portfólio.

No caso do Microsoft Project Online, existe um controle mais efetivo do projeto pois além de ser mais completo ainda permite a criação de visões customizadas, grupos, filtros e criação de campos personalizados.

Se você deseja realizar uma gestão eficiente dos projetos de sua empresa, ter essas possibilidades de customizações podem ser fundamentais para o sucesso de seus projetos.

Gerenciamento de Tarefas do Projeto

O próximo item que avaliamos está relacionado ao gerenciamento de tarefas. No quadro abaixo, podemos perceber a diferença entre as duas ferramentas e algumas de suas características:

comparando planner e project online(2)

Recursos Adicionais

Para finalizar, temos o quadro que chamamos de recursos adicionais.

comparando planner e project online(3)

Conclusão:

Para ajudá-lo a decidir qual ferramenta escolher, recomendamos que você responda aos questionamentos abaixo:

  • Ter informações personalizadas (campos) calculados através de fórmulas te ajudarão em seus projetos?
  • Você precisa ter o controle de linhas de base do projeto?
  • Você ou sua organização precisam monitorar o planejamento de recursos e capacidades usando um pool de recursos corporativos ou vendo a alocação geral em vários projetos? ;
  • Você precisa registrar e controlar as horas / dias gastos nas tarefas de seus projetos?
  • Você precisa controlar as atividades predecessoras e sucessoras de seu projeto?
  • Você precisa acompanhar o andamento de seus projetos com visualizações e relatórios?

Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, recomendamos a utilização do Microsoft Project Online pois a características dos projetos de sua empresa exigirão um nível de controle mais completo e neste caso, o Microsoft Planner pode não atender às suas necessidades.

Com base nas informações que trouxemos neste artigo, esperamos que você tenha dados suficientes para analisar qual é a ferramenta mais adequada para a sua empresa.

Para saber mais sobre o Microsoft Planner, Microsoft Project Online ou como otimizar a gestão dos projetos de sua empresa, entre em contato conosco e saiba mais sobre os benefícios da implantação de soluções PPM.

Project Server

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31 de agosto de 2022


Como Gerenciar Problemas no Project Online

Leandro Lima, Nathalia Souza e Ricardo Sabino.
15/09/2022

Relatórios de status do projeto automáticos por e-mail

É natural que uma empresa tenha que lidar com problemas e imprevistos. Logo, registrá-los é uma tarefa essencial para manter todos os envolvidos no projeto cientes da situação atual e garantir a resolução do problema o mais rápido possível, evitando comprometer o andamento e prazo do projeto. No nosso último artigo falamos sobre como gerenciar riscos no Project Online. Porém, e quando o risco realmente acontece ou quando um problema inesperado surge, o que fazer? Neste artigo iremos ensinar como cadastrar e gerenciar os problemas do seu projeto no Project Online.

O PWA disponibiliza uma lista nativa de problemas dentro do site do projeto (Sharepoint) para o registro e monitoramento dos problemas. Além disso, a MLPro oferece relatórios personalizados possibilitando melhor visualização das informações com gráficos e de forma mais dinâmica, sendo fundamentais para um gerenciamento mais eficiente e um projeto de sucesso.

A origem dos problemas

Quando já havia um risco cadastrado: Um problema pode ser criado a partir de um risco já identificado e cadastrado anteriormente. Quando o risco acontece, é necessário fechá-lo e cadastrá-lo como um novo problema. A grande diferença neste caso é que provavelmente ele já possui um plano de ação e vai ser solucionado mais rápido, já que não será uma surpresa e os colaboradores do projeto já haviam previsto a possibilidade de acontecer.

Quando não havia um risco cadastrado: Nem todo problema pode ter sido identificado anteriormente como um risco e cadastrado com antecedência. Ele pode acontecer sem previsões e neste caso, o problema deve ser cadastrado e os colaboradores devem definir se ele é grave e qual o impacto gera sobre o projeto, para então desenvolver um plano de ação adequado.

Como registrar e gerenciar os problemas no Project Online

Para registrar os riscos:

Entre na Central de Projetos > Site do Projeto. Nessa tela, você consegue ter uma breve visualização de quantos problemas estão cadastrados no projeto e quantos deles estão em aberto.


A implantação do PPM Easy - azul


Ao clicar em “Problemas” no Menu lateral, irá aparecer todos os problemas cadastrados no seu projeto. Para criar um, clique em “Novo Item”.


Problemas


Em seguida, a tela para cadastro do problema irá abrir, basta preencher conforme as características do problema.



Problemas - novo item

Plano de ação: O problema pode ter um plano de ação já cadastrado ou não. Se não houver, é recomendado que a equipe se reúna e para o desenvolvimento de um plano ideal para este problema, dependendo do seu nível de gravidade.

Relatórios da MLPro para gestão de problemas
Dashboard Easy

Esse relatório permite uma ótima visualização dos problemas em seus projetos, sendo eles: atrasados, em andamento, resolvidos, cancelados, abertos ou fechados. É extremamente útil pois os números e gráficos ajudam a identificar se o andamento do projeto e as ações para eliminar ou mitigar estes problemas estão sendo efetivas, tudo com uma visão em nível gerencial.


Dashboard portfólio easy


Dashboard de Projetos
Esse relatório mostra todos os seus projetos (podendo selecionar apenas um para visualização) com colunas como a de “problemas” que contém símbolos representando se há problema e se ele está ativo atrasado ou dentro do prazo, facilitando também a visualização de como está o andamento do projeto de forma geral.



Dashboard projetos


E-mail automatizado de Relatório de Status do Projeto
A MLPro desenvolveu um relatório que é enviado por e-mail de forma automatizada e permite a visualização de todos os pontos importantes do seu projeto. No quadro de “Problemas em Aberto” por exemplo, há a descrição dos problemas existentes. Isso além de possibilitar fácil visualização, é extremamente útil para manter os envolvidos sempre cientes de como está o projeto, e o melhor, sem que eles precisem consultar manualmente no Sharepoint.


Relatório de status de projetos

Lembre-se que um bom gerente de projetos deve realizar um bom gerenciamento de problemas! Em caso de dúvidas ou interesse, entre em contato com a MLPro preenchendo o formulário de 1º contato.